Transcript الأرشيف الطبي - وزارة الصحة الفلسطينية

‫السلطة الوطنية الفلسطينية‬
‫وزارة الصحة الفلسطينية‬
‫مستشفى شهداء األقصى‬
‫قسم األرشيف الطبي‬
‫‪2013-2012‬‬
‫األرشيف الطبي‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫األرشيف ‪-:‬سجالت أنشأت بطريقة قانونية مقبولة ومعترف‬
‫بها بالقانون ناتجة عن إدارة المؤسسة إلدارة أهدافها تضم‬
‫األوراق الجارية داخل المكتب أو المواد األرشيفية المخزنة‬
‫التي اشأتها وتتولى رعايتها وملكيتها الدائمة وتكون هذه‬
‫السجالت نزيهة وأصيلة تنمو وتكبر وتزداد عددها وحجمها‬
‫بطريقة طبيعية فتحفظ هذه الوثائق والملفات لعدة قيم ‪-:‬‬
‫قيمة إدارية‬
‫قيمة قانونية‬
‫األرشيف‬
‫قيمة معلوماتية‬
‫الطبي‬
‫•‬
‫‬‫‬‫‪-‬‬
‫فالسجالت والوثائق تمر بمراحل ثالثة ‪-:‬‬
‫المرحلة األولى ‪ :‬نشيطة أو جارية ‪Active‬‬
‫المرحلة الثانية ‪ :‬شبه نشيطة ‪Semi-active‬‬
‫المرحلة الثالثة ‪ :‬غير نشيطة (راكدة ) ‪Inactive‬‬
‫ماذا يعنى الملف الطبي ( يعتبر الملف الطبي للمريض الوثيقة‬
‫األهم في حياة المستشفى باإلضافة إلى األهمية الطبية التي‬
‫يتضمنها ويعتبر الوثيقة القانونية بامتياز )‬
‫األرشيف‬
‫الطبي‬
‫االعتماد على الملف الطبي كمرجع في ‪:‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫تعليم طالب كليات الطب واألطباء من خالل االطالع على‬
‫الحاالت المرضية المختلفة وكيفية عالجها ‪.‬‬
‫تأمين المعلومات الالزمة ألغراض التدقيق الداخلي في‬
‫المستشفى ولتأمين الجودة النوعية ‪.‬‬
‫تأمين المعلومات الالزمة لألبحاث العلمية والطبية ‪.‬‬
‫تأمين معلومات إحصائية عن أنواع األمراض المنتشرة‬
‫وغيرها ‪.‬‬
‫األرشيف‬
‫الطبي‬
‫أهداف قسم األرشيف الطبي‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫تامين الملفات الطبية السابقة لمرضى االستشفاء ومرضى‬
‫العيادات الخارجية مباشرة عند الطلب ‪.‬‬
‫التدقيق على الملفات الطبية للتأكيد بالشكل والوقت المطلوبين‬
‫وبحسب اآلليات المعمول بها في هذا االطار ‪.‬‬
‫مراقبة مدى االلتزام باليات العمل الخاصة بالملف الطبي ‪.‬‬
‫االحتفاظ بالملفات الطبية في مكان امن ‪.‬‬
‫وضع اآلليات المناسبة لتنظيم العمل ( السرية المهنية – محتويات‬
‫الملف الطبي – التدقيق على الملفات الطبية ‪).....‬وذلك بحسب‬
‫معايير تصنيف المستشفيات ومتطلبات الجودة ‪.‬‬
‫األرشيف‬
‫الطبي‬
‫تدريب الطالب المهتمين بالسجالت الطبية ‪.‬‬
‫توفير البيانات الخاصة باألمراض وإمداد الباحثين بالمعلومات ‪.‬‬
‫تتلخص المسئوليات بالتالي ‪:‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫مراقبة وتحليل المعلومات في الملفات الطبية الحديثة والقديمة‬
‫النجاز مؤشرات الجودة بحسب آليات العمل المعمول بها ‪.‬‬
‫مراقبة الملفات لناحية اكتمالها وإعداد التقارير الالزمة‬
‫(تحديد أماكن الخلل ونوعيته ‪ )...‬وإرسالها إلى االدارت‬
‫ورؤساء الدوائر المعنيين ‪.‬‬
‫االحتفاظ بالملفات الطبية بحسب الشروط والمتطلبات العلمية‬
‫في مكان امن ‪.‬‬
‫تأمين استرجاع الملفات الطبية بالطريقة العلمية الصحيحة‬
‫والسريعة ‪.‬‬
‫األرشيف‬
‫الطبي‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫تأمين الوصول إلى الملف الطبي لألشخاص المخولين لالطالع‬
‫عليه فقط ‪.‬‬
‫التأكد من وجود ملف طبي واحد للمريض الواحد مهما تعدد‬
‫دخوله للمستشفى ‪.‬‬
‫توحيد ملفات العيادات والتقارير الطبية بملف االستشفاء ‪.‬‬
‫تحضير مؤشرات الجودة الخاصة بالقسم ‪.‬‬
‫عمل إشعارات الوفيات ‪.‬‬
‫عمل صورة طبق األصل لألوراق الرسمية مثل ( حوادث‬
‫قضائية –تقارير طبية – ملفات طبية ‪)....‬‬
‫أرشفة دفاتر الحوادث القضائية بعد حفظها الكترونيا ‪.‬‬
‫تامين وصول الملفات لمرضى الكلية الستالم مخصصاتهم من‬
‫األدوية ‪.‬‬
‫األرشيف‬
‫الطبي‬
‫متى انشأ األرشيف الطبي بالمستشفى‬
‫• أنشأ األرشيف الطبي منذ بداية العمل في المستشفى في العام‬
‫‪ 2001‬والملفات الطبية الورقية ال تزال موجودة لغاية اآلن‬
‫ويتم العمل حاليا على مشروع تجميع الملفات المرضية‬
‫للمرضى كال حسب منطقة سكناه واخص هنا مرضى‬
‫المنطقة الوسطى لتتجمع بمستشفى شهداء األقصى ليستطيع‬
‫المريض مراجعة المستشفى الخاصة بمنطقته وعدم تعداد‬
‫الملف الطبي بعدة مناطق وترحيل الملفات الخاصة بمناطق‬
‫األخرى ‪.‬‬
‫األرشيف‬
‫الطبي‬
‫خدمات قدمها األرشيف‬
‫• منذ نشأت األرشيف الطبي بالمستشفى حتى أواخر عام‬
‫‪ 2012‬فقد كانت تحت مسئولية األرشيف مكتب الخروج‬
‫فكان على عاتقه تخريج جميع التذاكر من األقسام ‪.‬‬
‫• وعمل اإلحصائيات سواء كانت الشهرية أو السنوية والتقارير‬
‫اإلحصائية لتقديمها للجهات المعنية ‪.‬‬
‫• وتقديم التقارير الدورية لصحة المرأة التي تختص بالوالدات‬
‫بمستشفى األقصى وغيرها ‪......‬‬
‫األرشيف‬
‫الطبي‬
‫كيفية الحصول على نسخة عن الملف الطبي‬
‫• يحق للمريض الحصول على نسخة من ملفه الطبي وذلك‬
‫بحسب قانون الموافقة المستنيرة بناء على طلب المريض‬
‫وموافقة الطبيب المعالج والجهات المختصة من خالل نموذج‬
‫اطالع المريض على ملفه الطبي الموجود في مختلف أقسام‬
‫المستشفى ‪.‬‬
‫األرشيف‬
‫الطبي‬
‫بعض أعمال األرشيف الطبي خالل العام‬
‫‪2012‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫تم استخراج عدد ‪ 26697‬ملف للمرضى المحجوز لهم حجز مسبق‬
‫للعيادات الخارجية ‪.‬‬
‫تم استخراج ‪3000‬ملف استثناءات للعيادات الخارجية ‪.‬‬
‫تم أرشفة حوالي ‪12600‬تذكرة بعد عمل الالزم لها بالمكان المخصص‬
‫‪.‬‬
‫استخراج ‪ 1200‬ملف لألقسام الداخلية ‪.‬‬
‫استقبال وأرشفة حوالي ‪ 7740‬تذكرة والدة من مستشفى يافا للوالدة ‪.‬‬
‫تم كتابة وأرشفة ‪ 4150‬تقرير حوادث قضائية ‪.‬‬
‫باإلضافة إلى بعض األعمال اليومية مثل استقبال وأرشفة التحاليل بعد‬
‫توزيع صورة عنها لألقسام المعنية وأيضا تقديم بعض الخدمات مثل ختم‬
‫صورة طبق األصل لألوراق الخاصة بالمستشفى مثل الحوادث‬
‫القضائية وغيرها ‪.........‬‬
‫األرشيف‬
‫الطبي‬
‫بعض االحتياجات الخاصة باألرشيف‬
‫• الحاجة الماسة لموظفين حيث عدد الموظفين الحاليين ‪ 2‬فقط ‪+‬‬
‫رئيس القسم فقط وهم ال يستطيعون تأدية جميع األعمال على‬
‫أكمل وجه إال بصعوبة شديدة وبمساعدة بعض موظفين البطاالت‬
‫( عقد مؤقت )‪.‬‬
‫• كما هو معلوم للجميع فان األرشيف مستأجر خارج أسوار‬
‫المستشفى وهو ليس مؤهل كأرشيف لتخزين الملفات الطبية حيث‬
‫يحتاج إلى تأهيل من حيث الرطوبة التي تأثر سلبا على العمر‬
‫الزمني للملف وأيضا ال يوجد باب زجاجي يحافظ على المكان‬
‫من األتربة وغيرها‪...........‬‬
‫• واالهم ضيق المكان الذى نعانى منه منذ سنوات وللعلم فانه يوجد‬
‫زيادة سنوية طبيعية بحجم الملفات مما يسبب ضيق ملموس ‪.‬‬
‫األرشيف‬
‫الطبي‬
‫إرشادات ونصائح للمواطن الكريم‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫آخى المواطن عند حضورك للمستشفى لتلقى العالج فانه يتوجب عليك‬
‫اصطحاب ما يثبت شخصيتك ‪+‬تأمينك الصحي ساري المفعول ‪.‬‬
‫آخى المواطن يجب عليك قبل مراجعة طبيبك بالعيادات الخارجية التأكد من‬
‫حجزك بالعيادة التي تحتاجها مع اخذ الموعد والحضور بالوقت المحدد فقط‪.‬‬
‫آخى المواطن عند طلبك اى معاملة رسمية داخل أسوار المستشفى يجب أن‬
‫يكون صاحب المعاملة هو من يطلب الخدمة أو احد أقاربه من الدرجة األولى‬
‫مع اصطحاب ما يثبت صلته ‪.‬‬
‫آخى المواطن حافظ على األوراق الرسمية المستخرجة من المستشفى ألنه ال‬
‫يمكن استخراج ورقة أصلية غير التي بحوزتك ‪.‬‬
‫آخى المواطن عند حضورك لألرشيف الطبي لعمل صورة طبق األصل الى‬
‫معاملة رسمية من المستشفى فانه يتوجب على صاحب المعاملة فقط وال احد‬
‫ينوب عنك مع اصطحاب ما يثبت ‪.‬‬
‫األرشيف‬
‫الطبي‬
‫• آخى المواطن ال يمكن لألرشيف أن يسلمك ملفك بيدك لذلك‬
‫ال تحرج نفسك بالطلب من الموظفين باألرشيف يسلم فقط‬
‫لموظف يعمل داخل أسوار المستشفى ليوصله لطبيبك‪.‬‬
‫• آخى المواطن كن على ثقة بان ملفك أمانة بأعناقنا ‪.‬‬
‫• آخى المواطن ال تخجل من طلب اى استفسار فإننا بخدمتك ‪.‬‬
‫• آخى المواطن ال تلجأ للعنف مع الموظف فان له مسئول‬
‫يمكن أن يحاسبه قانونيا دون اللجوء للعنف ‪.‬‬
‫وأخيرا آخى المواطن اعلم أننا وجدنا بالوزارة فقط من اجل‬
‫خدمتك بالمقابل أعطنا المجال‬
‫رئيس قسم األرشيف الطبي‬
‫صالح مبروك‬
‫األرشيف‬
‫الطبي‬
‫ما يجب معرفته في المقابلة عن تنظيم وإدارة‬
‫الملفات واألرشيف في المؤسسة‬
‫• الخريجون الجامعيون والمؤهلون بالشهادات والخبرات يبحثون عن‬
‫وظيفة تناسب مؤهالتهم‪ .‬وبما أنهم مستعدون إلجراء مقابلة من أجل‬
‫وظيفة ما‪ ،‬فما هي الوثائق التي يجب أن تكون متوفرة وجاهزة وموجودة‬
‫لديهم‪.‬‬
‫• على الخريج أن يجهز ويحمل معه ملفا خاصا به يحوي جميع الشهادات‬
‫األصلية سواء العلمية أو الخبرات أو الدورات التي حصل عليها‪ ،‬ثم‬
‫نسخا مصدقة عنها‪ ،‬وصورا شخصية وشهادة الميالد والهوية الشخصية‬
‫وجواز السفر وشهادات ومعلومات أخرى يرى انه يمكن االستفادة منها‬
‫في المقابلة‪.‬‬
‫• هذا الملف يعرف "بأنه يضم الوثائق الرسمية والقانونية المعترف بها‬
‫والتي تعرف عن صاحبها وتكون مرتبة حسب األصول والتاريخ"‪.‬‬
‫• معنى ذلك‪ ،‬أن الخريج شخص منظم يحب التنظيم ويحفظ‬
‫الوثائق الرسمية ويجمع المعلومات ويوفرها حين الطلب دون‬
‫البحث عنها هنا وهناك‪ .‬كما يعطي صورة على وعيه ألهمية‬
‫الوثائق في حفظ الحقوق والواجبات ألداء مهامه ووظائفه‪.‬‬
‫كما أن لديه الوعي في أن الجامعات والمؤسسات والشركات‬
‫تنتج وثائق وتجمعها بملفات ألداء عملها ووظائفها اليومية‪.‬‬
‫• إن تنظيم الوثائق والملفات سواء من قبل الخريج أو الشركة‬
‫لوثائقهم وملفاتهم ومعلوماتهم المطلوبة لتحقيق أهدافهم يتطلب‬
‫تنظيما خاصا‪ ،‬وهي داللة ناجحة على أدائهم واستعدادهم‬
‫التخاذ القرار المناسب في أسرع وقت‪ .‬فهذه الوثائق خاصة‬
‫بهم وفريدة ومتميزة حق لصاحبها‪ ،‬فال يوجد نسخة أخرى‬
‫مشابهه لها في مكان آخر إال نتيجة نشاطهم وعملهم‪.‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫فاألرشيف‪ " :‬سجالت انشات بطريقة قانونية مقبولة ومعترف بها‬
‫بالقانون‪ ،‬ناتجة عن إدارة المؤسسة إلدارة أهدافها‪ ،‬تضم األوراق‬
‫الجارية داخل المكتب‪ ،‬أو المواد األرشيفية المخزنة التي انشاتها‪ ،‬وتتولى‬
‫رعايتها وملكيتها الدائمة‪ ،‬وتكون هذه السجالت نزيهة وأصيلة‪ ،‬تنمو‬
‫وتكبر وتزداد عددها وحجمها بطريقة طبيعية "‪ .‬فتحفظ هذه الوثائق‬
‫والملفات لعدة قيم‪:‬‬
‫ قيمة إدارية‪ ،‬قيمة قانونية‪ ،‬قيمة مالية‬‫ قيمة معلوماتية (سيرة ذاتية واهتمام بالبحث العلمي والتاريخي)‬‫فالسجالت والوثائق تمر بمراحل ثالث‪:‬‬
‫المرحلة األولى‪ :‬نشيطة ‪ Active‬أو جارية‪ Current‬أو وثيقة‬
‫‪Document‬‬
‫المرحلة الثانية‪ :‬نصف أو شبه نشيطة‪ Semi-active :‬أو سجالت‬
‫‪Records‬‬
‫المرحلة الثالثة‪ :‬غير نشيطة‪ Inactive :‬أو أرشيف ‪Archives‬‬
‫• معنى ذلك انه ليس كل الوثائق والملفات يجب أن تحفظ الى‬
‫األبد‪ .‬فال بد من إتباع نظام خاص لتقييم هذه الملفات والوثائق‬
‫كل مدة زمنية معينة حسب قانون خاص من قبل الشركة أو‬
‫مركز األرشيف الوطني للدولة‪.‬‬
‫• ففي المرحلة األولى يمكن تدمير الوثائق غير الهامة وقد تم‬
‫إنجاز عملها ووظائفها‪ .‬وفي المرحلة الثانية نحفظ الوثائق‬
‫الهامة والتي يتطلب منا الرجوع إليها في أوقات متباينة‪،‬‬
‫حيث نقوم أيضا بتدمير ما هو وأصبح غير هاما وتم إنجاز‬
‫مهامه وتم توثيقها في بيانات ومحاضر اجتماعات أخرى‪.‬‬
‫بينما في المرحلة الثالثة نبقي الوثائق والملفات ذات األهمية‬
‫األبدية والدائمة الحفظ اعتمادا على قيمها اإلدارية والمالية‬
‫والقانونية والمعلوماتية‪.‬‬
‫• برنامج إدارة وتنظيم السجالت‬
‫• إدارة منظمة في تحكم السجالت والوثائق والمعلومات إلدارة‬
‫عمل المؤسسة‪ ،‬إنها طريقة منطقية وعملية إلدارة المؤسسة‬
‫باستعمال السجالت أو إتالفها أو إبقائها للحفظ بناء على‬
‫قيمتها اإلدارية والمالية والقانونية والمعلوماتية‪.‬‬
‫• إذن يجب تطبيق نظام برنامج إدارة السجالت على كل فرد‬
‫ومؤسسة‪ ،‬حيث أن هذا البرنامج يشمل عناصر فعالة للتحكم‬
‫بالوثائق منها‪ :‬نظام السجل‪ ،‬نظام الترتيب والتصنيف‪ ،‬نظام‬
‫التقييم‪ ،‬نظام مسح السجالت‪ ،‬نظام جدول الحفظ والبقاء‪،‬‬
‫نظام الوصف‪ ،‬والمكان الصحي المناسب‪.‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫فالشرط األساسي المطلوب في إنشاء وتطبيق هذا البرنامج هو التعامل مع أعلى مستوى مع المديرين‬
‫والمسئولين في المؤسسة بإقناعهم واقتناعهم بأهمية وحاجة المؤسسة لهذا البرنامج‪ ،‬الن المدراء هم‬
‫الذي يدعمون ويسارعون ويساعدون في إنجاح البرنامج‪ ،‬كما يلزمون الموظفين في تطبيق هذا البرنامج‪.‬‬
‫فإذا كان احد المدراء غير مقتنع فعليك أن تبين له نقاط الضعف والمساوئ في تنظيم السجالت لعدم وجود‬
‫برنامج إدراة السجالت‪ ،‬الن المدراء وخاصة في قمة الهرم اإلداري غير متأكدين من أهمية ما يلي‪-:‬‬
‫ يمنع من زيادة الملفات‪،‬‬‫ يمنع من وجود نسخ إضافية من الوثائق ( تكرارها داخل الملفات)‪،‬‬‫ تدمير أو إتالف الملفات غير الضرورية في أسرع وقت ما دامت غير مستعملة ولم يكن لها فائدة في‬‫المعلومات‪،‬‬
‫ استرجاع المعلومات بسرعة واستخدامها بسرعة‪،‬‬‫ سرية المعلومات وأمنها‪.‬‬‫وأن عدم تطبيق هذا البرنامج سوف يؤدي الى مشاكل منها‪:‬‬
‫ سوء استخدام المكان واألجهزة والمعدات المخصصة في حفظ الوثائق والملفات‪،‬‬‫ ضيق في المساحة المتالء المكان بالملفات‪،‬‬‫ تكرار حفظ نسخ من السجالت في كل األقسام المختلفة‪،‬‬‫ تأخير دائم في إيجاد أو طلب السجالت أو المعلومات‪،‬‬‫ زيادة غير ضرورية في حجم الملفات والسجالت بسبب حفظها تكرارا في مناطق مختلفة‪،‬‬‫ ضعف في معنويات الموظفين لعدم كفاءتهم وفعاليتهم في العمل‪،‬‬‫ ضياع كلي أو جزئي للمعلومات الالزمة في اتخاذ قرار المؤسسة‪،‬‬‫ ضياع للوقت والمال والطاقة واالستمرار في شراء األجهزة وحفظ الملفات‪،‬‬‫‪ -‬ضياع وتشتت الملفات والسجالت في جوارير ومكاتب الموظفين‪.‬‬
‫• التقييم‬
‫• " تطبيق سياسة المؤسسة اتجاه سجالتها وملفاتها وفقا ألسس‬
‫وجوهر محتوى هذه السجالت والملفات والتي بدورها تحدد‬
‫طرق وإجراءات عملية التقييم واختيار بعضها للحفظ أو‬
‫الدمار"‪.‬‬
‫• فنقيم هذه الوثائق والملفات كل فترة زمنية معينة سواء ‪5‬‬
‫سنوات أو ‪ 7‬سنوات‪ ،‬فندمر ما ليس قيمة إدارية ومالية‬
‫وقانونية أو معلوماتية‪ .‬فما تبقى من الوثائق يقيم بعد ‪10‬‬
‫سنوات أو ‪ 15‬سنة‪ ،‬فندمر ما ال يلزم ويبقى األهم منها‪.‬‬
‫وأخيرا يصبح لدينا أرشيف معلوماتي يهم المؤسسة لتحقيق‬
‫أهدافها وأداء عملها ووظائفها‪.‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫األرشفة االلكترونية‬
‫من فوائد هذه التقنية ما يلي‪:‬‬
‫‪ .1‬إنجاز العمل ومساعدة العاملين لتحقيق أهداف المؤسسة بالحفاظ على سجالتها‪.‬‬
‫‪ .2‬يكشف عن وجود الملفات بدقة حيث يعرف موقع كل حركة ملف‪.‬‬
‫‪ .3‬مرونة بالعمل وسهل التعلم‪.‬‬
‫‪ .4‬سرعة الوصول إلى السجالت والمعلومات‪.‬‬
‫‪ .5‬سرعة التخزين‪ ،‬ويقلل من تكاليف إعداد الملفات ومن استخدام نظام التسجيل اليدوي‪.‬‬
‫‪ .6‬سهل التحديث واإلضافة والحذف‪ ،‬كما يصحح األخطاء‪.‬‬
‫المعلومات التي يجب أن تخزن في الكمبيوتر‬
‫‪ -1‬عنوان الملف‪.‬‬
‫‪ -2‬رقم ورمز الملف‪.‬‬
‫‪ -3‬تاريخ فتح وإغالق الملف‪.‬‬
‫‪ .4‬موقع الملف‪.‬‬
‫‪ -5‬موجز بسيط أو وصف عن الملف‪.‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫األنظمة العالمية للتصنيف‪:‬‬
‫‪ -1‬طريقة هجائية‪ :‬ترتب الوثائق حسب الموضوع التي تبدأ بالحرف أ‪،‬‬
‫ب‪ ،‬ت‪ ،‬ث وهكذا‪،‬‬
‫‪ -2‬طريقة رقمية‪ :‬ترتيب الوثائق حسب األعداد الرقمية ‪،3 ،2 ،1‬‬
‫وهكذا‪،‬‬
‫‪ -3‬طريقة مزدوجة‪ :‬ترتب الوثائق حسب طريقة هجائية رقمية أ ‪ ،1‬أ‬
‫‪ ، 2‬أ ‪ ، 3‬وهكذا‪،‬‬
‫‪ -4‬طريقة زمنية‪ :‬ترتب الوثائق حسب تاريخ تكوين الملفات الزمني أو‬
‫التاريخي‪،‬‬
‫‪ -5‬طريقة جغرافية‪ :‬ترتب الوثائق حسب البلدان وموقعها الجغرافي‬
‫قاريا‪ ،‬ويكون ذلك الترتيب إما هجائيا‪ ،‬أو رقميا‪ ،‬أو رقمي هجائي‪،‬‬
‫‪ -6‬طريقة الموضوع‪ :‬ترتب الوثائق حسب موضوعات معينة‪ ،‬ويكون‬
‫الترتيب إما هجائيا‪ ،‬أو رقميا‪ ،‬أو رقمي هجائي‪.‬‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫العوامل التي تفسد وتتلف وتدمر الوثائق‬
‫ الموقع‪ :‬األمان‪،‬‬‫ عوامل البيئة الخارجية الصحية‪،‬‬‫ العوامل البيولوجية‪،‬‬‫ الحرائق والفيضانات والهزات األرضية‪ ،‬والغبار‪،‬‬‫ العوامل البشرية‪ :‬الباحثين‪ ،‬الموظفين‪ ،‬والجرائم السياسية‪.‬‬‫وهنا أركز على فعل اإلنسان وفهمه ووعيه بالنسبة للوثائق‪ .‬فهو الذي‬
‫ينتهك حرمة المعلومات وسريتها ويفشيها عن عمل المؤسسة ويلحق‬
‫الضرر واألذى بها اقتصاديا وماليا وسياسيا ومعلوماتيا وأشكال أخرى‬
‫مما يسبب في أزمات سياسية بين الدول أو المؤسسات التجارية فتفقد‬
‫مناقصات وعقود ينتج عنها خسائر مالية وانهيارها‪ ،‬أو المؤسسات‬
‫العلمية التي تفقد ماليين الدوالرات من مشروع معين‪ ،‬أو تسريب‬
‫معلومات عن أشخاص سياسيين يؤثر عليهم في مجال أعمالهم وحياتهم‪.‬‬
‫أي أن اإلنسان يحدث جرائم سياسية واقتصادية ومعلوماتية‪.‬‬
‫منقول للفائدة‬