Transcript 화일링(Filing) 방법

화일링(Filing) 매뉴얼
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▣ 화일링(Filing) 방법
(1) 용어의 정의
◐ 홀
더: 문서를 편철하기 위하여 사용하는 용구
◐ 화
일: 홀더에 문서를 철한 것
◐ 화
일 에이드: 화일을 담아 놓는 종이로 만든 박스
◐ 조견표: 화일에 화일을 써 놓을 수 있도록 돌출된 부분
◐ 스티커: 조견표 및 화일에이드 겉 상단 부분에 부착하는 견출지
(2) 파일 홀더 사용방법
◐ 문서의 편철은 상철을 원칙으로 하고 부득이한 경우 좌철한다.
◐ 한 개의 홀더에는 150 매 정도의 문서를 철한다.
◐ 업무 구분을 쉽게하기 위해 조견표 부분에 색상스티커를 부착사용하며 색상 부여는 부서장
임의 선정한다.
단, 흑색은 문서수발 및 서식 외에는 사용하지 않는다.
◐ 문서는 매 안건마다 완결순으로 최종문서가 위에 오도록 한건으로
합철한다.
◐ 스테이플/클립/핀등을 사용한 문서는 가능한 제거하고 철하는 것을 원칙으로 한다.
◐ 문서는 좌측과 상단을 맞추며, 문서의 좌측과 화일의 접히는 부분 우측선이 일치되도록 철한다.
◐ 문서목록표는 팀 자율적으로 운영함.
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(3) 화일의 조견표 (스티커) 기재요령
①
②
보존년한
③
위치번호
④ ⑤ ⑥ ⑦
① 란 : 부과 약호를 쓴다. (일반문서관리규정 별표1 참조, 예: 관리팀 -> 관리)
② 란 : 문서분류체계에 의한 분류번호를 기재한다.(일반문서관리규정 별표2 참조)
③ 란 : 화일명을 간략하고 쉬운 용어로 기재하며, O O 철, O O 관계철, 잡철, 참고철등의 용어를
사용하지 않는다. 화일명 앞에는 반드시 그 화일의 생산연도를 표기한다.(예,’2002 교육계획)
④ 란 : 그 화일의 보존년한을 기재한다. (예, 3년이면 3 또는 03으로 표기)
⑤ 란 : 그 화일의 폐기년도를 기재한다. 단, 여러 년도의 문서가 한 화일에 철된 경우 최근년도를 기준
으로 산정한다.( 예, ’98-’2000 유류 단가계약 화일인 경우 2000년도 기준으로 폐기년도 산정,
2000년~ 유류 단가계약 화일은 폐기년도를 기재하지 않고 철이 완료되는 시점에서 마감년도와
폐기년도를 기재한다.)
⑥ 란 : 보관시 위치번호를 기재한다. (화일을 꼽은 후 연필로 기재, 위치 수시 변경가능)
(예, 위치번호 123 이란 1…첫번째 캐비닛(또는 책장,화일박스), 2….두번째 단, 3…세번째 열)
⑦ 란 : 보존시 위치번호를 기재한다.
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(4) 화일에이드 사용방법
예시
보관문서
0
경영
1차 분류명
00
경영공통
2차 분류명
001
경영회의
3차 분류명
001C ‘2002 경영회의
부서명
예시
관리팀
2
별표 2(문서분류 및 보존년한) 참조
4차 분류명
위치번호
1
일반문서관리규정(KNB-1-1000)
담당자명
3
최영환
위치번호 123 의 의미
1: 첫번째 캐비닛(또는 책장,화일박스)
2: 책장의 두번째 단
活 用 期 間
3: 두번째 단에서 세번째 열순서
◐ 화일에이드에 들어있는 화일조견표 색상과 화일에이드 스티커 색상은 항상 동일해야 한다.
◐ 화일에이드 겉표기는 흑색 NamePen(유성펜)으로 기재하고 수정시 일반 지우개로 지운 후 수정한다.
◐ 한 개의 화일에이드에 6-7개의 화일을 보관하는 것을 기준으로 한다.
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(5) 화일에이드 기재의 예외사항
◐ 3차분류 단위마다 화일에이드 1개씩 설정을 원칙으로 하되 화일링에 따라 다음과 같은 방법으로 표기
를 달리 할 수 있다.
1차 분류 1개에 2개 이상의 2차분류
단위를 한 화일에이드에 수용할 때
0
경영
2차 분류 1개에 2개 이상의 3차분류
단위를 한 화일에이드에 수용할 때
1
총무
12
문서용도관리
사내문서의 접수, 발송
문서수발
013 ’2002 단기사업계획
120 공통
0 ‘2002 경영관련문서수발
021 ‘2002 경영실적분석
121 문서,도서관리
1 ‘2002 총무관련문서수발
042 ‘2002 계
122 용도관리
2 ‘2002 인사관련문서수발
약
진행중인 문서
진 행 중
4차분류를 실시한 경우
0
경영
00
경영공통
002
경영합리화
002D (제안운영)
각종 서식을 보관할 경우
서식
지불증
1.’99년 제안제도운영
경조금지급봉투
2.’99년 개선제안서
문서수발대장양식