Transcript Mokėjimo prašymų rengimo ir teikimo tvarka
Mokėjimo prašymų 2007 – 2013 m. laikotarpiu rengimas ir teikimas
Vainorė Ambrazevičienė Mokėjimo prašymų vertinimo skyriaus finansų vadovė
Turinys
• Bendroji dalis • Tinkamos išlaidos • Išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo įrodymo dokumentai • Praktiniai pavyzdžiai • Mokėjimo prašymų teikimas
Apibrėžimas
•
Mokėjimo prašymas-
projekto vykdytojo užpildytas ir Agentūrai pateiktas Finansų ministerijos patvirtintos formos prašymas apmokėti ir (ar) kompensuoti projekto išlaidas.
•
Elektroninis mokėjimo prašymas –
tai individualiai kiekvienam projekto vykdytojui sugeneruota dokumento forma, kurioje dalis būtinų laukų užpildyti automatiškai (projekto identifikaciniai duomenys, veiklos ir jų įgyvendinimo grafikas ir kt .)
• • •
Reikalavimus mokėjimo prašymui nustatantys dokumentai (1)
Projektų administravimo ir finansavimo taisyklės
(2007-12-19, Nr.1443) (
http://www.esparama.lt/2007-2013/lt/taklasifikatorius?taid=090bdd53800a2a8d ) Vykdomų pagal Lietuvos 2007-2013 metų Europos Sąjungos struktūrinės paramos panaudojimo strategiją ir ją įgyvendinančias veiksmų programas projektų išlaidų ir finansavimo reikalavimų atitikties taisyklės
(2007-10-31, Nr.1179)
(http://www.esparama.lt/2007-2013/lt/taklasifikatorius?taid=090bdd53800e0939
);
Rekomendacijos dėl projektų išlaidų atitikties finansavimo reikalavimams ( http://www.esparama.lt/es_parama_pletra/failai/fm/failai/Metodikos/REKOMENDACI JOS_ERPF_ir_SF.doc
)
• • • •
Reikalavimus mokėjimo prašymui nustatantys dokumentai (2)
Projekto f inansavimo sąlygų aprašas pagal priemonę “Asistentas 1” ( http://www.ukmin.lt/lt/veikla/veiklos_sritys/es_strukturiniai_fondai/2007 2013/PFSA/VP2-2.2-UM-01-K-20110708.pdf
) Mokėjimo prašymo formos pildymo instrukcija ( http://www.esparama.lt/es_parama_pletra/failai/fm/failai/El_mokejimo_prasym as/201107_MP_pildymo_instrukcija_aktuali_redakcija_201106_men.doc
) Dalinai užpildyto mokėjimo prašymo pildymo pavyzdys ( http://www.esparama.lt/es_parama_pletra/failai/fm/failai/El_mokejimo_prasym as/MP_pildymo_pavyzdys(v2).pdf
) Kt. teisės aktai ir LVPA parengti metodiniai nurodymai ( www.lvpa.lt
)
Bendrieji išlaidų atitikties reikalavimai
• Išlaidos yra
būtinos
projektui vykdyti ir
numatytos
finansavimo ir administravimo sutartyje projekto • Išlaidos yra
patirtos tiesiogiai
projektų vykdytojų • Išlaidos buvo skirtos apmokėti už
pateiktas
paslaugas,
atliktus
darbus prekes,
suteiktas
• Išlaidos yra
tinkamai dokumentuotos
• Jeigu pagal projekto vykdytojo pateiktą pirkimų planą LVPA nustato, kad dalis pirkimų turės būti suderinti su LVPA, atitinkamos išlaidos deklaruojamos tik
suderinus pirkimus
“Asistentas – 1” projektų tinkamos išlaidos turi atitikti:
• • •
priemonės aprašą paraišką projekto finansavimo ir administravimo sutartį ir jos priedus
•
pirkimus
Tinkamos išlaidos (1)
Išlaidų kategorija “Nekilnojamasis turtas”:
• Kita (2.2 biudžeto eil.) - renginiams ir verslo misijoms reikalingų
patalpų nuoma;
Išlaidų kategorija “Įranga, įrenginiai ir kitas turtas”:
• Baldai (4.1 biudžeto eil.) - renginiams, tarptautinėms parodoms, verslo misijoms reikalingų
baldų nuoma
projekto veikloms įgyvendinti, programinės įrangos pan.
nuoma
;
įsigijimas
; • Kompiuterinė įranga (4.3 biudžeto eil.) – kompiuterinės įrangos, būtinos
įsigijimas
; • Programinė įranga (4.4 biudžeto eil.) – rinkoje esančios standartinės , įskaitant jos programavimą ir (ar) jos konfigūravimą pagal projekto vykdytojo poreikius; • Kita (4.6 biudžeto eil.) –įrangos, prietaisų, įrenginių, duomenų bazės ir
Tinkamos išlaidos (2)
• •
Išlaidų kategorija “Paslaugos”:
Studijos ( 5.3 biudžeto eil.) – galimybių studijų, būtinų projekto veikloms įgyvendinti, pirkimas; Kita (5.4 biudžeto eil.) – kitų su projekto veikla susijusių paslaugų pirkimas, įskaitant specializuotų paslaugų pirkimą (lankstinukų ir kt. dalomosios medžiagos rengimas, vertimas, maketavimas, spausdinimas, vizualinės medžiagos (pavyzdžiui plakatai, tentai) rengimas ir gamyba), stendo vietos nuoma, stendo gamyba, narystės su veikla susijusiose tarptautinėse organizacijose ir dalyvavimu tarptautiniuose renginiuose, parodose, kontaktų mugėse susijusius mokesčius ir įmokas, ekspozicijos transportavimo paslaugų pirkimą, renginių organizavimo paslaugas, ekspertų samdymo išlaidas, jų kelionės ir apgyvendinimą, taip pat leidybos, tekstų parengimo, vertimo išlaidas.
Tinkamos išlaidos (3)
I šlaidų kategorija “Projekto administravimas ir vykdymas”
• Darbo užmokestis projektą administruojantiems asmenims ir komandiruočių išlaidos (6.1 biudžeto eil.); • Kita (6.3 biudžeto eil.) - biuro, komunalinės ir kt. išlaidos – pridėtinės išlaidos susijusios su projekto veiklomis, jeigu jos yra būtinos projekto tikslams siekti ir atitinka vidutines rinkos kainas, apskaičiuotos naudojant tinkamai pagrįstą metodą ir paskirstytos veiklai
pro rata
principu; • Viešinimas (6.4 biudžeto eil.) – visos galimos viešinimo išlaidos; • Darbo užmokestis projektą vykdantiems asmenims ir komandiruočių išlaidos (6.7 biudžeto eil.).
Finansavimo ypatumai (1)
Programinės įrangos finansavimo ypatumai:
• Šios išlaidos gali sudaryti ne daugiau kaip
5 procentus
tinkamų finansuoti išlaidų; projekto
Paslaug ų finansavimo ypatumai:
• Stendo vietos nuoma tinkama finansuoti iki
50 kvadratini ų metrų
;
Projekto administravimo ir vykdymo finansavimo ypatumai:
• Kitos projekto administravimo ir vykdymo išlaidos (6.3 biudžeto eilutė) gali sudaryti ne daugiau kaip
15 procent ų
projekto tinkam ų finansuoti i šlaidų.
Finansavimo ypatumai (2)
• Vadovaujantis projekto
FINANSAVIMO IR ADMINISTRAVIMO SUTARTIES 4.6.2 punktu
jeigu įgyvendinant Projektą bendra patirtų išlaidų, dėl kurių dar nepateiktas mokėjimo prašymas, suma yra
mažesnė nei 70 000 Lt”
, Projekto vykdytojas neteikia mokėjimo prašymo, o šias išlaidas deklaruoja su kitu tarpiniu mokėjimo prašymu, kai suma tampa lygi arba viršija 70 000 Lt. Šio punkto nuostatos
netaikomos, teikiant galutinį mokėjimo prašymą
ir negali
prieštarauti
finansavimo ir administravimo sutarties
5.1 punkto reikalavimui
, gavus avansą deklaruoti patirtas išlaidas ne vėliau kaip po 90 dienų nuo avanso gavimo.
Išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo įrodymo dokumentai (1)
Kartu su mokėjimo prašymu pateikiami dokumentai (patvirtintos kopijos):
• (PVM) sąskaitos-faktūros; • sutartys su prekių tiekėju, paslaugų teikėju, jei nebuvo pateikta LVPA anksčiau; • pažymos bei įvykdytų darbų, paslaugų, prekių priėmimo-perdavimo aktai; • išmokėjimą pagrindžiantys dokumentai: banko sąskaitos išrašai, mokėjimo nurodymai, kasos išlaidų orderiai ar kt.; • kiti dokumentai (įsigyto turto draudimo dokumentai, įvedimo į eksploataciją aktai t.t.); • Lankstinukų ir kt. dalomosios medžiagos išplatinimo/nurašymo aktai.
Išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo įrodymo dokumentai (2)
• • • • • • Kartu su mokėjimo prašymu pateikiami dokumentai (patvirtintos kopijos)
,
kai deklaruojamos
darbo užmokesčio išlaidos:
darbo sutarčių kopijos ar išrašai iš darbo sutarties; įsakymai ar potvarkiai dėl darbuotojų priskyrimo dirbti projekte; pažymos dėl projektui tenkančios darbo užmokesčio dalies apskaičiavimo; atostoginių apskaičiavimo pažymos, jei taikoma; darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraščiai (tabeliai), kuriuose pažymėtos projekte dirbtos dienos. Jeigu šios dienos nėra pažymėtos, teikiami projekto darbuotojų laikaraščiai; darbo užmokesčio išmokėjimą pagrindžiantys dokumentai: banko sąskaitos išrašai, kasos išlaidų orderiai ar kt.
Išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo įrodymo dokumentai (3)
• • • • Kiti reikalavimai
,
kai deklaruojamos
darbo užmokesčio išlaidos:
pateikti darbo sutarčių kopijas ar išrašus iš darbo sutarties (esant pasikeitimams); deklaruojami darbo užmokesčio įkainiai neturi viršyti įkainių, numatytų ir patvirtintų vertinant paraišką (jeigu faktinis įkainis mažesnis, taikomas faktinis įkainis); darbuotojų, dirbančių projekte, pasikeitimai turi būti suderinti su projektų vadovu; kiti darbo užmokesčio išlaidas pagrindžiantys dokumentai.
Išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo įrodymo dokumentai (4)
• • • • • Kartu su mokėjimo prašymu pateikiami dokumentai (patvirtintos kopijos), kai deklaruojamos
komandiruočių išlaidos
: projekto vykdytojo (partnerio) vadovo įsakymą ar potvarkį dėl darbuotojų komandiruočių, kuriame turėtų būti nurodytas komandiruojamas asmuo, komandiruotės tikslas, trukmė, vieta, numatomos apmokėti išlaidos ir jų apmokėjimo šaltinis; avanso apyskaitas; vykstančiųjų į užsienį kelionių draudimo dokumentus, vizas; sąskaitas- faktūras ar lygiavertės įrodomosios vertės dokumentus pagrindžiančius kelionės ir nakvynės išlaidas; keliaujant automobiliu (automobilio nuomos (panaudos) sutartį, vadovo įsakymą ar potvarkį dėl kuro sunaudojimo normų patvirtinimo, automobilio kelionės lapus ar kitą lygiavertės įrodomosios vertės dokumentą)
Išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo įrodymo dokumentai (5)
Kiti reikalavimai, kai deklaruojamos
komandiruočių išlaidos:
konkrečios komandiruotės išlaidas deklaruoti kartu (dienpinigiai, kelionės ir nakvynės išlaidos), parodos išlaidas (jei komandiruotė - dalyvauti parodoje); ES valstybėse sumokėto PVM neįtraukti į deklaruojamas išlaidas (jei yra galimybė PVM susigrąžinti); pateikti komandiruotės ataskaitas ir dalyvavimą parodoje pagrindžiančius dokumentus (jei komandiruotės tikslas - dalyvauti parodoje); pateikti tinkamai už paslaugas užsienyje (pvz. nakvynę ar transporto išlaidas) išrašytų ir įskaitomų sąskaitų (kvitų) patvirtintas kopijas; Pateikti apmokėjimo dokumentus (atsiskaitymą su atskaitingu asmeniu).
Išlaidų pagrindimo ir jų apmokėjimo įrodymo dokumentai (6)
• • • • • Kai deklaruojamos
kitos projekto administravimo ir vykdymo išlaidos (biuro, komunalinės, kanceliarinės ir pan. paslaugos)
: (PVM) sąskaitos-faktūros; sutartis su rangovu, prekių tiekėju, paslaugų teikėju, jei nebuvo pateikta LVPA anksčiau; priėmimo-perdavimo aktai; išmokėjimą pagrindžiantys dokumentai: banko sąskaitos išrašai, mokėjimo nurodymai, kasos išlaidų orderiai ar kt.; taikomas
pro rata
principas (turi būti iš anksto apibrėžtas ir deklaruojamas skaičiavimo metodas, remiantis kuriuo apskaičiuojama konkrečiai veiklai tenkanti pridėtinių išlaidų dalis; ši dalis privalo būti aiškiai nurodyta ir patvirtinta įmonės (institucijos, įstaigos) vadovo įsakymu).
PRO RATA PRINCIPAS:
• • •
Projekte naudojamų patalpų nusidėvėjimo sąnaudų ar nuomos išlaidų
dalies skaičiavimas-
nuo patalpų ploto (projekto įgyvendinimo veikloms naudojamo ploto dalis nuo bendro patalpų ploto);
Telefoninių pokalbių išlaidų skaičiavimas nuo dirbto laiko
(telefoninių pokalbių išlaidos taip pat gali būti išreikštos faktiniu dydžiu, nurodant telefono numerį(-ius));
Biuro prekių ir paslaugų išlaidos gali būti paskirstytos pagal
darbuotojų skaičių (projektą administruojančių darbuotojų ir vykdančio personalo skaičius nuo viso organizacijos (įmonės, įstaigos) darbuotojų skaičiaus), arba išreikštos faktiniais dydžiais.
Mokėjimo prašymo dalys
Mokėjimo prašymas yra Excel formato dokumentas, kurį sudaro:
1. Bendroji dalis; 2. Projekto įgyvendinimas (MPD1. Veiklos); 3. Stebėsenos rodikliai (MPD1. Rodikliai); 4. Pateiktų ir (arba) patvirtintų bei planuojamų teikti mokėjimo prašymų duomenų dalis (MPD1. MP grafikas);
5. Sąskaitų apmokėjimo būdu prašomų pripažinti tinkamomis finansuoti išlaidų sąrašas (MPD2. SĄ); 6. Išlaidų kompensavimo būdu prašomų pripažinti tinkamomis finansuoti išlaidų sąrašas (MPD3. IK).
Išlaidų apmokėjimo būdai
• • •
Avansas –
kartu su avanso mokėjimo prašymu reikia pateikti finansų įstaigos ar draudimo įmonės garantiją arba laidavimą dėl avanso sumos ( http://www.lvpa.lt/Puslapiai/Video.aspx?vid=27 ).
S ąskaitų apmokėjimo būdas –
deklaruojamos patirtos, bet dar neapmokėtos išlaidos. Projekto vykdytojas privalo per 5 d.d.
išmokėti gautas lėšas ir nuosavą indėlį paslaugų teikėjui arba prekių tiekėjui ir pateikti įgyvendinančiajai institucijai pranešimą apie apmokėjimą kartu su visų išlaidų apmokėjimo įrodymo dokumentų patvirtintomis kopijomis.
I šlaidų kompensavimo būdas –
apmokėtos išlaidos.
deklaruojamos patirtos ir
5.Sąskaitų apmokėjimo būdu prašomų pripažinti tinkamomis finansuoti išlaidų sąrašas
5.Sąskaitų apmokėjimo būdu prašomų pripažinti tinkamomis finansuoti išlaidų sąrašas
6.Kompensavimo būdu prašomų pripažinti tinkamomis finansuoti išlaidų sąrašas
• • • • •
Mokėjimo prašymo pateikimas (1)
Pateikiama per DMS, vadovaujantis Bendrai Europos finansuojamų iš Sąjungos fondų lėšų projektų duomenų elektroninių mainų taisyklėmis
(2009-02-17, Nr.1K-038)
: Projekto vykdytojas priemonių lapą iš LVPA; gauna Naudodamas prisijungia prie DMS naudotojo identifikavimo nurodytą prisijungimo adresą ir slaptažodį, svetainės; Įkelia užpildytą elektroninę mokėjimo prašymo versiją; Įkeltas mokėjimo prašymas automatiškai patikrinamas; DMS nepateikus klaidų sąrašo ar ištaisius klaidas, mokėjimo prašymas spausdinamas ir per DMS teikiamas LVPA.
Mokėjimo prašymo pateikimas (2)
• Jei dėl objektyvių priežasčių naudojimasis DMS neįmanomas elektroninė mokėjimo prašymo versija gali būti pateikiama prašymu.
elektroninėje laikmenoje kartu su popieriniu mokėjimo • Mokėjimo prašymas laikomas pateiktu, kai yra atvežtas į LVPA arba atsiųstas paštu, adresu Savanorių pr. 28, LT-03116 Vilnius (pateikimu nelaikoma elektroninės versijos įkėlimas į DMS, pateikimas faksu ar elektroniniu paštu).
Kiti reikalavimai (1)
• Elektroninėje ir popierinėje MP versijose duomenys turi sutapti (esant nesutapimui laikoma, kad
teisingi yra popierinėje MP
versijoje pateikti duomenys).
• Popierinę mokėjimo prašymo versiją pasirašo
projekto vykdytojo institucijos arba organizacijos vadovas
įgaliotas asmuo ir
vyr. finansininkas
arba jo (finansininkas) ar kitas asmuo, atsakingas vykdytojo institucijos už institucijos apskaitą (Jei projekto ar organizacijos apskaitą tvarko apskaitos paslaugas teikianti įmonė, mokėjimo prašymą gali pasirašyti šios įmonės darbuotojas, atsakingas už apskaitą).
•
Kiti reikalavimai (2)
Išlaidų pagrindimo ir apmokėjimo įrodymo dokumentų kopijos tvirtinamos užrašu
„kopija tikra
“, vadovo ar jo įgalioto asmens parašo originalu, nurodant vardą, pavardę, pareigas bei datą.
• Su pirmuoju mokėjimo prašymu projekto vykdytojas turi pateikti dokumentus (sąskaitų plano kopiją, ir (arba) kitus dokumentus), įrodančius, kad Projekto apskaita yra vedama
bendroje Projekto vykdytojo apskaitoje atskirai nuo bendrosios apskaitos.
• Su galutinio sąskaitoje mokėjimo prašymu privaloma pateikti informaciją apie projekto
sukauptas palūkanas
.
• Projekto vykdytojas turi atkuriamosios
apdrausti ilgalaikį materialųjį turtą
maksimaliu turto vertės draudimu nuo visų galimų rizikos atvejų (nuo to momento, kai atsiranda draustinas turtas).
Projekto vykdytojas
Mokėjimo prašymas Taisomos mokėjimo prašymo klaidos, surenkama reikalinga informacija
LVPA
Terminas – iki 30 kalendorinių dienų nuo mokėjimo prašymo užregistravimo Mokėjimo prašymas patikrinamas ir nustatoma tinkamų išlaidų suma Mokėjimo prašymas tvirtinamas Nustatomos klaidos mokėjimo prašyme ar prašoma papildomos informacijos Parengiama paraiška
LR Ūkio ministerija
Terminas – iki 5 darbo dienų Paraiška patikrinama
LR Finansų ministerijos Valstybės iždo departamentas
Paraiška apmokama