PENGURUSAN FAIL DAN REKOD
Download
Report
Transcript PENGURUSAN FAIL DAN REKOD
PENGURUSAN
FAIL DAN REKOD
PENCERAMAH:
Encik Rabani Jais
Encik Ibrahim Abd. Rahman
-Jabatan Pelajaran Negeri SelangorAnjuran:
J/K Kerja Latihan dan Penghasilan
PKG Ampang
ARAHAN PERKHIDMATAN
BAB 4- FAIL MEMFAIL
2
DEFINISI:
PROSES MENGKLASIFIKASI,
MENYUSUN, MENYIMPAN DAN
MENYELENGGARA FAIL-FAIL BAGI
MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA
APABILA DIPERLUKAN.
TARAF KESELAMATAN
FAIL
TERBUKA
TERHAD
SULIT
RAHSIA
RAHSIA BESAR
3
TARAF KESELAMATAN
FAIL
TERBUKA
TERHAD
SULIT
RAHSIA
RAHSIA BESAR
4
WARNA KULIT FAIL
TERBUKA
TERHAD
SULIT
RAHSIA
RAHSIA BESAR
5
- PUTIH
- PUTIH DAN TERCATIT
PERKATAAN TERHAD
- HIJAU DAN TERCATIT
PERKATAAN SULIT
- MERAH JAMBU BERPALANG
DAN TERCATIT PERKATAAN
RAHSIA
- KUNING & BERPALANG MERAH
DAN TERCATIT PERKATAAN
RAHSIA BESAR
JENIS KUMPULAN FAIL
REKOD HOUSEKEEPING
MELIPUTI REKOD-REKOD MENGENAI
AKTIVITI PENTADBIRAN. BIASANYA
PERKARA DI BAWAH TAJUK BESAR:
• PENTADBIRAN AM
• HARTA DAN BANGUNAN
• ALAT KELENGKAPAN
• KEWANGAN
• PERSONEL
6
REKOD OPERATIONAL
7
REKOD-REKOD YANG
DIWUJUDKAN OLEH SESEBUAH
JABATAN / AGENSI KERAJAAN
DALAM MELAKSANAKAN FUNGSIFUNGSI AKTIVITI ASASNYA.
KAEDAH PENDAFTARAN
MENGIKUT SIRI
MENGIKUT TAHUN
MENGIKUT PENGKELASAN
PERKARA
MENGIKUT BAHAGIAN ATAU
UNIT
8
PENGKELASAN FAIL
9
MEMBERI TAJUK FAIL. FAIL BOLEH
DIBERI TAJUK SEPERTI BERIKUT:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
KURIKULUM
KO-KURIKULUM
HAL EHWAL PELAJAR
PERJAWATAN DAN PERKHIDMATAN KAKITANGAN
KEWANGAN DAN AKAUN
PENTADBIRAN AM SEKOLAH
PERHUBUNGAN MASYARAKAT
KEMUDAHAN FIZIKAL
ASRAMA
AUDIT
KOD FAIL
10
01/01/001
Tajuk Besar
Perkara
Contoh:
• Tajuk Besar
• Perkara
• Aktiviti
- Kurikulum
- Peperiksaan
- PMR
• Kod Fail
- 01/01/001
Aktiviti
KEPERLUAN TERHADAP
SISTEM FAIL YANG BAIK
11
KEPADATAN -
SEBOLEH-BOLEHNYA
MENGGUNAKAN RUANG YANG
MINIMA
ASESIBILITI-
MUDAH UNTUK DIRUJUK
EKONOMI
MENENTUKAN SISTEM
PENYIMPANAN FAIL DENGAN
KOS YANG MINIMA
-
KEANJALAN -
BAGI MAKSUD PEMBESARAN
YANG DI HADAPAN
12
LOKASI
- HENDAKLAH DILETAKKAN DI
TEMPAT YANG MUDAH DAN
SEGERA DIPEROLEHI TANPA
BERLENGAH
RUJUKAN SILANG - SUPAYA MEMBERI KEMUDAHAN
DALAM MENGESAN LAIN-LAIN
DOKUMEN YANG BERSANGKUTAN
ATAU DAPAT DICARI DI BAWAH
BERBAGAI TAJUK
RETENTION
- BAGI MEMBOLEHKAN FAIL-FAIL
YANG TIDAK LAGI AKTIF
DIPINDAHKAN
KELASFIKASI
- UNTUK MEMBERI KEMUDAHAN
DIDALAM MEMBUAT RUJUKAN
ORGANISASI PUSAT
PENDAFTARAN
13
KEBAIKAN PUSAT PENDAFTARAN DI PUSATKAN
MEMUDAHKAN KAWALAN YANG BERKESAN
PENGGUNAAN PERATURAN DAN KAEDAH YANG
STANDARD.
TANGGUNGJAWAB DAPAT DIPASTIKAN
MENGELAKKAN DOKUMEN-DOKUMEN TINDAKAN
BERTINDAN.
KERTAS MINIT
(BORANG AM 6)
14
MEREKOD KANDUNGAN SURAT KELUAR - MASUK
KANDUNGAN MASUK - DAKWAT MERAH
KANDUNGAN KELUAR - DAKWAT HITAM /BIRU
MENGKANDUNGKAN SURAT
DALAM FAIL
CATATKAN BILANGAN
KANDUNGAN FAIL DI SUDUT
KANAN ATAS SURAT. NOMBOR
KANDUNGAN ITU DILETAKKAN
DALAM BULATAN
CONTOH:
1
15
16
CATAT TARIKH PENERIMAAN, NAMA
AGENSI PENGIRIMNYA DAN TARIKH
SURAT DIKANDUNGKAN KE ATAS
KERTAS MINIT DENGAN
MENGGUNAKAN ‘(DAKWAT MERAH)
CONTOH:
TARIKH SURAT DITERIMA………..DRP…….
1
PERKARA................................................................
DIKANDUNGKAN PADA………………………
17
BAGI SURAT-SURAT YANG DIHANTAR
KELUAR CATATKAN BILANGAN
KANDUNGAN SURAT, TARIKH SURAT,
NAMA AGENSI PENERIMA DAN TARIKH
SURAT DIHANTAR KE ATAS KERTAS
MINIT DENGAN MENGGUNAKAN DAKWAT
BIRU / HITAM
CONTOH:
1
SURAT BERTARIKH …………………………
DIHANTAR KEPADA ………… PADA………
18
KERTAS MINIT SEBAGAI
PERHUBUNGAN BERTULIS ANTARA
PEGAWAI DALAM SESEBUAH
JABATAN
CONTOH 1
PTR.
Surat Bil. (5) untuk ditaip sebanyak 3
salinan
TK.
PT.10
19
CONTOH 2
PPT (P)
Surat Bil. (5) untuk tandatangan puan
TK.
PT.10
CONTOH 3
NP/TT (2)
Sila sahkan sama ada penama pernah/tidak
dikenakan Tindakan tatatertib/jenayah
TK
Pen.1
SAMPUL KECIL (AM 435A)
20
FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN DENGAN
SERTA MERTA UNTUK TINDAKAN SEGERA
SEBAGAI LANGKAH SEMENTARA
BILA FAIL ASAL DIJUMPAI, SAMPUL KECIL
DAN KANDUNGANNYA DIMASUKKAN KE
DALAM FAIL TERSEBUT.
MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN
21
FAIL MENGANDUNGI 100 KANDUNGAN
FAIL DIANGGAP TERLALU TEBAL
WALAUPUN KURANG 100 (1 INCI )
KANDUNGAN
APABILA FAIL ASAL DITUTUP, KULIT
FAIL ITU HENDAKLAH DICATAT:
“ DITUTUP – JILID 2 DIBUKA “
PERINGKAT TINDAKAN FAIL
SEGERA
SERTA MERTA
22
MATLAMAT SISTEM FAIL
23
MEMBERI FAIL YANG BETUL
TEPAT KEPADA ORANG YANG MEMERLUKAN
TEPAT PADA MASA YANG DITETAPKAN
KOS YANG TERENDAH
MENYAMPAIKAN MAKLUMAT APABILA
DIPERLUKAN OLEH PELANGGAN
PERGERAKAN FAIL
24
FAIL KELUAR MASUK MELALUI
KERANI PENDAFTARAN
PENGHANTARAN ANTARA PEGAWAI
PERLU ADA SLIP TRANSAKSI
PERLU ADA SISTEM SIMPAN
DALAM PERHATIAN
SLIP TRANSAKSI
Kepada:
Unit Fail dan Rekod
Fail No.JPS :
Telah saya serahkan
Kepada ............................
Nama Pagawai
Unit / Bahagian
Hari Ini
Sekian.
Tandatangan
Nama
Unit
: .....................................
: ........................................
: ........................................
: ........................................
25
BENGKEL PENGURUSAN FAIL
DIKENDALIKAN OLEH:
IBRAHIM BIN ABDUL RAHMAN
Jabatan Pelajaran Selangor
PERALATAN
-Fail Puteh
-Kertas Minit
-Tali Hijau
-Makerpen
-Pen Merah
-Pen Biru
-Surat Masuk
-Surat Keluar
TUGASAN
1-Buka Fail,Beri Tajuk Dan No. Fail.
2-Minit Surat Kandungan Masuk Dan
Keluar.
3-Tutup Fail