Transcript sistem fail pss1

SISTEM FAIL,
REKOD-REKOD
&
PENDOKUMENTASIAN
SISTEM FAIL
PENGERTIAN
SISTEM FAIL
Satu proses mengklasifikasi,
menyusun dan menyimpan
semua surat, rekod mahupun
maklumat
KEPENTINGAN
1.
2.
3.
Sistem ini perlu supaya rekod dapat
diperoleh dengan segera apabila
dikehendaki
Semua rekod dapat disimpan secara
terurus dan sistematik.
Sistem fail yang sistematik akan
memudahkan pengurus atau pun
pengganti mengambil alih tugas-tugas
yang ditinggalkan
SESEORANG PENGURUS MESTI TAHU
:
(a) teknik penyimpanan fail
(b) rekod- rekod pentadbiran
(c) sistem penyimpanan rekod yang patut
diamalkan
(d) peralatan yang patut diberi
(e) personel yang menyelenggarakan fail
SISTEM FAIL DI SEKOLAH
Semua sekolah ada sistem fail. Tetapi
terdapat beberapa perbedaan :
(a) cara mengelas tajuk besar dan
pecahan tajuk
(b)
nombor fail untuk tajuk berbeda
(c)
kulit fail dan cara penulisan fail
berbeda
MASALAH SISTEM FAIL DI SEKOLAH
1.
2.
3.
4.
5.
Tajuk / Perkara yang boleh digolongkan dalam satu
TAJUK besar diasingkan - wujud fail yang bercampur
aduk
Ada kecenderungan menambah nombor fail baru kepada
nombor yang sedia ada.
Sukar mencari fail. Terpaksa membaca daripada Daftar
Fail (Surat Keluar-Surat Masuk )
Penyimpanan rekod yang kurang kemas
Pengetua / Guru Besar / Pembantu Tadbir yang baru
mengambil masa yang panjang untuk memahami sistem
fail yang digunakan.
PRINSIP-PRINSIP SISTEM FAIL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Fail berkulit nipis berwarna putih
Mudah disediakan dan disimpan
Murah dan mudah didapati
Mudah diperluas dan dipakai berterusan
- Jilid 1 dan seterusnya
Beri tanda apabila dikeluarkan
Pengedaran fail secara bersistem
CIRI- CIRI SISTEM FAIL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Kepadatan
Assesibiliti
Ekonomi
Keanjalan
Lokasi
- menggunakan ruang yang minima
- mudah untuk dirujuk (Kertas Minit )
- kos yang minima
- pembesaran ruang pada masa depan
- diletakkan di tempat yang mudah
diperoleh
Rujukan
- kemudahan untuk mengesan
silang
dokumen lain yang berkaitan
- rekod dapat dicari dengan berbagaibagai tajuk
Retention - fail yang tidak aktif dapat dipindahkan
(Sampul Kecil Kuning)
Klasifikasi - mudah untuk membuat rujukan
PENGELASAN SISTEM FAIL
1.
TAJUK FAIL
(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
(f)
(g)
(h)
(i)
(j)
Kurikulum
Kokurikulum
Hal Ehwal Pelajar
Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan
Kewangan dan Akaun
Pentadbiran Am Sekolah
Perhubungan Masyarakat
Kemudahan Fizikal
Asrama
Audit
TEKNIK MENGELAS & MEMBERI KOD
SISTEM FAIL
1
Fail hendaklah dikelas dan diberikan kod yang sesuai.
2
Fail akan disusun mengikut TAJUK besar ( Level 1)
3.
Tiap-tiap TAJUK besar akan dipecahkan kepada
PERKARA / tajuk kecil ( Level 2 )
( Nombor Level 2 : 01 - 99 )
4.
PERKARA atau tajuk kecil akan dipecahkan kepada
aktiviti (Level 3 )
( Nombor Level 3
: 001 - 999 )
PENGKELASAN FAIL
A. KURIKULUM (LEVEL 1 )
01 / 01
01 / 02
01 / 03
01 / 04
01 / 05
01 / 06
01 / 07
01 / 08
01 / 09
-
Pekeliling dan Surat Siaran Kurikulum
Sukatan Pelajaran
Jadual Waktu
Sumber Pelajaran
Panitia Mata Pelajaran
Peperiksaan
Laporan Lawatan
…………………..
…………………..
LEVEL 2
01 / 04
01 / 04 / 001
01 / 04 / 002
01 / 04 / 003
01 / 04 / 004
01 / 04 / 005
-
-
Sumber Pelajaran
Pekeliling Ikhtisas /Perkhidmatan
Pekeliling Kewangan
Anggaran Perbelanjaan
Penyata Kewanganl
SAP / Invois / Bil
CONTOH:
1. TAJUK BESAR : Kurikulum
: 01
2. PERKARA : Sumber Pelajaran : 04
3. AKTIVITI
: Program Bacaan : 012
Oleh itu KOD FAIL :
01 / 04 / 012
PENDAFTARAN , PENGELUARAN
& PENYEMAKAN
(a)
(b)
Pendaftaran
- Cara merekod semua fail yang telah dibuka
Jenis Pendaftaran
(i)
Sistem Doket
(ii)
Sistem Kad
- 3 perkara penting yang dicatat iaitu nombor
rujukan, tajuk dan tarikh dibuka
(iii) Sistem Buku
(iv)
Sistem Komputer
DUA sistem boleh digunakan di
sekolah iaitu :
SISTEM KAD / FAIL dan
SISTEM BUKU
PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL
1. Sampul kecil
Satu fail sementara dibuka kerana fail
asalnya tidak ditemukan.
Fail ini hanya mengandungi satu tajuk
sahaja .
Apabila sudah digunakan, fail ini mesti
ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar
Fail ini tidak aktif.
Sampul kecil berwarna kuning dan bercop
SAMPUL KECIL
2. KERTAS MINIT
Setiap fail perlu ada Kertas Minit
Tujuannya ialah untuk merekodkan penerimaan
dan penghantaran keluar surat
Setiap surat yang dihantar keluar atau diterima
masuk akan diberikan nombor rujukan
Kertas Minit ditampalkan di sebelah kiri fail
* Surat/ kandungan masuk - dakwat MERAH
* Surat/ kandungan keluar - dakwat BIRU / HITAM
Nombor turutan kandungan mesti ditulis sebelah kiri
garisan dan dibulatkan.
Nombor yang sama ditulis pada surat / kandungan di
sudut sebelah atas kanan
CONTOH KERTAS MINIT :
1
1.
Surat dari ……………………………. bertarikh …
dikandung pada …………. Ruj. nombor…….
2
2.
Surat kepada …………. bertarikh ……………..
dikandung pada …………..Ruj. No.
3. FAIL TIMBUL
Fail yang mengandungi dua atau tiga
tajuk / perkara yang hanya timbul
sekali-sekala dan tidak aktif.
Perkara / tajuk yang terdapat di situ
tidak boleh dimasukkan dalam
mana-mana fail yang ada.
ARAHAN PENUTUPAN FAIL
1. Fail hendaklah ditutup apabila mengandungi
100 kandungan atau apabila difikirkan
terlalu tebal
2. Setelah fail penuh, catatkan bilangan jilid
pada nombor rujukannya,.
Buka fail lain dengan menggunakan Jilid 2.
Nombor yang sama masih digunakan
Hanya bilangan kandungan dimulakan dengan
nombor baru.
Mulakan dengan nombor 1.
Fail yang memerlukan tindakan segera , maka
tanda-tanda bercetak seperti :
TINDAKAN SERTA-MERTA atau
SEGERA
perlu disematkan pada kulit fail.
PERINGKAT KESELAMATAN FAIL
Jenis
Untuk
Warna
RAHSIA
BESAR
Keselamatan
Negara
Kuning
Berpalang,
Merah Depan
dan belakang
RAHSIA
Tender
SULIT
TERHAD
BIASA
Pink Berpalang
Depan
Belakang
Laporan Salah Hijau
Laku
Fail Peribadi
Putih
Terbuka /
Harian
Putih
FAIL PUSAT SUMBER SEKOLAH
Pusat Sumber Sekolah hanya menggunakan
Fail Berwarna Putih jenis biasa untuk
Terbuka / Harian
PENGELASAN DAN KOD FAIL PUSAT SUMBER SEKOLAH
Perkara
Singkatan Nama Sekolah
Kod
SMKJR
Singkatan Pusat Sumber Sekolah
PSS
TAJUK Besar
-
Kurikulum
01
Perkara
-
Sumber Pelajaran
04
Aktiviti
- Pekeliling PSPN
001
Jilid 1 / 2 / 3
Jil. 1 & seterusnya
Bil. Surat
(01) ... seterusnya
CARA MENULIS:
Rujukan Kami :
SMKJR-PSS 01 / 04 / 001/ Jil.1(01)
FAIL-FAIL PSS YANG PERLU ADA
01 / 04 / 001 01 / 04 / 002
01 / 04 / 003
01 / 04 / 004
01 / 04 / 005
-
01 / 04 / 006 01 / 04 / 007 01 / 04 / 008 -
Pekeliling Ikhtisas/
Perkhidmatan
Pekeliling Kewangan
Anggaran Perbelanjaan
Penyata Kewangan
Sijil Akuan Penerimaan
(SAP) / Invois/ Bil
Penyelaras PSS
Profil Guru PSS
Kerani
01 / 04 / 009 01 / 04 / 010 01/ 04 / 011
01 / 04 / 012
01 / 04 / 013
01 / 04 / 014
01 / 04 / 015
-
Pengawas PSS
Perancangan dan Laporan
Aktiviti
Mesyuarat
Program Bacaan Sekolah
Kursus dan Bengkel
Projek Khas
Fail Timbul
REKOD-REKOD
PENGERTIAN
1.
Catatan yang dibuat untuk
rujukan atau ingatan
PRINSIP- PRINSIP REKOD
Memudahkan semua pihak khususnya
Penyelaras mendapatkan maklumat.
Data dan statistik yang diperlukan dapat
diperoleh dengan mudah dan cepat
KEPENTINGAN.
1. Menjadi bahan rujukan utama untuk
mendapatkan sesuatu maklumat
2. Dapat menjimatkan masa untuk memperoleh
maklumat yang diperlukan
3. Semua urusan penyimpanan maklumat atau
data akan kemas kini
4.
Mengelakkan berlakunya pembelian bertindih
atau pemilikan bahan yang sama
5. Memudahkan urusan penyemakan stok atau
menghapus buang bahan
6. Menjadi asas untuk merancang aktiviti atau
program pada masa depan
JENIS-JENIS REKOD
1.
2.
3.
4.
5.
Rekod Penggunaan
Rekod Peminjaman
Rekod Perolehan
Rekod Laporan Bertugas
Pengawas
Rekod lain yang difikirkan
sesuai
REKOD PENGGUNAAN BILIK-BILIK
(i) Perpustakaan
(ii) Bilik Alat Pandang Dengar
(iii) Bilik Rujukan
(iv)
……………………..
REKOD TEMPAHAN BILIK-BILIK KHAS
(i)
Perpustakaan
(ii) Bilik Alat Pandang Dengar
(iii) Bilik Cyber
(iv) Bilik Rujukan
(v) Bilik Bahasa
REKOD PENGGUNAAN BAHAN/
PERALATAN
(i)
(ii)
(iii)
(iv)
Bahan Bantuan Mengajar
Peralatan ( Hard ware )
Radio TV Pendidikan
ASTRO
REKOD PEROLEHAN
(i)
(ii)
(iii)
(iv)
(v)
Bahan Buku
Bahan Bukan Buku
Perabot
Peralatan (Hard ware)
Bahan Luak
REKOD PEMINJAMAN
(i)
Bahan buku
(ii) Bahan buku rujukan
(iii) Bahan bukan buku
(iv) Buku Berkelompok
REKOD PELAWAT
Digunakan untuk merekod
kedatangan lawatan pelawat
ke PSS
REKOD / LAPORAN BERTUGAS
PENGAWAS PSS
Digunakan untuk merekodkan aktiviti
pengawas semasa mereka bertugas
harian
PENDOKUMENTASIAN
PENGERTIAN :
Merupakan usaha untuk mengumpul,
menyusun atau merakam sesuatu hasil
kerja atau aktiviti
KEPENTINGAN
1. Pendokumentasi penting sebagai bukti bahawa
sesuatu kegiatan telah dilaksanakan.
2. Penting juga sebagai satu rangsangan kepada
mereka yang terlibat dalam usaha menjayakan
sesuatu projek
3. Mendokumentasikan sesuatu hasil usaha itu
merupakan satu cara untuk melihat kekuatan
mahupun kelemahan sesuatu projek yang
telah dijalankan (langkah post-mortem)
4. Hasil dokumentasi ini dapat dijadikan asas
bagi sesuatu kajian akan datang
CONTOH PENDOKUMENTASIAN
1.
2.
3.
4.
5.
Gambar foto
Rakaman Audio-Video
Koleksi kertas cadangan / kertas kerja /
laporan sesuatu kegiatan
Koleksi Majalah Sekolah
Sudut Dokumentasi PSS
BUTIRAN DOKUMENTASI
Mesti mengandungi :
(I) Kertas cadangan
(ii) Pelaksanaan
(iii) Laporan Pelaksanaan
(iv) Lampiran ( Gambar , Borang …. )
Mestilah dibuat sekurang-kurangnya 3 salinan
(I) Sudut Dokumentasi
(ii) Fail PSS
(iii) Orang yang bertanggungjawab