Transcript sistem fail pss - pusat sumber sekolah

SISTEM FAIL
DAN
DOKUMENTASI
PENGERTIAN
SISTEM FAIL
Satu proses mengklasifikasi,
menyusun dan menyimpan
semua surat, rekod mahupun
maklumat.
KEPENTINGAN
1.
2.
3.
Sistem ini perlu supaya rekod dapat
diperoleh dengan segera apabila
dikehendaki.
Semua rekod dapat disimpan secara
terurus dan sistematik.
Sistem fail yang sistematik akan
memudahkan pengurus atau pun
pengganti mengambil alih tugas-tugas
yang ditinggalkan.
SESEORANG PENGURUS MESTI
TAHU;
(a) teknik penyimpanan fail
(b) rekod- rekod pentadbiran
(c) sistem penyimpanan rekod yang patut
diamalkan
(d) peralatan yang patut dibeli
(e) personel yang menyelenggarakan fail
SISTEM FAIL DI SEKOLAH
Semua sekolah ada sistem fail. Tetapi
terdapat beberapa perbezaan :
(a)
cara mengelas tajuk besar dan
pecahan tajuk
(b)
nombor fail untuk tajuk berbeza
(c)
kulit fail dan cara penulisan fail
berbeza
PRINSIP-PRINSIP SISTEM FAIL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Fail berkulit nipis berwarna putih.
Mudah disediakan dan disimpan.
Murah dan mudah didapati.
Mudah diperluas dan dipakai berterusan
- Jilid 2 dan seterusnya.
Beri tanda apabila dikeluarkan.
Pengedaran fail secara bersistem.
DOKUMEN SOKONGAN
•
•
•
•
Menggunakan fail kulit keras.
Menyediakan senarai kandungan.
Melebalkan nama dokumen di luar fail.
Tidak diberi pernomboran seperti fail
putih.
CIRI- CIRI SISTEM FAIL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Kepadatan
Assesibiliti
Ekonomi
Keanjalan
Lokasi
- menggunakan ruang yang minima
- mudah untuk dirujuk (Kertas Minit )
- kos yang minima
- pembesaran ruang pada masa depan
- diletakkan di tempat yang mudah
diperoleh
Rujukan
- kemudahan untuk mengesan
silang
dokumen lain yang berkaitan
- rekod dapat dicari dengan berbagaibagai tajuk
Retention - fail yang tidak aktif dapat dipindahkan
(Sampul Kecil Kuning)
Klasifikasi - mudah untuk membuat rujukan
PENGELASAN SISTEM FAIL
1.
CONTOH TAJUK FAIL SEKOLAH
(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
(f)
(g)
(h)
(i)
(j)
Kurikulum
Kokurikulum
Hal Ehwal Pelajar
Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan
Kewangan dan Akaun
Pentadbiran Am Sekolah
Perhubungan Masyarakat
Kemudahan Fizikal
Asrama
Audit
TEKNIK MENGKELAS &
MEMBERI KOD
1
Fail hendaklah dikelas dan diberikan kod yang sesuai.
2
Fail akan disusun mengikut TAJUK BESAR (Level 1).
3.
Tiap-tiap TAJUK BESAR akan dipecahkan kepada
TAJUK KECIL (Level 2).
4.
TAJUK KECIL akan dipecahkan kepada PERKARA
(Level 3).
PENGKELASAN FAIL
A. KURIKULUM
Contoh,
01 / 01
01 / 02
01 / 03
01 / 04
01 / 05
01 / 06
01 / 07
01 / 08
01 / 09
-
Pengurusan Kurikulum
Penilaian dan peperiksaan
……………………
Sumber Pendidikan
…………………..
Pusat Sumber/Perpustakaan
……………………
……………………
……………………
CONTOH:
1. TAJUK BESAR :
2. TAJUK KECIL :
3. PERKARA
:
Kurikulum - 01
PSS
- 06
Pengurusan dan
Pentadbiran Pusat
Sumber dan
Pentadbiran - 001
Oleh itu KOD FAIL :
01/06/001
cara tulis : SKGR/01/06/001
atau
SKGR/01/06/001 Jld 2
Contoh Senarai Fail
Sumber Pendidikan : 01/04
01/04/001 : Pengurusan Sumber Pendidikan
01/04/002 : Bahan Bantu Belajar
Contoh Senarai Fail
Pusat Sumber Sekolah : 01/06
01/06/001 : Pengurusan dan Pentadbiran
01/06/002 : Program Galakan Membaca
01/06/003 : Projek/Aktiviti PSS
PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL
1. Sampul kecil
Satu fail sementara dibuka kerana fail
asalnya tidak ditemukan.
Fail ini hanya mengandungi satu tajuk
sahaja .
Apabila sudah digunakan, fail ini mesti
ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar
Fail ini tidak aktif.
Sampul kecil berwarna kuning dan bercap
SAMPUL KECIL
SAMPUL KECIL
2. KERTAS MINIT
Setiap fail perlu ada Kertas Minit
Tujuannya ialah untuk merekodkan penerimaan
dan penghantaran keluar surat
Setiap surat yang dihantar keluar atau diterima
masuk akan diberikan nombor rujukan
Kertas Minit diikat di sebelah kiri fail
* Surat/ kandungan masuk - dakwat MERAH
* Surat/ kandungan keluar - dakwat BIRU / HITAM
Nombor turutan kandungan mesti ditulis sebelah kiri
garisan dan dibulatkan.
Nombor yang sama ditulis pada surat / kandungan di
sudut sebelah atas kanan
CONTOH KERTAS MINIT :
11
1. Tarikh surat diterima ……............. drpd ……………….
Tarikh surat dikandung dalam fail…….. ………………..
Tajuk surat ………………………………………………
No. rujukan : ……………………………………………
Tindakan: ………………………………
12
2.
Surat bertarikh ……………kepada…………… ……………..
Tarikh surat dihantar …………………….
Tajuk surat …………………………………………………….
3. FAIL TIMBUL
Fail yang mengandungi dua atau tiga
tajuk / perkara yang hanya timbul
sekali-sekala dan tidak aktif.
Perkara / tajuk yang terdapat di situ
tidak boleh dimasukkan dalam
mana-mana fail yang ada.
ARAHAN PENUTUPAN FAIL
1. Fail hendaklah ditutup apabila mengandungi
100 kandungan atau apabila difikirkan
terlalu tebal
2. Setelah fail penuh, catatkan bilangan jilid
pada nombor rujukannya,.
Buka fail lain dengan menggunakan Jilid 2.
Nombor yang sama masih digunakan
Hanya bilangan kandungan dimulakan dengan
nombor baru.
Mulakan dengan nombor 1.
Fail yang memerlukan tindakan segera , maka
tanda-tanda bercetak seperti :
TINDAKAN SERTA-MERTA atau
SEGERA
perlu disematkan pada kulit fail.
PENDOKUMENTASIAN
PENGERTIAN :
Merupakan usaha untuk mengumpul,
menyusun atau merakam sesuatu hasil
kerja atau aktiviti
KEPENTINGAN
1. Pendokumentasi penting sebagai bukti bahawa
sesuatu kegiatan telah dilaksanakan.
2. Penting juga sebagai satu rangsangan kepada
mereka yang terlibat dalam usaha menjayakan
sesuatu projek
3. Mendokumentasikan sesuatu hasil usaha itu
merupakan satu cara untuk melihat kekuatan
mahupun kelemahan sesuatu projek yang
telah dijalankan (langkah post-mortem).
4. Hasil dokumentasi ini dapat dijadikan asas
bagi sesuatu kajian akan datang.
CONTOH PENDOKUMENTASIAN
1.
2.
3.
4.
5.
Gambar foto
Rakaman Audio-Video
Koleksi kertas cadangan / kertas kerja /
laporan sesuatu kegiatan
Koleksi Majalah Sekolah
Sudut Dokumentasi PSS
BUTIRAN DOKUMENTASI
Mesti mengandungi :
(I) Kertas cadangan
(ii) Pelaksanaan
(iii) Laporan Pelaksanaan
(iv) Lampiran ( Gambar , Borang …. )
Mestilah dibuat sekurang-kurangnya 3 salinan
(I) Sudut Dokumentasi
(ii) Fail PSS
(iii) Orang yang bertanggungjawab
Urutan tajuk menulis minit
mesyuarat
tajuk mesyuarat
tarikh
masa
tempat
kehadiran
tidak hadir
turut hadir
Agenda