Transcript مدیریت سبد پروژه ها (Portfolio Management)

Portfolio Management
By Nikta Shadmehri
‫مقدمه‬
‫‪‬مدیریت سبد پروژه ها چیست‬
‫‪‬چرا مدیریت سبد پروژه ها مهم است‬
‫‪‬انواع مدیریت سبد پروژه ها‬
‫‪‬مدیریت سبد پروژه ها شامل چه قسمت هاییست؟‬
‫‪‬فاز های مدیریت سبد پروژه ها‬
‫‪‬فرایند مدیریت سبد پروژ ه ها‬
‫‪‬تفاوت های مدیریت پروژه و مدیریت سبد پروژ ه ها‬
‫‪‬چرخه عمر مدیریت سبد پروژه ها‬
‫‪ ‬رشد مدیریت سبد پروژ ه ها(سطوح مدیریت سبد پروژه ها)‬
‫‪ ‬عوامل موفقیت مدیریت سبد پروژ ه ها‬
‫‪ ‬عوامل عدم کارایی مدیریت سبد پروژه ها‬
‫‪ ‬ابزار های مدیریت سبد پروژ ه ها‬
‫‪ ‬مدیریت سبد پروژه ها در سازمان ها مراحل و مسئولیت ها‬
‫‪ ‬سبد سیستم های اطالعاتی مراحل ایجاد ان‬
‫مدیریت سبد پروژه ها چیست؟‬
‫مديريت پورتفوليو‬
‫‪:‬‬
‫مدیریت متمركز یك یا چند پورتفولیو است و شناسایي‪ ،‬اولویتبندي‪،‬‬
‫تصویب‪ ،‬مدیریت و كنترل پروژهها‪ ،‬طرحها و سایر امور مرتبط را‬
‫به منظور دستیابي به اهداف استراتژیك تجاري در بر ميگیرد‪.‬‬
‫مدیریت فرایند ها و پروژه از طریق مجموعه ای از روش ها و‬
‫رویه ها که به طور استراتژیک بر ارزش افرینی برای سازمان‬
‫متمرکز است )‪(CIO, 2008‬‬
‫سبد پروژه ( ‪( Portfolio‬‬
‫پورتفوليو (سبد پروژهها)‪:‬‬
‫مجموعهاي از پروژهها‪ ،‬برنامهها و ساير كارهايي است كه به منظور‬
‫تسهيل مديريت مؤثر آنها براي دستيابي به اهداف كالن واستراتژيك‬
‫گروهبندي ميشود‪.‬‬
‫چرا مدیریت سبد پروژه ها مهم است؟‬
‫‪ ‬از بعد اقتصادی باعث حداکتر نمودن برگشت سرمایه می شود و بهره وری را در‬
‫سازمان افزایش می دهد‬
‫‪ ‬با افزایش راندمان باعث باقی ماندن در موقعیت های تجاری می شود یعنی افزایش‬
‫فروش و یا شراکت در بازار‬
‫‪ ‬مدیریت اثر بخش منابع که باعث تمرکز منابع می شود نه در‬
‫یک یا چند پروژه بلکه در کل پروژه ها‬
‫‪ ‬باعث موازنه استراتژیک در پروژه های بلند مدت و کوتاه‬
‫مدت می شود و درک صحیحی از پروژه ها ایجاد می نماید‬
‫‪ ‬بهترین اولویت بندی و انتخاب پروژه ها را باعث می شود‬
‫‪ ‬بهبود ارتباطات و همراستایی کسب وکا رو فناوری اطالعات‬
‫انواع مدیریت سبد پروژه ها‬
‫‪ ‬تمرکز بر مدیریت تجاری‬
‫‪ ‬تمرکز بر مدیریت منابع(مدیریت عمومی)‬
‫‪ ‬تمرکز بر مدیریت پروژه‬
‫مدیریت سبد پروژه ها شامل چه قسمت هاییست‬
‫استراتژی ها‬
‫اهداف شرکت و‬
‫ِ‬
‫‪Strategic‬‬
‫‪Indices‬‬
‫‪Financial‬‬
‫‪Indices‬‬
‫‪Funding‬‬
‫‪Category‬‬
‫‪Constraint‬‬
‫مدمدیریت سبد پروژ ه ها‬
‫برنامه ها و پروژه ها‬
‫فاز ها ی مدیریت سبد پروژه ها‬
‫تعیین لیست پروژه هایی که در رسیدن سازمان به اهدافش کمک می نمایند‬
‫موازنه سبد پروژه ها از طریق طبقه بندی انها با شاخص های مشخص‬
‫اولویت بندی‬
‫تحلیل عملکرد پروژه ها و تعیین بهبود های انجام شده و پی گیری پیشرفت ها‬
‫دوباره مرور کردن و دوباره برنامه ریزی کردن‬
‫‪.‬‬
‫اولویت بندی‬
‫استراتژیک دارای بیشترین اهمیت هستند‬
‫‪ ‬شناسایی پروژه هایی که از نظر‬
‫ِ‬
‫‪ ‬اولویت یک‪ :‬پروژه هایی که حیات و بقای سیستم بدون پیاده سازی انها به‬
‫خطر می افتد‬
‫‪ ‬اولویت دو‪ :‬پروژه هایی که بدون اجرای انها نیز سیستم می تواند به کار‬
‫خود ادامه دهد اما اجرای انها در اسرع وقت قویا توصیه می شود‬
‫‪ ‬اولویت سه‪ :‬پروژه هایی که اجرای انها به نفع سازمان است اما بدون‬
‫انها نیز سازمان می تواند به کا رخود به گونه قابل قبولی ادامه دهد‬
‫فرایند پیاده سازی مدیریت سبد پروژه‬
‫‪Manage the implementation of Project Portfolio‬‬
‫‪Management just like that of a project‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫شناسایی چشم انداز و حامیان سبد پروژه‬
‫ایجاد یک تیم یکپارچه که به بخش های کلیدی کسب و کار اشراف‬
‫داشته باشند‬
‫جلسه شروع (کیک اف)‬
‫ارزیابی بلوغ سازمانی‬
‫جمع اوری اطالعات اساسی اولیه‬
‫اماده سازی چارتر مدیریت پورتفولیو‬
‫فرایند پیاده سازی مدیریت سبد پروژه‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫تعیین مسئولیت ها و نقش ها‬
‫انتخاب و به کار گماری مدیر پورتفولیو‬
‫ایجاد ‪WBS‬برای مدیریت پورتفولیو‬
‫ایجاد برنامه مدیریت پورتفولیو‬
‫تحلیل و شناسایی کلیه ذی نفعان‬
‫ایجاد برنامه مدیریت ارتباطات و توزیع‬
‫برنامه مدیریت پورتفولیو‬
‫برگزاری جلسه جهت گیری مدیریت پورتفولیو‬
‫تفاوت های مدیریت پروژه و مدیریت سبد پروژه ها‬
‫چرخه عمر مدیریت سبد پروژه ها‬
‫سطوح مدیریت سبد پروژه ها‬





Level 1 If a formalized project portfolio management unit
exists in the enterprise, it is very modest and not very
sophisticated.
Level 2The PPM unit will develop some standard processes
and practices for PPM.This unit will probably handle project
prioritization processes, cross-project critical processes, and
PPM practice across the entire enterprise
Level 3The PPM unit will establish and monitor use of a
complete project portfolio management methodology. Extensive
training will be provided to all personnel who would be
involved in this process.
. Level 4The PPM unit will promote the use of a
comprehensive, and possibly singular, portfolio management
system across the enterprise. PPM will be fully integrated into
business processes as part of the adoption of the managementby-projects concept.
Level 5The PPM unit will monitor the enterprises portfolio,
which will probably be running at peak efficiency, for
opportunities to recommend continuous improvements in
models, indices, processes, and procedures.
‫‪ 4‬سطح بلوغ مدیریت سبد پروژه‬
‫‪ ‬غیر برنامه ریزی شده(‪(Ad-hoc‬‬
‫‪ ‬غیر رسمی ‪ ،‬غیر منسجم و بدون مدیریت‬
‫‪ ‬تعیین شده(‪(Defined‬‬
‫‪ ‬تعیین لیست پروژه ها‬
‫‪ ‬مدیریت شده(‪)Managed‬‬
‫‪ ‬پروژه ها مورد ارزیابی قرار گرفته و اولویت بندی می شوند‬
‫‪ ‬استفاده از معیار های مالی و استراتژیک‬
‫‪ ‬ارزیابی و بررسی مرتب و طبق برنامه‬
‫‪ ‬یکپارچه شده(‪(Synchronized‬‬
‫‪ ‬ارزیابی های متناوب بر اساس معییار های چند گانه استفداه از کارت متوازن امتیاز دهی یا‬
‫داشبورد ها‬
‫‪ ‬مستند سازی دانش بدست امده از اجرای پروژه ها بعد و در حین انجام پروژه ها‬
PPM Stakeholders
Integrate Project teams
Review Board
Members
Executive
Managers
Sponsors
EPMO
Functional
Managers
Portfolio manager
Program managers
Program managers
Project
team members
‫عوامل موفقیت مدیریت سبد پروژ ه ها‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫توانایی سازمانی در نظارت و استاندارد بودن رویه ها‬
‫مدیریت های ارشد سازمان از اهمیت مدیریت سبد پروژه ها مطلع باشند‬
‫تمایل و رضایتمندی در الیه های مدیریت سازمان‬
‫وجود سیستم ارتباطی سریع و برخط در کل محیط سازمان‬
‫عوامل عدم کارایی مدیریت سبد پروژه ها‬
‫‪ ‬مقاومت تیم های پروژه در گزارش دهی صحیح و منظم‬
‫‪ ‬عدم رضایت مدیران پروژه ها در ارجاع اولویت بندی در بین کل‬
‫پروژ ه ها‬
‫‪ ‬مشکل تخصیص منابع کلیدی با توجه به جغرافیا و توزیع نیروی‬
‫انسانی‬
‫ابزار های مدیریت سبد پروژ ه ها‬
NPV(Net present value) 
‫ارزش خالص فعلی با محدودیت در استفداه از منابع و بکارگیری صحیح از انها ر امی‬
‫توان نام برد در صورتی که پروژه ها دارای باالترین ارزش خالص فعلی مثبت باشند‬
‫انتخاب می شوند‬
ECV(Expected Commercial Value) •
‫• ارزش تجاری مورد انتظار این روش درخت تصمیم گیری هم نامیده می شود و می‬
‫توان ریسک را بدست اورد‬
•Project planning
•Project Finance
•Risk Management
•Changes Management
•Quality assurance
Project Office
•Knowledge sharing
•Business Case
Preparation
•Technology incubation
Center of Excellent
/ Internal
Consulting
•Project oversight
•Governance management
•Dashboard and
Reporting
•Collaborations
Program / Portfolio
Office
•Drive strategic
application decision in
support an overall
rationalization effort
• Asset management
Application
Portfolio
Management
Infrastructure
Portfolio
Management
ECV (Expected Commercial Value)
‫نمودار بالونی‬
‫‪Dashboards‬‬
‫‪ ‬داشبورد ها کلیه پروژه ها و برنامه های در حال اجرا در کنار یکدیگر‬
‫نشان می دهند به طوری که میزان پیشرفت هر یک از پروژه ها قابل‬
‫مشاهده و مقایسه با بقیه پروژه ها باشد‬
‫‪ o‬نمودار های نمایشگر ارزش افزوده و ریسک های پیش رو‬
‫‪ o‬منابع درگیر در هر یک از پروژه ها‬
‫‪ o‬هزینه های انجام شده مربوط به سبد پروژه ها‬
Organizational application
 Global 2000 company study
 Half start PPM
 High program failure rate
 Modest efficiency gains
Implementation Failure
Success
Failure
Cost Reduction
Reduction
What PPM Tools Must Deliver
Partial List Of Portfolio Management Solution Vendors
Forrester Wave™: Project Portfolio Management Tools, Q4 ’07
December 2007 “The Forrester Wave™: Project Portfolio Management Tools, Q4 2007”
‫سبد سیستمهای اطالعاتی‬
‫مجموعه ای است از برنامه ها و سیستمهای کامپیوتری مورد نیاز‬
‫سازمان‪ ،‬که واحد فناوری اطالعات تهیه نموده است‪.‬‬
‫مدل چهار مرحله ای ‪IT/ISP‬‬
‫مدل چهار مرحله ای برنامه ریزی فناوری اطالعات‪ ،‬زیر ساخت توسعه سبد‬
‫سیستمهای اطالعاتی سازمان است که به نحو مناسبی با استراتژیهای سازمانی‪ ،‬همسو‬
‫شده و توان ایجاد مزیت رقابتی برای سازمان را دارد‪.‬‬
‫‪:Strategic IT planning ‬‬
‫ایجاد ارتباط بین برنامه ریزی استراتژیک سازمان و برنامه ‪ IT‬سازمان‬
‫‪:Information requirements analysis ‬‬
‫شناخت نیازهای اساسی سیستمی سازمان به منظور توسعه معماری اطالعات استراتژیک‬
‫‪:Resource allocation ‬‬
‫تخصیص همزمان منابع توسعه برنامه های ‪ IT‬و منابع عملیاتی‬
‫‪:Project planning ‬‬
‫طراحی برنامه اجرایي توسعه سیستمهای طراحی شده و تخصیص منابع الزم برای توسعه این‬
‫سیستمها‬
‫‪ ،IT/ISP‬مرحله اول‬
‫•تهیه ‪ Application portfolio‬متناسب با نیازها و استراتژیهای سازمانی از مراحل مهم‬
‫این بخش است‪.‬‬
‫•جستجو برای ‪ SIS‬های مناسب سازمان یکی دیگر از بخش های این مرحله است‪ .‬که خود‬
‫شامل ارزیابی محیط سازمان و اهداف و استراتژیهای بلند مدت سازمان است‪.‬‬
‫‪‬‬
‫همسویي برنامه ریزی فناوری اطالعات با برنامه های سازمانی‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫مهمترین وظیفه ‪ ،IT/ISP‬شناسایي سیستمهای اطالعاتی است که به بهترین وجه‬
‫ممکن با اهداف و اولویتهای سازمانی هماهنگ باشند‪.‬‬
‫تجزیه و تحلیل محیط خارجی و محیط داخلی سازمان و ارتباط هر دوی آنها با‬
‫فناوری اطالعات را همسویي گویند‪.‬‬
‫همسویي بحث بسيار پيچيده ای است که همزمان با پيچيدگيهای سازمان‪،‬‬
‫پيچيده تر می شود‪.‬‬
‫‪،IT/ISP‬مرحله دوم‬
‫تجزیه و تحليل نيازهای اطالعاتی‪:‬‬
‫بررسی نيازهای اطالعاتی هر یک از کاربران و ارتباط این نيازها با کار آنها می باشد‪.‬‬
‫هدف این مرحله‪ ،‬اطمينان از این موضوع است که سيستمهای اطالعاتی‪ ،‬شبکه ها و‬
‫پایگاههای داده ای مربوطه‪ ،‬می توانند به نحو مناسبی برای دست یابی به اهداف مرحله‬
‫قبلی‪ ،‬یکپارچه شوند؟‬
‫‪ ‬در این مرحله است که تجزیه و تحلیلی جامع از تمامی زیر ساختهای‬
‫اطالعاتی سازمان از جمله داده های موجود‪ ،‬فرایندها‪ ،‬شبکه های داخلی و‬
‫خارجی سازمان و ‪ ...‬صورت می گیرد‪.‬‬
‫‪ ‬شناسایي سیستمهایي که بیشترین ارزش را برای سازمان دارند (از لحاظ‬
‫درامد زایي) در این مرحله صورت می پذیرد‪.‬‬
‫‪ ‬تدوین و طراحی معماری معماری اطالعات سازمان در این مرحله انجام می‬
‫شود‬
‫‪،IT/ISP‬مرحله سوم‬
‫تخصيص منابع‪:‬‬
‫برنامه ریزی توسعه منابع ‪ IT‬از جمله سخت افزار‪ ،‬نرم افزار‪ ،‬شبکه های ارتباطی‪ ،‬نیروی‬
‫انسانی و منابع مالی مورد نیاز برای دست یابی به طرح کالن فناوری اطالعات سازمان که‬
‫در مراحل قبل طراحی شده است‪ ،‬در این مرحله انجام می شود‪.‬‬
‫‪‬‬
‫تخصیص منابع فرایندی بسیار مشکل‪ ،‬پیچیده و سیاسی است‪.‬‬
‫در این مرحله رقابت زیادی بین واحدهای مختلف سازمان‬
‫برای جذب منابع محدود سازمانی انجام می شود‪.‬‬
‫‪‬‬
‫یکی از بحثهای مهم و مطرح در این زمینه استفاده از منابع‬
‫خارج از سازمان است‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫مشاوره‬
‫‪ASP‬‬
‫و‪...‬‬
‫‪،IT/ISP‬مرحله چهارم‬
‫برنامه ریزی پروژه‪:‬‬
‫تهیه چهارچوبی جامع برای پیاده سازی طرحهای تهیه شده در مراحل‬
‫قبلی با زمان بندی مشخص‪.‬‬
‫در این مرحله برنامه کاری مشاوران‪ ،‬پیمانکاران و سایر منابع خارجی‬
‫سازمان بررسی و انطباق آنها با برنامه های سازمانی مورد ارزیابی‬
‫قرار می گیرد‪.‬‬
‫ابزارهای مختلفی برای کنترل پروژه های فناوری اطالعات‬
‫و ارتباطات وجود دارد‪:‬‬
‫‪‬‬
‫‪‬‬
‫‪PERT & CPM‬‬
‫‪Gantt Charts‬‬
‫هم راستایی سیستم های اطالعاتی ‪،‬تکنولوژی‬
‫اطالعات و کسب وکار‬
‫‪ ‬مدیریت سبد پروژه های‪ IT‬اغلب جهت دهنده توسعه های مربوط‬
‫به زیر ساخت ‪ IT‬را نیز می باشد‪.‬‬
‫‪ ‬کسب وکار‬
‫‪ ‬سیستم های اطالعاتی‬
‫‪ ‬نرم افزار های کاربردی‬
‫‪ ‬از دید سیستماتیک سبد اتنخابی سیستم های اطالعاتی باید با اهداف استراتژیک‬
‫و کلی سازمان همسو بوده و با توجه به زیر ساخت های موجود وقابل دستیابی‬
‫سازمان باشند وکسبو کار های استراتژیک سازمان را پشتیبانی نمایند‬
So What?
"PPM forces IT and businesspeople to talk about investments from a
business perspective," reports Datz(2003) .
‫منابع‬
‫‪-1 ‬مدرس یزدی‪ ،‬محمد (‪،)1384‬مدیریت سبد پروژه ها عامل افزایش بهره وری در شرکت های چند‬
‫پروژه ای‪،‬دومین کنفرانس بین المللی مدیریت پروژه ایران‪،‬اسفند‪www.iipmc.com.1384‬‬
‫‪ -2 ‬فراهانی‪،‬مجید‪،‬کیامهر‪،‬مهدی(‪،)1385‬ترجمه استاندارد مدیریت پروژه‪،‬تهران‪،‬انتشارات آریانا‬
‫‪ ‬اشکذری‪،‬سیدجالل الدین(‪،)1384‬سیستم مدیریت سبد پروژه‪،‬مفاهیم و مبانی رویکرد‪،‬دومین کنفرانس بین‬
‫المللی مدیریت پروژه‪،‬اسفند ‪1384‬‬
‫‪http://pmihealthcare.org‬‬
‫‪‬‬
‫‪Berkshire Consultancy Limited. (2006). Project portfolio management: The issues,‬‬
‫‪challenges, business opportunities, and future‬‬
‫‪trends.http://hosteddocs.ittoolbox.com/SR12.29.06.pdf‬‬
‫‪‬‬
‫‪Datz, T. (2003). Portfolio management done right.‬‬
‫‪http://www.cio.com/article/31864/Portfolio_Management_Done_Right?page=6‬‬
‫‪‬‬
‫‪.‬‬
‫منابع‬
THANKS FOR YOUR ATTENTION