Transcript 5&6
الفصل الخامس الجزء االول األستاذة .خلود عيد اعتبارات التخطيط لتنفيذ النظام كيفية إسهام النظام فى عمل الشركات والمؤسسات. كيفية توافق النظام مع سياسة عمل الشركة أو المؤسسة. المشكالت البشريةالتى يجب أخذها فى االعتبار عند تنفيذ النظام. كيفية نهوض الشركة أو المؤسسة بعملية االنتقال إلى النظام الجديد. االعتبارات البشرية التى يجب االهتمام بها عند تنفيذ النظم األمور المتعلقة بالتدريب. المشكالت المتعلقة بالصحة واألمان. كيفية تعامل المستخدمين مع النظام الجديد بشكل ايجابى. كيفية تعامل النظام الجديد وتأثيرة على انماط العمل الحالية. تحديد ما اذا كانت هناك حاجه الى اعادة تصميم الوظائف من جديد. متطلبات فاعلية حوسبة معلومات الموارد البشرية من أجل الحصول على معلومات دقيقة وكافية في الوقت المناسب يتوجب على المسؤولين عن إدخال الحاسب اآللي في نظم معلومات الموارد البشرية مراعاة بعض المتطلبات و الشروط اإلدارية و الفنية و اإلقتصادية التالية: .1الشروط و المتطلبات اإلدارية: .2الشروط الفنية و اإلقتصادية: متطلبات فاعلية حوسبة معلومات الموارد البشرية .1 الشروط و المتطلبات اإلدارية: الدعم المطلق المادي و المعنوي من اإلدارة العليا إشراك اإلدارات األخرى في اإلعداد و التصميم توحيد مصادر البيانات و تبسيط إجراءات تداولها و تخزينها تحديد احتياجات اإلدارات األخرى و إبرازها تحديد أهداف اإلدارة بشكل واضح إيجاد المناخ المالئم لتطبيق النظام من خالل التثقيف و اإلتصاالت متطلبات فاعلية حوسبة معلومات الموارد البشرية .2الشروط الفنية و اإلقتصادية: تحديد األهداف المطلوبة من استخدام نظام معلومات الموارد البشرية. توفير القدرات الفنية ,و اإلدارية و السلوكية لدى الفريق المكلف بتصميم و تهيئة النظام لإلستخدام. تحديد واضح لتكاليف النظام و تبريره في إطار افوائد المتوقعة من اإلستخدام. توفير وقت كافي لعملية تصميم النظام متطلبات فاعلية حوسبة معلومات الموارد البشرية .2تابع :الشروط الفنية و اإلقتصادية: توفير الكمية المناسبة من البرمجيات من الجهة المصنعة للحاسوب أو من الموردين التأكيد على نظام متكامل للصيانة و السالمة و خصوصية و أمنية المعلومات مراقبة مدخالت البرنامج بدقة من مواقع التحكم المركزية المخصصة التكامل في البيانات (الملفات و الوثائق) من أجل استخدامات أكثرو تكرار اقل في الوقت و الجهد. المتابعة المستمرة من أجل ضمان فعالية النظام مبادئ تصميم نظم معلومات الموارد البشريه الجاذبيه البساطه السرعه التناسق امكانية الوصول تحديث المعلومات العمليه خصوصية نظم المعلومات الموارد البشريه على الرغم من الحسنات التي تم ذكرها لنظم معلومات الموارد البشريه اال انه يوجد بعض السلبيات مثل سوء استخدام المعلومات أوكشفها أو سرقتها. البد من اخذ االعتبارات التاليه بما يخص أمن المعلومات : االعتبارات االداريه أمن مادي أمن المعلومات دورة حياة نموذج ألحد نظم الكمبيوتر اختيار نظام جيد :تشغيل النظام وتطوير السياسات واإلجراءات وتقييم إجراءات تنفيذ النظام وتحديثه بما يواكب التطورات التكنولوجيا المتالحقة و تقييم مدى نجاح تنفيذ النظام من عدمه والدروس المستفادة . مراحل تصميم نظم معلومات الموارد البشرية مراحل التحول من النظام اليدوي إلى النظام المحسوب في نظم معلومات الموارد البشرية: المرحلة األولى :دراسة الجدوى. تشخيص المشكالت و تحديدها بدقة تحديد المعوقات الداخلية و الخارجية المحتمل تأثيرها على النظام اآللي. تحديد األهداف من النظام اآللي تحديد متطلبات التشغيل. القيام بالدراسة و تقديم التقرير األولي مراحل التحول من النظام اليدوي إلى النظام المحسوب في نظم معلومات الموارد البشرية: المرحلة الثانية :التصميم األولي للنظام. عرض تفصيلي مكتوب للصورة المتوقعة من النظام تحديد بدائل األنظمة التي تتوافق مع األهداف و المعوقات تقويم البدائل تقديم التوصيات مراحل التحول من النظام اليدوي إلى النظام المحسوب في نظم معلومات الموارد البشرية: المرحلة الثالثة :الدراسة الهندسية: تحديد المتطلبات الهندسية و الفنية للمكونات المادية للنظام (األجهزة, عمليات التشغيل ,األدوات المساعدة). دراسة أولية عن تحليل التكلفة و الفعالية ألنظمة تصميم الهندسة البديلة. اختيار التصميم (البديل) المناسب. تقديم التوصيات. إذا تمت الموافقة ,يقدم عرضا ً مفصالً بمتطلبات النظام من األفراد. مراحل التحول من النظام اليدوي إلى النظام المحسوب في نظم معلومات الموارد البشرية: المرحلة الرابعة :اختيار النظام ثم التنفيذ: اختبار األنظمة الفرعية اختبار النظام الكلي المقترح لنظم معلومات الموارد البشرية مراحل التحول من النظام اليدوي إلى النظام المحسوب في نظم معلومات الموارد البشرية: المرحلة الخامسة:متابعة و تقيم النظام: قياس األداء تقوييم األداء إجراء التعديالت الضرورية التنفيذ المتابعة المستمرة مجاالت استخدام نظم معلومات الموارد البشرية االستقطاب والتوظيف وتخطيط اإلحتياجات البشرية معايير األداء ,و اإلنتاجية ,و الترقيات و الفصل تخطيط األجور تحليل و تقويم الوظائف تخطيط التقاعد المنافع و الخدمات رصد المهارات تحليل معدل دوران العمل برامج نظم معلومات الموارد البشرية أصبح اآلن في امكان المنظمات أن تشتري برامج جاهزة من معلومات األفراد أو أن تصمم لنفسها البرامج التي تتوافق مع احتياجاتها أو أن تجمع بين الجانبين. النظام المحوسب في بناء معلومات الموارد البشريه الخيار االفضل في ادارة الموارد البشريه يمكن المنظمه من خزن ومعالجة واسترجاع واخراج المعلومات بدقه افضل المرونه تقليل االعمال الورقيه تقليل عدد الموظفين تحسين نوعية القرارات االداريه اختيار البرامج هل نختار البرامج الجاهزة أم تقوم المنظمة بنفسها بإعدادها؟ الجواب وفقا ً إلمكانات المنظمة والمزايا والعيوب لكال الطريقتينن. عملية الشراء تتميز برخص التكلفة وقد ال تلبي كامل احتياجات العمل ،وحاجتها للصيانة ،أو وجود عيوب بها تظهر عند االستخدام.هذا ومن ناحية أخرى فإن إعداد وتفصيل برامج خاصة يتميز بالقدرة على تلبية االحتياجات الفعلية ،ولكن مع ارتفاع التكلفته المالية ،وكذلك الوقت والجهد والخبرة في عملية اإلعداد والتصميم. الفصل السادس الجزء االول نظم المعلومات Information System : يطلق عليها نظم المعلومات عندما تتحول البيانات إلى معلومات وعندما تعتبر جزءا هاما ً من الممارسة اإلدارية والقرار اإلداري، وعند تكامل وترابط هذه المعلومات للوصول إلى األهداف. أمثلة على أنظمة للمعلومات: نظم المعلومات المالية والمحاسبية نظم معلومات االنتاج نظم المعلومات االقتصادية نظم معلومات االتصاالت نظم المعلومات الهندسية نظم المعلومات Information System : يطلق عليها نظم المعلومات عندما تتحول البيانات إلى معلومات وعندما تعتبر جزءا هاما ً من الممارسة اإلدارية والقرار اإلداري، وعند تكامل وترابط هذه المعلومات للوصول إلى األهداف. أمثلة على أنظمة للمعلومات: نظم المعلومات المالية والمحاسبية نظم معلومات االنتاج نظم المعلومات االقتصادية نظم معلومات االتصاالت نظم المعلومات الهندسية نظم المعلومات: Information System وتلعب نظم المعلومات ثالثة أدوار رئيسية في خدمة اإلدارة هي: استقبال البيانات الخام (خارجية أو داخلية)كمدخالت. معالجة البيانات وتحويلها إلى معلومات من خالل إجراء بعض العمليات. إخراج المعلومات الجاهزة لتكون في خدمة اإلدارة نظم المعلومات اإلدارية )Mgt.Info.System(MIS تعددت المفاهيم فكلها تدورحول معلومات منظمة ومرتبة لمتخذي القرار: "هي مجموعة من األنظمة المتكاملة لتقديم معلومات مساندة لعمليات التخطيط والرقابة والتشغيل ،وإدارة اتخاذ القرار اإلداري ،سواء كانت هذه المعلومات تاريخية ،أو حالية أو توقعات مستقبلية ،وسواء كانت من داخل المنظمة او خارجها". " الطريقة المنظمة في تقديم المعلومات لكل مدير في الوقت المناسب وبالصورة التي تساعده على اتخاذ قرار معين". "طريقة منظمة لتوفير معلومات عن الماضي والحاضروالمستقبل تتعلق بالعمليات الداخلية للمنظمة وبيئتها الخارجية". نظم المعلومات اإلدارية )Mgt.Info.System(MIS المعلومات في ظل نظم المعلومات اإلدارية كثيرة ومتشعبة لذلك ال بد وأن تقدم له في صورة مرتبة ومختصرة بحيث يستطيع بحكم الوقت المتاح له أن يتخذ القرار المناسب في الوقت المناسب. حاجة المديرين إلى المعلومات يحتاج المديرون إلى المعلومات التي ترتبط بممارستهم الدائمة والتي تخضع إلشرافهم ورقابتهم المباشرة .فهناك معلومات يمكن السيطرة عليها (معلومات مصدرها داخلي) ولكن هناك معلومات ال تستطيع اإلدارة السيطرة عليها ،وتحتاجها من أجل اتخاذ بعض القرارات الهامة واالستراتيجية. حاجة المديرين إلى المعلومات ظروف السوق ورغبات العمالء وأذواقهم. سياسات المنافسين. الظروف االقتصادية واالجتماعية والسياسة السائدة. التشريعات واألنظمة الحكومية. البيئة التكنولوجية والتطورات المحتملة في إطارها. سوق القوى العاملة ،ومستويات األجور والرواتب السائدة في هذا السوق. المكونات الرئيسيه لنظم معلومات الموارد البشرية إن العناصر األساسية لنظام معلومات الموارد البشرية هي نفسها تقريبا ً العناصر المحددة لنظام المعلومات االدارية و هي : المدخالت: رصد االحداث و تسجيلها في شكل بيانات وحقائق في مختلف الوسائل مثل الملفات,السجالت والنماذج,وتشكيالت الوظائف ومسيرات والرواتب. يتم ادخال بيانات االفراد ضمن نظام معلومات الموارد البشرية. يتم استخدام وسائل ادخال البيانات المختلفة أهمها استخدام الماسح الضوئي في تحويل البيانات الورقية االصلية الى بيانات رقمية والتي قذ تتضمن التوقيع او اي مالحظات قد تكون مكتوبه بخط اليد. المكونات الرئيسيه لنظم معلومات الموارد البشرية تقسم البيانات المدخله الى: البيانات المتعلقه بالموظفين البيانات المتعلقه بالوظائف بيانات اداريه بيانات متعلقه بسوق العمل المكونات الرئيسيه لنظم معلومات الموارد البشرية العمليات :مراجعة وتصنيف وتبويب وتحليل البيانات ومعالجتها.وكما يلي: يتم تخزين وتحديث قاعدة البياناتبالمعلومات الجديدة المدخلة ،حيث تتم بعدها عملية المعالجه والحسابات وتحويلها الى شكل مفهوم. تسجيل ورصد وتخزين البيانات تدقيق ومراجعة وتحديث البيانات تحليل وتفسير البيانات المخرجات :الحصول على المعلومات بصورة سهلة ومفهومة حتى يمكن استخدامها عند اتحاذ القرارات. يتم الحصول على المعلومات المفيدة من خالل وسائل االخراج المناسبة مثل الشاشات والطابعات. المهم في نظام معلومات الموارد البشرية :اعتمادية المعلومات وفائدتها وقابلية تطبيقها ثم بعد ذلك ميكنتها ياستخدام تكنولوجيا المعلومات. المكونات الرئيسيه لنظم معلومات الموارد البشرية التغذية الراجعة :هي معلومات تحمل رسائل و إرشادات عن كيفية سير العمليات حيث توضح كيفية سير النظام و مدى تطابق إنجازاته و مخرجاته مع الخطط. التحكم :و هو الجزء الخاص بالتحكم و السطرة على سير الخطوات كما هو مرسوم لها و ينبه عند حدوث أي عطل أو ثغرة أو خطأفي مخرجات البرنامج أو في توظيف البيانات المدخلة. الذاكرة :وهي الوعاء الذي تختزن فيه مخرجات و مدخالت النظام أي أنه ذاكرة النظام .مثل :الوعاء الورقي ,الوعاء الفلمي المصغر ,األشرطة الممغنطة و األقراص الضوئية. كيفية تطوير نظم معلومات الموارد البشرية تنفيذ التدريب بشكل اسرع تحسين العالقات بين القطاعات الوظيفية المختلفه. تحسين الخدمات المقدمه للعمالء المرونه واالستجابه بشكل افضل لمتطلبات السوق اكتساب قدرات تميزه عن االخرين الفصل السادس الجزء الثاني وضع استراتيجية لتنفيذ نظام اإلدارة اإللكترونية البشرية ويتوقف تنفيذ النظام على الحلول البرمجية المراد تقديمها ولكن هناك بعض النقاط العامة التى يجب أخذها فى االعتبار مثل: .1تحديد ما إذا كان سيقوم بتطوير النظام القائم أم اإلضافة إليه أم البدء فى تنفيذ نظام جديد. .2استخدام تطبيق متكامل أم اختيار أفضل التطبيقات على اإلطالق: من خالل نظم تخطيط موارد المشروعات. .3كيفية اختيار المورد: وضع استراتيجية لتنفيذ نظام اإلدارة اإللكترونية البشرية أ -تحديد االحتياجات المطلوبة بوضوح. ب -اختيار المورد المناسب لميزانية الشركة أم المؤسسة. جـ -اختيار التطبيق. شراء النظام من المورد المفضل. طلب قائمة بأسماء العمالء الذين يستخدمون هذا النظام. تحديد الخدمات التى سيقدمها المورد. -تحديد خدمات ما بعد البيع التى سيقدمها المورد. وضع استراتيجية لتنفيذ نظام اإلدارة اإللكترونية البشرية -4تحديد ما إذا كان سيتم شراء النظام أم تأجيره. -5اإلجراءات التى يمكن اتباعها لتأمين النظام. أ-كلمات المرور. ب -التوقيعات الرقمية. جـ -نظام التأمين :حماية الشركات والمؤسسات من الدخالء. تنفيذ نظم تكنولوجيا المعلومات أسباب فشل تنفيذ النظام: بسبب عدم االهتمام بالنواحى المالية والتنظيمية والعوامل الفنية على النحو الكافى. العوامل المؤثره في مدى اسهام النظام في سياق العمل بالمؤسسات والشركات التكلفه والعائد توافق النظام مع استراتيجية المؤسسه ثبوت نجاح تنفيذ النظام في المستقبل