Transcript Groupe Pierre Fabre Mise en place d’un IT scorecard 1

Groupe Pierre Fabre
Direction Organisation et Systèmes d’Information
Mise en place d’un IT scorecard
AFAI CIGREF le 11 mai 2004
1
Sommaire
Gouvernance du SI : Outils de pilotage de la DOSI de Pierre Fabre

Contexte général

Le système de pilotage global
 IT scorecard

Les autres outils de pilotage
 Référentiel Projets
 Planification
 Pilotage économique et opérationnel

Contrats de service
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CONTEXTE
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Contexte (1/3)
De nombreux facteurs de changement impactent aujourd'hui fortement
la fonction informatique :

Le SI supporte les intérêts stratégiques de l'entreprise
 Les systèmes d’informations étaient, il y a quelques années,
de simples
« commodités » techniques cantonnées dans les fonctions « support » de l’entreprise
(comptabilité, RH, etc.).
 Ils supportent aujourd’hui des intérêts stratégiques majeurs et sont indispensables au
fonctionnement de processus critiques pour l’entreprise.

L’objectif de rentabilité des investissements s’impose aussi pour le SI
 La pression des marchés / des actionnaires oblige à justifier la rentabilité des
investissements et la productivité des activités opérationnelles y compris pour
l'informatique.
 Les investissements informatiques sont d'autant plus sur "la sellette" qu'il y a eu ces
dernières années de nombreux projets coûteux et dont la rentabilité est parfois
difficile à apprécier : ERP, Euro, An 2000, e-business, etc.

Le SI doit également démontrer sa capacité d'adaptation à moindre coût
 Les Fusions / Regroupements / Réorganisation exigent des systèmes d'informations
une grande capacité d'adaptation pour intégrer des éléments nouveaux … bien sûr à
moindre coût.
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Contexte (2/3)
 Ces changements profonds nécessitent de mettre en place de nouveaux
critères de mesure de la performance informatique, visant de plus en plus à
apprécier la « contribution de l’informatique au Business » :
 différenciation concurrentielle,
 création de valeur pour l'entreprise,
 réduction des coûts,
 flexibilité,
 ………

L’IT Governance regroupe l’ensemble des bonnes pratiques qui vont aider
l’informatique à être reconnue comme « centre de création de valeur » au
service de la stratégie de l’Entreprise, et non plus comme un simple « centre
de coûts ».

L’IT scorecard est le Tableau de Bord, qui permet de mesurer la qualité du
pilotage de l’informatique par rapport aux critères d’IT Governance.
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Contexte (3/3)

C’est dans ce cadre, que s’inscrivent un certain nombre de
démarches de la DOSI :





Livre Blanc,
IT scorecard,
Elaboration budgétaire et pilotage des projets et des coûts informatiques,
Démarche Qualité CMMI.
Pragmatiquement, nous mettons en place et développons les
organisations et processus pour :
 Arbitrer les demandes ie cycle projet, instances de régulation
 Conduire les projets, en temps et en coût
 Exploiter les outils avec efficience dans une perspective de contrôle des coûts
 Rendre des comptes à nos clients, en gardant notre capacité à agir.

Les contraintes budgétaires actuelles ne peuvent être éludées. Il
importe, dans le même temps, de mettre en perspective
l’investissement global en IT, sans se laisser enfermer dans une
stratégie exclusive par les coûts.
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Le Tableau de Bord de Pilotage global
IT Scorecard
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Le Tableau de Bord de Pilotage global
IT Scorecard

L’ensemble des indicateurs opérationnels et économiques peuvent être
regroupés dans les 5 volets du Tableau de Bord de pilotage global (IT
scorecard) :





Contribution au Business
Performance Economique
Performance des Processus informatiques
Orientation « Clients »
Apprentissage et préparation du Futur
 Un volet supplémentaire concernant QSM a été rajouté.

L’objectif principal de ce tableau de bord est de faciliter la déclinaison des
objectifs stratégiques de l’Entreprise en termes opérationnels et de suivre la
progression des « réalisations » pour l’atteinte des objectifs fixés à chaque
niveau.

Dans ce but, chaque « volet » comprendra :
 des Objectifs : description, enjeux,…
 des Plans d’Action associés aux Objectifs : description, résultats attendus, délais,
moyens alloués, responsable,….
 des Indicateurs associés aux Plans d’Action permettant de mesurer la progression
des résultats vers la « cible » à atteindre
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IT Scorecard
CLIENTS
COMMUNICATION
VOLETS
OBJECTIFS
PFI
CONTRIBUTION
BUSINESS
Internationaliser
Aligner avec les
Stratégies
Business
FINANCE
Contrôler les
dépenses
Mettre en
évidence
La valeur ajoutée
DOSI
DG
AUDIT
PERFORMANCE
OPERATIONNELLE
DES PROCESSUS
ORIENTATION
CLIENT
Avoir des
Applicatifs
Livrer les projets
performants
ds les condit°
prévues
Formaliser les
attentes
Apporter un
Service bien
perçu
Etre disponible
METRIQUES
Nb de platef.
normalisées
%Projets EC
Conf. Cycle
Projet
%Projets EC
Conf. Cycle
Projet
Ratio
dépenses IT/CA
vs secteur
Indice évol
Dépenses
DSI
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Existence
Process révis°
Budget
Dépenses IT
vs Budget
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APPRENTISSAGE
GESTION DU
RISQUE
IT Scorecard
CLIENTS
COMMUNICATION
VOLETS
OBJECTIFS
PFI
CONTRIBUTION
BUSINESS
DOSI
Aligner avec les
Stratégies
Business
Contrôler les
dépenses
Mettre en
évidence
La valeur ajoutée
AUDIT
PERFORMANCE
OPERATIONNELLE
DES PROCESSUS
ORIENTATION
CLIENT
FINANCE
Internationaliser
DG
APPRENTISSAGE
GESTION DU
RISQUE
Avoir des
Applicatifs
Livrer les projets
performants
ds les condit°
prévues
Formaliser les
attentes
Apporter un
Service bien
perçu
Etre disponible
METRIQUES
Nb de platef.
normalisées
Contributeur
Collecte de la valeur
(manuelle ou automatique)
Historique
Sous-indicateurs
Matrice d’évaluation
%Projets EC
Conf. Cycle
Projet
%Projets EC
Conf. Cycle
Projet
Liens de
Ratio
Indice évol
causalité
dépenses IT/CA
Dépenses
vs secteur
DSI
Existence
Process révis°
Budget
Dépenses IT
vs Budget
Cible
Tolérance
Commentaires
ACTEURS
Fiche
signalétique
Responsable
Plan d’action
Documents
Commentaires
« Sponsor »
« Animateur »
Collaborateur
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Autres outils de Pilotage
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Positionnement de l’ensemble des outils de pilotage
Pilotage global
IT Scorecard
Budget
Pilotage économique
Réel
MAGE
MAGE
Suivi
Budgétaire
Budget
Suivi opérationnel
PROJETS
Gestion
des EBI
Gestion
des DIU
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PF
CAPGEY
EXPLOITATION
A
R
B
I
T
R
A
G
E
OMAGE
Suiv
i PFI
OPX2
Finances
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ACHATS
ABEL
Le Référentiel Projets
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Le référentiel Projets
Référentiel Projets > PERIMETRE
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Autres outils de Pilotage
Le processus de planification
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Processus de Planification retenu
Direction DOSI
Obj
ec
Macro-Planning rédigé
par le Chef de Projet
tifs
Obj
Engagements
Planning détaillé rédigé par
Responsables d’Activité
ecti
f
Engagements
s
Planning fournisseurs éventuels (hors
périmètre PPI)
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Implémentation de la fonction OPX2 :
Planification multi-niveaux
Projet DOSI 1
Macro
plannings
Projet DOSI 2
Diffusion
d’objectif
Rapport
d’objectif
LDM2
LDM1
Plannings
détaillés
Projet PFI
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Autres outils de Pilotage
Pilotage économique
et opérationnel
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Pilotage économique et opérationnel
Les Objectifs

assurer une maîtrise des coûts unitaires des produits / services fournis,

dialoguer de façon transparente avec les "clients" internes des différentes
entités de la fonction informatique non seulement sur les coûts eux-mêmes,
mais aussi sur les différents inducteurs (activités, ressources,…) qui
contribuent à la formation des coûts,

mettre en évidence la "productivité" des entités de la DOSI grâce à l'évolution
des coûts unitaires des prestations fournies,

facturer les "clients" internes sur la base de coûts compris et acceptés par
eux,

intégrer les contraintes induites par les différents contrats de service passés
avec les Branches dans la formation des coûts des produits et prestations
fournis par la DOSI,et de leur répercussion sur les contrats induits vis à vis de
Pierre Fabre Informatique.

aider à réaliser des benchmarks exploitables.

Co-piloter les évolutions des systèmes d’information.
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Pilotage économique et opérationnel
Les grands principes de la Modélisation retenue
Direction
RESSOURCES
PFI
Exploitation
DOSI
Domaines et Études
Mise à disposition de PRODUITS/SERVICES
FONCTIONNEMENT
PROCESSUS
Développement d'APPLICATIONS NOUVELLES
PROJETS
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CLIENTS
internes
Pilotage économique et opérationnel
L’organisation générale de Pierre Fabre
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Pilotage économique et opérationnel
Les grandes Fonctions du Modèle
Production Informatique
Exploiter
Editer
Opérer
Piloter
Administrer
Les projets applicatifs
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Support
Utilisateur
(H D)
Pilotage économique et opérationnel
Les principales Activités prises en compte


Editer

– Piloter les serveurs
Unix/NT/W2000

 Hot line
 Support sur site
Editer et Opérer
• Piloter
Support Utilisateurs (Help Desk)

Projets applicatifs
(Mise en production applicative & Evolution
d’infrastructure)
Administrer




Notes
SAP
DBA (Bases de données)
Serveurs Systèmes ouverts
(Unix/NT/W2000)
 Réseau
 Xnet
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
Exploiter (Piloter + Administrer)
 Exploiter serveurs AS/400
 Exploiter serveurs VMS

Infra techniques hors réseau

Infrastructures réseaux
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Pilotage économique et opérationnel
La description des Processus informatiques dans le progiciel Mage/+3
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Pilotage économique et opérationnel
Les coûts unitaires prévisionnels des « produits/services »
Coûts par « projets »
TOTAL :
996,7
Coûts par « applications »
TOTAL :
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35,2
Pilotage économique et opérationnel
La Facturation prévisionnelle détaillée par « client »
Détail facturation par « client »
……………
…
…
…
…
Avant absorption des frais fixes
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Les contrats de service
Instrumentation de la mesure des performances techniques
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Contrats de service

Principe :
 La Dosi rend
« Métier ».
des comptes à ses clients sur la base de contrats de service
 La Dosi tient une relation sur la base de contrats de service par métier ou par
application vis à vis de ses prestataires, en l’occurrence Pierre Fabre Informatique.
 Une de ses fonctions est l’intermédiation entre la Technique et le Business.
 Un ensemble de contrats constitue une convention de services.
 Les indicateurs de ces conventions de services sont cohérents dans les
dimensions suivantes:

Dimension technique: Ils doivent qualifier l’efficience de l’infrastructure.

Dimension économique: Ils doivent pouvoir rendre compréhensible la variation à la hausse
ou à la baisse des coûts informatiques.

Dimension managériale: Directement intégrés ou transformés en « langage client » ils
doivent pouvoir être intégrés dans un IT Scorecard.
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Pilotage économique et opérationnel
Contrats de service
Convention
de service
Contrats de
service métiers
Direction
opérationnelle
DOSI
Contrats de
service
Par application
PFI
DOSI
Contrat par activité
Ex : Help desk
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Implémentation technique Contrats de service
CS Chimie Gailac
CS FdV
2005
Business système manager
Hyperviseur
KM
Notes
KM
Websphère
2004
KM
oracle
Agents systèmes Unix NT (350 machines)
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