Transcript 10. Kỹ năng phân công công việc

CHƯƠNG TRÌNH HUẤN LUYỆN
CHUYÊN GIA HUẤN LUYỆN
HUỲNH NGỌC MINH
CHUYÊN ĐỀ THÁNG 7/2011
PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
PHÂN
Phân công công việc là:
CÔNG
Giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn để
thực hiện công việc nào đó
CÔNG
VIỆC
Song song với phân công công việc, người
quản lý cần cung cấp những phương tiện*,
nguồn lực** cần thiết nhằm tạo điều kiện
thuận lợi nhất cho người được phân công
hoàn thành công việc.
PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
LÀ GÌ?
PHÂN
Đối với người được phân công:
CÔNG
Cơ hội phát triển chuyên môn
CÔNG
VIỆC
Cơ hội phát triển các kỹ năng: xử lý tình
huống, giải quyết vấn đề, thuông lượng và
thuyết phục, quản lý thời gian, giao tiếp, ra
quyết định, …
LỢI ÍCH CỦA PHÂN CÔNG
CÔNG VIỆC?
PHÂN
Đối với người được phân công:
CÔNG
Tạo cho họ sự hài lòng về bản thân khi hoàn
thành công việc
CÔNG
VIỆC
Nâng cao giá trị của họ với doanh nghiệp
Cơ hội thử thách và chinh phục
Tính tham gia cao hơn, dẫn đến sự tinh thần
làm việc ngày càng tốt hơn
LỢI ÍCH CỦA PHÂN CÔNG
CÔNG VIỆC (TT)?
PHÂN
Đối với người phân công:
CÔNG
Điều hòa được công việc của phòng ban
CÔNG
VIỆC
Có thêm nhiều thời gian hơn cho việc quản
lý và kiểm soát công việc
Củng cố được quyền hạn và trách nhiệm
trong việc quản lý, giám sát, đánh giá
LỢI ÍCH CỦA PHÂN CÔNG
CÔNG VIỆC (TT)?
PHÂN
Đối với người phân công:
CÔNG
Giảm áp lực công việc của bạn và bộ phận
CÔNG
Chuẩn bị nguồn nhân lực kế thừa
VIỆC
Tăng ảnh hưởng và uy tín đối với nhân viên
Minh chứng được năng lực điều hành với
doanh nghiệp
LỢI ÍCH CỦA PHÂN CÔNG
CÔNG VIỆC (TT)?
PHÂN
Đối với doanh nghiệp:
CÔNG
Tăng năng suất lao động
CÔNG
Tiết kiệm chi phí
VIỆC
Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm
Tập thể có năng lực
LỢI ÍCH CỦA PHÂN CÔNG
CÔNG VIỆC (TT)?
PHÂN
Bước 1: Nhận dạng công việc
CÔNG
• Sổ tay công việc
CÔNG
• Dành 5-15 phút đầu để hình dung tất cả công
việc phải làm
VIỆC
• Sắp xếp trình tự công việc theo tính chất ưu
tiên và quan trọng
• Nhóm công việc theo các tiêu chí đặc thù
CÁCH THỨC GIAO VIỆC?
PHÂN
Bước 2: Đối chiếu năng lực
CÔNG
• Phải nắm vững thông tin về tay nghề, năng lực
của nhân sự
CÔNG
VIỆC
• Phải nắm rõ tính tình, cách hành xử của từng của
nhân sự
• Nắm rõ mãng công việc chính của từng người
• Nắm rõ lượng công việc hiện tại của từng người
CÁCH THỨC GIAO VIỆC?
PHÂN
Bước 3: Ráp nối công việc và con người
CÔNG
• Xác định công việc gì cần phải phân công
CÔNG
• Ai là người phù hợp để giao việc
VIỆC
• Giao việc với việc cung cấp đầy đủ thông tin
cần thiết
• Nêu rõ yêu cầu, mong đợi và ước lượng thời
gian hoàn thành
CÁCH THỨC GIAO VIỆC?
PHÂN
Đúng người, đúng việc, đúng thời điểm
CÔNG
CÔNG
VIỆC
Rõ ràng, công khai, minh bạch
Công bằng, hợp lý
Có công tác giám sát
Yêu cầu báo báo phản hồi kết quả
NGUYÊN TẮC GIAO VIỆC?
PHÂN
CÔNG
CÔNG
Giao việc không có nghĩa là “đẩy công
việc” cho ai đó.
Giao việc không phải là trù dập
VIỆC
Giao việc không có nghĩa là người quản
lý hết nhiệm vụ
Cùng với giao việc phải giao quyền
LƯU Ý TRONG GIAO VIỆC?
PHÂN
CÔNG
CÔNG
VIỆC
Cùng với giao việc phải giao phương
tiện, nguồn lực
Phải giúp người được giao việc ý thức tự
chịu trách nhiệm
Qui về đầu mối khi giao việc cho một
nhóm
LƯU Ý TRONG GIAO VIỆC
(TT)?
PHÂN
Hiệu quả nhân lực
CÔNG
CÔNG
Tối ưu về thời gian
VIỆC
Tiết kiệm chi phí
Kết quả phải là tốt nhất
LƯU Ý TRONG GIAO VIỆC
(TT)?
PHÂN
CÔNG
CÔNG
VIỆC
“Tăng thời gian cho cho công tác quản lý,
giảm thời gian tác nghiệm cụ thể”
“Không phải ai cũng có khả năng giao
việc”
“Nếu tôi làm tôi sẽ làm theo cách khác”
“Họ luôn nói: Tôi quá nhiều việc rồi”
RÀO CẢN TRONG GIAO
VIỆC?
PHÂN
“Nó sẽ phá hỏng công việc”
CÔNG
CÔNG
“Quá nhiều công việc, tôi phải làm sao
đây”
VIỆC
“Nó làm, nó sẽ giỏi hơn mình”
“Tôi không thích thằng đó”
RÀO CẢN TRONG GIAO
VIỆC (TT)?
PHÂN
CÔNG
CÔNG
Những vấn đề quan tâm trong phân
công công việc
VIỆC
THẢO LUẬN
PHÂN
CÔNG
CÔNG
VIỆC
CẢM ƠN SỰ THAM GIA