Transcript 제안설명회 - 안양대학교

안양대학교 전자결재
사용자 교육
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안양대학교
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그룹웨어시스템 구축 제안 설명회
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전자결재 소개 - 신 사무관리규정 이해
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기안하기
3
결재하기
4
발송하기
5
수신/접수하기
6
문서관리 소개
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그룹웨어시스템 구축 제안 설명회
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업무일지
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위원회
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일정관리
10
게시판
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주소록관리, 조직검색
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규정집
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1. 전자결재 소개
신 사무관리규정 이해
• 전자결재 및 전자문서유통사업 관련 표준
• 사무관리규정
• 문서처리 전과정 정보화
•행정기관의 전자문서시스템 규격(개정)
•자료관시스템 규격(자료관 기록관리시스템)(제정)
•기록보존시스템 규격(기록보존소 기록관리시스템)(제정)
• 행정기관 간 전자문서유통
•행정기관간 전자문서유통 표준(개정)
• 행정정보시스템 연계
•전자문서시스템과 행정정보시스템간 연계 표준(제정)
신 사무관리규정 도입을 통한 변화
• 외부기관과의 결재문서 유통
• 기안문과 시행문의 통합
• 결재 및 접수시 편철
• 접수부서에서 별도의 결재 프로세스 없음
• 문자서명의 권장
• 전자문서가 결재문서의 원본(출력물이 아님)
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1. 결재업무 흐름
기안작성 ~ 문서발송
문서수신 ~ 공람처리
기안작성
수신
공람
접수
결재
선람/공람
발송의뢰
발송
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2. 기안하기
기안작성화면
설명
• 기안자가 기안문을 작성, 결재선 지정, 문서기안의 기능을 처리합니다.
 기안작성
기안 양식 선택
-[기안작성]
초기화면에서 원하는
서식을 선택하여
기안작성 화면으로 이동
서식분류
-공용양식 : 일반공문,
품의서 등과 같이
공통적으로 사용
-부서양식 : 부서 내에서
사용하는 서식
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2. 기안하기
기안작성화면 – 문서정보 입력
설명
 기안작성
-문서정보 입력
-제목
-공개구분(부서공유,
전사공유)
-게시판 게시
-수신자
문서정보 입력
-파일첨부
-주소
-긴급결재
-보안결재
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2. 기안하기
기안작성화면 – 문서정보 입력 – 수신자 입력
설명
 기안한 문서를 수신할
수신자를 지정함.
수신자 지정, 수신자
목록에서 지정
수신자 지정
-외부수신, 부서수신
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2. 기안하기
기안작성화면 – 문서정보 입력 – 파일첨부
설명
 기안시 관련 문서를
첨부할 수 있음.
[파일첨부]버튼을
선택하면 파일 첨부
다이얼로그 상자가 나옴.
선택된 파일 정보는
기안기 위에 표시됨.
첨부위치에 따라 ‘로컬
PC’,’문서대장’을
선택하여 첨부할 수
있음.
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2. 기안하기
기안작성화면 - 결재선 지정
결재유형
 기안
 검토
 결재
 전결
 대결
 순차협조
 병렬협조
 사후보고
 추산확인
 순차협조(미기재)
결재선 지정
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2. 기안하기
기안작성화면 - 기록물철 선택
설명
 기안시 결재가 완료된
후 관리되어질 문서철을
선택
결재가 완료되면 선택된
문서철로 자동으로
들어가 관리됨.
행자부 인증 표준
공문서(일반기안문)는
정부기록물 보존소의
기록물관리 표준에
입각한 기록물
분류기준표의 코드를
준수 해야하기 때문에
기록물철 선택창이 나옴.
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2. 기안하기
기안작성화면 - 요지입력
설명
 결재문서의 요약
정보를 입력
[요지]버튼을 클릭하면
내용을 입력할 수 있는
화면이 나타남.
작성요령은 한글과 동일
작성후 [확인]버튼을
누르면 요약 정보가
등록
작성된 내용은 결재시
팝업창으로 표시됨.
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2. 기안하기
기안작성화면 - 공람자 지정
설명
 결재가 완료된 후
결재선에 포함되지 않은
사용자를 공람자로
지정할 수 있음.
지정된 공람자는 결재가
완료되면
‘공람문서’목록에서
해당 결재문서를
열람하여 공람할 수
있음.
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2. 기안하기
기안작성화면 - 임시저장, 기안올림
설명
임시저장
-미완성된 문서를 바로
결재를 올리지 않고
임시 저장 후 추후에
기안을 올릴 수 있는
기능
임시저장
결재올림
-저장문서함에 문서가
저장됨
기안올림
-작성이 완료된 문서를
기안
-[결재올림]버튼을 선택
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3. 결재하기
결재하기 – 결재할 문서
설명
 결재기능
-기안자가 기안한
문서에 대해 결재권자가
결재(승인) 하기 위한
기능
-의견첨부, 문서의 수정,
반려, 보류 기능 제공
-문서요지가 있을 경우
요지 정보가 팝업됨
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3. 결재하기
결재하기 - 결재현황보기
설명
 결재현황보기
-결재진행 중인 문서의
결재 상태를 보기 위한
기능
-[결재현황]버튼을 통해
결재문서의 현재
결재현황 정보를 확인
할 수 있음.
-첨부의견내용을 확인 할
수 있음.
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3. 결재하기
결재하기 – 의견추가, 반송, 보류
설명
 의견첨부
-기안된 문서에 자신의
의견을 첨부하기 위한
기능
 반려
-결재권자가 기안된
문서를 기안자에게
반려하기 위한 기능
-반려사유 입력
보류
- 결재권자가 기안된
문서를 보류처리
-보류사유 입력
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3. 결재하기
결재하기 – 결재
설명
 결재
-결재자가 기안된 문서를
검토 후 기안내용의
시행에 무리가 없다고
판단할 경우 결재처리를
수행하기 위한 기능
결재확인 창
-사용자는 결재시
비밀번호를 입력하게 할
수도 있고 비밀번호
검증 없이 결재 처리를
할 수 도 있음
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4. 발송하기
발송하기
설명
 문서발송
수신자 리스트
- 결재처리가 완료된
문서를 기관 내/외부로
발송하기 위한 기능
-기안자가 발송하거나
발송의뢰 기능을 통해
지정된 발송자가 수행
-내부발송, 외부발송
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5. 수신/접수하기
수신/접수하기
설명
 문서수신
수신확인
-결재처리가 완료되어
발송된 문서를 수신하기
위한 기능
-내부 수신은 사용자가
속한 기관 내의 다른
부서에서 발송한 문서를
수신하는 경우에 해당
편철
접수
접수하기
-수신된 문서를 접수하는
기능
-수신확인, 편철,
재발송요청, 재배부,
접수, 배부, 이송,
담당자지정
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5. 수신/접수하기-순차공람, 병렬공람
순차공람, 병렬공람
설명
순차공람 지정
 순차공람
병렬공람 지정
-접수처리된 문서를
[순차공람]버튼을
선택하면 기안시 결재선
지정하는 방식과
동일하게 순차공람자를
지정
병렬공람
-순차공람자 지정 후
순서에 상관없는 병렬
공람자를 지정할 경우
[병렬공람]버튼을
선택하여 공람자 지정
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6. 문서관리 소개
문서관리
설명
 문서관리
-기록물관리법에 의한
기록물관리대장 지원
-결재가 완료된 문서는
문서철에 자동 등록되며,
내용확인, 결재정보,
문서저장 지원
기록물 등록대장
-문서철은 부서별로 생성
여러 개의 문서철을
생성
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7. 업무일지
업무일지
설명
업무일지
세부절차 추가
-모든 행정업무의 목적
및 내용, 진행절차 등을
요약/정리하여 실무자가
업무수행에 지침이
되도록 하는 절차서
-대학행정업무의
표준화와 효율성 제공
-행정업무 내용 및
절차를 정리/기록/보존
-부서이동 시 업무
인수인계 근거로 활용
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8. 위원회
위원회
설명
 위원회
-위원회 관리를
전산화하여 효율적으로
위원회를 관리 할 수
있도록 제공
위원회 명단
-공지사항 및 메일발송을
이용하여 효율적으로
공지사항에 대한 정보를
전달 할 수 있도록 제공.
-회의록 작성 기능을
제공하여 전자결재
기능과 동일하게 결재
프로세스를 제공.
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9. 일정관리
일정관리
설명
 일정관리
-개인/부서/전체 일정을
일간, 주간, 월간으로
구분해서 관리할 수
있도록 함.
일정등록화면
-일정종류와 적용대상에
따른 다양한 일정 등록
-달력을 통해 사용자가
편리하게 일정기간 설정
-일/주/월별로 반복되는
일정지정으로 손쉬운
일정등록
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10. 게시판
게시판
설명
 게시판
게시 작성화면
-사용자간의 정보전달 및
공유 등의
커뮤니케이션을
강화하기 위한 기능
-트리형식의 게시판 제공
-즐겨찾기 추가 기능
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11. 주소록관리, 조직검색
주소록관리, 조직검색
설명
 주소록관리
주소록 화면
-내부, 외부 지인들의
연락처를 그룹으로
관리하는 주소록 기능
-주소록 공유 기능
조직검색
조직검색
-트리형태의 조직도 제공
-부서, 이름, 보직 검색
제공
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12. 규정집
규정집
설명
 규정집
규정내용
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-대학 규정을 전산화
하여 효율적으로 규정을
관리 할 수 있도록 제공.
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질의 · 응답
Q&A
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