Transcript صندوق الصادر - عمادة تقنية المعلومات

‫عمادة تقنية المعلومات‬
‫ادارة الدعم الفني االقسام النسائية‬
‫‪1‬‬
‫ محتوى العرض ‪:‬‬‫‪1‬‬
‫• التعريف بالمراسل االلكتروني ‪.‬‬
‫‪2‬‬
‫• مهام نظام المراسل االلكتروني للموظف ‪.‬‬
‫‪3‬‬
‫• طلب الخدمة ‪.‬‬
‫‪4‬‬
‫‪2‬‬
‫• التعريف بالخدمات االلكترونية لعمادة تقنية المعلومات ‪.‬‬
‫• شاشات النظام ‪.‬‬
‫أوالا‪ :‬الخدمات االلكترونية ‪:‬‬
‫ عن طريق موقع العمادة ‪:‬‬‫‪www.it.qu.edu.sa‬‬
‫‪3‬‬
‫ عن طريق موقع الجامعة ‪:‬‬‫‪www.qu.edu.sa‬‬
‫ثانيا ا ‪ :‬التعريف بالنظام ‪:‬‬
‫‪ -‬نظام المراسل االلكتروني ‪:‬‬
‫هو برنامج يقوم فيه بتحويل المعامالت الورقية داخل الجامعة الى معامالت إلكترونية كإرسال واستقبال وإحالة معامالت‬
‫وطباعتها وتفريغ الخزن‪ ،‬وسيتم ذكر جميع البرامج الفرعية لذلك البرنامج تباعا ً ‪.‬‬
‫ الفئات المستهدفة ‪:‬‬‫ الموظف ‪ :‬يشمل ( العميد ‪،‬والوكيل ‪ ،‬ومدير اإلدارة‪ ،‬والموظف العادي )‪.‬‬‫ موظف االتصاالت اإلدارية ‪ :‬يشمل ( موظف الصادر ‪،‬وموظف الوارد )‪.‬‬‫‪ -‬مدير النظام ‪ :‬وهو المشرف على نظام المراسل اإللكتروني بالجهة ‪.‬‬
‫‪4‬‬
‫الموظف المشرف على النظام بالجهة يحتوي على‪:‬‬
‫‪ -‬مهام المراسل االلكتروني‪:‬‬
‫العميد‪/‬الوكيل‪/‬المدير يحتوي على‪:‬‬
‫•‬
‫الموظف العادي يحتوي على‪:‬‬
‫•‬
‫تنقسم مهام‬
‫نظام المراسل‬
‫اإللكتروني‬
‫حسب‬
‫وظيفة الموظف‬
‫البــريد ‪:‬‬
‫ صندوق الوارد‪.‬‬‫ صندوق الصادر‪.‬‬‫‪ -‬انشاء معاملة داخلية‪.‬‬
‫•‬
‫األرشيف‪:‬‬
‫•‬
‫ أرشفة المستندات‪.‬‬‫•‬
‫اإلعدادت ‪:‬‬
‫‪ -‬بياناتي ‪.‬‬
‫•‬
‫البــريد ‪:‬‬
‫•‬
‫البــريد ‪:‬‬
‫‪ -‬صندوق الصادر‪.‬‬
‫‪ -‬صندوق الوارد‪.‬‬
‫‪ -‬صندوق الوارد‪.‬‬
‫‪ -‬صندوق الصادر‪.‬‬
‫‪ -‬صندوق الصادر‪.‬‬
‫‪ -‬انشاء معاملة داخلية‪.‬‬
‫‪ -‬انشاء معاملة داخلية‪.‬‬
‫‪ -‬انشاء وارد خارجي‪.‬‬
‫‪ -‬بريد للحفظ ‪.‬‬
‫‪ -‬انشاء معاملة داخلية‪.‬‬
‫‪ -‬تقارير المعامالت‪.‬‬
‫‪ -‬بريد للحفظ ‪.‬‬
‫‪ -‬تقارير المعامالت‪.‬‬
‫األرشيف‪:‬‬
‫‪ -‬تصدير للجهات‪.‬‬
‫‪ -‬كشوف البريد‪.‬‬
‫‪ -‬البحث‪.‬‬
‫‪ -‬وارد جهات الكترونية‪.‬‬
‫‪ -‬أرشفة المستندات‪.‬‬
‫‪ -‬تقارير المعامالت‪.‬‬
‫المتابعة ‪:‬‬
‫•‬
‫‪ -‬تصدير للجهات‪.‬‬
‫‪ -‬وارد جهات الكترونية‪.‬‬
‫•‬
‫األرشيف‪:‬‬
‫‪ -‬تعديل معاملة‪.‬‬
‫ تعديل معاملة‪.‬‬‫ أرشفة المستندات‪.‬‬‫•‬
‫•‬
‫ إدارة المستخدمين‪.‬‬‫•‬
‫‪ -‬اعدادا البريد‪.‬‬
‫اإلعدادت ‪:‬‬
‫‪ -‬بياناتي‪.‬‬
‫اإلعدادت ‪:‬‬
‫‪ -‬بياناتي‪.‬‬
‫لوحة التحكم‪:‬‬
‫‪ -‬إدارة المهام‪.‬‬
‫‪ -‬أرشفة المستندات‪.‬‬
‫‪ -‬بياناتي ‪.‬‬
‫األرشيف‪:‬‬
‫‪ -‬البحث ‪.‬‬
‫‪ -‬البحث ‪.‬‬
‫اإلعدادت ‪:‬‬
‫‪ -‬اعدادا البريد‪.‬‬
‫‪ -‬بريد للحفظ ‪.‬‬
‫‪ -‬كشوف البريد‪.‬‬
‫ البريد‪( .‬المعامالت)‬‫•‬
‫‪ -‬صندوق الوارد‪.‬‬
‫‪ -‬انشاء وارد خارجي‪.‬‬
‫‪ -‬المستخدمين‪( .‬الموظفين)‬
‫‪ -‬اعدادا البريد‪.‬‬
‫موظف االتصاالت يحتوي على‪:‬‬
‫•‬
‫البــريد ‪:‬‬
‫ اعدادا البريد‪.‬‬‫•‬
‫شؤون الموظفين ‪:‬‬
‫ الوظائف‪.‬‬‫‪ -‬الموظفين‪.‬‬
‫‪5‬‬
‫ ثالثا ا ‪ :‬طلب الخدمة ‪:‬‬‫‪ ‬طريقة الدخول على نظام المراسل االلكتروني للجهات ‪:‬‬
‫‪ ‬إما عن طريق الرابط المباشر للنظام ‪:‬‬
‫‪https://ework.qu.edu.sa/‬‬
‫‪6‬‬
‫‪ ‬أو عن طريق موقع الجامعة – روابط سريعة‬
‫ثم اختيار المراسل اإللكتروني‬
‫‪7‬‬
‫‪ ‬أو عن طريقة الدخول على الخدمات اإللكترونية بموقع الجامعة – منسوبو الجامعة‬
‫ثم اختيار المراسل االلكتروني ‪:‬‬
‫‪8‬‬
‫رابعا ا ‪ :‬شاشات النظام ‪:‬‬‫‪ ‬الشاشة الدخول‬
‫على نظام املراسل اإللكتروني‬
‫يتم تسجيل الدخول‬
‫عن طريق اسم المستخدم وكلمة المرور‬
‫للحساب الخاص‬
‫ببريد الجامعة المعطى للموظف‬
‫‪9‬‬
‫‪ ‬الشاشة الرئيسية‬
‫داخل نظام المراسل‬
‫اإللكتروني‬
‫بعد الدخول‬
‫تظهر المعامالت الموجود في‬
‫صندوق الوارد للموظف‬
‫‪10‬‬
‫‪ ‬الوصول لشاشات النظام ‪:‬‬
‫‪ -1‬يمكن الوصول للشاشات النظام من خالل القائمة الواقعة على يمين الشاشة ‪.‬‬
‫‪ -2‬أو من خالل الضغط على زر البرنامج في القائمة االفقية في أعلى الصفحة ‪.‬‬
‫‪11‬‬
‫• عند الدخول على النظام قد تظهر رسائل تنبيه تفيد بــ ‪:‬‬
‫‪ ‬وجود معامالت غير مقروءة‬
‫تظهر عند الدخول على النظام‬
‫‪ ‬وصول معاملة جديدة‬
‫تظهر وانت داخل شاشات النظام‬
‫‪12‬‬
‫‪ ‬صندوق البريد الوارد‪:‬‬
‫يحتوي على المعامالت الوردة‬
‫‪13‬‬
‫إمكانية االستدالل‬
‫على النوع المقابل‬
‫للون في المعامالت‬
‫داخل صندوق الوارد‬
‫من خالل الضغط على‬
‫رابط ألوان البريد‬
‫في شريط الحالة‬
‫اسفل الشاشة‬
‫‪14‬‬
‫‪ ‬كيف تنشئ معاملة جديدة ؟‬
‫عن طريق إنشاء معاملة داخلية‬
‫ملحوظة ‪ :‬رقم (‪ )5‬في خانة إحالة المعاملة الى حسابي ‪:‬‬
‫تعني إمكانية انشاء خطاب التغطية لكتابة خطاب على المعاملة ‪.‬‬
‫‪15‬‬
‫‪ ‬شاشة إنشاء وارد خارجي ( صالحية خاصة بموظف االتصاالت اإلدارية )‬
‫تعني إضافة معاملة واردة للجهة ورقيا ً ‪ ،‬تضاف البيانات حسب األرقام التلية ‪.‬‬
‫‪2‬‬
‫‪1‬‬
‫‪3‬‬
‫‪4‬‬
‫‪5‬‬
‫‪16‬‬
‫‪6‬‬
‫‪ ‬مالحظة ‪ :‬يجب إضافة مرفق إلتمام عملية اإلرسال‪.‬‬
‫‪17‬‬
‫‪ ‬يمكن البحث في معامالت صندوق الوارد ‪.‬‬
‫عن طريق رقم الوارد او الموضوع ‪....‬‬
‫‪18‬‬
‫‪ ‬صندوق الوارد‬
‫المعامالت الوردة التي تخص الموظف ‪.‬‬
‫‪ .1‬بيانات المعاملة الواردة‬
‫‪19‬‬
‫‪ ‬صندوق الوارد‬
‫الشروحات التي على المعاملة‬
‫‪ .2‬في حالة طلب أصل المعاملة الورقي‪.‬‬
‫عند عدم وجود المرفقات‬
‫‪20‬‬
‫‪ ‬صندوق الوارد‬
‫‪ .3‬إلحالة معاملة واردة‬
‫‪ -‬الموظفين الذين يتم اإلحالة لهم المعاملة‬
‫‪ ‬في حالة اختيار صورة ‪:‬‬
‫يتم إضافة شرح للموظف الذي يتم‬
‫اإلحالة له صورة من المعاملة‬
‫‪21‬‬
‫‪ ‬صندوق الوارد‬
‫‪ .4‬إلضافة مرفق للمعاملة والواردة قبل اإلحالة‬
‫حسب ترتيب األرقام ‪. .‬‬
‫‪3‬‬
‫‪6‬‬
‫‪22‬‬
‫‪1‬‬
‫‪5‬‬
‫‪2‬‬
‫‪4‬‬
‫‪ ‬صندوق الوارد‬
‫‪ .5‬في حالة اعداد خطاب تغطية للمعاملة الواردة حسب ترتيب األرقام ‪.‬‬
‫‪1‬‬
‫‪6‬‬
‫‪5‬‬
‫‪2‬‬
‫‪3‬‬
‫‪8‬‬
‫كتابة نص الخطاب فقط‬
‫بدون مقدمة أو خاتمة‬
‫‪7‬‬
‫‪4‬‬
‫‪23‬‬
‫‪ ‬صندوق الوارد‬
‫• معاينة خطاب التغطية قبل التأشير أو التوقيع‬
‫•‬
‫مالحظات هامه‪:‬‬
‫ في حالة معاينة خطاب التغطية ال يظهر تأشير أو توقيع الموظف‪.‬‬‫ في حالة تأشير الخطاب يذهب الخطاب مباشرة الى رئيس الموظف‪.‬‬‫ في حالة توقيع الخطاب يذهب مباشرة الى صندوق الصادر بالجهة‬‫( أي عند موظف الصادر ) ‪.‬‬
‫ في حالة عدم التأشير أو التوقيع عن طريق زر إحالة للتوقيع ‪.‬‬‫ في حالة ارسال الخطاب لغير الرئيس المباشر يمكن عن طريق‬‫اإلحالة ثم يحدد الموظف المطلوب ثم زر ارسال ‪.‬‬
‫‪ ‬صندوق الصادر‬
‫المعامالت التي تم تصديرها من قبل الموظف ‪.‬‬
‫‪25‬‬
‫‪ ‬صندوق الصادر‬
‫ يمكن البحث في معامالت صندوق الصادر‪.‬‬‫عن طريق رقم الوارد او الموضوع ‪....‬‬
‫‪26‬‬
‫‪ ‬تصدير للجهات ‪:‬‬
‫هي عملية تصدير المعامالت‪.‬‬
‫هذه الصالحية تعطى‬
‫لموظفي االتصاالت اإلدارية بالجهة‬
‫‪27‬‬
‫‪27‬‬
‫‪ ‬بعد اختيار المعاملة المطلوب تصديرها‪:‬‬
‫تظهر هذه الشاشة وفيها ‪:‬‬
‫‪ -1‬تصدير عادي ‪ :‬في حالة تصدير لجهات خارج الجامعة أو داخل الجهة ‪.‬‬
‫‪ -2‬تصدير لجهة ( إلكتروني ) ‪ :‬في حالة تصدير لجهات داخل الجامعة ‪.‬‬
‫‪ -3‬لطباعة الخطاب بعد توقيعه أو لمعرفة جهة التصدير أو لعرض الخطاب‪.‬‬
‫‪ -4‬تنفيذ عملية التصدير ‪.‬‬
‫‪28‬‬
‫‪28‬‬
‫‪ ‬وارد جهات إلكترونية ‪:‬‬
‫هي المعامالت الواردة إلكترونيا ً للجهة‬
‫من جهات الجامعة‬
‫( هذه الصالحية تعطى لموظفي االتصاالت اإلدارية بالجهة )‬
‫بعد الدخول على المعاملة الواردة تظهر هذه الشاشة وفيها ‪:‬‬
‫‪ -1‬اختيار جهة إحالة المعاملة في الجهة كالعميد ‪.‬‬
‫‪ -2‬ثم الضغط على زر ارسال ‪.‬‬
‫‪29‬‬
‫‪29‬‬
‫‪ ‬تقارير المعامالت ‪:‬‬
‫تعطى صالحية التقارير ألشخاص معينة‪.‬‬
‫يمكن عرض وطباعة التقارير حسب االحتياج ‪..‬‬
‫‪30‬‬
‫‪30‬‬
‫‪ ‬األرشيف ‪ :‬وفيها عملية البحث عن معاملة بالجهة‬
‫تعطى صالحية البحث ألشخاص معينة‪.‬‬
‫يمكن البحث برقم الوارد أو الموضوع أو رقم الخطاب أو‪....‬‬
‫‪31‬‬
‫‪ ‬نتيجة البحث عن معاملة عند الضغط عليها تظهر بياناتها ‪.‬‬
‫‪2‬‬
‫في حالة عدم وجود صالحية اإلطالع على بيانات المعاملة ‪ ...‬تظهر هذه الشاشة ‪.‬‬
‫‪3‬‬
‫وعند وجود الصالحية ‪ ..‬تظهر هذه الشاشة‪.‬‬
‫‪1‬‬
‫•‬
‫األيقونات التي في األسفل تظهر حسب الصالحيات الممنوحة ‪.‬‬
‫‪ ‬تعديل معاملة ‪:‬‬
‫تعطى صالحية تعديل المعاملة ألشخاص معينة‪.‬‬
‫وذلك عن طريق البحث برقم الوارد أو رقم األرشيف ‪،‬‬
‫بعدها يمكن تعديل الموضوع أو حذف المرفق او اضافة آخر‬
‫او حسب األزرار التالية ‪:‬‬
‫‪33‬‬
‫‪33‬‬
‫‪ ‬اإلعدادات ‪:‬‬
‫تحتوي على التالي ‪:‬‬
‫‪-‬‬
‫بياناتي ‪:‬‬
‫وفيها يتم تعديل اسم الموظف ورقم الجوال والبريد اإللكتروني‬
‫‪-‬‬
‫اعدادات البريد ‪:‬‬
‫وفيها إضافة كل موظفي القسم الى مفضلة الموظف‬
‫مرة واحدة فقط ‪.‬‬
‫مع إمكانية ترتيب التوجيهات ‪.‬‬
‫‪34‬‬
‫‪34‬‬
‫‪ ‬كشف البريد ‪:‬‬
‫تعطى لموظف االتصاالت اإلدارية ‪.‬‬
‫يتم طباعة كشف استالم المعامالت في حالة تصدير معاملة يدويا ً ‪.‬‬
‫‪35‬‬
‫‪35‬‬
‫‪ ‬االستعالم عن معاملة ‪.‬‬
‫يمكن االستعالم عن أي معاملة سوا ًء تخص‬
‫موظف أو غيره داخل الجامعة أو خارجها‬
‫ عن طريق ‪:‬‬‫ موقع الجامعة – منسوبو الجامعة ‪ -‬استعالم عن معاملة ‪.‬‬‫ أو الرابط التالي‪:‬‬‫‪http://www.qu.edu.sa/ework/Pages/default.aspx‬‬
‫نتيجة البحث‬
‫‪36‬‬
‫شكر ًا لمك‬
‫للتواصل‬
‫على التحويالت التالية ‪:‬‬
‫‪1687،1746،1865‬‬
‫‪www.it.qu.edu.sa‬‬
‫للقسم النسائي ‪:‬‬
‫إدارة الدعم الفني االقسام النسائية‬
‫‪[email protected]‬‬
‫‪37‬‬