Transcript PENGURUSAN FAIL DAN REKOD

PENGURUSAN
FAIL DAN REKOD
PENCERAMAH:
Encik Rabani Jais
Encik Ibrahim Abd. Rahman
-Jabatan Pelajaran Negeri SelangorAnjuran:
J/K Kerja Latihan dan Penghasilan
PKG Ampang
ARAHAN PERKHIDMATAN
BAB 4- FAIL MEMFAIL
2
DEFINISI:
PROSES MENGKLASIFIKASI,
MENYUSUN, MENYIMPAN DAN
MENYELENGGARA FAIL-FAIL BAGI
MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA
APABILA DIPERLUKAN.
TARAF KESELAMATAN
FAIL
TERBUKA
TERHAD
SULIT
RAHSIA
RAHSIA BESAR
3
TARAF KESELAMATAN
FAIL
TERBUKA
TERHAD
SULIT
RAHSIA
RAHSIA BESAR
4
WARNA KULIT FAIL
TERBUKA
TERHAD
SULIT
RAHSIA
RAHSIA BESAR
5
- PUTIH
- PUTIH DAN TERCATIT
PERKATAAN TERHAD
- HIJAU DAN TERCATIT
PERKATAAN SULIT
- MERAH JAMBU BERPALANG
DAN TERCATIT PERKATAAN
RAHSIA
- KUNING & BERPALANG MERAH
DAN TERCATIT PERKATAAN
RAHSIA BESAR
JENIS KUMPULAN FAIL
REKOD HOUSEKEEPING
MELIPUTI REKOD-REKOD MENGENAI
AKTIVITI PENTADBIRAN. BIASANYA
PERKARA DI BAWAH TAJUK BESAR:
• PENTADBIRAN AM
• HARTA DAN BANGUNAN
• ALAT KELENGKAPAN
• KEWANGAN
• PERSONEL
6
REKOD OPERATIONAL
7
REKOD-REKOD YANG
DIWUJUDKAN OLEH SESEBUAH
JABATAN / AGENSI KERAJAAN
DALAM MELAKSANAKAN FUNGSIFUNGSI AKTIVITI ASASNYA.
KAEDAH PENDAFTARAN
MENGIKUT SIRI
MENGIKUT TAHUN
MENGIKUT PENGKELASAN
PERKARA
MENGIKUT BAHAGIAN ATAU
UNIT
8
PENGKELASAN FAIL
9
MEMBERI TAJUK FAIL. FAIL BOLEH
DIBERI TAJUK SEPERTI BERIKUT:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
KURIKULUM
KO-KURIKULUM
HAL EHWAL PELAJAR
PERJAWATAN DAN PERKHIDMATAN KAKITANGAN
KEWANGAN DAN AKAUN
PENTADBIRAN AM SEKOLAH
PERHUBUNGAN MASYARAKAT
KEMUDAHAN FIZIKAL
ASRAMA
AUDIT
KOD FAIL
10
01/01/001
Tajuk Besar
Perkara
Contoh:
• Tajuk Besar
• Perkara
• Aktiviti
- Kurikulum
- Peperiksaan
- PMR
• Kod Fail
- 01/01/001
Aktiviti
KEPERLUAN TERHADAP
SISTEM FAIL YANG BAIK
11
 KEPADATAN -
SEBOLEH-BOLEHNYA
MENGGUNAKAN RUANG YANG
MINIMA
 ASESIBILITI-
MUDAH UNTUK DIRUJUK
 EKONOMI
MENENTUKAN SISTEM
PENYIMPANAN FAIL DENGAN
KOS YANG MINIMA
-
 KEANJALAN -
BAGI MAKSUD PEMBESARAN
YANG DI HADAPAN
12
LOKASI
- HENDAKLAH DILETAKKAN DI
TEMPAT YANG MUDAH DAN
SEGERA DIPEROLEHI TANPA
BERLENGAH
 RUJUKAN SILANG - SUPAYA MEMBERI KEMUDAHAN
DALAM MENGESAN LAIN-LAIN
DOKUMEN YANG BERSANGKUTAN
ATAU DAPAT DICARI DI BAWAH
BERBAGAI TAJUK
RETENTION
- BAGI MEMBOLEHKAN FAIL-FAIL
YANG TIDAK LAGI AKTIF
DIPINDAHKAN
KELASFIKASI
- UNTUK MEMBERI KEMUDAHAN
DIDALAM MEMBUAT RUJUKAN
ORGANISASI PUSAT
PENDAFTARAN
13
KEBAIKAN PUSAT PENDAFTARAN DI PUSATKAN
 MEMUDAHKAN KAWALAN YANG BERKESAN
 PENGGUNAAN PERATURAN DAN KAEDAH YANG
STANDARD.
 TANGGUNGJAWAB DAPAT DIPASTIKAN
 MENGELAKKAN DOKUMEN-DOKUMEN TINDAKAN
BERTINDAN.
KERTAS MINIT
(BORANG AM 6)
14
MEREKOD KANDUNGAN SURAT KELUAR - MASUK
 KANDUNGAN MASUK - DAKWAT MERAH
 KANDUNGAN KELUAR - DAKWAT HITAM /BIRU
MENGKANDUNGKAN SURAT
DALAM FAIL
CATATKAN BILANGAN
KANDUNGAN FAIL DI SUDUT
KANAN ATAS SURAT. NOMBOR
KANDUNGAN ITU DILETAKKAN
DALAM BULATAN
CONTOH:
1
15
16
CATAT TARIKH PENERIMAAN, NAMA
AGENSI PENGIRIMNYA DAN TARIKH
SURAT DIKANDUNGKAN KE ATAS
KERTAS MINIT DENGAN
MENGGUNAKAN ‘(DAKWAT MERAH)
CONTOH:
TARIKH SURAT DITERIMA………..DRP…….
1
PERKARA................................................................
DIKANDUNGKAN PADA………………………
17
BAGI SURAT-SURAT YANG DIHANTAR
KELUAR CATATKAN BILANGAN
KANDUNGAN SURAT, TARIKH SURAT,
NAMA AGENSI PENERIMA DAN TARIKH
SURAT DIHANTAR KE ATAS KERTAS
MINIT DENGAN MENGGUNAKAN DAKWAT
BIRU / HITAM
CONTOH:
1
SURAT BERTARIKH …………………………
DIHANTAR KEPADA ………… PADA………
18
KERTAS MINIT SEBAGAI
PERHUBUNGAN BERTULIS ANTARA
PEGAWAI DALAM SESEBUAH
JABATAN
CONTOH 1
PTR.
Surat Bil. (5) untuk ditaip sebanyak 3
salinan
TK.
PT.10
19
CONTOH 2
PPT (P)
Surat Bil. (5) untuk tandatangan puan
TK.
PT.10
CONTOH 3
NP/TT (2)
Sila sahkan sama ada penama pernah/tidak
dikenakan Tindakan tatatertib/jenayah
TK
Pen.1
SAMPUL KECIL (AM 435A)
20
FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN DENGAN
SERTA MERTA UNTUK TINDAKAN SEGERA
SEBAGAI LANGKAH SEMENTARA
BILA FAIL ASAL DIJUMPAI, SAMPUL KECIL
DAN KANDUNGANNYA DIMASUKKAN KE
DALAM FAIL TERSEBUT.
MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN
21
FAIL MENGANDUNGI 100 KANDUNGAN
FAIL DIANGGAP TERLALU TEBAL
WALAUPUN KURANG 100 (1 INCI )
KANDUNGAN
APABILA FAIL ASAL DITUTUP, KULIT
FAIL ITU HENDAKLAH DICATAT:
“ DITUTUP – JILID 2 DIBUKA “
PERINGKAT TINDAKAN FAIL
SEGERA
SERTA MERTA
22
MATLAMAT SISTEM FAIL
23
MEMBERI FAIL YANG BETUL
TEPAT KEPADA ORANG YANG MEMERLUKAN
 TEPAT PADA MASA YANG DITETAPKAN
KOS YANG TERENDAH
MENYAMPAIKAN MAKLUMAT APABILA
DIPERLUKAN OLEH PELANGGAN
PERGERAKAN FAIL
24
FAIL KELUAR MASUK MELALUI
KERANI PENDAFTARAN
PENGHANTARAN ANTARA PEGAWAI
PERLU ADA SLIP TRANSAKSI
PERLU ADA SISTEM SIMPAN
DALAM PERHATIAN
SLIP TRANSAKSI
Kepada:
Unit Fail dan Rekod
Fail No.JPS :
Telah saya serahkan
Kepada ............................
Nama Pagawai
Unit / Bahagian
Hari Ini
Sekian.
Tandatangan
Nama
Unit
: .....................................
: ........................................
: ........................................
: ........................................
25
BENGKEL PENGURUSAN FAIL
DIKENDALIKAN OLEH:
IBRAHIM BIN ABDUL RAHMAN
Jabatan Pelajaran Selangor
PERALATAN
-Fail Puteh
-Kertas Minit
-Tali Hijau
-Makerpen
-Pen Merah
-Pen Biru
-Surat Masuk
-Surat Keluar
TUGASAN
1-Buka Fail,Beri Tajuk Dan No. Fail.
2-Minit Surat Kandungan Masuk Dan
Keluar.
3-Tutup Fail