Transcript Document 7470008

TAKLIMAT
PENGURUSAN SISTEM FAIL
UNIT SPBT
JABATAN PELAJARAN NEGERI
JOHOR
MS ISO 9001:2008
PENGENALAN

Sistem fail adalah amat penting di
dalam sesebuah organisasi bagi
memastikan kelicinan perjalanan
perkhidmatan organisasi tersebut.

Sistem fail yang berkesan terhasil
dari perancangan dan pengurusan
yang teliti dan sistematik.
DEFINISI PEMFAILAN



suatu proses menyusun, mengatur,
mengasingkan, mengagihkan serta
menyimpan surat dan dokumen di
tempat yang selamat.
memberi kemudahan semasa
membuat rujukan.
perlu di kemaskinikan dari semasa
ke semasa mengikut kaedah-kaedah
yang tertentu.
KEPENTINGAN
PENGURUSAN FAIL



Surat / dokumen yang diterima dan
diwujudkan hendaklah dimasukkan dalam
satu fail yang didaftarkan menggunakan
fail yang ditetapkan.
Maklumat yang disimpan dapat dikawal
dan diuruskan dengan cepat/tepat apabila
diperlukan.
Diurus mengikut piawaian / prosedur
pengurusan rekod yang ditetapkan oleh
Jabatan Arkib Negara.
KEPERLUAN FAIL







Bahan rujukan
Kemudahan rekod kepada tindakan yang
diambil
Keputusan yang diperolehi
Sumber penyiasatan
Bahan bukti
Bahan penyelidikan
Mengekalkan ingatan
KLASIFIKASI

Penyusunan fail-fail di dalam kumpulankumpulan yang mempunyai perkara yang
sama dan fail-fail ini dikenali dengan
identiti yang tersendiri.

Identiti ini termasuklah kod nombor, kod
warna, kod abjad, kod perkara dan lainlain lagi.
PENGKELASAN FAIL

Fail-fail ini boleh dikategorikan kepada 3 iaitu :
a) Urusan Am ( house keeping files ).
Contoh : surat / dokumen yang berkaitan dengan hal
pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan
bekalan, kewangan dan personel.
b) Urusan Fungsian ( functional files ).
Contoh : surat / dokumen yang berkaitan dengan
fungsi dan aktiviti asas jabatan.
c) Fail Terperingkat
Fail yang perlu diberi peringkat pengkelasan mengikut
peringkat keselamatan selaras dengan Arahan
Keselamatan.
WARNA KULIT FAIL
Terhad
Sulit
Rahsia
Rahsia Besar
Putih(catatan
TERHAD)
Hijau (catatan SULIT)
Merah Jambu
Berpalang Merah
(catatan RAHSIA)
Kuning Berpalang
Merah (catatan
RAHSIA BESAR)
JENIS-JENIS FAIL




Terhad – Hanya Boleh dilihat dan
dibawa dalam kawasan jabatan sahaja.
Sulit – Hanya boleh lihat oleh pegawai
yang berkenaan sahaja.
Rahsia - Jika didedahkan akan
menjejaskan maruah jabatan atau
negara
Rahsia Besar - Jika didedahkan kepada
pihak luar akan mengancam
keselamatan dan kesetabilan negara.
TARAF KESELAMATAN




RB
R
S
TIADA
- Rahsia Besar
- Rahsia
- Sulit
- Terhad / Terbuka
NO. RUJUKAN FAIL
Rujukan Pertama

Rujukan Kedua
Rujukan Ketiga

Rujukan Keempat

- Kod Ringkas
Organisasi
- Kod Subjek
- Kod Pecahan
Subjek
- Kod Subjek Kecil
KOD RINGKAS ORGANISASI
KOD SEKOLAH ( JEA/JBA )

JPN
- Jabatan Pelajaran Negeri

PPD
- Pejabat Pelajaran Daerah

JBA0001 - Sekolah ( Kod Sekolah )
CONTOH PENULISAN
KOD FAIL ( Kulit Fail )
JBA3025/02/10/001
Kod Sekolah
Kod HEM
Kod SPBT
Kod Perkara
JBA3025/02/10/001
Enrolmen Murid/Murid Layak dan Tidak Layak
12.04.2009
PROSEDUR
PENDAFTARAN FAIL

Pendaftaran
(Rujuk Daftar Fail Induk Sekolah)

Pergerakan

Penyimpanan

Penutupan
PROSEDUR PENGURUSAN FAIL
PEMBUKAAN FAIL
a) Dokumen diterima / diwujudkan dan
fail belum ada, maka fail baru dibuka.
b) Tajuk, no. rujukan dan tarikh perlu
dicatat di atas kulit fail. Fail ini
hendaklah didaftarkan dalam daftar fail
jabatan.
c) Setiap fail ada kertas minit dan
kandungan surat / dokumen disusun
mengikut tarikh transaksi.

d) Setiap kandungan diberi nombor
dan direkod di atas kertas minit.
e) Dakwat merah bagi dokumen /
surat yang diterima dan dakwat
biru / hitam bagi surat keluar.
f) Kertas minit sebelah kiri dan suratsurat sebelah kanan.
g) Kertas minit ditebuk.

1.
2.
3.
4.
5.
KANDUNGAN YANG PERLU ADA
DI KERTAS MINIT:
Bilangan
No. Rujukan / Perkara
Tarikh Terima / Tarikh Keluar
Penerima/Pengirim
Tarikh Kandung / Tarikh Hantar
CONTOH PENULISAN
KERTAS MINIT
BIL
NO. RUJUKAN DAN PERKARA
TARIKH
MASUK /
KELUAR
PENGIRIM /
PENERIMA
TARIKH
KANDUNG/
TARIKH
HANTAR
6 Jan 2009
JPN Johor
6 Jan 2009
1
JBA3025/02/10/001(1)
Maklumkan enrolmen murid Tahun
2010
2
JPNJ/HEM(BT)/1471/(51)/Jld.03/(27)
Taklimat Pengisian BTBT190
Kegunaan 2010
15 Feb 2009
JPN Johor
22 Feb 2009
3
BBT: KP.BT.8945/Jld.21/(15)
Lawatan Pemantauan Pelaksanaan
eMATEKS
31 Mac 2009
BBT
1 April 2009
4
JBA3025/02/10/001(4)
Status Kelayakan Murid
5 April 2009
PPD
5 April 2009
j) Surat rasmi yang didaftar tidak boleh
dikeluarkan daripada kandungan fail
kecuali lampiran yang ketebalannya
melebihi 4 sentimeter. Contohnya :
laporan atau terbitan.
k) Atau memerlukan pemeliharaan yang
berbeza. Contohnya : lukisan, peta,
pelan.
l)
Lampiran yang dikeluarkan
mestilah dicatatkan kod fail dan
no lampiran yang berkenaan.
m) Slip pengganti hendaklah
dikandungkan ke dalam fail yang
tercatat maklumat tempat
simpan dokumen tersebut.
CONTOH PENULISAN
NOMBOR BIL. SURAT
JBA3025/02/10/001( 1 )
Kod Sekolah
Kod HEM
Kod SPBT
Kod Perkara
Kod Siri Kes
(Bil. Surat)
FAIL- FAIL SPBT
9 Jenis Fail Utama
Fail Pertama
JBA3025/02/10/001
Nama Fail :
Enrolmen Murid/Murid Layak dan Tidak
Layak
Kandungan Fail :
Senarai enrolmen murid mengikut
Tahun / Tingkatan termasuk murid
layak dan tidak layak
Fail Kedua
JBA3025/02/10/002
Nama Fail :
BTBT190, BTBT170 dan BTBT460
Kandungan Fail
1. Borang BTBT190, BTBT170
2. Penyata BTBT460
3. Dokumen berkaitan permohonan /
pemesanan tambahan
Fail Ketiga
JBA3025/02/10/003
Nama Fail :
Sijil Akuan Penerimaan / Invois
dan Nota serahan
Kandungan Fail :
1. Salinan Sijil Akuan Penerimaan (SAP)
2. Salinan Invios
3. Salinan Nota Serahan
Fail Keempat
JBA3025/02/10/004
Nama Fail :
Pekeliling SPBT
Kandungan Fail :
1. Surat Pekeliling Ikhtisas berkaitan SPBT
2. Surat Pekeliling berkaitan SPBT
Fail Kelima
JBA3025/02/10/005
Nama Fail :
Surat Menyurat dengan BBT / JPN / PPD /
JAIN berkaitan dengan SPBT
Kandungan Fail :
1. Surat-surat edaran daripada
BBT/JPN/PPD/JAIN
2. Salinan surat makluman/tindakan/
jawapan daripada sekolah ke
BBT/JPN/PPD/JAIN
Fail Keenam
JBA3025/02/10/006
Nama Fail :
Rekod Pinjaman Buku Teks
Kandungan Fail :
Borang SPBT G
Fail Ketujuh
JBA3025/02/10/007
Nama Fail :
Pelupusan Buku Teks SPBT
Kandungan Fail :
1. Surat menyurat berkaitan pelupusan
2. Salinan Borang Kew.PA-17
3. Salinan Borang Kew.PA-18
4. Salinan Borang Kew.PA-19
Fail Kelapan
JBA3025/02/10/008
Nama Fail :
Rekod Buku Hilang/Rosal dan Gantian
Kandungan Fail :
Dokumen, penyata dan laporan
kehilangan, musnah dan gantian buku
teks SPBT
Fail Kesembilan
JBA3025/02/10/009
Nama Fail :
Penyeliaan/Pemantauan dan Aduan
Kandungan Fail :
Dokumen atau surat Laporan, teguran
hasil penyeliaan dan pemantauan
BBT/JPN/PPD/JAIN/Nazir/Audit serta
aduan ibu bapa
Fail-fail Tambahan
JBA3025/02/10/010
Nama Fail :
Mesyuarat SPBT
Kandungan Fail :
1. Surat panggilan mesyuarat
2. Daftar kehadiran mesyuarat
3. Minit mesyuarat
Fail-fail Tambahan
JBA3025/02/10/011
Nama Fail :
Kelab SPBT
Kandungan Fail :
1. Surat panggilan mesyuarat
2. Daftar kehadiran mesyuarat
3. Minit mesyuarat
4. Senarai AJK Kelab
5. Senarai Nama Ahli Kelab
6. Takwim Kelab
7. Aktiviti Kelab
PERGERAKAN
FAIL
Pergerakan/pengedaran fail adalah seperti
berikut:



Semua pergerakan fail diedarkan oleh
Pembantu Tadbir Fail kepada pegawai atau
kakitangan yang menggunakannya.
Catatan perlulah dibuat di muka hadapan kulit
fail berkenaan.
Perkara-perkara yang perlu dicatat ialah:
-Nama jawatan
-Tarikh fail diedarkan
KEGAGALAN
MEMULANGKAN FAIL


Adalah perlu diawasi, bahawa pegawai
yang membawa fail menyerahkan
kepada pegawai yang sepatutnya dan
meminta menandatangani penerimaan
fail berkenaan.
Jika fail-fail yang dipinjamkan hilang,
maka kelalaian pegawai berkenaan
patutlah dikenakan tindakan tatatertib
kerana kecuaian.
Kad Rekod Pergerakan Fail
PENYIMPANAN
FAIL
JENIS, PENYIMPANAN DAN
PERGERAKAN FAIL

Fail terbuka / sulit - disimpan dikabinet
besi yang berkunci.

Fail Rahsia – disimpan dikabinet besi dan
dipasang dengan palang besi berkunci.

Fail Rahsia Besar – disimpan dalam bilik
kebal dan seelok-eloknya dipasang
dengan kunci tatakira.
PENUTUPAN
FAIL
a) Fail yang mengandungi 100
kandungan / ketebalan 4 sentimeter
hendaklah ditutup dan dibuka fail
baru.
b) Atas kulit yang ditutup hendaklah
dipalang dengan dakwat merah dan
dicatat
‘DITUTUP – JILID 2
DIBUKA’ dengan dakwat biru/hitam.
c) Di atas kulit baru fail dicatat tajuk
dan no. rujukan sama beserta ‘ Jilid
2’ (Jld. 2)
JBA3025/02/10/001
Tarikh kandung surat
pertama
Enrolmen Murid/Murid Layak dan Tidak Layak
12.04.2009
26.10.2009
Rujuk Jilid 2
Tarikh kandung surat
akhir
JBA3025/02/10/001Jld.2
Enrolmen Murid/Murid Layak dan Tidak Layak
27.10.2009
FAIL SEMENTARA
-
-
-
Fail sementara boleh dibuka apabila :
i) surat / dokumen diterima memerlukan tindakan
segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat
dikesan.
ii) lebih dari seorang pegawai perlu ambil tindakan
dengan menggunakan fail yang sama.
No. rujukan fail dan tajuk mesti sama dengan fail ini.
Isi kandungan serta kulit fail ini hendaklah dimasukan
kembali jika fail asal telah dijumpai sebagai kandungan
fail.
Jika fail asal tidak dijumpai sehingga satu tempoh
tertentu fail baru hendaklah dibuka.
BENGKEL
Pembukaan Fail Baru
Pengurusan Proses Daftar Fail
Pengurusan Kertas minit
ISU-ISU






Tiada buku peredaran / pergerakan fail;
Sistem tidak tekal;
Fail berpindah bersama guru;
Bawa balik ke rumah;
Tiada pemantauan dokumen secara
berterusan;
Dokumen tidak dimasukkan ikut tajuk.
RUMUSAN
Setiap organisasi memerlukan sistem penyimpanan
rekod yang baik.
Sekolah yang berkualiti adalah sekolah yang dapat
menampilkan imej pengurusan yang bermutu tinggi
melalui pendokumentasian maklumat dan rekod.
Sistem Fail adalah salah satu kriteria kualiti yg mesti
bersistem, mudah dirujuk, mudah diperolehi dan
selamat.
Kita mesti berubah…………
“Biasakan yang betul
Betulkan yang biasa”
SEKIAN
TERIMA KASIH