Document 7211765
Download
Report
Transcript Document 7211765
دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی همدان
موضوع :روشهای نوین بایگانی
هدف :آشنایی با روشهای جدید بایگانی
ساعت آموزش 16 :ساعت
تاریخ برگزاری 9/9/1390 :
فهرست
PACS
پايگاههاي داده و بانكهاي اطالعاتي
ارتباط این سیستم با HIS
نتیجه گیری
عوامل مؤثربرنگهداري مدارك پزشكي دربايگاني
انواع مدلهاي بايگاني
سيستم بايگاني ريلي
سيستم بايگاني ريلي ديجيتال
سيستم بايگاني گردان اداري
سيستم بايگاني ميكرو فيلم
دستگاه تهيه و نمايش ميكروفيلم
توليد ميكروفيلم به روش اپتیکال
تولید میکروفیلم به روش ديجيتال
برخی مزایای استفاده ازنسخه های دیجیتال
بايگاني به روش اسكن نمودن مدارك ،بايگاني به روش ميكروكپي ،ميكروفيش
روشهای جدید بایگانی و بایگانی PACS
محسن فضلي
PACS
Picture Archiving and Communication System
سیستم بایگانی و ارتباط تصاویر پزشکی
امروزه باپيشرفت فناوری اطالعات در علوم پزشکی و شبكه هاي كامپيوتري ،ديگر نيازي به كليشه های
قدیمی براي گرفتن تصاوير راديولوژي و صرف هزينه خريد و نگهداري اين فيلمها احساس نمي شود.
چرا كه سيستمي بنام سيستم ارتباط و بايگاني تصويري یا ( PACS (Picture
، Archiving and Communication Systemامكان انتقال ،ذخیره ،بازيابي
و نمايش تصاوير پزشكي در نقاط مختلف را ايجاد کرده است .دستگاههاي تصوير برداري ،یک
شبكة كامپيوتري ،پايگاههاي داده یا بانک اطالعاتی و ايستگاههاي نمايش تصويریا Clientها ،
چهار جزء اصلي تشكيل دهندة يك سيستم PACSبيمارستاني مي باشند .سیستم PACSمی
تواند تصاویر حاصل از روشهای مختلف تصویربرداری تشخیص ی مانند ، CT.SCAN ،MRI
سونوگرافی ،رادیوگرافی ،آنژیوگرافی ،پزشکی هسته ای و ...را به صورت تصاویر دیجیتالی ذخیره و
بازخوانی کند .این سیستم امکان کمک به پزشکان دور از مرکز درمانی را از طریق تله رادیولوژی
فراهم می کند تا از متخصصین متبحر لیکن دورتر در تشخیص و درمان استفاده شود .با کاهش
هزينههاي ذخیرهسازي که به صورت الکترونيکي انجام ميشود (نسبت به بايگانيهاي فيلم و کلیشه
) ،کمک شایانی به مدیریت بیمارستانی می کند .با ارسال تصاویر از طریق شبکه ،زمان دستیابی
پزشک معالج به نتیجه تصویربرداری را به حداقل رسانده است.
مقدمه
تصوير برداري از اندامها و ارگانهاي بدن در تشخيص بيماري به پزشكان كمك شاياني مي كند تا در تصميم گيري نوع درمان بيماران
موفق عمل كنند .تصميم براي درمان با مشاهده تغييرات حاصل شده در عضو بدن ،با تصميمي كه بر اساس عالئم و اظهارات
بيمار گرفته مي شود بسيار متفاوت خواهد بود .بويژه در بيماريهاي استخواني و تومورها حائز اهميت مي باشد .بنابراين كيفيت
تصويرگرفته شده ،تعداد تصاوير ،ابعاد تصاوير ،سرعت انتقال تصاوير براي پزشك معالج و نوع بايگاني تصاوير براي
دسترس ي سريع و مجدد ،همه فاكتورهاي مهمي هستند كه در تصويربرداري پزشكي مد نظر بوده اند .با ظهور تجهيزات پزشکی
دیجیتال و پیشرفته و نيز گرایش عرصه علوم پزشکی به جنبش نرم افزاری ،همچنين لزوم تالش بیمارستانها بسوی یکپارچه
سازی اطالعات بهداشتی و درمانی در بیمارستانهای کشور ،بخشهای پاراکلینیکی بیمارستانها بویژه تصویر برداری پزشکی برای
کمک به تشخیص رادیولوژیستها و درمان متخصصين گامهای اساس ی در استفاده ازفناوری اطالعات برداشته است .بی شک
تالشهای مهندسين نرم افزار و سخت افزار ،تحلیلگران سیستمها ،و کارشناسان علوم پزشکی در این پیشرفتها چشمگير بوده
است .بسیاری از روشهای تصویربرداری جدید از جمله رادیوگرافی ،سونوگرافی و CT.SCANدیجیتالی شده اند .سیستم
ارتباط و بایگانی پزشکی ( ، )PACSاز پیشرفته ترین سیستمها در این عرصه بشمار می رود .براي اولين بار در سال 1982در
كنفرانس تصويربرداري پزشكي ( ،)IEEEسيستمي معرفي گرديد كه امكان ذخيره ،نمايش و انتقال تصاوير و اطالعات ديگر را
انجام ميداد ،این سیستم در همان سال از سوی انجمن رادیولوژی امریکا تایید شد و در سال ۱۹۸۴نيز در اروپا مورد توجه
کنگره رادیولوژی اروپا ( )ECRقرار گرفت .اين سيستم PACSناميده شد .سيستم بايگاني و بازيافت تصويري مبتني بر
رايانه که مي تواند تصاوير حاصل از روشهاي مختلف تصويربرداري تشخيص ي را به صورت تصاوير ديجيتالي ذخيره و بازخواني
کند .اين سيستم متشکل از ايستگاه هاي نمايش ي و ويرايش ي تصاوير ديجيتالي در شبکه هاي داخلي در بيمارستان يا حتي خارج
از بيمارستان است که دسترس ي پزشک به تصاوير ذخيره شده و در نتيجه کاهش وابستگي پزشک به متخصصان راديولوژي را
فراهم می کند.
سیستم PACS
در این مبحث ،ابتدا به هدف استفاده از سیستم
PACSاشاره کرده سپس مقایسه ای بين این سیستم با
روشهای تصویر برداری آنالوگ انجام داده ايم .اجزای تشکیل
دهنده سیستم و ساختار آن را تشریح کرده ،مزایای آن را
برشمرده ايم و نهايتا به نتيجه حاصل پرداخته ايم.
هدف استفاده از PACS
مشکالت فراوان در سیستم تصویربرداری کلیشه ای وجود دارد که عالوه بر نارضایتی پزشکان و رادیولوژیست ها و
نيز بیمار به خاطر کیفیت ،کمیت و نیاز به تکرار تصاویر ،مدیریت بیمارستان را از نظر هزینه و حفظ و
نگهداری فیلمها به چالش کشیده لذا هدف اصلي استفاده از سيستم ، PACSارتقاي بازده موثر کاري در
کنار قابليتهاي تشخيص ي پزشکان است .استفاده از استانداردهای روز در نگهداری و انتقال تصاویر نيز از
اهداف مهم بشمار می رود .همچنين هزينه خريداري و نگهداري ايمن فيلمها از نظر مديريتي قابل مالحظه مي
باشد .تكنولوژي سیستم تصويربرداري پزشکي ،در كنار دستگاه تصوير برداري ،از تعدادي رايانه تحت يك
شبکه تشکيل شده که به طور اختصاص ي براي ذخيره ،بازيابي ،توزيع و نشان دادن تصاوير استفاده ميشود.
در واقع تصاوير پزشکي در يک استاندارد یا قالب ( )Formatمستقل ذخيره ميشوند DICOM
( )Digital Imaging and Communications in Medicineمهمترین قالب آن می
باشد .بيشترين تصاويري که از طريق PACSآرشيو و طبقهبندي ميشوند ،تصاوير اولتراسوند،MRI ،
،CT،اندوسکوپي ،ماموگرافي و اشعه ايکس هستند .اين سيستم در واقع جايگزين copy-hardمانند
بايگاني فيلمهاي راديولوژي براي مديريت تصاوير پزشکي که در طول زمان ممکن است خراب شوند ،ميشوند و
تواناييها و قابليتهاي سيستمهاي رايج را باال ميبرد .ازطرفي هزينه سرسام آور فيلمهاي راديولوژي و نيز
نگهداري آنها هميشه از مهمترين مشكالت مديران بيمارستانها بوده است .بنابراين PACSمي تواند با حذف
فيلم هزينه خريداري را كم كند و با ايجاد آرشيو الكترونيكي بايگاني فيزيكي را حذف نمايد.
مقایسه PACSبا سیستم کلیشه
در سیستم آنالوگ ،تصویر برداری از بیمار انجام و روی کلیشه های رادیولوژی چاپ می شود .رادیولوزیست کلیشه
ها را مشاهده کرده و گزارش ی از تشخیص خود را روی برگه کاغذ ثبت و به پزشک معالج ارسال می کند .گاهی
کلیشه حاضر برای تشخیص نهائی کافی نبوده و کمکی به پزشک معالج نمی کند .برخی اوقات هم اتفاق می افتد
که کلیشه بنا به دالیلی گم شده یا دچار مشکل فيزیکی می گردد که برای ادامه درمان باید تکرار شود .حال با
توجه به ورود مقداری اشعه زیانبار در هر نوبت تصویر برداری به بدن بیمار و ایجاد عوارض متعدد ،تکرار
تصویر برداری مشکالت خاص خود را دارد و اگر در این میان بیمار یک خانم حامله و یا یک کودک خردسال
باشد مشکل عوارض بسیار حاد و خطر آفرین خواهد بود .چه بسا بخاط جلوگيري از ورود اشعه ايكس به بدن
جنين در شكم مادر ،از انجام تصويربرداري از بدن مادر مصدوم صرف نظر شده و سالمت جسمي مادر به
دليل ناتواني در تشخيص دچار بحران مي شد اما در استفاده از سيستم آرشيو ديجيتالي ،مشكل وخطرات
ناش ی از پرتونگاری به بیمار نيز در نتیجه عدم لزوم تکرار پرتونگاری ،به مراتب ازبين خواهد رفت .یکی از سیستم
هایی که از ۲۵سال پیش استفاده از آن در اروپا و امریکا و چند سالی است در ایران آغاز شده است همين
سیستم PACSمي باشد كه تمامی این مشکالت را مرتفع ساخته .با یک بار تصویر برداری از اعضای بدن
بیمار چندین تصویر از بعدهای مختلف و با کیفیت مناسب گرفته شده و در هارد دیسک کامپیوتر ذخيره و
بایگانی می شود .تصاویر در مانیتورهای Medical Diagnosisبا کیفیت مناسب در معرض دید
متخصصين رادیولوژی قرار می گيرد تا گزارش مناسب و کاملی تهیه نمایند .نسخه ای از تصاویر نيز به بیمار در
یک CDتحویل می گردد تا در مواقع لزوم به پزشک معالج ارائه دهد .همچنين تصاوير گرفته شده و گزارش
راديولوژيست روي آن ،به شكل onlineدر كمترين زمان ممكن از طريق شبكه در دسترس پزشك معالج در
بخشهاي بستري يا اتاق عمل مي باشد.
اجزاء تشکیل دهنده یا ساختار یک سیستم PACS
این سيستم براساس ايده و روشهاي جديد كامپيوتري بنا نهاده شده و
متشكل از چهار جزء اساس ي ميباشد .هركدام از اين اجزاء با
تجهيزات خاص ي كار مي كنند .اين اجزاء عبارتند از:
دستگاههاي تصويربرداري پزشكي
ايستگاههاي كار()station
شبكه كامپيوتري.
پايگاههاي داده و بانكهاي اطالعاتي
اين اجزاء در مجموع تشكيل يك سيستم را می دهند که وظيفه
تصويربرداري ،ايجاد بانک اطالعاتی ،جریان اطالعات در شبکه و
بايگاني تصاوير پزشكي را بر عهده دارند.
پايگاههاي داده و بانكهاي اطالعاتي
نکته مهم در مورد سيستم ، PACSشبکه انتقال آن است که از يک Serverمرکزي (که
پايگاه دادهها را ذخيره ميکند) ،تشکيل شده است .اين پايگاه حاوي اطالعات تصاويري است
که توسط دستگاههاي تصويربرداري CR ،CT.SCAN ،MRIو ...مرتبط با سيستم
، PACSگرفته شده و از طريق )LAN (Local Area Networkيا WAN
)(Wide Area Natworkروي Serverذخيره و در طول شبكه دريافت ميشوند
اطالعات اصلي در Serverدر بانك اطالعاتي وجود دارد .ساختار اين بانك اطالعاتي مي
تواند بصورت Accessو SQLو ...باشد .روی Serverتصاویر با فرمت خاص خود که
مطابق با استاندارد DICOMمی باشد و معموال با نام تاریخ اخذ تصویر همراه با یک
شماره پرونده بستری یا سرپائی بیمار ذخيره می شود .عالوه بر آن فایلهای مورد نیاز برای نرم
افزار PACS PLUSنيز وجود خواهد داشت .از امکانات بانک اطالعاتی مانند ایجاد
Accountبرای کاربران مجاز نيز استفاده می شود.
ساختارسيستم PACS
تجهيزات مدرن راديولوژي ،امروزه به طور مستقيم تصاوير بيماران را وارد سيستم PACSدر قالب تعريف شده ميکند .يک سيستم کامل
، PACSبايد شامل يک نقطه دسترس ي ( )Access Pointبه تصاوير و اطالعات همراه باشد .همچنين بايد با سيستمهاي اطالعاتي
بيمارستاني ديگر ()HISو بويژه به سيستم اطالعاتي راديولوژي ( )RISنيز مرتبط باشد.ارتباط PACSبا RISبسار حائز اهميت است
چرا كه اين دو سيستم ،مكمل هم در كامل نمودن سيستم مكانيزه كل بخش راديولوژي مي باشند .هرچه ارتباط ميان سيستمهاي اطالعاتي
مختلف گستردهتر باشد ،اطالعات قويتر و قابل اعتمادتر ميشوند .به طور مثال ،خطر ورود اشتباه اطالعات بيماران را کم ميکند ،زيرا
قالب استاندارد DICOMکه براي اين منظور به کار ميرود ،ميتواند مشخصات بيمار را نيز دريافت کند .استاندارد DICOMیک
استاندارد جهانی در انتقال تصاویر پزشکی است و سیستمهای مورد استفاده در بیمارستانها و مراکز بهداشتی مانند HISو PACSباید از
این استاندارد استفاده کنند تا فرمت تصاویر در نرم افزار مورد استفاده قابل فهم و استفاده باشد .سیستم PACSاز نرم افزار
PACS PLUSبهره می برد که از استانداردهای الزم برخوردار هست .زماني که دريافت اطالعات يک بيمار کامل شد ،سيستم ، PACS
دادههاي تصويري جاسازي شده را با فهرست سوابق برنامهريزي شده روي شبکه ،مقايسه ميکند و در صورت وجود هرگونه تناقض ي ،آن را
مشخص ميکند .هر اطالعاتي ،تنها با مشخصات همان فرد ،ذخيره ميشود .وقتي راديولوژيست ،خواندن تصاوير بيمار مفروض را به پايان
رساند ،سيستم ،PACSآن را به عنوان «خوانده شده» ،عالمتدار ميکند که به اين ترتيب از دوبارهخواني جلوگيري ميشود .گزارش پزشک
به عکس متصل شده و از طرف ديگر خط اتصال ،ديده ميشود .در بیشتر موارد سیستم PACSبا سیستم اطالعاتی بیمارستان ( )HISو
سیستم اطالعاتی رادیولوژی ( )RISمرتبط است تا برقراری ارتباط بين تصاویر با اطالعات مربوط به بیماران و امکان استفاده از سیستم
های تله رادیولوژی برای انتقال و دریافت تصاویر و اطالعات بیمار از مناطق دور را تسهیل کند .همکاری این سیستم ها می تواند ارتباط بين
بخشهای مختلف درمانی را بهبود بخشیده وکارایی و کیفیت مراقبت از بیمار در بیمارستان ها را افزایش دهد .سیستم های ذخيره و بازیابی
تصویری به طور کلی از ابزارهای ارتباطی رایانه ميزبان ،ابزارهای بایگانی تصویر و ایستگاه های نمایش که به شبکه ارتباطی متصل است ،
تشکیل شده است .استفاده از سیستم های ذخيره و بازیابی تصویری تنها به تصویربرداری محدود نخواهد بود بلکه از سیستم هایی که
براساس PACSعمل می کند در جراحی هم استفاده می شود و به این ترتیب شبکه های اطالعاتی که معموال از خطاها و اشتباهات کمتری
ا
برخوردار است ،راه اندازی می شود .یک PACSخوب کامال بطور قطعی ،به رادیولوژیست اجازه میدهد تا تصاویر پی درپی را با کمترین
حرکت و جنبش نسبت به حالتی که باید در مالء عام نمونه های دقیق را مورد بررس ی قرار دهد ،بوسیله ابزارهای دیجیتالی که ازطریق
صفحه کلید هدایت می شود و با انگشتان به اجرا در می آید تفسير کند.
مزایای استفاده ازسيستمPACS
با بهره برداری از این سیستم مشکالت مرتبط با تصویربرداری مرتفع می شود .بایگانی و ذخيره فیلمها در انبارهای مخصوص نیاز به فضای فيزیکی مخصوص دارد .این
فضا باید دارای نور مناسب و غير مضر برای فیلمها و دما و حرارت مناسب باشد .سیستم ایمنی مناسب نيز برای جلوگيری از آتش سوزی و از بين رفتن فیلمها
باید در نظر گرفته شود .گم شدن فیلمها یا خراب شدن آنها و نیاز به درخواست مجدد فیلم از طرف پزشک معالج یا نیاز به این فیلمها برای آموزش
دانشجویان علوم پزشکی از مشکالت سیستم کلیشه ای می باشد .از طرفی حجم و هزینه باالی فیلمها همواره مدیران را نگران می کند .سیستم PACSبا
الکترونیکی نمودن تصاویر ،سیستم Film Lessرا معرفی و از این مشکالت جلوگيری می نماید .یکی از دغدغه های مدیران بیمارستان هزینه مادی و معنوی
حضور رادیولوژیست ها در بیمارستان ،در ساعات غير اداری می باشد که به شکل آنکالی انجام می گيرد .در مواقع اورژانس و یا قبل از عمل جراحی حتی در
نیمه شب ،از بیمار تصاویری اسکن شده و باید توسط متخصص رادیولوژی تفسير شود .برای این کار یا باید با پزشک متخصص رادیولوژی تماس گرفته شود
تا در همان موقع در بیمارستان حضور یابد .یا اینکه فیلم های گرافی توسط فردی به منزل رادیولوژیست ارسال شود و فرد مذکور منتظر بماند تا رادیولوژیست
تفسير خود را ریپورت کرده و توسط آن فرد به بیمارستان عودت داده شود .در این مدت پزشک معالج و تیم جراحی در انتظار هستند و گاهی مشکالتی در تاخير
عمل برای بیمار پیش می آید که تبعات قانونی هم دارد .سیستم PACSاین مشکل را حل نموده و فقط به رادیولوژیست تلفنی اطالع داده می شود تا ایشان در
منزل خود از طریق خط اینترنت وارد سیستم بیمارستان شده و از روی مانیتور خود تصاویر مربوطه را مشاهده و حتی با ابزار نرم افزار PACS PLUSروی
تصویر مانور داده و یافته های خود را تایپ کند .در کمترین زمان ممکن پزشک معالج در اتاق عمل یا اورژانس ریپورت را مشاهده و با توجه به تشخیص حاصل
به درمان یا عمل می پردازند .سیستم PACSامکان آموزش از راه دور يا تشخيص از طریق اینترنت و تلويزيون را فراهم ميسازد و به پزشکان کمک ميکند که
در هر کجاي کره خاکي که باشند ،همزمان به اطالعات مشابه و به روز شده دست يابند که در اصطالح ،تله راديولوژي ناميده ميشود .سيستمهاي ،PACSبا
کاهش هزينههاي ذخيرهسازي که به صورت الکترونيکي انجام ميشود (نسبت به بايگانيهاي فيلم) ،مزاياي زيادي دارند[ .]6بااستفاده از سیستم های
انفورماتیک تصویربرداری PACSمی توانیم تصاویر رادیولوژی را بایگانی و از آن برای ارسال تصاویر به هر نقطه ای از دنیا استفاده کنیم بنابراین باید از
سیستم هایی استفاده کنیم که در آنها خروجی تصویر به صورت دیجیتال است .گسترش استفاده از سيستم PACSاز بزرگ شدن مراکز و جايگيري بيشتر
بايگاني فيلمها جلوگيري ميکند که اين مزيت ،به نفع مراکز کوچک است .تهیه تصویر روی CDیا DVDو ارائه آن به بیمار ،کمک می کند تا بیمار ادامه
درمان خود را به مراکز دیگری ببرد و این درحالی است که حمل و نگهداری فیلم و کلیشه برای بیمار بسیار مشکل می باشد و گاهی مفقود یا مخدوش شدن فیلم
اتفاق می افتد .گاهی اتفاق می افتد که برای درمان بیمار از مشاوره متخصص ی در خارج از کشور استفاده می شود .تله رادیولوژی و سیستم PACSتصاویر را
سریع و در بهترین حالت ممکن در اختیار متخصص مربوطه در آنسوی کشور قرار داده و روند بهبود بیماری را بهتر می کند .در واقع با پيشرفت علم پزشکي و
تجهيزات وابسته به آن که هر کدام دنيايي از تصاوير را ايجاد ميکنند ،نياز به سيستمهايي مانند PACSکامال احساس ميشود تا به اقتصاد دنياي پزشکي نيز
کمک رساند .از طرفي ،تشخيص سريعتر و دقيقتر بيماري را امکانپذير ميسازد و در وقت و هزينه ،صرفهجويي بسياري ميکند .در واقع هدف اصلي استفاده
از سيستم ، PACSارتقاي بازده موثر کاري در کنار قابليتهاي تشخيص ي پزشکان است .بعبارتی مکانيزه کردن فرایند تصویربرداری از خرید امکانات اولیه تا
رضایت بیمار ،پزشکان و کارکنان می باشد.
ارتباط این سیستم با HIS
این سیستم نيز همانند بسیاری از برنامه های اقماری HIS
باید قابلیت اتصال به آن را داشته باشد تا در خدمت پزشکان و تیم
پزشکی در بیمارستان قرار گيرد .در این یکپارچه سازی سیستم
PACSاطالعات هویتی و شماره پرونده بیمار را از HISدریافت
کرده و ذخيره می نماید تا برای تیم پزشکی قابل تشخیص باشد.
نتيجهگیري
تصویر برداری دیجیتالی موقعیت خارق العاده ای داشته و بر بسیاری از موانع اولیه مثل کارهای
صنعتی ناکافی ،تنگنای تولید ،قیمت فوق العاده بویژه فیلم و میل کم مشتریان غلبه کرده
است .افزایش تصاویر بایگانی و سیستمهای ارتباطی ( ) PACSمحرکی برای پذیرش
تکنولوژی دیجیتالی تکمیلی که در نصف کردن قیمتها و افزایش کیفیت تصاویر موثر خواهد
بود می باشد وبه راحتی می تواند جایگزین فیلم در تصویربرداری شود .همين طور تاخير زمانی
و ناکارآمدی ذاتی در تولید فیلم را حذف کرده و به بیمارستان اجازه می دهد تا در فضا و
کارکنان رادیولوژی صرفه جویی کند .مشکالت تاخير در گزارش رادیولوژیست روی فیلمها
عالوه بر ایجاد تاخير در تشخیص پزشک و درمان بیمار ،موجب تاخير در پرداخت هزینه از
طرف سازمانهای بیمه نيز می شود که سیستم PACSاین مشکالت را حل می نماید .اخذ
رضایت تیم تشخیص و درمان پزشکی ،بیمار و سازمانهای ذیربط ،مدیریت هزینه های مالی و
انسانی و روی آوردن به سیستمهای مکانيزه همه عواملی هستند که امروزه مدیران
بیمارستانها و حتی مراکز کوچک را به چالش کشیده و استفاده از سیستم PACSرا یک
ضرورت اجتناب ناپذیر نموده است.
عوامل مؤثربرنگهداري مدارك پزشكي دربايگاني
-1
-2
-3
-4
-5
-6
-7
-8
میزان فضاي موجود
میزان استفاده ازپرونده ها براي تحقيق
میزان پرونده هاي مورد تقاضاي پزشكي قانوني
نوع پرونده هاي (حاد ،مزمن ،رواني و)...
هزينه امحاء
هزينه هاي تبديل به ميكروفيلم ،ميكروفيش و لیزركارت
قوانین و مقررات كلي كشورها
میزان افزايش ساالنه پرونده
انواع مدلهاي بايگاني
سيستم قديمي قفسه بندي :
ازاولین روشهاي بايگاني پرونده ها بوده و درحال حاضربه دليل به صرفه بودن بسيارمرسوم
مي باشد
سيستم بايگاني ريلي
ازسيستم هاي نوين بايگاني مي باشد كه ازمزاياي آن ميتوان به صرفه
جوئي درفضا و ازمعايب آن گران بودن آن است
سيستم بايگاني ريلي ديجيتال
ازسيستم هاي بسيارجديد بايگاني مي باشد كه به دليل هزينه و عدم در
دسترس بودن اين تكنولژي دركشور ما استفاده نميشود .دراين
سيستم قفسه ها و رديف ها براساس كنترل ازراه دور توسط سيستم
كامپيوتري كنترل ميشود
سيستم بايگاني گردان اداري
اين سيستم بيشترجهت دبیرخانه ها و امور اداري مراكزدولتي و خصوص ي
مورد استفاده قرارميگیرد
سيستم بايگاني ميكرو فيلم
با توجه به اينكه يكي ازوظايف مهم و اساس ي این اداره ،حفظ و حراست اسناد و مدارك ارزشمند
تاريخي ،سياس ي ،اجتماعي و ...همچنین آماده سازي براي ارائه خدمات مي باشد ،لذا ضرورت
وجود يك سيستم پيشرفته كه با شيوه تبادل اطالعات درجهان امروزي هماهنگي داشته باشد
ضروري بنظرمي رسد .اداره میکروفرم و اسناد دیجیتال با استفاده ازميكروگرافي بعنوان
معتبرترين و مقبولترين روش نگهداري اسناد و اطالعات شناخته شده است .عمرمفید
میکروفیلم را بیش از 150سال تخمین زده اند ،این امرنه تنها ازارزش و اعتبارآن نمی کاهد
بلكه با پيشرفت روزافزون تجهیزات دیجیتالی و ارائه خدمات بهینه به اعتبارآن افزوده می
شود
نظربه اهميت اسناد و حفظ و حراست آنها و ارائه اسناد به پژوهشگران ،سيستمهاي
ميكروفيلم و ميكرو فيش تهيه و فعاليت فيلمبرداري عمال ازاواخرسال 1371دراين واحد آغاز
شد و ازجمله وظايف آن تهيه عكس ،ميكروفيلم ،ميكروفيش ،تهيه تصويراسناد و ارائه آنها
به پژوهشگران و سايرمراجعه كنندگان است .بدين ترتيب بدون استفاده ازاصل اسناد ،با
دقت و سرعت بسيار ،تصويراسناد مورد نيازمحققین دراختيارشان قرارمي گیرد.
انجام فعاليتهاي تخصص ي برروي اسناد به دو بخش فیلمبرداری ازاسناد برای تولید
میکروفیلم و بخش تولید اسناد دیجیتالی تقسيم مي شود.
دستگاه تهيه و نمايش ميكروفيلم
توليد ميكروفيلم به روش اپتیکال
دراين مرحله ازاسناد فيلمبرداري شده و پس از ظهور و كنترل و بازبيني
دو نسخه پشتيبان از نسخه اصلي تهيه مي شود كه يكي درتاالر
پژوهش مورد استفاده محققین و پژوهشگران قرارمي گیرد و ديگري
دربخش ميكروفيلم براي انجام درخواستهای مورد نیازمحققین
ً
بصورت پرينت و لوح فشرده نگهداري مي شود .ضمنا نسخه اصلي
ميكروفيلم درمخازن ويژه نگهداري مي شود تا درصورت نياز(مانند
ازبین رفتن نسخه های پشتیبان) مورد استفاده قرارگیرد
تولید میکروفیلم به روش ديجيتال
دراین مرحله توسط دستگاه اسکنرازاسناد نسخه ديجيتالي فراهم شده و
سپس بوسیله دستگاه آرشیو رایتر ،میکروفیلم تهیه می شود و بعنوان
آرشیوی با ماندگاری درحدود 150سال درمخازن ویژه نگهداری می شوند
تا درصورت نیازمورد استفاده قرارگیرنددربخش اسناد دیجیتالی،
توسط اسکنرمخصوص ازمیکروفیلمها نیزاسکن تهیه می شود و در
صورت نیازبه لوح فشرده تبدیل می گردد ،البته این کارزمانی صورت
می گیرد که فقط میکروفیلمی ازاسناد موجود باشد.
برخی مزایای استفاده ازنسخه های دیجیتال
استفاده ازاسناد بدون آسیب به اصل سند ،دسترس ی آسان ،
سریع و دقیق و تولید با کیفیت باال و سرعت درتکثیرو ذخیره
سازی مطمئن.
کاربرد درکتابخانه ها ،مراکزنگهداری اسناد ،آرشیو عکس و
میکروفیلم .
دسترس ی آسان و سریع به منابع میکروفیلم .
بايگاني به روش اسكن نمودن مدارك
ازروشهاي جديد دربايگاني كردن مدارك پزشكي اسكن نمودن مدارك بيمارميباشد اين
روش بيشترجهت اسنارباالي 15سال مورد استفاده قرارميگیرد و جهت اسناد
جاري و زير 15سال به دليل مستندات و مسائل قانوني قابل استفاده نمي باشد
اسكن نمودن مدارك امحايي بيشترجهت بيمارستانهاي آموزش ي كاربرد دارد و بيشتر
به اين صورت اعمال ميشود كه 4برگ اول و اصلي هرپرونده اسكن شده و درفايل
هاي صد تايي ذخیره ميشود ازمزاياي اين كارنكهداري اصل عین سند ميباشد كه با
گرفتن پرينت ميسرميشود ازمعايب اين كارميتوان به گران بودن دستگاه اسكن
مخصوص بايگاني و وقت گیربودن اين عمل و خطرازبین رفتن اين اطالعات براثر
عوامل مختلف مي باشد امروزه بيشتراين كارازطريق قرارداد با شركتهاي اسكن
مدارك اداري درسازمان ها صورت ميگیرد و اين كارهنوز دردربيمارستانها جا
نيافتاده است
بايگاني به روش ميكروكپي
براي بدست آوردن يك ميكروكپي ،هرسنندي را ازقبيل نامه ،پرونده ،عكس و غیره به وسيلة
دستگاه مخصوص ي عكسبرداري ميكنند .بعد ازظهور فيلم ،تصويرنگاتيف بسياركوچكي
به دست ميآيد كه با چشم غیرمسلح قابل ديدن نيست .بنابراين الزم است آنرا دردستگاه
خواندن گذاشت و تصويربزرگ شده را روي پردهيي منعكس ساخت .دراينجاست كه
ً
اصل سند به طرزي كامال واضح و خوانا دوباره دربرابرچشم نمايان ميشود.
همچنین ميتوان ازنگاتيف مزبور درروي كاغذهاي گوناگون عكاس ي يك فتوكپي پزتيف تهيه
كرد كه درآن مطالب و طرحها به رنگ سياه درروي كاغذ سفيد خواهد بود.
دستگاههاي ميكروكپي با وسايل مكانوگرافيك و الكترونيك ميتوانند تركيب شوند كه بدين
ترتيب تصاويررا برروي نوارهاي مغناطيس ي ضبط ميكنند و برروي صفحاتي مانند
تلويزيون منعكس ميسازند .درطبقهبندي و جستجوي مدارك پزشكي و اسناد ازاين راه
استفاد ميكنند.
ميكروفيش
تهية ميكروفيشها نیزدر شكلهاي متفاوت انجام ميگیرد كه معمولترين آنها بويین ،شارژر ،باند،
ميكروفيش و كارت پنجرهيي است.
بوببین يا قرقره حاوي 30مترفيلم است و در سه نوع مختلف تهيه ميكند :
– 1سمپلكس Simplexيا پيست ساده ،كه درآن تمام عرض فيلم را سند اشغال ميكند.
– 2دوئو Duoيا پيست دوبل ،كه درآن دو سند در كنارهم عرض فيلم را اشغال ميكند .در عبور اول
فيلم دردوربین نصف آن مورد استفاده قرارميگیرد و پس ازتمام شدن و برگردانيدن فيلم درنصف ديگر
عكس گرفته ميشود.
– 3دوپلكس ، Duplexكه دريكبارعبور فيلم پشت و روي سند در عرض آن كنارهم ضبط ميشود.
ً
باند يا ميكروباند (درروي كاغذ) به طولهاي بسيار متفاوت مورد استفاده قرار ميگیرد و قطعات آن عموما
دركيسههايي ازجنس ترآستات سلولزيا پلي استرنگهداري ميشود.
باندهاي ، Afnorفيلمهاي 35ميليمتري به طول 23سانتيمترو داراي شش تصوير ميباشد :يك تصوير
عطف و پنج تصويركه هريك دو صفحه مدرك علمي است و بدين ترتيب حداكثردرهرباند 10تصويرجاي
ميگیرد.
ً
ميكروفيشها مخصوصا براي اسناد و مدارك بزرگ ،مانند نقشهها و
ً
طرحهاي صنعتي ،اختصاص يافته است .ضمنا ازآنها براي ضبط
تمام مدارك مربوط به يك موضوع معین درروي يك فيش واحد
استفاد ميكنند و بدين گونه ميتوانند يك پرونده را دريكجا جمع
كنند.
ً
ميكروفيش معموال دريك كارت سوراخدارپنجرهيي گنجانده ميشود تا
نشانه گذاري را براي انتخاب و تركيب آن با يك سيستم الكترونيك
امكانپذيرسازد.
يك «ژاكت» 10*20سانتيمترتا 120تصويرميتواند داشته باشد.