Transcript MIS의 개념 I
<행정정보체계론 강의안: 5주> 행정정보체계 담당교수: 김 현 성 강의순서 I MIS의 개념 II 행정정보체계의 개념 및 특징 III 행정정보체계의 구성요소 I MIS의 개념 • MIS의 개념 – 정보체계 용어의 다양성 • information processing system, information reporting system, information resource management system, information automation system, information and decision system, information system – 개념 다양화의 원인 • 과학기술의 발달 • 조직의 구조와 기능의 변화 • 학계의 연구주안점 변화 MIS의 정의: 정의는 크게 둘로 나눌 수 있음 design-oriented와 user-oriented (상호배타적이 아닌 보완적) <설계에 주안을 둔 정의> Morabec(65) <이용자에 주안을 둔 정의> “기업의 운영, 관리에 필요한 자료를 저장, 검색 “조직의 운영과 환경에 관련된 정보를 제공해주 하기 위한 여러 가지 절차, 방법, 조직, s/w, 기 위해 조직화된 방법, 조직의 의사결정자에게 h/w 등의 요소로 이루어진 시스템” 적절한 시기에 정보를 제공해 줌으로써 조직의 계획, 운영 및 통제기능을 지원해 주는 시스템” 일반적 정의 “조직의 관리, 분석, 그리고 의사결정기능을 지원 Kennevan(70) Fredericks(71) 하기 위하여 정보를 제공하는 인간과 기계의 통 “조직내의 특정 절차들을 운영적, 전술적, 전략 합시스템 (Davis and Olson, 1985)” 적으로 계획하고 통제, 관리하기 위해서 설계된 경영시스템의 집합체” 구성요소- 하드, 소프트웨어, 수작업처리 절차, 분석, 기획, 통제와 결정을 위한 모형, 자료기지 (data base) McLeod(92) “문제해결에 유용한 정보를 관리자에게 제공하 는 컴퓨터를 기반으로 한 시스템” MIS의 특징 인간과 기계가 상호유기적으로 결합된 통합 시스템 부분적으로 개발된 업무를 하나로 통합하기 위한 조치 필요 data base가 필수적인 구성요소 단순반복적 업무 이외에도 의사결정자를 지원하는 기능 MIS의 하위 시스템 ① 조직기능을 중심으로 한 분류 - 시장개척, 제조, 재고관리, 인사관리, 재무관리 및 회계, 정보관리, top mgt. ② 조직활동을 중심으로 한 분류 - 변동자료처리, 운영통제, 관리통제, 전략기획 MIS의 하위 시스템 변동자료의 처리 기본 파일의 관리 질문처리 보고서의 작성 기타 자원기능 정보체계의 분류 집중화정도에 따른 분류 (물리적 구성요소에 따른 분류) centralized structure, decentralized structure, distributed structure 지원업무기능에 따른 분류 -어떤 일을 하느냐 지원계층의 수준에 따른 분류 - 누구를 지원하느냐 strategic planning IS, management control IS, operational control IS 역사적 출현에 따른 분류 - 의사결정과의 관련성이 계속 높아짐 재무, 인사, 재고, 물자 등 단계 시기 컴퓨터 사용 정보기술 정보기술의 특징 중점 1단계 50년대중반 -60년대중반 개별적 컴퓨터사용 EDPS 숫자처리: 임금계산, 회계처리 자료처리 2단계 60년대중반 -70년대초반 통합된 컴퓨터사용 MIS 구조화된 형태로 정보 저장, 검색, 보고 정보생성 3단계 70년대초반 -현재 심화된 컴퓨터사용 DSS 고도화된 컴퓨터사용 ES 4단계 현재 spreadsheet, 재정관리, 의사결정 자원할당, 생산계획 세금전문가 인공지능 II PMIS의 개념 및 특징 행정정보시스템 정의: 공공부문 내에 있는 조직의 경영정보체계론 학자들 견해에 공통적으로 포함된 주요 요소 • 행정을 위한 시스템, • 정보체계의 목표와 조직의 목표가 일치될 필요 • 컴퓨터를 기초로 하는 사용자-기계의 통합시스템 • DB의 필요성 • 모델이용 * 물리적 구성요소 : h/w, s/w, database, procedure, operations personnel * 행정정보의 특성 : 공공성, 광역성, 독점성, 합법성, 정치성 * MIS와 PMIS의 차이 구분 외적요인 (일차적 환경) 내적요인 (이차적 환경) 행정정보체계 경영정보체계 평가기준 경제적 효율성, 정치적 효율성 정책목표 경제적 능률성 수익성 계획 점증주의적 조직외부적 포괄적, 합리적 조직내부적 구조 정치보다 하위에 위치 최상급 수준 집행 임차 상대적으로 낮은 노동절약적 제한적 인력공급 구매 staff-reduction 효과 시장경제에 의한 인력공급 * 공공부문과 민간부문의 차이: 네 가지 관점 economic authority 1 4 2 political authority 3 personnel system model work context model 1 자료채취단계 (monitoring stage) 공공은 수동적 민간은 능동적 공공의 경우 공권력 가능하고 자료를 채취함에 비용이 낮다 2 3 4 1 자료해석단계 (interpreting stage) 공공은 만족모형 따른 문제해결에 의한 대안탐색 민간은 합리적 접근에 따른 알고리즘에 의한 대안탐색 이유: 개인 이익이 서로 맞지 않기 때문 부서장의 임기 짧음 신임자는 새로운 목표를 제시 2 3 4 1 목표설정단계 (goal-setting stage) 공공은 이윤이 다양, 상충, 목표의 무기억성(잦은 교 체 등) 으로 임기 내 성과 바람 민간은 구체적이어서 이윤이 계량화되어 성과를 바람 2 3 4 1 평가단계 (feed-back stage) 공공은 경제적 능률성 뿐만 아니라 여론에 의한 평가 존재 민주성과 형평성 등으로 평가에 혼란을 가져옴 민간은 경제적 능률성으로 명확한 평가 가능함 2 3 4 행정정보체계의 특징 1) 수동적 자료채취성향 때문에 시스템에 도착하는 자료양이 자신의 능력을 초과하기도 함 2) 대기비용을 internalize하지 못하기 때문에 서비스 수준이 떨어짐 3) 목표가 분명하게 정의되어 있지 않고 자주 바뀜 4) 최적화 기법을 사용하는 빈도가 적음 5) 조직목표의 무기억성(property of no memory)으로 이용자 요구사항의 정의가 어려움 6) 비일상적인 업무의 전산화, 즉 ES, DSS의 개발 어려움 7) 성과를 평가하는 기준 모호함 8) 평가기준으로 경제성이나 능률성보다는 민주성이나 형평성을 강조함 9) 비용편익 산정 시 고객인 국민의 관점 포함되어야 함 행정정보체계의 특징을 종합해 보면… 1) 장기적 목표는 나아갈 길 제시, 단기는 문제해결 - 기획과 연결 2) 컴퓨터와 통신기술을 정보처리에 이용 3) UNIT OF ANALYSIS는 조직 4) 내용중심적 이론 (MIS는 과정중심적) 5) 환경에 따라 정보체계의 내용이 달라짐 행정정보시스템의 정의 공공부문의 조직이 미래의 바람직한 상태를 설정하고, 이에 도달하는 길을 모색, 선택하기 위하여 컴퓨터와 통신기술을 사용하여 업무를 자동으로 처리하는 인간 과 기계로 구성된 통합시스템 III PMIS의 구성요소 행정정보체계의 구성요소 1 2 3 사이버네틱적 관점 * 학습과 기억요소 - 목표, 문제, 우선순위, 해답, 평가, 논리적 추론법칙을 기억하는 요소 * 정보채취와 필터요소 – 코드화 기능 * 판단기능과 결정요소 1 Simon의 관점 인간의 정보처리과정의 특징 * 순차적 해결, 단기와 장기 기억요소를 가짐 * 감지요소 * 처리요소 * 기억요소 2 3 1 J. C. Miller의 관점 1) 투입변환요소 2) 내부변환요소 3) channel and net 4) decoder 5) 연결요소(associator) 6) 결정요소(memory) 7) 결정요소(decider) 8) encoder 9) 산출변환요소(output transducer) 10)시계요소(timer) 2 3 V. 사무자동화의 개념 및 발 전 사무자동화 자동화의 정의 : 제한된 범위 내에서 인간의 기능을 기계에 맡기는 것 (판단기능 포함) 자동화의 역사 : 인간과 기계와의 역 사 도구단계 근육증폭단계 판단보조단계 • 도구단계 : 손발의 기능을 대신 - 호미, 괭이, 삽 • 근육증폭단계 : 인간의 육체력을 증폭시킴 - 증기기관, 산업혁명( 육체노동자와 갈등 가능성 ) • 판단보조단계 : 제한적 범위 내에서 인간의 판단을 도와줌, 컴퓨터가 if를 이해(사무실 근로자와 갈등 가능성) 사무실이란 1. 채취된 자료를 분류, 통합하는 기본적 정보처리가 이루어지는 공간 2. 하위로부터의 정보를 상위로 올려주는 전달기능 수행공간 3. 조직의 장이 필요로 하는 자료를 수집 정리해주는 공간 4. 조직의 운영상태를 점검하고 원래 목표와의 차이를 검정하는 공간 5. 조직구성원이 필요로 하는 사회적 접촉요망을 충족시켜주는 공간 ☞ 1,2는 단순반복적 3,4는 모호 복잡, 5는 이제까지 소홀히 취급 ☞ 위 두 번째 단계의 기계화도 자동화에 포함시킴 - 구분어려움 사무자동화의 정의 : 사무실의 기능을 기계의 힘을 빌어서 수행하는 현상 환경으로부터 채취한 자료를 자동으로 기록, 분류 분류된 자료의 요약, 보관단계에서의 자동화 외부기관으로 자료요청 시 원하는 형태로 변형, 발송하는 자동화 하위기관에 문서발송 자동화, 문서수신 자동화 직원들의 근무상태 평가를 자동화 사무자동화로 인해 사람에게로 일이 옴 일을 중심으로 사람이 모임 --------> 사람에게로 일이 옴 (OA로 인해) OA의 대상영역 – 사무기기, 사무관리, 사무환경, 정보처리, 네트워크 Word Processing의 기본 기능 – 입력, 교정 및 편집, 출력, 기억 및 저장 – WP의 장점 • 문서작성시간 감소, 문서내용을 다양한 문자로 표현 전환, 필요한 문서의 즉각적 검색, 재생 및 출력, 문자별 타자기 구입에 따른 예산 절감 – Sanders(1974) 정보처리작업의 구성 • 기록, 분류, 배열, 계산, 요약, 축적, 검색, 복사, 전달 사무자동화의 발전 • 50년대 후반에는 1차OA로 능률성 향상이 목표 계수정보와 정형적 의사결정에 활용 • 70년대 후반부터는 2차OA로 효과성도 중시. 비계수, 비정형 포함. 광의의 OA, 컴퓨터기술, 시스템과학, 통신기술, 경영과학까지 광범위하게 활용 OA의 발전단계설(M. Zisman) 초기 확장기 정형기 성숙기 추진 접근방법 추진체계 •총합시스템 접근 •부문별 •공통과제 •OA기기시행 •행정사무별, 계층별 •프로젝트팀 운영 •상설 전담조직 운영 •EDP부문조직 주도 •총무부문 주도 •부/국 등 조직주도 사무자동화의 조건 1 2 3 기술적 가능성 1 2 3 경제적 가능성 컴퓨터, 팩시밀리, LAN, 화상전송(카메라 로 원거리 회의), 전자우편, 통합정보망 고객의 관점, 조직의 관점, 사회적 관점 (integrated services digital network), 동시에 고려해야 함 뉴 미 디 어 (VAN, CATV, Teletext, Videotext) 1 2 3 정치적 가능성 실업 가져올 수 있기 때 문에 관련인 들의 동의 가능성에 관한 조건 사무자동화 시스템의 구성요소 1. 문서처리 워드프로세서 - 입력, 인쇄, 보관, 검색, 오류수정, 첨삭용이, edit 가능(확대 축소) 장점 - 처리시간 절약, 구어체 사용, 쉽게 검색, 예산절감 단점 - 훈련필요(공포감 있는 경우), 구입비용, 조작가능성, 손실우려 2. 문서통신 : 팩시밀리, 전화선, 근거리통신(LAN) , 전자우편 3. 화상전송 : 원거리회의 가능 오디오 비디오 컴퓨터 회의 4. 통합자료망 (ISDN :integrated services digital network) : 하나의 회선으로 목소리, 그림, 자료를 송수신- 건물신축 시 미리 통신선 통로 확보, 광케이블 설치 행정정보체계와의 관계 사무자동화는 PMIS의 하위시스템 기능을 수행함 조직 내 표준화 필요 - 자료 관리인(data administrator)가 수행하는 것이 바람직함 사무자동화와 행정행태 변화 1. 사무실행태 : 투입 전환 산출(보고서의 형태) 2. OA와 컴퓨터이용행태 : 사용법 통일, 쉽게-흔히 package라 불림 여전히 교육 필요, 다른 곳 가면 또 교육받아야 함 • 사무실 적응기간이 과거보다 상당기간 필요하게 되었음을 의미함 새로운 기술에 대한 저항 - 컴퓨터에 관한 고정관념 “컴퓨터는 복잡한 기계이다.” “수학이나 통계학 등 수리적 지식이 있어야 한다.” “사람의 일자리를 빼앗아갈 것이다.” “정확하므로 잘못을 범하지 않는다.” “컴퓨터의 광범위한 이용은 시간문제이지 자동적 필연적으로 도래한다.” * 심리적 변화 - 무시, 노골적 저항, 호기심, 본격적 이용, 확장 욕구 * 이용촉진을 위한 전략 : 심리적 갈등 해소시켜야 - 고정관념 수정, 호기심 나타내는 계층 적극적으로 공략 * 원거리 통신기술의 이용 컴퓨터를 이용한 자료의 자동교환을 저해하는 요인 자료보관에서의 그레샴원칙(중요한 것은 개인적으로 보관, 그렇지 않은 것은 개방) 자료에 대한 귀인 에러(attribution error) - 잘못되면 그것은 남의 자료 탓 자료의 공공재적 성격 - 내 소비가 남 소비를 침해하지 않으므로 무임승차자 탄생, 그러면 생산유인 감소, 시장실패 기계에 대한 귀인 - 잘못은 기계의 능력 한계 조직의 기존업무처리에 대한 관성(혹은 매몰 비용애 대한 우려) 이를 원활히 하기 위한 전략 자료 생산자 보호하는 대책 있어야 분위기 조성 - 불경스러움? 단계적이고 점진적 사무실 배치도 컴퓨터 이용 염두 - monitor, printer 등 * Loosely-coupled office 사무자동화의 기대효과 일반적 효과 * 업무신속 * 사무처리 정확화 * 형식의 통일 및 서류의 선명도 * 단순업무 감소로 창의성 만족도 향상 * 문서보관공간의 축소 및 사무실 환경의 개선 * 근무시간 단축 * 민원업무의 서비스 향상 * 개인과 조직의 융통적 시간 조직관리 • 정보화시대에의 대응 계량적 효과 * 경비절감(사무용품비, 인쇄비, 통신비, 여비, 회의비, 교통비) * * 사무실공간축소(임대비용절감) 노동력의 절감(여유시간활용, 시간외근무수당감소) 정성적 효과 * * * * * * 업무처리의 과학화 기계화·자동화 업무의 명확한 구분 자료작성의 용이 정보에 대한 인식제고 DB의 정비 고객서비스향상의 동기부여 역기능적 효과 * 일의 성격과 의미의 변질가능성 (현장감각의 상실, 성취의용 약화, 자립성, 자율성의 문제) *조직과 관리상의 문제(대인상호작용 감소, 조직문화 파괴, 인간적 신뢰감 약화, 책임과 권한의 불명확, 권력관계의 변화와 이에 따른 저항) *건강상 문제(자동화에 따른 운동부족, 시력, 청력) 당면과제와 대응책 * 업무관리의 체계화 미흡 추진상의 문제점 * 시스템 기술의 부족 * 인력/예산의 불충분 * 조직의 OA문화 미형성 * 관리자의 인식제고 및 저항해소 * 사무의 표준화 및 정형화 * 사무기기의 보급 및 이용의 활성화 * OA 소프트웨어의 개발 * 제도적 기반조성 * 환경적 요소의 고려 대응책