Transcript Opl g til livslangl ring

Porteføljestyring: ledelse af besparelse og
innovation - fem styringsmæssige
problemer i en dansk kommune
1
Intro
-Danske kommuner er i forandring og
bliver mere offensive i deres brug af IT
- Om oplæget
- perspektivet IT Projekt
portefølje management (IT
PPM)
- Fire former for styring, der
indbefatter alle tiltag der har som
formål at få individer/enheder til
at arbejde mod de samme
overordnede målsætninger
Kontekst
Teori om
styring i IT
PPM
Intro
Oplæg
Min
undersøgelse
Et generelt
billede?
Anbefalinger
-Et dækkende billede for den
offentlige/private sektor?
- konceptet ”styring” og ”IT
PPM” i en offentlig kontekst .
-Tilhørernes erfaringer og
refleksioner
- Hvordan foreslår
vores teori at løse de
5 problemer
Resultater
-30 interviews
-To workshops
-Tre observationsstudier
-Læsning af 70
dokumenter
- 5 styringsmæssige
problemer i IT PPM i Newport
Intro
IT Projekt Portefølje Management (IT PPM)
•
Dækker over organisationens styring og koordinering af alle
projekter, der har et IT indhold, herunder: IT infrastrukturprojekter og digitaliseringsprojekter
•
Analogi: IT PPM kan sammenlignes med de processer, der
foretages af kontroltårnet i en lufthavn. Hvis der ikke er
nogen overordnede styring, der koordiner flys afgange og
ankomster, så vil denne være mindre effektiv på trods af at
piloterne og medarbejderne i lufthavnen er dygtige. (ITprojekterne kan så sammenlignes med fly i luftrummet, som
lufthaven har ansvar over)
•
3
Intro
Om oplæget
•
•
•
Varer 30 minutter – afbryd gerne!
Omhandler Newport - en dygtig dansk kommune – når men
leder efter problemer, så finder man problemer
Oplæget bygger i store træk på en publiceret artiklen af
Hansen and Kræmmergaard (2012)*
*Transforming Local Government by Project Portfolio Management: Identifying and Overcoming
Control Problems. Published in Transforming Government: Processes, People and Processes
4
Konteksten for IT PPM i en dansk kommune
5
Kontekst
6
Kontekst
Nolan and Mcfarlan (2005)
7
Kontekst
Spørgsmål: Der er bred enighed om at vores nuværende IT systemer og services
er kritiske i dagligdagen
Antal af borgere
I høj grad
I nogen grad
I mindre grad Total/
Antal
Under 40.000
89%
5%
5%
100%
(lille)
(17)
(1)
(1)
19
40.001-100.000
90%
6%
3%
100%
(medium)
(28)
(2)
(1)
31
100.000-
100%
0%
0%
100%
(stor)
(5)
(0)
(0)
5
Total
91%
5%
4%
100%
(50)
(3)
(2)
55
DISIMIT (2012) N=55
8
Kontekst
Spørgsmål: Der er bred enighed om at det er strategisk vigtigt at udvikle nye IT
systemer og services
Antal af borgere
I høj grad
I nogen grad
I mindre
Slet ikke
grad
-40.000
Total/
Antal
37%
47%
11%
5%
100%
(7)
(9)
(2)
(1)
19
40.001-100.000
42%
55%
3%
0%
100%
(medium)
(13)
(17)
(1)
(0)
31
100.000-
80%
20%
0%
0%
100%
(Stor )
(4)
(1)
(0)
(0)
5
Total
44
49
5
2
100%
(24)
(27)
(3)
(1)
55
(lille )
DISIMIT (2012) N=55
9
Kontekst
10
Kontekst
11
Teori om styring af IT PPM
12
Teori om styring af IT PPM
Hvordan styres der mellem de hierarkiske niveauer og
hvordan kan styring være problematisk ?
Hierarkisk niveau 1
Hierarkisk niveau 2
Hierarkisk niveau 3
Hierarkisk niveau N
Typer af styring
Outcome
Behavior
Clan
Self
Typer af styring
Outcome
Behavior
Clan
Self
Typer af styring
Outcome
Behavior
Clan
Self
13
Casen –Newport en dansk kommune
Local government of Newport
14
Min undersøgelse
15
Resultater
Hvilke hierarkiske niveauer er vigtige i Newport ift. IT PPM?
Level
Political
organization
Director level
IT executive
level
IT project level
Authority
Authority to take major
decisions regarding the
organization’s strategic
direction
Authority to take major
decisions regarding major
initiatives in the
administrative
organization
Authority as a level 3
executives
No authority without
steering group
Knowledge
IT PPM considered as less
relevant
Resources
Allocate money
resources via budgets
Large knowledge
regarding most important
strategic IT projects
Allocates resources via
approving
recommendation
Knowledge
regarding
content in IT PPM and
how IT PPM can be
improved
Lack of knowledge
regarding IT project
management is
pronounced in unit based
projects
Most of IT executives’
resources are bound to
maintaining the current
systems
Internal resources are
held by units and
subunits
16
Resultater
Political organization
Typeraf styring
Outcome
Behavior
Clan
Self
Director level
Type af styring
Outcome
Behavior
Clan
Self
IT executive level
Typeraf styring
Outcome
Behavior
IT project level
Clan
Self
Konkrete mekanismer
Det årlige budget der godkendes af byrådet har nogle tal for brug af IT
Generelle procedure for kommunikation mellem den politiske og den
administrative organisation
Daglige kontakt mellem rådmænd og direktørerne
Direktørniveauet har mindre præferencer for IT PPM og har incitament til at
bibeholde organisationens silostruktur
Konkrete mekanismer
Kun få konkrete måltal er identificeret
IT grupper, med formelle procedure og rutiner
Ofte tætte samarbejdsrelationer med stor tillid og fælles perspektiv på IT PPM
mellem IT chefer og direktørerne
IT cheferne har præferencer for IT PPM og deres selvkritik driver udvikling af IT
PPM
Konkrete mekanismer
Det er ofte vanskeligt at specificere operationelle mål i projekter
Bruger dokumentet ”projektaftalen” til at formalisere projekt ledelses
procedurer
Brug af uformelle sanktioner til at sikre interne ressourcer
IT projektlederne sætter egne standarter for brug af projektledelses metoder
(Hansen and Kræmmergaard 2012)
17
Resultater
Fem styringsmæssige problemer i Newport
Political organization
P1: Weak accountability processes between the
political and administrative level
Director level
P2: Weak accountability between the director level
and the IT executives
P3: IT projects established based on incomplete
information about internal resources
IT executive level
P4: Lack of operational goals to hold IT projects
accountable.
P5: No account of actual IT project costs.
IT project level
(Hansen and Kræmmergaard 2012)
18
Anbefalinger til at imødekomme problemer
19
Anbefalinger
Type af styring
Potentielle fordelle
Potentielle problemer
Formel styring
(Adfærd eller output)
Kan kommunikeres og genbruges I nogle tilfælde er det vanskeligt eller
på tværs af tid og rum
upassende at lave formaliserede mål
eller regler
Uformel styring
(Klan- eller selv-styring)
Kan
reducerer
bureaukratisk Stiller store krav til de individuelle
overhead i komplekse og hastig ledere og/eller medarbejdere
ændrende opgaver
(Hansen and Kræmmergaard 2012)
20
Anbefalinger
(Hansen and Kræmmergaard 2012)
21
Opsummering
Mine tre pointer
1. Forandringer sætter pres på den eksisterende styring af IT i
kommunerne
2. Casens tiltro til uformelle styringsmekanismer er
problematisk
3. Mere formel styring af IT bør tilføjes de eksisterende
uformelle mekanismer
22
Opsummering
- Danske kommuner i forandring
- Bliver offensive i deres brug af IT
- Fire former for styring, der
indbefatter alle tiltag der har som
formål at få individer til at
arbejde mod de samme
overordnede målsætninger
- Om oplæget
- Hvad er IT PPM
Kontekst
Teori om
styring i IT
PPM
Intro
Oplæg
Min
undersøgelse
Et generelt
billede?
Anbefalinger
-Et dækkende billede for den
offentlige/private sektor?
- konceptet ”styring” og ”IT
PPM” i en offentlig kontekst .
-Tilhørernes erfaringer og
refleksioner
- Hvordan foreslår
vores teori at løse de
5 problemer
Resultater
-30 interviews
-To workshops
-Tre observationsstudier
-Læsning af 70
dokumenter
- 5 styringsmæssige
problemer