Transcript Document 7220623

Zintegrowane
ZARZĄDZANIE
PROJEKTEM
Project Management
dr Marian Krupa
Agenda:
1. Istota projektu – podstawowe funkcje i pojęcia
2. Instrumenty i narzędzia zarządzania projektem
-
Check List’a
Line of Balance (LOB)
Wykresy Gantt’a (Adamieckiego)
Wykresy Sieciowe
3. Zarządzanie projektem za pomocą
oprogramowania – MS Project
4. Przykłady zastosowań
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
1.Istota projektu
– podstawowe funkcje
i pojęcia
Podstawy zarządzania
projektami
Definicja projektu:

Projekt jest to zorganizowane (zaplanowane)
jednorazowe działanie zmierzające do osiągnięcia
zdefiniowanego celu.

a temporary endeavor undertaken to create a
unique product or service.
A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), Third Edition, Project Management Institute.
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
Podstawy zarządzania
projektami
Istota projektu:
1) Każdy projekt ma unikalny i konkretny cel,
2) Projekt ma określone ramy czasowe,
3) Projekt korzysta z zasobów (budżet),
4) Projekt składa się ze współzależnych, ale
indywidualnych kroków zwanych zadaniami.
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
Podstawy zarządzania
projektami
Planowanie projektowe ma służyć
przeciwdziałaniu marnotrawstwu i chaosowi.
Jednakże wymagana jest potrzeba
ELASTYCZNOŚCI !!!
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
Trójkąt zarządzania projektem
czas
Budżet
(harmonogram)
(koszt)
Cel
JAKOŚĆ
Zakres
(zadania)
N. Mingus, Zarządzanie projektami, Helion, Gliwice, s. 22.
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
Podstawy zarządzania
projektami
CEL
ZASOBY
Zarządzanie
ZADANIA
CZAS
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
Podstawy zarządzania
projektami
Podstawowe funkcje zarządzania projektem:
 planowanie
 organizowanie
 decydowanie (uzyskiwanie akceptacji)
 realizacja
 monitorowanie i kontrola
 komunikowanie się
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
Podstawy zarządzania
projektami
Zarządzanie projektem - metodyka:
1) Zdefiniowanie celu,
2) Planowanie harmonogramu,
3) Ustalenie budżetu,
4) Zarządzanie zasobami (optymalizacja)
5) Śledzenie i kontrolowanie postępów prac.
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
Metodyka planowania i realizacji
projektu:
1.
Definiowanie celu (zakresu), zasobów i ram czasowych
2.
Ustalenie budżetu projektu
3.
Definiowanie czynności (zadań, faz) cząstkowych
4.
Ustalenie kamieni milowych, planowanie logicznych powiązań między
zadaniami i kamieniami milowymi
5.
Przyporządkowanie zasobów do poszczególnych zadań
6.
Przygotowanie dokumentacji projektu – harmonogramy i RAPORTY
(kto?, co?, kiedy?, jak?, z kim/z czym?)
7.
Rozpoczęcie i realizacja projektu
8.
Monitorowanie budżetu i postępu prac
9.
Zakończenie projektu
10. Ocena stopnia realizacji celu w relacji do kosztów rzeczywistych
Podstawy zarządzania
projektami
CEL
ZASOBY
Zarządzanie
ZADANIA
CZAS
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
Podstawy zarządzania
projektami
CEL

Cel jest to oczekiwany efekt zorganizowanych
działań projektowych.

Teleologia – nauka badająca problematykę
celowego działania.
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
Podstawy zarządzania
projektami
CEL
Definiowanie celów:
 Co ma być zrobione?
 W jaki sposób?
 Kiedy? Gdzie?
 Przez kogo?
 I za jaką cenę?
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
Podstawy zarządzania
projektami
CEL
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
Podstawy zarządzania
projektami
CEL
ZASOBY
Zarządzanie
ZADANIA
CZAS
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
Work Breakdown Structure (WBS)
- struktura hierarchiczna zadań
Struktura hierarchiczna (WBS) projektu X
Lista zadań dla
projektu X
T1
T1
T2
T2
T3
T3
T4
T4
T6
T5
T6
T7
T7
T8
T8
T9
T9
T5
Work Breakdown Structure (WBS)
- struktura hierarchiczna zadań
Projekt X
I poziom
Główne fazy
projektu
II poziom
Podfazy
... Poziomy
pośrednie
Poziom działań
elementarnych
Podstawy zarządzania
projektami
Typy współzależności:
– kończy się jedno zadania rozpoczyna się następne
– następnik nie może się zakończyć, dopóki poprzednik się nie rozpocznie
Podstawy zarządzania
projektami
Typy współzależności:
– następnik nie może się rozpocząć, dopóki nie rozpocznie się poprzednik
– następnik nie może się zakończyć, dopóki nie zakończy się poprzednik
Podstawy zarządzania
projektami
Budowanie diagramu sieciowego:
Czynność pozorna – szczególny typ czynności, które nie używają
czasu (jej czas trwania jest równy zeru) ani środków. Służą jedynie do
przedstawienia zależności między czynnościami.
Czynności pozorne przedstawiamy przy pomocy strzałek (wektorów)
przerywanych.
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
Podstawy zarządzania
projektami
CEL
ZASOBY
Zarządzanie
ZADANIA
CZAS
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
Podstawy zarządzania
projektami
ZASOBY
 Ludzkie: wykonawcy projektu
 Materialne: komputery, sale, telefony
 Niematerialne: wiedza, metodyka
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
Podstawy zarządzania
projektami
CEL
ZASOBY
Zarządzanie
ZADANIA
CZAS
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
Podstawy zarządzania
projektami
CZAS
 Czas jest specyficznym zasobem
 Czas wyznacza ramy trwania projektu
 Czas jest kluczowym miernikiem
sukcesu dla każdego projektu
 Czas posiada różne uwarunkowania
projektowe
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
Podstawy zarządzania
projektami
Podstawowe zmienne dotyczące czasu:
o - optymistyczny czas zakończenia zadania
p – pesymistyczny czas zakończenia zadani
r – najbardziej prawdopodobny czas zakończenia zadania
Na podstawie tych zmiennych jest szacowany
oczekiwany czas zakończenia zadania i
całego projektu
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
Podstawy zarządzania
projektami
Ścieżka krytyczna:
Zapas czasu – ilość czasu, o którą można opóźnić
zadanie, zanim dostanie się na ścieżkę krytyczną.
Czas trwania zadania – ilość czasu potrzebna do
zakończenia danego zadania.
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
Podstawy zarządzania
projektami
Ścieżka krytyczna:
Cała seria zdefiniowanych zadań, których realizacja
nie może być opóźniona bez wpływu na czas
zakończenia całego projektu.
Najdłuższa pod względem czasu trasa przechodząca
przez sieć (wykresy sieciowe - PERT)
Najdłuższa (czynnik czasu) ścieżka
realizacji całego projektu.
Podstawy zarządzania
projektami
Kamienie milowe:
Punkty (daty) zakończenia poszczególnych etapów
całego projektu.
Może być to określony efekt końcowy prac, punkt
analizy i kontroli, punkt decyzyjny.
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
2. Instrumenty
i narzędzia
zarządzania
projektem
Instrumenty i narzędzia
zarządzania projektem
 Check lista
 Line of Balance (LOB)
 Harmonogram Gantt’a
 Wykresy sieciowe (PERT)
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
„Check lista”
„Check lista”
Check lista – najprostszy
instrument monitorowania
postępów prac projektowych.
Tworzymy listę zadań do
wykonania w projekcie.
Sprawdzamy systematycznie
postęp prac.
LOB
Line of balance
70
plan
rzeczyw .
60
50
40
30
20
10
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Line of Balance
Ogólna definicja:
LOB (Line of Balance) – technika tworzenia harmonogramów liniowych
opracowana w 1940 r. - Goodyear Tire & Rubber Company.
LOB pozwala na planowanie i śledzenie postępu prac projektowych
poprzez porównanie wartości kumulowanych czasów czynności
zaplanowanych i realizowanych.
LOB powstała w środowisku przedsiębiorstw produkcyjnych, może
jednakże być zastosowana w każdym projekcie.
Line of Balance
LOB – wizualizacja graficzna:
LINE of BALANCE
Czas trwania [dni]
Czynność plan rzeczyw.
1
3
3
2
5
5
3
6
6
4
8
12
5
7
9
6
12
2
7
2
2
8
5
8
9
9
14
10
4
5
61
66
Wartość
plan rzeczyw.
3
3
8
8
14
14
22
26
29
35
41
37
43
39
48
47
57
61
61
66
70
plan
rzeczyw.
60
50
40
30
20
10
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Line of Balance
- MS EXCEL
70
plan
rzeczyw .
60
50
40
30
20
10
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
GANTT charts
Wykresy
Adamieckiego
Harmonogramy
GANTT’a
Geneza:
 Pierwszy wykres Gantt’a został opracowany przez
Karola Adamieckiego o nazwie „harmonogram”.
 Henry Gantt (1861-1919) opracował i opublikował swój
wykres w 1910 r.
 Ponieważ Adamiecki opublikował swoje badania dopiero
w 1931, nazwa wykresu nosi imię H. Gantt’a.
http://en.wikipedia.org
Harmonogramy
GANTT’a
Zasada budowania harmonogramu:
Lista zadań dla
projektu X
T1
T2
T3
T4
T5
T6
T7
T8
T9
Harmonogramy
GANTT’a
Zasada budowania harmonogramu:
zadanie
T1
T2
T3
T4
T5
T6
T7
T8
T9
day 1
day 2
day 3
day 4
day 5
day 6
day 7
day 8
day 9
day 10
day 11
czas
Zadanie (czynność) i jej
czas trwania
http://en.wikipedia.org
Harmonogramy
GANTT’a
Zasada budowania harmonogramu:
zadanie
T1
T2
T3
T4
T5
T6
T7
T8
T9
day 1
day 2
day 3
day 4
day 5
day 6
day 7
day 8
day 9
day 10
day 11
czas
Fazy, grupy zadań:
http://en.wikipedia.org
Harmonogramy
GANTT’a
Zasada budowania harmonogramu:
zadanie
T1
T2
T3
T4
T5
T6
T7
T8
T9
day 1
day 2
Zależności zadań w
harmonogramie:
day 3
day 4
„start-to-start”;
„start-to-finish”
„finish-to-finish”
day 5
day 6
day 7
day 8
day 9
day 10
day 11
czas
http://en.wikipedia.org
Harmonogramy
GANTT’a
Zasada budowania harmonogramu:
90% wykonania
zadanie
T1
100% wykonania
T2
90%
T3
80%
T4
T5
0%
T6
T7
T8
T9
day 1
day 2
day 3
day 4
day 5
day 6
day 7
day 8
day 9
day 10
day 11
czas
Śledzenie postępu prac
projektowych
http://en.wikipedia.org
Harmonogramy
GANTT’a w SAP R/3
Harmonogramy
GANTT’a w SAP R/3
GANTT charts
- MS VISIO
PERT
wykresy sieciowe
wykresy SIECIOWE
Ogólna definicja:
CPM (Critical Path Method) – metoda ścieżki krytycznej, w której
poszczególne zależności składające się na realizacje projektu
(przedsięwzięcia) przedstawia się w postaci mapy – sieci powiązań.
Metoda sieciowa PERT jest popularnym narzędziem planowania i
kontroli przedsięwzięć i rozwoju bazującą na teorii grafów.
wykresy SIECIOWE
CPM opiera się na czterech zasadach:
1. Opis czynności elementarnych (zadania, funkcje) – grupa działań
uznanych za elementarne w planowanym przedsięwzięciu.
2. Synchronizacja - kolejna czynność (zadanie) może się rozpoczynać
dopiero wtedy, kiedy zakończy się czynność ją poprzedzająca.
3. Czynności realizowane mogą być też równolegle.
4. Na wykresie poszczególne zadania zaznacza się za pomocą
strzałek.
wykresy SIECIOWE
Metoda sieciowa PERT polega na:
1. Wyodrębnieniu czynności (zadań) wchodzących w skład
przedsięwzięcia
2. Określenia zależności między nimi,
3. Ustalenie chronologii zadań i wyznaczenie tzw. „kamieni
milowych”,
4. Wykreślenie tzw. ścieżki krytycznej w postaci rysunku
wektorowego - grafów.
wykresy SIECIOWE
Metoda sieciowa PERT – metodyka pracy:
1. Wyodrębnieniu czynności (zadań) wchodzących w skład
przedsięwzięcia oraz określenie czasu ich realizacji
Zdarzenie: charakterystyczny element pracy związany z momentem
zakończenia czynności poprzedniej i początkiem czynności
następnych.
wykresy SIECIOWE
Metoda sieciowa PERT – metodyka pracy:
2. Określenia zależności między poszczególnymi zadaniami
Musimy określić wzajemne powiązania przyczynowo-skutkowe
prowadzące do realizacji ustalonego celu (zakończenia projektu) w
sposób logiczny, sekwencyjny i zintegrowany – wykres sieciowy.
wykresy SIECIOWE
Metoda sieciowa PERT – metodyka pracy:
3. Ustalenie chronologii zadań i wyznaczenie tzw. „kamieni milowych”
Czasy realizacji określonych zadań możemy przedstawić w formie
optymistycznej, najbardziej prawdopodobnej, pesymistycznej
czy tez oczekiwanej.
wykresy SIECIOWE
Metoda sieciowa PERT – metodyka pracy:
4. Wykreślenie tzw. ścieżki krytycznej w postaci rysunku
wektorowego - grafów
Zdarzenia, dla których najpóźniejszy termin wystąpienia równa się
najwcześniejszemu, nazywają się zdarzeniami krytycznymi.
Ciąg czynności, który biegnie przez te zdarzenia, nazywa się ścieżką
krytyczną (najdłuższa pod względem czasu trasa przechodząca
przez sieć).
wykresy SIECIOWE
WADY I ZALETY CPM i PERT :
+/- ZALETY:

Ukazuje zależności między zadaniami,

Zachęca do szczegółowego planowania od początku do końca projektu,

Zwraca uwagę na obszary problemowe – tzw. wąskie gardła, ogniska ryzyka i niepewności
itd.

Ułatwia komunikowanie się w trakcie przygotowania i realizacji projektu,

Umożliwia porównywanie alternatywnych wariantów działań.

Umożliwia koncentrowanie się w wymiarze operacyjnym na najważniejszych pracach w
danej chwili realizacji projektu – np. opóźnienia

Zapewnia elastyczność – stałe aktualizowanie ścieżki krytycznej w trakcie realizacji
projektu.
wykresy SIECIOWE
WADY I ZALETY CPM i PERT :
+/- WADY:

Czas i koszt przygotowania planu realizacji określonego projektu,

Nie rozwiązuje wszystkich problemów automatycznie,

Nie dotyczy kwestii stosunków międzyludzkich (obszar kultury, klimatu pracy itd.),

Nie rozwiązuje problemów jakościowych realizowanego projektu,

Błędy w dokładności realizowanych zadań.
J.AF. Stoner, Ch. Wankel, Kierowanie, PWE, Warszawa 1996, s. 166-167.
Przykład
Zainstalowanie dwóch pieców elektrycznych
na miejsce dwóch pieców gazowych
1. Wyodrębnieniu czynności (zadań) wchodzących w skład
przedsięwzięcia oraz określenie czasu ich realizacji
Zadania:
czas trwania [godz.]:
1.
Usunięcie 1-go starego pieca gazowego
1
2.
Położenia kabli
3
3.
Zainstalowanie 1-go pieca elektrycznego
1
4.
Zainstalowanie wyciągu
4
5.
Podłączenie wyciągu
0,5
6.
Podłączenie 1-go pieca elektrycznego
0,5
7.
Usuniecie rur gazowych
1
8.
Usunięcie 2-go starego pieca gazowego
1
9.
Zainstalowanie 2-go pieca elektrycznego
1
10. Podłączenie 2-go pieca elektrycznego
0,5
11. Reperacja ścian
1
12. Malowanie
1
WYKRESY SIECIOWE
technika sieciowa PERT – metodyka pracy:
2. Określenia zależności między poszczególnymi zadaniami
Podłączenie
Zainstalowanie
wyciągu
Malowanie
Podłączenie
Reperacja ścian
Położenie kabli
Usunięcie pieca
gazowego
Zainstalowanie pieca elektr.
Usuniecie rur
gazowych
Podłączenie
Usunięcie pieca nr 2
Zainstalowanie
pieca nr 2
3. Ustalenie chronologii zadań i wyznaczenie tzw. „kamieni milowych”
4
Malowanie
Podłączenie
Zainstalowanie
wyciągu
12
11
Podłączenie
0
Reperacja ścian
1
9
Położenie kabli
Usuniecie rur
gazowych
Usunięcie pieca
gazowego
2
Zainstalowanie pieca elektr.
10
5
Podłączenie
7
Usunięcie pieca nr 2
Zainstalowanie
pieca nr 2
8
4. Wykreślenie tzw. ścieżki krytycznej w postaci rysunku
wektorowego - grafów
0,5
4
Podłączenie
4
Zainstalowanie
wyciągu
12
Malowanie
11
4
6,5
1
5,5
Podłączenie
1
0
3
0 0
Położenie kabli
1
Reperacja ścian
1
3
Usuniecie rur
gazowych
Usunięcie pieca
gazowego
2
1
0,5
9
10
4,5
5,5
1
Zainstalowanie pieca elektr.
1
5
3
Podłączenie
0,5
7
3,5
1
Usunięcie pieca nr 2
1
Zainstalowanie
pieca nr 2
8
4,5
Najwcześniejszy możliwy czas zakończenia zadania – realizacji zdarzenia
4. Wykreślenie tzw. ścieżki krytycznej w postaci rysunku
wektorowego - grafów
0,5
4
Podłączenie
4 6,0
Zainstalowanie
wyciągu
12
Malowanie
11
4
6,5 6,5
1
5,5 5,5
Podłączenie
1
0
3
1
0 0
Położenie kabli
33
1
Reperacja ścian
Usuniecie rur
gazowych
Usunięcie pieca
gazowego
2
1 2
0,5
9
10
4,5 4,5
5,5 6
1
Zainstalowanie pieca elektr.
1
5
3 3
Podłączenie
0,5
7
3,5 3,5
1
Usunięcie pieca nr 2
1
Zainstalowanie
pieca nr 2
8
4,5 5
Najpóźniejszy możliwy czas rozpoczęcia kolejnego zadania. Najpóźniejszy
możliwy czas zakończenia zadania – realizacji zdarzenia.
4. Wykreślenie tzw. ścieżki krytycznej w postaci rysunku
wektorowego - grafów
0,5
4
Podłączenie
4 6,0
Zainstalowanie
wyciągu
12
Malowanie
11
4
6,5 6,5
1
5,5 5,5
Podłączenie
1
0
3
1
0 0
Położenie kabli
33
1
Reperacja ścian
Usuniecie rur
gazowych
Usunięcie pieca
gazowego
2
1 2
0,5
9
10
4,5 4,5
5,5 6
1
Zainstalowanie pieca elektr.
1
5
3 3
Podłączenie
0,5
7
3,5 3,5
1
Usunięcie pieca nr 2
1
Zainstalowanie
pieca nr 2
8
4,5 5
Czas krytyczny – najwcześniejszy czas zakończenia jednego zadania i
czas ostateczny rozpoczęcia kolejnego jest równy.
3. Zarządzaniem
projektem za pomocą
oprogramowania –
MS Project
Kierowanie projektem za
pomocą oprogramowania
Podstawowe funkcjonalności:
1. Planowanie kolejności działań i ich powiązań.
2. Obserwowanie postępu prac.
3. Rozpoznawanie konfliktów na linii czas-zadania-zasoby
4. Optymalizowanie – bieżące wprowadzanie poprawek
5. Tworzenie profesjonalnych raportów
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
Podstawy zarządzania
projektami
Budowanie diagramu sieciowego:
CZYNNOŚĆ – dowolnie wyodrębniona część projektu charakteryzująca
się czasem trwania i zużywaniem środków.
Czynności przedstawiamy przy pomocy strzałek (wektorów) łączących
zdarzenia. Kierunek strzałki przedstawia zależności między
czynnościami.
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
Podstawy zarządzania
projektami
Każde działanie jest określone czterema
uwarunkowaniami czasowymi:
•
ES – najwcześniejszy możliwy termin rozpoczęcia działania
•
EF – najwcześniejszy możliwy termin zakończenia działania
•
LS – najpóźniejszy możliwy termin rozpoczęcia działania
•
LF – najpóźniejszy dopuszczalny termin zakończenia działania
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
Metodyka przygotowania PLANU
projektu (Project Plan):
Ustalenie celu i zakresu projektu (drzewo celów, Struktura
podziału pracy – Work Breakdown Structure - WBS).
1. Planowanie czynności (zadań, faz) cząstkowych
2. Ustalenie kamieni milowych
3. Planowanie logicznych powiązań między zadaniami i
kamieniami milowymi (współzależności)
4. Ustalenie czasów zadań.
5. Zdefiniowanie zasobów i ich koszt: ludzie, sprzęt,
pomieszczenia itd.
6. Przyporządkowanie zasobów do poszczególnych zadań
7. Wizualizacja graficzna (PERT, Gantt)
8. Przygotowanie dokumentacji projektu - RAPORTY (kto?,
co?, kiedy?, jak?, z kim/z czym?)
Przykład...
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
Zadania
Zasoby
Zadania a zasoby
Wykres GANTTA
Wykres GANTTA - śledzenie
Diagram sieciowy
Diagram relacji
RAPORTY
RAPORTY
Wariant oczekiwany
Wariant optymistyczny
Wariant pesymistyczny
PYTANIA ???
Marian Krupa – University of Information Technology and Management in Rzeszow
4. Przykłady
zastosowań
Wykres 1. Liczba wpisów w statystykach systemowych dla
poszczególnych członków zespołu wdrożeniowego
PP07
2%
PP10
16%
PP01
22%
PP06
15%
PP04
21%
PP03
4%
PP02
20%
Wykres 2. Ilość transakcji uruchomionych
przez poszczególnych członków zespołu wdrożeniowego
PP07
7%
PP10
14%
PP01
12%
PP06
8%
PP02
30%
PP04
26%
PP03
3%
PYTANIA?