Transcript 4.1. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO ADMINISTRACIÓN DEL ALCANCE

MF. MARGARITA VALLE LEÓN
26/07/2016
PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
4.1 ADMINISTRACIÓN DEL ALCANCE
Sinopsis
La planificación constituye la segunda fase de la
gestión del proyecto. Consiste en formularlo
planificando su alcance, tiempo y costo, los
cuales permiten obtener el cronograma,
presupuesto
y
flujo
de
efectivo
correspondientes. Para iniciar la planificación es
necesario disponer del enunciado del trabajo a
realizar .
UNIMEX VERACRUZ
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PROCESO DE PLANIFICACIÓN: ALCANCE, TIEMPO Y COSTO
Otros
involucrados
Patrocinador del
proyecto
Director del proyecto
Cliente o
destinatario
PROYECTO
Equipo de
trabajo
Documento
generado
1. Induce al proyecto y ofrece
actividades de integración al equipo
de trabajo
2.Visita al cliente para obtener
información
3. Realiza los estudios necesarios
4. Redacta el documento. Lo presenta
al grupo. Realizan correcciones
5b. Son
consultados
5ª. Es consultado
5. Presenta a consulta el documento
correspondiente
6. Presenta al cliente para su
aprobación. Realiza correcciones si es
el caso.
4ª. Es
consultado
5c. Es
consultado
6ª. Aprueba
en su caso.
Documento/
producto de la
planeación:
1. Enunciado del
Alcance y EDT.
2. Cronograma
3. Presupuesto y
Flujo de
efectivo
Se planificó alcance, tiempo y costo?
7. Verifica con los miembros del
equipo que los productos obtenidos
sean coherentes y estén
adecuadamente integrados
8b. Aprueba en
su caso
8ªAprueba en su
caso
8. Presenta al cliente, patrocinador y
otros involucrados.
7ª. Es
consultado
8c. Aprueba
en su caso
9. Pasa a ejecución
Inicio / Fin
Actividad
Decisión
UNIMEX VERACRUZ
Plan del proyecto
en Línea Base:
1. Enunciado del
Alcance y EDT.
2. Cronograma
3. Presupuesto y
Flujo de
efectivo
Documento
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Actividad
Comentario
1. Inducción e integración
Proporciona información sobre el proyecto a los miembros del equipo y realiza
actividades de integración, como comidas, eventos deportivos y sociales, etc.
Buscando que se conozcan personalmente.
2. Visita al cliente
Estas visitas se pueden repetir cuantas veces sean necesarias. Por cliente se
entiende el representante legal de la empresa cliente y7o a cualquiera de sus
colaboradores que puedan proporcionar información. Es conveniente que exista un
coordinador del proyecto en la empresa cliente con el fin de tener un solo punto de
contacto para la comunicación cliente proveedor.
3. Estudios necesarios
Pueden ser técnicos, financieros, ambientales, sociales o de mercado, los que sean
necesarios para hacer una planificación con base en datos reales.
4. Redacción
De acuerdo con lo establecido en el texto.
5. Consultas
Es importante que el resultado de la planificación represente los intereses y puntos
de vista de los principales involucrados en el esfuerzo. Pudier a darse una verdadera
negociación con ellos , no solo una mera consulta. Muchos proyectos han fracasado
por falta de atención a los intereses de los afectados.
6. Presentación /Aprobación /
Correcciones
Se efectúan cuantas correcciones sean necesarias hasta obtener la aprobación del
cliente.
7. Integración
8. Presentación/Aprobación
El documento aprobado es el Plan del Proyecto en Línea Base.
9. Pasa a Ejecución
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Administración del alcance
4.1.1 Propósito de los procesos
RECOLECCIÓN
DEFINICIÓN
CREACIÓN DE LA
DE
DEL
REQUISITOS
ALCANCE
ESTRUCTURA DE
DESGLOSE DE
TRABAJO
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Administración del alcance
4.1.1 Propósito de los procesos
RECOLECCIÓN
DE
REQUISITOS:
DEL PRODUCTO Y
DEL PROYECTO
Documentar
necesidades para
cumplir objetivos del
proyecto
ACTA DEL
PROYECTO
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Administración del alcance
4.1.1 Propósito de los procesos
DEFINICIÓN
DEL
ALCANCE
Limites, productos
finales, estrategia
metodológica,
factores y mediciones
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Administración del alcance
4.1.1 Propósito de los procesos
CREACION DE LA
ESTRUCTURA DE
DESGLOSE DEL
TRABAJO
Detalle del
trabajo para el
logro de lo
deseado.
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Administración del alcance.
4.1.2 Roles principales en los procesos
Administrador
del proyecto
Equipo de
trabajo
Cliente
O
Patrocinador
destinatario
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Administración del alcance.
4.1.2 Roles principales en los procesos
ROL
RESPONSABILIDAD
Realizar
estudios,
redactar
documentación de requisitos, enunciado
Administrador del proyecto del alcance y la EDT en dialogo con el
equipo de trabajo y cliente. Consultar
patrocinador
Equipos de trabajo
Participar con el administrador.
Proveer información y dar el visto bueno
Cliente o destinatario
a documentos producidos
Atención al desarrollo de la planificación
Patrocinador
y dar visto bueno a los documentos
generados
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Administración del alcance
4.1.3 Procesos
TAMAÑO
DEL
PROYECTO
RECOLECCIÓN
DEFINICIÓN
CREACIÓN DE LA
DE
DEL
REQUISITOS
ALCANCE
ESTRUCTURA DE
DESGLOSE DE
TRABAJO
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Administración del alcance
4.1.3 Procesos
Los requisitos deben ser
definidos
y
documentados.
Permiten
especificar
las
necesidades y expectativas de los
involucrados que deben ser
cumplidas.
Entradas :
Acta del Proyecto
Lista de involucrados
RECOLECCIÓN Y
DOCUMENTACIÓN
DE
REQUISITOS
1. Determinar fuentes y
técnicas para recabarlos
2. Ejecutar la recolección
3. Analizarlos (clasificar,
priorizar).
4. Documentarlos
5. Verificarlos
6. Redactar la matriz de
rastreo
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Matriz de rastreo . Tabla que enlaza requisitos
desde su origen y a través del ciclo de vida del
proyecto
Rastreo de requisitos con:
• Necesidades , oportunidades,
objetivos
• Alcance/entregables de la EDT
• Diseño del producto
• Desarrollo del producto
• Estrategias y escenarios de prueba
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metas
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y
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Administración del alcance
4.1.4 Documentos de los procesos
Documentación de requisitos
ACTA DEL
PROYECTO
LISTA DE
INVOLUCRADOS
DOCUMENTOS
DE REQUISITOS
RECOLECCION
DE
REQUISITOS
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MATRIZ DE
RASTREO
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EJEMPLO DE DOCUMENTACION DE REQUISITOS
ID
REQUISITOS DE PRODUCTOS
FUENTE
PRIORIDAD
D01
El plato principal será omelet de jamón
Pareja invitada
Alta
D02
Los huevos deben quedar bien cocidos
Jorge Vallejo
Alta
D03
Debe incluirse salsa roja
Pareja invitada
Alta
D04
los huevos no deben cocinarse muy batidos
Jorge Vallejo
Alta
D05
De preferencia debe haber productos orgánicos
Familiares de la pareja invitada Media
D06
El desayuno debe incluir café americano gourmet y agua natural Otros desayunos exitosos
Alta
D07
Se debe incluir leche fresca y fría
Otros desayunos exitosos
Media
M01
La música ambiental será grabada
Pareja invitada
Media
MO2
Se prefiere musica de jazz
Pareja invitada
Media
F01
La mesa tendrá un arreglo de flores y frutas al centro
Amigos de la pareja invitada
Media
T01
El mantel y las servilletas deben ser de tela
Otros desayunos exitosos
Media
REQUISITOS DEL PROYECTO
A01
No hay restricciones de presupuesto
Anfitriones
Alta
T01
La fecha del desayuno no debe tardar mas de un mes
Pareja invitada y anfitriones
Media
R01
Se deberá tener un botiquín de primeros auxilios
Otros desayunos exitosos
Media
H01
Se debe preveer que pueden asistir hasta dos personas más
Pareja invitada
Media
R02
Se deben considerar imprevistos como falta de luz eléctrica
Esposo
Media
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EJEMPLO DE UNA MATRIZ DE RASTREO
REQUISITOS
Abastecer
Poner la mesa
ETAPAS DEL DESAYUNO
Preparar y cocinar
alimentos
El plato ´principal
huevos comprados
será Omelet de
Omelet cocido
jamón comprado
jamón
Los huevos no
deben quedar muy huevos comprados
Omelet cocido
cocidos
Debe servirse una
ingredientes de
Salsa preparada
salsa roja
salsa comprados
los huevos deben
cocinarse muy
huevos comprados
Omelet cocido
batidos
de preferencia se
ingredientes
consumen
orgánicos
Salsa preparada
productos orgánicos
comprados
el desayuno debe
incluir café
café gourmet y agua
Café preparado
americano y agua natural comprados
natural
el desayuno incluye
leche fresca
Leche ya fría
leche fresca y fria
addquirida
CDs seleccionados
la música ambiental
en casa reproductor Musica reproduciéndose
Musica reproduciéndose
será grabada
de CDs
se eligirá musica de CDs seleccionados
Musica reproduciéndose
Musica reproduciéndose
jazz
en casa
la mesa tendrá un
Flores y frutas en Arreglo colocado al centro de Arreglo colocado al centro de
arreglo de flores y
casa
la mesa
la mesa
frutas al centro
Mantel y servilletas
las servilletas y e
limpios y listos y
lmantel deben ser
Mantel y servilletas colocados Mantel y servilletas colocados
repuestos para
de tela
imprevistos
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Servir
Comer y convivir
Omelet servido
Omelet degustado
Omelet servido
Omelet degustado
Salsa servida
Salsa degustada
Omelet servido
Omelet degustado
Salsa servida
Salsa degustada
Café degustado
leche servida
Leche degustada
Musica
reproduciéndose
Musica
reproduciéndose
Musica
reproduciéndose
Musica
reproduciéndose
Arreglo colocado al Arreglo colocado al
centro de la mesa centro de la mesa
Mantel y servilletas Mantel y servilletas
colocados
colocados
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Administración del alcance
4.1.3 Procesos
Objetivo:
Tener claridad sobre la
metodología a usar , los
productos a entregar y
los criterios de éxito del
proyecto.
Entradas:
Enunciado del trabajo
Acta del proyecto
DEFINICIÓN
DEL
ENUNCIADO DEL
ALCANCE
7. Especificar la metodología.
Método a utilizar (pasos a
seguir) y ciclo del proyecto.
8. Listar los entregables del
proyecto
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Administración del alcance
Enunciado del alcance
Contenido mínimo
Justificación
Metodología
Delimitación
Productos a entregar
Criterios de éxito
Factores de éxito
Opcionales:
Organización inicial del proyecto
Riesgos inicialmente identificados
Cronograma preliminar con hitos
EDT inicial
Estimado inicial del costo
Requisitos de administración de
configuración
Requisitos de aprobación
Matriz de flexibilidad
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Administración del alcance
CREACIÓN DE LA
4.1.3 Procesos
Objetivo:
Dar claridad en cuanto al trabajo a realizar
para lograr producir los entregables del
proyecto.
Plasmarlo en una gráfica permitiendo
desglosar el proyecto en tareas para una
mejor comprensión y su solución.
ESTRUCTURA DE
DESGLOSE DE TRABAJO
Gráfico jerárquico
Etapas de la metodología
Desglose de sus actividades
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Administración del alcance
Estructura del Desglose del
Trabajo
Cumbre
Tajín
Boletos
Juegos
Espectáculos
Alimentos
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Tarea: Desarrollar la planificación
utilizando los siguientes formatos:
Documentación de requisitos:
1. Necesidad del negocio u oportunidad a ser aprovechada.
2. Objetivos del negocio y del proyecto a rastrear.
3. Requisitos funcionales que describan procesos del negocio, información e
interacción con el producto de manera que se puedan documentar
textualmente o con modelos.
4. Requisitos no funcionales, tales como nivel de servicio, desempeño,
seguridad, cumplimiento de estándares, etc.
5. Requisitos de calidad.
6. Criterios de aceptación.
7. Reglas del negocio.
8. Impacto en otras áreas organizacionales.
9. Requisitos de soporte y entrenamiento.
10. Supuestos y restricciones.
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Tarea: Desarrollar la planificación
utilizando los siguientes formatos:
Matriz de rastreo
1.
Necesidades, oportunidades, metas y objetivos.
2. Alcance/ entregables de la EDT.
3.
Diseño del producto
4. Desarrollo del producto.
5. Estrategias y escenario de pruebas.
Enunciado del alcance.
1. Justificación
2. metodología.
3. Alcance
4. Productos a entregar.
5. Criterios de éxito
6. Factores de éxito
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Tarea: Desarrollar la planificación
utilizando los siguientes formatos:
EDT del proyecto
Nombre del
proyecto
Producto a
entregar 1
Producto a
entregar 2
Producto a
entregar 3
Producto a
entregar 4
Tareas.
Desglosar una
a una
Tareas.
Desglosar una
a una
Tareas.
Desglosar una
a una
Tareas.
Desglosar una
a una
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