Transcript Fire centrale spørgsmål i evaluering og forbedring af PPM

1. Prelude
• The assessment committee asks that, apart from presenting the results in
the PhD Thesis, you are to lecture on the subject
• “Work Design Theory, Project Portfolio Management and the
Digitalization of the Public Sector - odd bedfellows or a perfect match?”
•
1
No. 1
Hvad nu?
• Fokus på styrings og koordineringsmæssige udfordringer i organisationers
porteføljeledelse af projekter.
– Et central aspekt i projekt portefølje management
– Bygger på en Ph.d.-afhandling og publicerede videnskabelige artikler
– Udviklet på baggrund af et casestudie af Newport
– Bygger på anerkendt og velkendt organisatorisk teori (Sinha and Van
de Ven 2005)
2
No. 2
Teorien til at identificere styrings- og koordineringsmæssige
udfordringer i porteføljeledelse
Kompleks styring og koordinering
Aktiviteter der både går på tværs af
hierarkiske niveauer og på tværs af
enheder
Styring
Foregår på tværs af
hierarkiske niveauer og er
forbundet via
styringsmekanismer
Koordinering
Koordinering af projekter er fordelt ud på
tværs af enheder og funktioner og er
forbundet via koordineringsmekanismer
3
No. 3
Kan opsummeres til fire spørgsmål
• Spørgsmål 1 - Hvilke hierarkiske niveauer er de vigtigste i PPM?
• Spørgsmål 2 - Er de styringsmekanismerne, der forbinder disse hierarkiske
tilstrækkelige?
• Spørgsmål 3 - Hvordan er aktiviteterne i PPM fordelt på tværs af
funktioner og enheder?
• Spørgsmål 4 - Er koordineringsmekanismerne, der forbinder disse PPM
aktiviteter tilstrækkelige?
4
No. 4
The poli cal level
Town Council
Aldermen
Commi ees
Mayor
Alder
man
Alder
man
Alder
man
Alder
man
Alder
man
Alder
man
Magistrat
T&E
F&E
E&D
S&C
H&SD
U.C
Director
Director
Director
Director
Director
Director
Director
Central Unit
Unit
Unit
Unit
Unit
Unit
Unit
Central Unit
IT executive
IT executive
IT executive
IT executive
IT executive
IT executive
IT executive
The administra ve
level
Directors
Units
IT departments
Subunits
Local Government of Newport
5
No. 5
Spørgsmål 1 - Hvilke hierarkiske niveauer er de vigtigste i PPM?
Vigtigste hierarkisk
niveauer*
Typen af involvering
Det politiske niveau
Godkender større projekter og har det
overordnede ansvar for hele organisationen
Direktørniveauet
Godkender større projekter og har ansvaret
for den daglige drift af den administrative
organisation
IT cheferne
Har viden om indhold om porteføljens indhold
og styringskoncepter
IT projekter
Ressourcer i forhold til gennemførsel af
projekter ligger lokalt
*Mest autoritet, viden og ressourcer i
PPM
6
No. 6
Spørgsmål 1 - Hvilke hierarkiske niveauer er de vigtigste i PPM?
Political level
Director level
IT executives
IT Projects
7
No. 7
Spørgsmål 2 - Er de styringsmekanismerne, der forbinder disse hierarkiske
tilstrækkelige?
•
Styringsmekanismer mellem de hierarkiske niveauer kan beskrives og evalueres via
understående fire kategorier af styringsmekanismer:
Type af styring
Fordele
Ulempe
Styring via output
Kan formulere meget Denne styringsform
information på en
ikke altid anvendes.
omkostnings-lav
måde
Via specificerede
regler
Kan genbruges
Bureaukratisk
Uformel og
interpersonel
kontakt
Kan håndtere
kompleksitet
Kan ikke bruges på
tværs af tid og rum
og kan være
omkostningstung
Selv-styring
Ikke bureaukratisk
Er dette styring?
8
No. 8
Spørgsmål 2 - Er de styringsmekanismerne, der forbinder disse hierarkiske
tilstrækkelige?
Political level
Er de anvendte styringsmekanismer tilstrækkelige?
Director level
Er de anvendte styringsmekanismer tilstrækkelige?
IT executives
Er de anvendte styringsmekanismer tilstrækkelige?
IT Projects
9
No. 9
Styringsmæssige udfordringer
Udfordringer identificeret Newport, hvor PPM overvejende styres via uformel og
interpersonel kontakt:
10
No. 10
Kompleks styring og koordinering
Aktiviteter der både går på tværs af
hierarkiske niveauer og på tværs af
enheder
Styring
Foregår på tværs af
hierarkiske niveauer og er
forbundet via
styringsmekanismer
Koordinering
Koordinering af projekter er fordelt ud på
tværs af enheder og funktioner og er
forbundet via koordineringsmekanismer
11
No. 11
Spørgsmål 3 - Hvordan er aktiviteterne i PPM fordelt på tværs af funktioner
og enheder?
Phase:
Pre selection
Selection
Post selection
Portfolio
selection
Tasks:
Development of
Methodologies
Development of
Strategies
Individual
analysis and
screening
Pre screening
Evaluation
Project
development
12
No. 12
Spørgsmål 3 - Hvordan er aktiviteterne i PPM fordelt på tværs af funktioner
og enheder?
Fordeling af PPM- aktiviteter i Newport
Faser*
Vigtigste elementer i koordinering af
projekter*
Involveret gruppe og produkter
Pre selektion
Udvikling af IT strategi
IT grupper har udviklet IT strategier til
forvaltninger
Udvikling af metode
Central IT gruppe er begyndt på udvikling af
fælles metodologi
Pre screening og analyse
IT projekt team foretager analyse jf.
projektmodellens retningslinjer
Selektion af portefølje
Direktør/IT chef vælger projekter der vurderes at
hæve størst forretningsmæssig værdig
Projekt gennemførsel
IT projekt teams gennemfører projekter efter
projektmodel
Projekt evaluering
IT projekt team foretager en individuel vurdering
af værdiskabelse og erfaringer
Selektion
Post selektion
*Archer and Ghasemzadeh (2007)
13
No. 13
Spørgsmål 4 - Er koordineringsmekanismerne, der forbinder aktiviteterne i
PPM tilstrækkelige?
Er aktiviteterne i PPM inddelt i moduller, der er forbundet af gateways, der gør
relevante, og kun relevante informationer er synlige på tværs af moduler?
Phase:
Pre selection
Selection
Post selection
Portfolio
selection
Tasks:
Development of
Methodologies
Development of
Strategies
Individual
analysis and
screening
Pre screening
Evaluation
Project
development
14
No. 14
Koordineringsmæssige udfordringer:
P8: No systematic
approach to manage
information across units
and subunits
P6: Lack of linking
to operational
level activities
P9: No standardized
processes for submitting IT
project proposals
P10: No centralized IT
project selection
process
P7: Lack of appropriate
change management
strategies
Pre selection
P11:Lack of centralized
follow up process on IT
projects across units and
subunits
Selection
Post selection
Portfolio
selection
Development of
Methodologies
Development of
Strategies
Individual
analysis and
screening
Pre screening
Evaluation
Project
development
15
No. 15
1. Styrings- og koordineringsmekansimer i porteføljeledelse
Kompleks styring og koordinering
Aktiviteter der både går på tværs af
hierarkiske niveauer og på tværs af
enheder
Styring
Foregår på tværs af
hierarkiske niveauer og er
forbundet via
styringsmekanismer
Koordinering
Koordinering af projekter er fordelt ud på
tværs af enheder og funktioner og er
forbundet via koordineringsmekanismer
16
No. 16
Komplekse styrings- og koordineringsmæssige udfordringer
Styringsmæssige
udfordringer
Komplekse udfordringer
Koordineringsmæssige
udfordringer
P12: IT PPM is distributed across
different portfolios and units with
no overall authority
P13: Political and managerial
silos constitute barriers for IT
PPM
P14: No overall coordination of
responses to IT initiatives from the
national level
17
No. 17
Komplekse styrings- og
koordineringsmæssige
udfordringer
P14: No overall coordination of
responses to initiatives from
the national level.
Provides
conditions for
Provides
conditions for
Increases
P 12: IT PPM is distributed
across different portfolios and
units with no overall authority
Provides
conditions for
Styringsmæssige
udfordringer
P1:
Weak
accountability
processes between the political
and administrative organization
Has impact on
P2: Weak accountability
processes between director
level and IT executives
P3: IT projects established
based on incomplete
information about internal
resources
Increases
P13: Political and managerial
silos constitute barriers for IT
PPM
Has impact on
Koordineringsmæssige
udfordringer
P7: Lack of appropriate change
management strategy
Has impact on
Provides an
unexploited
opportunity
P8: No systematic approach to
manage IT project information
across units and subunits
P6: Lack of linking to
operational level activities
Provides
conditions for
Has impact on
Has impact on
P9: No standardized process for
submitting IT projects proposals
Provides
conditions for
Has impact on
P10: No centralized IT project
selection process
Provides
conditions for
P4:Lack of operational goals to
hold IT projects accountable
P5: No account of actual IT
project costs
P11: Lack of centralized follow
18
up on IT projects
Mulige løsning på styringsmæssige udfordringer fra Hansen and
Kræmmergaard (2013)
19
No. 19
Mulig løsning på koordineringsmæssige udfordringer fra Hansen and
Mengiste (2012)
20
No. 20
Mulig løsning på komplekse problemer
21
No. 21
The poli cal level
Town Council
Aldermen
Commi ees
Mayor
Alder
man
Alder
man
Alder
man
Alder
man
Alder
man
Alder
man
Magistrat
T&E
F&E
E&D
S&C
H&SD
U.C
Director
Director
Director
Director
Director
Director
Director
Central Unit
Unit
Unit
Unit
Unit
Unit
Unit
Central Unit
IT executive
IT executive
IT executive
IT executive
IT executive
IT executive
IT executive
The administra ve
level
Directors
Units
IT departments
Subunits
Local Government of Newport
22
No. 22
De fire spørgsmål angående styrings- og koordineringsmæssige
udfordringer.
• Spørgsmål 1 - Hvilke hierarkiske niveauer er de vigtigste i PPM?
• Spørgsmål 2 - Er de styringsmekanismerne, der forbinder disse hierarkiske
tilstrækkelige?
• Spørgsmål 3 - Hvordan er aktiviteterne i PPM fordelt på tværs af
funktioner og enheder?
• Spørgsmål 4 - Er koordineringsmekanismerne, der forbinder aktiviteterne i
PPM tilstrækkelige?
Resultatet kan opsummeret med en enkel figur, der viser sammenhæng
mellem problemer og problemområder
23
No. 23
Tre centrale figurer
24
No. 24