Transcript TAKLIMAT SPPK NEGERI JOHOR - sekolah kebangsaan parit sulong

TAKLIMAT SPPK
NEGERI JOHOR
PEMBINAAN FAIL
INDUK
SPPK SEKOLAH
-SK. PARIT SETONGKAT MUAR
Arahan Perkhidmatan 1974
Bab 3
Para 11 : Pengelasan surat mengikut Pengelasan Fail - Suratsurat yang dikeluarkan adalah perlu diberi pengelasan
keselamatan mengikut peringkat keselamaatan fail surat-surat itu
Para 12 : Rekod Surat Keluar – Semua surat keluar dari sesebuah
jabatan hendaklah direkodkan dalam kertas minit
Para 18 (a) : Tindakan Bahagian Pendaftaran Fail - Semua
bahagian pendaftaran fail jabatan ………. hendaklah mengambil
tindakan segera memasukkan surat-surat yang diterima ke dalam
fail-fail berkenaan dan mengedarkan fail-fail kepada pegawaipegawai yang berkenaan untuk tindakan …..
Arahan Perkhidmatan 1974
(Sambungan_1)
Bab 4
Para 4 (a) 11 : Pengelasan Keselamatan Fail : Menjadi
tanggungjawab Ketua Jabatan menentukan bahawa fail-fail diberi
pengelasan keselamatan, sama ada diperingkat terhad, sulit, rahsia
atau rahsia besar
Para 5 : Memakai Kulit Fail Yang Sesuai : Jabatan-jabatan
hendaklah menggunakan kulit-kulit fail seperti yang telah direka oleh
Arkib Negara ….
Para 12 : Tanggungjawab Pegawai Dalam Pengedaran Fail :
Menjadi tanggungjawab tiap-tiap Pegawai untuk melicinkan
pengurusan pengedaran fail
Para 18 : Memelihara Keselamatan Kandungan Fail : Isi-isi
kandungan fail, baik bagi fail terbuka ataupun fail yang mempunyai
pengelasan keselamatan, bukanlah untuk rujukan orang ramai
Arahan Perkhidmatan 1974
(Sambungan _2)
Bab 5
Para 1 : Tanggungjawab Ketua Jabatan Memelihara
Rekod Jabatan
Menjadi satu kewajipan khas dan terpenting bagi
jabatan-jabatan menentukan bahawa setiap rekod
kerajaan disimpan dan dipelihara dengan baik. Ketuaketua jabatan adalah dengan sendirinya
bertanggungjawab untuk memelihara setiap rekod
kerajaan yang ada di dalam jabatan mereka.
Arahan Perkhidmatan 1974
(Sambungan _2)
Bab 5
Para 1 : Tanggungjawab Ketua Jabatan Memelihara
Rekod Jabatan
Menjadi satu kewajipan khas dan terpenting bagi
jabatan-jabatan menentukan bahawa setiap rekod
kerajaan disimpan dan dipelihara dengan baik. Ketuaketua jabatan adalah dengan sendirinya
bertanggungjawab untuk memelihara setiap rekod
kerajaan yang ada di dalam jabatan mereka.
3. Pengelasan Fail
- berdasarkan Akta Rahsia Rasmi (ARR) dan Arahan
Perkhidmatan 1974 (Bab 3, para 11 dan Bab 4 para 4(a)
-pengelasan berdasarkan peringkat keselamatan
-Pengelasan seperti berikut:
Rahsia Besar
Rahsia
Sulit
Terhad
Terbuka
Sampul kecil
Fail Timbul
Terbuka
 Fail pengurusan harian dan Fail-fail
Pentadbiran
 Fail berwarna PUTIH
Fail Timbul (subjacket)
 Mengandungi bahan-bahan / maklumat yang
belum diedarkan kepada pegawai dan
maklumat edaran dalaman
4. Kulit Fail
Arahan Perkhidmatan Bab 4 Para 5 Menyebut
“Jabatan-jabatan hendaklah menggunakan kulit fail seperti
yang direka oleh Arkib Negara”

dari bahan kertas yang tebal dan tahan lasak

Boleh menampung sekurang-kurangnya 100 salinan surat

Warna Kulit Fail selaras dengan pengelasan fail

Saiz hendaklah seragam dicadangkan 36cm x 24cm (muka
hadapan) dan 36cm x 35cm(muka belakang termasuk 8cm
sebagai ‘flap’)
Maklumat diperlukan
A.Kulit Hadapan
B.Kulit Tepi Depan
Kulit Hadapan
a) Nama Organisasi
b) Kod Fail
c) Perkara
d) Tarikh Kandungan Pertama
e) Tarikh Kandungan Akhir
f) Rekod Pergerakan Fail
g) Arahan-arahan Penutupan Fail
- Tarikh tutup
- Tarikh Kajian Pertama 5 tahun selepas ditutup
- Cadangan pindaan
- Tarikh Kajian kedua
Kulit Tepi Dalam
-dimuatkan cabutan-cabutan dari Akta Arkib
Negara Bil 44/1966 para 8(10 DAN 12(2)
5. Kod Fail
Fail-fail hendaklah didaftarkan melalui SISTEM
DOKET
a) Kad AM 89 ; Rekod Nombor
b) Kad AM 89A ; Rekod Abjad
(kertas doket a & b tersedia dalan satu set, ditulis serentak
bagi rujukan indeks nombor dan indeks abjad bagi rujukan
indeks silang)
c) Buku Daftar Fail
Kod Fail Kaedah Nombor (AM 89)
Disusun mengikut LEVEL (paras)
- nombor sahaja atau
- abjad diikuti dengan nombor
a) Level I
- Fail Utama
:6
b) Level II
- Fail Perkara
:2
c) Level III
- Fail Aktiviti
:2
Contoh
Pengkodan Kumpulan
: 100 - Pentadbiran
200 – Bangunan danHarta
300 – Kelengkapan dan Bekalan
400 - Kewangan
500 - Personel
600 - Pengurusa Kurikulum
700 - Pengurusan KoKurikulum
•Pengkodan nombor yang mana akan menjadi nombor
rujukan fail.
•- 100 hingga 500
Urusan Am
• 600 hingga 700
Urusan Fungsian
Contoh_3
Level I
Level II
Level III
: 6
- Peperiksaan
: 6/2 - Pengurusan Peperiksaan
: 6/2/1 - Takwim Peperiksaan
6/2/2 - Sistem Pentaksiran Pendidikan
Kebangsaan
6/2/3 - Pengawas Peperiksaan
6/2/4 - Calon Peemeriksa
6/2/5 - Peperiksaan Dalaman
6/2/6 - Program Hikmah
Contoh susunan fail SPPK
JBA5037 / 600 – 6/2/2
Sekolah/
Kod Sekolah
Lavel 3
Pengkodan
Kumpulan
Lavel 2:
PBS/SPPK
Lavel1:
Peperiksaan
Sambungan Fail
- sebab fail ditutup
- helaian kertas melebihi 100
- tidak dapat menanpung
-Fail baru hendaklah dibuka atas perkara yang sama
- dilebelkan sebagai jilid berikutnya
- rekodkan ke dalam doket fail sebagai fail berasingan
Contoh
Fail SPPK: JBA5037/600 - 6/2/2/Jld.II
Kertas minit
Urusan perhubungan
a) Merekod surat keluar dan masuk
- surat keluar direkod dengan dakwat biru/ hitam
- merekodkan penerima surat dan tarikh
dihantar
- surat masuk direkod dengan dakwat merah
- merekodkan
- nombor rujukan surat berkenaan,
- tarikh,
- tajuk/perkara surat tersebut dan
- tarikh dimasukkan fail
b) rekod perundingan
c) tindakan susulan dengan Pegawai Kanan
(Am 6 )
Kertas minit No: JBA5037/600 – 6/2/2
Helaian No: 1
(Am 6)
Kertas Minit No. JBA5037/600-6/2/2
1
1
Helai No. 1
Surat bil. JPA5007/700 - 7/1/1/1 ( 3 ) bertarikh 28 Mei 2010 dikandung pada 28 Mei 2010
GPK 1
-
(Tanda tangan & tarikh di terima )
Contoh arahan ( 1 ) - Sila ambil tindakan, TK
Contoh arahan ( 2 ) - Sila pastikan pelajar-pelajar mengambil bahagian, Tk
Contoh arahan ( 3 ) - Sila dapatkan senarai nama pelajar yang layak dan berbincang dengan saya. Tk
Contoh arahan ( 4 ) - Pastikan pelajar seperti dibaw ah mengambil bahagian.
1.
Muhamad Ali Bin Musa - Tahun 6 Nuri
2.
Shamsudin Bin Ismail - Tahun 6 Merbuk
3.
Isa Bin Daud
- Tahun 6 Nuri
-Sila keluarkan surat pemakluman kepada penjaga pelajar tersebut untuk pulang lew at bagi latihan
selepas w aktu persekolahan & nyatakan tarikh, w aktu & tempat latihan diadakan.
- Nyatakan tarikh, tempat & w aktu pertandingan.
- Segala urusan makan & pengangkutan diuruskan oleh pihak sekolah dan arahkan pelajar berkumpul
di kaw asan sekolah pada tarikh & w aktu yang ditetapkan.
Tanda tangan & tarikh
(Cop Nama Pengetua / Guru Besar / GPK )
22
Surat bil. JBA5037/600-6/2/2/ ( 2 ) bertarikh 29 Mei 2010 dihantar kepada PPD Muar
(Up : Hanafiah Bin Hassan) pada 29 Mei 2010.
33
Surat bil. JPA5007/700 - 7/1/1/1 ( 8 ) bertarikh 28 Mei 2010 dikandung pada 2 Jun 2010
Fail SPPK
- dicadangkan mempunyai 3 fail
- Kod digunakan selari dengan pengkodan pejabat
pentadbiran
- fail Induk diletakkan di pejabat
- berikut cadangan penyusunan fail
FAIL INDUK
SPPK SEKOLAH
KANDUNGAN FAIL INDUK
(8 TAJUK)
1) PEKELILING-PEKELILING
• Pekeliling daripada KPM/JPN/PPD
• Surat-surat jawapan daripada sekolah
kepada KPM/JPN/PPD
• Surat-menyurat berkaitan SPPK
2) CARTA ORGANISASI
SPPK SEKOLAH
•
•
•
•
•
Pengerusi (Guru Besar)
Naib Pengerusi (PK 1)
Setiausaha (Guru Penyelaras SPPK/
Penolong Setiausaha ( Guru Kelas)
Ahli Jawatankuasa
- Ketua Panitia BM dan MT
- Guru Mata Pelajaran Bm & Mt yang mengajar
kelas SPPK
- Pentaksir SPPK
3) MAKLUMAT GURU SPPK
• Senarai Guru SPPK
• Biodata Guru SPPK
• Surat Lantikan sebagai guru
SPPK/Pentaksir
• Jadual Waktu Mengajar
4) PERANCANGAN SPPK
SEKOLAH
• Program Tahunan SPPK
• Takwim aktiviti SPPK
• Rancangan Tahunan M/Pel SPPK
5) Minit Mesyuarat J/Kuasa
• Kertas minit mesyuarat J/Kuasa SPPK
tahunan atau bulanan
• Kertas minit mesyuarat pelaksanaan
aktiviti SPPK
• Kertas minit mesyuarat Khas(Kes Khas)
jika ada
• Laporan aktiviti SPPK
6) Laporan Prestasi Tahunan
• Data murid SPPK tahun berkenaan
• Analisa Pentaksiran setengah tahun dan
akhir tahun
• Graf pencapaian murid SPPK
7) Laporan Pencerapan
• Jadual Pencerapan
• Laporan Penceparan guru SPPK oleh
GB/PK
• Laporan Pencerapan oleh Pegawai
KPM/JPN/PPD/Nazir
8. KES-KES KHAS
• Kerap tidak datang ke sekolah
• Tidak ada maklumat
• cacat
SEKIAN
TERIMA KASIH