Transcript Media:111011 OPA Workshop Unterlagen TN 02 - Wiki

[OPA] WORKSHOP
am 18.10.2011 in Wien
© by XIMES, Wien, 24.05.2010
Mag. Ruth Siglär und Mag. Werner Marschitz
Inhalte
09:30-09:45
Begrüßung & Klären der Inhalte
09:45-10:30
Planen mit Jahresarbeitszeit
10:30-12:30
Übungen & Besprechung
12:30-13:30
Mittagessen
13:30-14:15
Finden von optimalen Abdeckungen
14:15-16:30
Übungen & Besprechung
16:30-17:00
Abschluss, Ausblick und gemütlicher Ausklang
Überblick
Der OPA bietet 2 Varianten, um über Wochen schwankende Modelle zu berechnen:
• Jahresplanung Allgemein im Baukasten Allgemein
Empfiehlt sich, wenn ...
... es eine zB alle 2 Wochen wiederkehrende Schwankung gibt (zB jeden zweiten Donnerstag wird
eine Wartung gefahren; die Nachtbereitschaft wird wochenweise zwischen 2 Abteilungen aufgeteilt).
... Phasen mit unterschiedlichen Auslastungen im Jahr bekannt sind, aber die Lage nicht bestimmt
werden kann und daher eine erste Abschätzung des Jahresvolumen ausreichend ist.
• Jahresplanung Detail im Baukasten Jahresplanung
Empfiehlt sich, wenn ...
... Feiertage/Betriebsurlaube/Stillstände exakt geplant werden sollen (zB ist an Feiertagen eine
reduzierte Besetzung wie am Sonntag einzuteilen).
... Phasen mit unterschiedlichen Auslastungen im Jahr bekannt sind und die Zuordnung auf
Kalenderwochen mit einer hohen Wahrscheinlichkeit eintreffen wird.
Benötigte Bausteine für Jahresplanung Allgemein
Hier brauchen
Sie den Baustein
„Personal“!
Bausteine für Jahresplanung Detail - I
Im Baukasten zur
Jahresplanung Detail
gibt es 3 Bausteine.
Bausteine für Jahresplanung Detail - II
Schichtmodelle, die sich
in einem Bereich
abwechseln, definieren.
INDUSTRIE: In der Regel
kann mit Adaptationen
der Standardschichtmodelle gearbeitet
werden.
ACHTUNG: Für Feiertage bitte eigene Schichtsysteme definieren! Das
Programm nimmt dann für zB den Feiertag am Donnerstag die
eingetragenen Werte.
SOZIAL- und GESUNDHEITSWESEN/DIENSTLEISTUNG: Das Industrie
Standardmodell löschen
und über den Knopf
„Neu“ die gewünschten
Schichtmodelle
„hineinspielen“.
Anlegen (neuer) Schichtmodelle – I
Zuerst die Industrie
Standardschichtmodelle
löschen. Dann über den
Button „Neu“ das erste
Schichtsystem auswählen
und diesem einen
eindeutigen Namen
geben.
Diesen Schritt
wiederholen Sie so oft,
bis alle „Phasen“ als
Schichtsystem angelegt
sind.
Bausteine für Jahresplanung Detail - III
Hier werden folgende Zahlen ausgerechnet:
• Zeitkonto Standard
o Netto (in Stunden) = Summe der zu leistenden Stunden inkl. Feiertagsentgelt (über alle Personen)
o Abwesenheit (in Stunden) = Netto (in Stunden) * (Abwesenheitsfaktor – 1)
• Zeitkonto Feiertag
o Netto (in Stunden) = Summe der an Feiertagen zu arbeitenden Stunden (über alle Personen)
o Abwesenheit (in Stunden) = Netto (in Stunden) * (Abwesenheitsfaktor – 1)
• Zeitkonto Gesamt = Zeitkonto Standard + Zeitkonto Feiertag
• Arbeitsstunden, die dem Unternehmen an „normalen“ Tagen, Feiertagen sowie in Summe zur Verfügung
stehen.
Inhalte
09:30-09:45
Begrüßung & Klären der Inhalte
09:45-10:30
Planen mit Jahresarbeitszeit
10:30-12:30
Übungen & Besprechung
12:30-13:30
Mittagessen
13:30-14:15
Finden von optimalen Abdeckungen
14:15-16:30
Übungen & Besprechung
16:30-17:00
Abschluss, Ausblick und gemütlicher Ausklang
Dienst-/Schichtdesign
Über- und Unterdeckung
• Kostenbewertung
• Risikobewertung
Kriterien zur Länge
• Anzahl der Schichteinsätze/freien Tage pro Woche
• Belastung aus der Schichtlänge
Beginn- und Endzeiten
Übergabe
Anzahl unterschiedlicher Schichten (Übersichtlichkeit)
Wünsche (z.B. bestimmte Teilzeitschichten)
Balance
Was entscheidet über die Qualität der Dienste & Pläne?
• Unter/Überlastung vermeiden – Bedarfsgerechte Planung erfordert spezifische Planung
• Länge der Dienste (Belastung, Lebenssituation)
• Lage der Dienste
6:00 / 7:00 Ende der Nachtdienste/-schichten oder früher/später
• Einsätze pro Woche (hängt auch von Höhe der Arbeitszeit ab)
Deutlich unter 5  guter Plan
5  wird schwierig zu planen und bereits recht dicht
Über 5  sehr schwer planbar und sehr sehr dicht
• Gute Planung & Reserveplanung /-dienste
Reduzierung kurzfristiger Verlängerungen
Reduzierung von Verschiebungen
Vorschau
Strategie zum Suchen der Dienste
•
zT Dienste, die klar sind, eintragen – z.B. Teilzeitkräfte, die fixe Dienste machen
•
Balance:
Abdeckung des Bedarfs
Länge der Dienste - Es geht um Durchschnitt & Spitzen
o Unter ca. 8h Länge im Schnitt führt zu mehr Einsätzen.
o Belastung: Bis 8,5h meist unkritisch; darüber hängt es von Arbeit ab
o Gesetz kann Oberschranken definieren
•
Strategie zum händisch Planen
Beginnen bei Flanken nach oben (= an den Stellen, an denen der nicht abgedeckte Bedarf steigt)
Ende bei passenden Flanken nach unten (= an den Stellen, an denen der nicht abgedeckte Bedarf fällt)
Eher von links nach rechts & wo was glatt rein passt, schon vorher
Baustein Abdeckung
Händische
Festlegung
Generierungscockpit
ODER
Stellschrauben
Know-How
Minimiert nicht Anzahl
der Schichtarten
Evt. händische
Nachbearbeitung
Schaltereinstellungen im OPA – I
Lösungen ohne Unter- und Überdeckung
nur, wenn Schichtlängen von 5 h möglich
Bandbreiten
der
Schichtlängen
Lösungen ohne Unterund Überdeckung, mit 9
h Schichtlänge möglich
Beginn- und
Endzeiten
Lösungen ohne Unter- und Überdeckung
nur, wenn Beginnzeiten zwischen 7:00 bis
9:00 (und Schichtlängen von 8 h bis 10
h) möglich
Schaltereinstellungen im OPA – II
Die Einsatzzahl pro Woche wird in
Bezug zur WAZ optimiert. Sollen
auch kurze Schichten/Dienste
gefunden werden, setzen Sie diese
Gewichtung auf Null!
Über die bevorzugte Schichtlänge
können Sie steuern, ob tendenziell
kürzere oder längere Schichten bzw.
Dienste gefunden werden sollen.
Vergessen Sie nicht, dass die
Zahlen, die über den Button
„Verstecke Gewichte“ angezeigt bzw.
verborgen werden können, den
Algorithmus beeinflussen.
Baustein Abdeckung – Zulässige Schichtlängen I
Die erste Möglichkeit besteht im Definieren von einem weiten Spielraum zwischen Minimum und Maximum. Über
die Länge in der Spalte „optimal“ wird gesteuert, ob tendenziell längere oder kürzere Schichten/Dienste gestaltet
werden sollen, dh, liegt diese Zahl nahe beim Maximum werden eher längere Schichten/Dienste gestaltet.
Nachteil: Etwaige Pausen müssen nachträglich per Hand im Blatt „Abdeckung“ von diesem Baustein eingegeben
werden.
Baustein Abdeckung – Zulässige Schichtlängen II
Die zweite Möglichkeit ist das Definieren eigener Schichttypen, so dass auch die Pause gesetzt werden kann.
Baustein Abdeckung – Fixieren von Schichten
Schichten können fixiert werden.
Die Software optimiert mittels Algorithmus durch das Generieren von Schichten die Abdeckung zum Bedarf.
Gibt es bereits fix eingetragene Schichten, dann wird nur mehr die „Differenz“ zwischen blauer und roter
Kurve optimiert.
Zwei wichtige Gleichungen für Mitarbeiter und Unternehmen
Wollen Sie Änderungen vornehmen?
Diese Gleichungen zeigen Ihnen den rechnerischen
Hintergrund zum Ändern von Schichten, Besetzungsstärken ...
Durchschnittliche Wochenarbeitszeit = Anzahl der Einsätze pro Woche x Durchschnittliche Schichtlänge
Gesamtzahl der gearbeiteten Stunden = Anzahl der Mitarbeiter x Durchschnittliche Wochenarbeitszeit
Dienste
• Dienste hinzufügen oder wegnehmen zusammenfassen/teilen
• Saisonen mit mehr/weniger Diensten
Durchschnitt AZ
•
•
•
•
Teilzeit einführen
Mitarbeiter aufstocken/abbauen
Etwas Urlaub fest einplanen (zB Papier A)
Langzeitkonten
Schichten
•
•
•
•
Schichten verlängern/kürzen
Länge der unbezahlten Pausen ändern
Schichtüberschneidungen kürzen/verlängern
Bei zB Bereitschaftsschichten Anteil der auf
das Zeitkonto anrechenbaren Stunden
verändern
• Österreich: Geldzuschläge in Zeitzuschläge
umwandeln = Deutschland: Faktorisieren
von Zeitzuschlägen
• Geteilte Dienste, um kurze Dienste
zusammen zu fassen