„Sūduvos VVG narių partnerystės stiprinimas sukuriant duomenų bazę“

ASDB - dokumentų valdymo sistema • Autoriai: •

UAB „Balteck“

• Direktorius Tomas Lygutas tel.: +370 655 20875 •

UAB „Liūto pėda“

• Projektų vadovas Ovidijus Pukys tel.: +370 682 23402

UAB Balteck • • • Vadovas: Tomas Lygutas Veiklos pobūdis: • Informacinių sistemų, portalų, taikomųjų programų kūrimas, priežiūra ir administravimas Įvykdyti projektai: • Internetinės bankininkystės IS (Centrinė Kredito Unija) • Klientų savitarnos informacinė sistema (Omnitel) • Informacinių klientų ekranų sistema (Camelia) • VEMUS – ES finansuojamas projektas pagal 6-ąją bendrąją informacinės visuomenės technologijų kūrimo rėmimo programą • Sukčiavimo prevencijos ir priežiūros informacinė sistema (Crepido) • Kontaktai: • Tel.: +370 655 20875 • www.balteck.lt

UAB “Liūto pėda” • • Projektų vadovas: Ovidijus Pukys • Veiklos pobūdis: • Ryšiai su visuomene; • IT konsultavimas, procesų auditas; • Programavimas; • Projektų administravimas.

• Įvykdyti projektai: • • Camelia e-vaistinė (prekyba ir bankiniai atsiskaitymai internetu) „Sveikas Žmogus“ internetinio portalo programavimas • „Eco Art“ projekto įgyvendinimas pagal Šiaulių Universiteto tarptautinį projektą.

Kontaktai: • • Tel.: +370 682 23402 www.liutopeda.lt

Darbotvarkė

9.00 -10.30

Gruodžio 27 d.

Įvadas į seminarą. Temos pristatymas. UAB Liūto pėdos kaip rangovo ir UAB Balteck kaip partnerio prisistatymas. Dokumentų tvarkymo problemos ir sprendimų būdai.

10.30-10.45

10.45 -12.15

Kavos pertrauka Informacijos viešinimas panaudojant internetines svetaines. Dokumentų valdymo sistemos ASDB pristatymas.

12.15-12.45

12.45-14.15

14.15-14.30

14.30-16.00

Pietūs Dokumentų valdymo perspektyvos naudojant ASDB (diskusija).

Kavos pertrauka Praktiniai užsiėmimai su ASDB.

Dokumentų tvarkymo problemos

Dokumentų tvarkymo problemos • • • • • Kiekvienas žmogus, turi savo tvarkos politiką Sudėtingos dokumentų kategorijos: įsakymai, sąskaitos, sutartys, pažymos, protokolai ir t.t.

Sudėtinga išlaikyti griežtos apskaitos dok. numeracijas.

Finansinė dokumentų tvarkymo politika nesurūšiuoja dokumentų pagal projektus.

Siekiant surūšiuoti dokumentus pagal fin. tvarkymo politiką ir pagal projektus, tenka juos kopijuoti / dubliuoti.

Bendruomenių apskaitos ypatumai • • • • • • „Gyvos“ bendruomenės nuolatos vykdo projektus ir kaupia susijusius dokumentus.

Projektinių dokumentų formų versijų savalaikis atnaujinimas.

Projektinių dokumentų terminų stebėjimas.

Greita dokumentų apieška, redagavimas, spausdinimas ir patvirtinimas.

Dokumentų istorijos peržiūra.

Dokumentų atranka ir analizė pagal domimą projektą.

Dokumentų valdymo perspektyvos • Popierinių dokumentų ateityje vis mažės, kol jų nebeliks.

• VMI, SODRA, Registrų Centras ir t.t. jau žengė pirmus žingsnius.

• • • • Elektroniniai dokumentai suteiks daug privalumų: • Dokumentų pildymas nuotoliniu būdu.

• Dokumentų tvirtinimas ir pridavimas nuotoliniu būdu.

• Žmonės galės vienodai dirbti su dokumentais tiek mieste, tiek kaime.

Nebeliks problemų dėl formų versijų ar pildymo klaidų.

Greita paieška dokumentų archyvuose.

Greita pateiktų dokumentų analizė ir jų vykdymas.

VVG ir kaimo bendruomenių dokumentų valdymo politika • Reikalingas kompleksinis sprendimas • • Sukurti dokumentų duomenų bazę. Sukurti dokumentų apskaitos politiką: • Sukurti dokumentų kategorijas.

• Sukurti dokumentų rekomendacinius šablonus.

• • Paskirti atsakingus sistemos administratorius.

Sukurti kiekvienai organizacijai sistemos vartotojus • Peržiūrėti bendruomenių senus, bet dar aktualius dokumentus.

• Atrinkti aktualius dokumentus ir sukelti į duomenų bazę.

• Teikti pagalbą bendruomenėms, tvarkant jų dokumentus.

• Aktualią informacija viešinti internetinėse svetainėse.

ASDB

Bendruomenių dokumentų valdymo sistema Tomas Lygutas UAB Balteck

Sistemos tikslai • Centralizuotas duomenų saugojimas ir archyvavimas • Greita dokumentų paieška • Strukturizuota duomenų saugykla • Teisių ir prieigos kontrolė • Administravimo galimybės • e.Visuomenė

ASDB sistema

Meniu struktūra • Pradžia •

Dokumentai ...

•

Katalogai ...

•

Parametrai ...

• Apie sistema • Prisijungimas

Meniu struktūra •

Dokumentai

• Visi dokumentai • Projektų dokumentai • Finansavimo dokumentai • Šablonai

Meniu struktūra •

Katalogai

• Finansavimai • Projektai • Kategorijos

Meniu struktūra •

Parametrai

• Organizacijos • Vartotojai • Rolės • Regionai

Prisijungimas

Dokumentų kategorijos

Dokumentų kategorijos • •

Bendri dokumentai

• • Bendrijos įstatai Bendrijos narių registracijos žurnalas • Kita • Namų valdos, žemės sklypo dokumentai • Registravimo pažymėjimas

Finansiniai dokumentai

• Avanso apyskaita • Bankas • Darbo laiko apskaitos žiniaraštis • Darbo užmokesčio žiniaraštis • Griežtos apskaitos dokumentų žurnalas • Kasos išlaidų orderiai • Kasos pajamų orderiai • Sąskaitos gautos • Sąskaitos išrašytos • Gyventojų įmokų apskaita • Ilgalaikis turtas • Kasos knyga • SODRA • Statistika • VMI •

Veiklos dokumentai

• Bendrijos protokolai • Protokolai • Protokolų išrašai • Protokolų juodraščiai • Protokolų nuorašai • Šaukimas susirinkti • Darbo pažymėjimų registracijos žurnalas • Darbo sutarčių žurnalas • Įsakymai / potvarkiai • Protokolai • Raštai • Gaunami raštai • Siunčiami raštai • Sutartys • Sutartys su darbuotojais • • Sutartys su partneriais Sutartys su pirkėjais • Sutartys su tiekėjais

Šablonai

Visi dokumentai

Dokumento redagavimas

Projektai

Finansavimai

Projektų dokumentai

Finansavimo dokumentai

Organizacijos

Vartotojai

Klausimai?

Ačiū!

Informacijos viešinimas

Panaudojant internetines svetaines

Informacijos srautai Paramos šaltiniai Internetinės svetainės Naujienos VVG Naujienos Bendruomenė Naujienos Bendruomenė

Puslapio struktūra

Naujienų peržiūra

Apklausos internete

Nuotraukų albumai

Kalendorius ir rezervacijos

Renginių kalendorius

Registracija

Informacijos administravimas

Naujienų administravimas I

Naujienų administravimas II

Administravimas – Apklausos

Admin. Nuotraukų albumų

Administravimas - rėmėjai

Administravimas - resursai

Administravimas – renginiai I

Administravimas – renginiai II

Administravimas - turinio