Transcript KONSEP SISTEM FAIL OLEH: ARKIB NEGARA MALAYSIA

KONSEP SISTEM FAIL
OLEH:
ARKIB NEGARA MALAYSIA
KONSEP SISTEM FAIL
PEWUJUDAN REKOD
2.
1.
SKIMA FAIL
(Filing Scheme)
MENGKELAS
Maklumat
H
MANUAL FAIL
THESAURUS FAIL
Prosedur
Manusia
A G
MENGINDEKS
KAEDAH REGISTRI
(Straight Forward
Alphabetic)
I
A
A
B UNIT-UNIT N
FAIL
I
R
R
E
T
G I S
3.
MENYIMPAN &
MENGESAN
SUSUNAN FAIL
(File Arrangement)
KAEDAH FAIL
(Filing Method)
Peralatan
Peruntukan
1.
2.
3.
4.
Kaedah Indexing
Kaedah warna (colour coding)
Kaedah Geografic
Kaedah Universal Subject
classification.
5. Kaedah Kelompok
(Block Numeric)
6. Kaedah soundeks
7. dll
SISTEM
Sistem merupakan satu kumpulan
bahagian-bahagian yang berkaitan
bertindak bersama untuk mencapai satu
matlamat.
Satu rantaian aktiviti yang lengkap yang
membentuk satu putaran.
Setiap sistem mempunyai satu paksi
atau titik pusat.
APA DIA FAIL
 BERASAL DARI PERKATAAN LATIN: FILLUM (SEUTAS
BENANG UNTUK MENGIKAT DOKUMEN SUPAYA TIDAK
TERCICIR).
 “A
FOLDER
ARRANGED”.
WHERE
LETTERS’
ARE
PROPERLY
 SATU FOLDER DIMANA DI DALAMNYA SURAT-SURATAN
DISUSUN DENGAN CERMAT DAN TERATUR, DIBERI
TAJUK, NOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN.
 ALAT YANG DINOMBORKAN DAN DIDAFTARKAN
MENGIKUT KAEDAH TERTENTU DAN DIGUNAKAN
UNTUK MENYIMPAN DOKUMEN YANG BERKAITAN
DENGAN SATU-SATU PERKARA ATAU SUBJEK.
 TINDAKAN MEMASUKKAN DOKUMEN KE DALAM ALAT
TERSEBUT.
SISTEM FAIL
Seluruh aktiviti di dalam sesebuah organisasi
yang berkait dengan:
Penciptaan Fail
Penggunaan Fail
Penutupan Fail
Pemisahan Fail
Titikpusatnya ialah:
Unit Registri
Bahagian Pendaftaran Surat
Bahagian Registri
Bahagian Pendaftaran Fail
Bahagian Pendaftaran Mail
Bahagian Rekod
Pusat Rekod
Fungsi asas Bahagian/Unit Registri:
Mengadakan Fail
Mentiadakan Fail
Mengedarkan Fail
Mengesan Kembali Fail
Memisahkan Fail
TUGAS UTAMA SISTEM FAIL
Proses:
MENGKELAS
MENGINDEKS
MENYIMPAN
MENGESAN KEMBALI
KAEDAH FAIL
Menumpukan kepada cara mana setiap proses itu
dilaksanakan.
MATLAMAT SISTEM FAIL
Memberi maklumat (fail) yang betul
kepada orang yang memerlukan
pada masa yang ditetapkan
dengan kos/perbelanjaan yang terendah
BAGAIMANA UNTUK MENCAPAI MATLAMAT DI ATAS?
Input
Proses
output
KOMPONEN SISTEM FAIL
INPUT
Maklumat
Peralatan
Peruntukan
Manusia
Prosedur: SKIMA FAIL
Manual
Thesaurus:
-Housekeeping
- Functional
Pendaftaran
Pergerakan
PROSES
OUTPUT
1. PENUTUPAN FAIL
i. Mengkelas
ii. Mengindeks
iii. Mengesan
2. PENYIMPANAN,
PEMELIHARAAN
& PENGGUNAA FAIL
3. PEMISAHAN FAIL
MATLAMAT: Memberi maklumat(fail) yang betul. Kepada orang yang memerlukan.
Pada masa yang ditetapkan. Dengan kos yang terendah.
MAKLUMT
PENGKELASAN
Ertinya:- Proses intelektual dan
deduktif yang mendahului
kerja-kerja mengindeks
- Penyusunan maklumat atau segala
surat-suratan yang diwujudkan ke
dalam kumpulan-kumpulan yang
seakan-akan sama maksudnya, di
mana tiap-tiap kumpulan dikenali
dengan identitinya yang tersendiri
Contohnya: Housekeeping
Functional
Tahap Keselamatan
Kod/Jenis
AKTIVITI PENGKELASAN
-
Penyediaan Tesaurus
-
Penyediaan Kod
-
Penyediaan Skima
KAEDAH KELASIFIKASI
-
Abjad (Alphabetic)
-
Nombor (Numeric)
-
Alphanumeric (Abjad + Nombor)
-
Perkara
-
Kronologi
-
Geografi
-
Warna
-
Nama
-
Dan Lain-lain
PENGKELASAN PERKARA
Perkara Ertinya:
Satu perkataan (lazimnya kata nama dan kata nama terbitan) atau
satu frasa yang melambangkan sesuatu konsep.
Pengkelasan Perkara bermakna:
Penyusunan maklumat mengikut pembahagian perkara-perkara
yang telah ditetapkan.
MENGINDEKS (MENGFAHARASAT)
Ertinya:
-
Menyediakan petunjuk
-
Berdasarkan perkataanperkataan yang dipilih dari
tajuk fail
AKTIVITI MENGINDEKS
-
Mengenalpasti perkataan utama
yang berkaitan dengan perkara
-
Menyusun mengikut abjad
KAEDAH MENGINDEKS
-
Pemilihan perkataan utama dari tajuk fail
-
Memasukkan tajuk fail dalam borang doket Am 89 dan
Am
89A
-
Komputer
-
Kod Indeks 3” x 5”
-
Penyusunan Mengikut Abjad
-
Penyusunan Mengikut Nombor
MENGESAN
Mendapatkan semula maklumat
mengikut sistem yang telah disediakan
AKTIVITI MENGESAN
-
Rujuk Indeks
-
Kawal Edaran
-
Penyusunan fail dalam
kabinet/rak
KAEDAH MENGESAN
-
Penggunaan Indeks Am 89 &
Am 89 A atau Indeks Kad
-
Penggunaan Kad Edaran Fail
-
Penggunaan Komputer
-
Penggunaan Senarai Fail atau
Buku Daftar Fail
-
Penggunaan Buku Daftar Surat
SIRI FAIL
Unit-unit fail atau dokumen yang diwujudkan mengikut sesuatu
skim diberi nombor Kod Khas untuk aktiviti tertentu atau disusun
mengikut sistem fail atau disimpan sebagai satu unit kerana failfail atau dokumen itu ada kaitan dengan sesuatu perkara atau
fungsinya hasil dari aktiviti yang sama mempunyai bentuk yang
serupa atau kerana perhubungan yang lain yang timbul dari
pengwujudan, penerimaan dan penggunaannya.