문서관리 및 파일 링 시스템

김 병 철 LG [email protected]

목 적

 문서관리와 파일 링을 하여 문서의 단순화, 신 속화, 간소화시켜 업무 밀도를 강화시키므로 사무 능률을 향상시키는데 있다.

목 표

 정 확 성 바르게 표현한다. 바르게 말한다. 바르게 쓴다.

목 표

 신 속 성 세로쓰기를 없애고 가로쓰기 하여 기입상 단축 경유 처를 적게 하며 정체시간 단축 표준 된 문서로 1문서 1건 작성

목 표

 용 이 성 손쉽게 작성한다. 손쉽게 취급한다.

목 표

 경 제 성 문서관리는 가능한 집중관리 사무원가 관리를 실시하여 사무비용이 낮은 상태를 유지관리

작성의 기본 원칙

 표준 및 규정에 의거 작성  문서 작성 목적을 분명이 한다  작성시 오기가 없도록 반복하여 검토한다.  기안 자는 결재권자의 욕구에 맞추어 작성  결론을 먼저 쓴다.  이해하기 쉽고, 간결하게 쓴다.

작성의 기본 원칙

 문서 작성의 간소화 정확한 지시 결재자의 의견은 공란에 직접 수기 활용 가능한 자료는 그대로 결재

문서 작성 요령

    1 문서 1 건의 원칙(1매 BEST, 2매 BETTER) 규격 : A4, B5 사용함을 원칙으로 한다. 여백 : 상단으로 부터 2.5㎝ 하단과 좌 우단 으로 각각 1.5㎝ 문서의 용이:한글로 띄어서 표준어로 가로써 기 상용한자 및 외래어 사용은 한글 사용시 혼동 될 경우에 사용

문서 작성 요령

 문서의 용이 :숫자는 아라비아 숫자 사용 (1,2,3

……

) 연월일 및 시간표시는 점을 찍어서 사용 (1995년 2월 10일 오후 3시 00분 ➡ 1996. 2.

10 , 15:00) 상달문서, 협조문서 간단한 경어 사용 하달문서 간략한 지시형 용어사용

문서 작성 요령

 글의 색상 문서 작성시 글의 색상은 흑색, 청색을 사용한 다.( 단, 도표,수정,주의,기타는 특별표시)  문서 일부 수정 시 : 기안부서 책임자의 정정 날인  중요 문서 정정 시 : 여백에 수정 글자 수를 표 시 및 날인

문서 작성 요령

 결재가 끝난 문서를 정정 시 : 결재권자의 정 정 날인  2장 이상으로 구성된 문서의 면 표시는 전체 면 수의 표시와 2면의 일련 번호를 기입  첨부서류는 일련번호만 표시

문서 작성 요령

  본문의 -끝- 자 표시 본문이 끝나면 한자 띄우고 -끝-자를 표시  (본문) 󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜 󰠜 󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜 󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜 󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜 품 의 드립니다. -끝-

문서 작성 요령

 첨부물의 -끝- 자 표시  첨부 물이 끝나면 한자 띄우고 -끝-자를 표시  (본문) 󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜 󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜 󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜 품의 드립니 다. 별첨 : 1. 사업계획서 1부 -끝-

문서 작성 요령

  본문,첨부 물이 우측 한계선 끝에 닿았을 경우 바로 아래에 -끝-자를 표시 본문 󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜 󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜 󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜 󰠜 품의 드립니다.

-끝-

문서 작성 요령

 수신 : 수신기관 또는 수신 부서장의 직명을 기재 → 수신이 1개 부서일 경우 수 신 : 영업부 부장(영업부) 참 조 : 자재부 부장 발 신 : 품질 보증부

문서 작성 요령

 → 수신이 2개 부서일 경우  수 신 : 수신처 참조  참 조 : 자재부 부장  발 신 : 품질 보증부  수신처 : 영업부, 생산부, 기술부, 품질관리 부

문서 작성 요령

   경 유 : 경유기관 또는 경유 부서장의 직명을 기재 참 조 : 직접처리하는 수신기관의 부서장 직 명을 기재 신속히 전달, 처리를 요하는 문서는 문서 좌 상단에 적색글씨로 “지급”표시

문서 작성 처리

   극비 문서 : 대외 유출 시 회사경영에 큰 손실 을 초래 (작성관계 자 외 공표금지) 비밀 문서 : 대외 유출 시 회사경영에 손실을 초래 (업무 관련 자 외 공표금지) 대외비문서 : 회사경영상 사외 공표를 금한 것

문서의 구성

 두 문(頭文) : 발신기관명, 주소, 전화번호, 분 류기호 및 문서번호, 시행연월일 ,수신기관명, 문서보존기간  본문(本文) : 제목, 내용, 별첨 등  결 문(結文) : 발신기관명, 수신 처 등

문서 번호 부여 기준

 회사명 (발행부서) A - 0000

문서의 결재

 결재권 자 조직 표에 의해 상향식 결재 위임 전결 표에 의거 전결 권 자의 결재  문서처리의 원칙 모든 사무는 결재절차에 의한 문서로서 처리 회의에서 합의된 사항

문서의 결재

 협조 및 합의 다른 부서와 관련되는 경우 품의서에 합의 서명 협조 형식은 부서장간 합의 합의에 이견이 잇는 경우 그 사유를 명기 (이견 이유로 문서의 회송, 지체를 금함) 부서간 합의가 안될 경우 상급자가 결정

결재의 종류

 전 결 최종 결재권자의 권한에 속하는 사무의 일부 를 위임 전결 표에 의거 소정의 결재권자가 대신 결재하는 것

결재의 종류

 대 결 최종 결재권자가 출장,휴가,기타 사유로 부재중일 때 차상 위 자가 대신하여 결 재 하는 것(대행 자 결재하는 것)

결재의 종류

 후 결 긴급한 문서로써 결재권자의 출장,휴가,기타사 유로 부재중일 때 대리 결재가 어려울 경우 후 결 하고 우선 시행하는 것(후 결은 승인권 자 에게 반드시 사후에 결재를 받아야 한다.

결재의 종류

 후 열 결재권자가 출장,휴가,기타사유로 상당기간 부 재중일 때 대결로써 시행하고 문서 내용이 중 요하여 후에 결재권 자에게 열람, 보고하는 것

문서 화일링

 문서 분류 구분 주제별 분류 상대방 별 분류(업체별) 표제 별 일건 별 정리(PROJECTER) 형식별

문서 분류 기준

 대분 류(1차분 류) 󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜▶  중분류(2차분 류) 󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜󰠜▶  소분류(3차분 류)

문서 분류 기호

 문서 분류 기호  숫자식 : A,B,C 가,나,다  문자식 : 1,2,3, 10,20,30  병용식 : A1, A2, A3, B1, B2, B3  유의식 기호 : H(HEALTH),P(PRODUCTION)  무의식 기호 : 100(총무), 103(경리)

문서 흐름

 문서발생  문서정리/분류  파 일 링(문서 편철)  보 관  이 관  보 존  폐 기

문서 관리 단위

 집중 관리  분산 관리  절충식 관리

화일링 시스템의 종류

 버티칼(수직)화일링  오픈 화일링  박스 화일링

보 관 구

 케비넷  2단 화일 BOX  OPEN 화일 BOX  횡장형 케비넷  책 꽃 이  서류함(Teay)

화 일 용 구

 황화일  청화일  Clear 화일  바인더

화일 하는 방법

 최신 문서가 알수 있게 위에철  하나의 화일에 70매 정도(70매 이상이면 분철)  상철 혹은 좌철  A3 문서는 A4 사이즈에 적합하게 편철

화일 의 통합

 보관하고 있는 서류 중 바로 찾아내기 위해 가급적 상사에 취향에 맞게 나열 √ 명칭별 예)거래처별, 조직명, 단체별 등 √ 주제별 예)인사,노무,개발 등 √ 표제별 예)ㄱ ,ㄴ,ㄷ 등 √ 일건별 예)계약, 행사 등 √ 형식별 예) 보고서, 신청서

자료의 정리

 명함 √ 명함을 받은 날짜,용건,특이사항 등을 메모해 서 가이드에 끼운다 √ 명함에 주소, 직위 등이 변경 되었을 경우 즉 시 정리 √ 1년이 넘은 명함은 검토

자료의 정리

 스크랩북 정리 √오려낸 기사를 대지에 붙여서 홀더에 넣은후 케비넷에 보관 √대지 한 장에 한 개의 기사를 붙이는 것이 원칙 이지만 크기가 작은 기사는 주제가 같은 것을 여러 개 모아서 하나의 대지에 붙인다

자료의 정리

 카다로그 √ 바로 꺼내볼수 있도록 버티컬 방식으로 정리 √ 최신본 유지를 위해 주기적인 점검 필요 √ 나중에 연락할수 있도록 담당자 이름을 적어 넣어둔다

화일 표시사항

 작성년도  위치번호:고,단,열,  문서명  부서명  상호

화일 박스 표시사항

 문서분류:대,중,소  파일 박스 번호  문서고,단,열  작성부서  부서색상(선택)  보존년한