Transcript PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI TOPIK : PEROLEHAN

PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI
TOPIK : PEROLEHAN
KAEDAH PEROLEHAN UNIVERSITI
(UMUM)







Perolehan melalui panjar wang runcit
Kontrak pusat
Perolehan terus
Sebutharga
Tender
Perolehan melalui perlanjutan/perubahan kontrak
Perolehan melalui perkhidmatan perunding
Dasar Perolehan Universiti





Peraturan tender yang saksama
Membantu Dasar Perolehan Kerajaan iaitu
menggalakkan perkembangan industri tempatan
termasuk dasar perolehan barangan import melalui
penggunaan pengangkutan (perkapalan/pengangkutan)
dan insurans tempatan
Memberi keutamaan syarikat Bumiputera
Menggalak pemindahan teknologi dan latihan
Sebagai “leverage” untuk mendapatkan konsesi
Objektif Pengurusan Perolehan Universiti







Best value for money
Kualiti yang terjamin
Sebagai alat untuk mencapai dasar kerajaan
Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan
Pengurusan stor yang cekap dan berkesan
Pemindahan teknologi
Menjimatkan pertukaran wang asing
Prinsip Perolehan





Akauntabiliti awam
Diuruskan secara telus (transparent)
Nilai faedah yang terbaik (best value for money)
Saingan terbuka
Adil dan saksama
Definasi Alatan, Kerja, Perkhidmatan
Alatan – pembelian alatan, barang bahan yang
hanya perlu dibekal dipasang dan diujilari
(komisyen)
Kerja - perolehan yang melibatkan bahan dan
komponen binaan dimana skop kerja berpelan.
Perkhidmatan - perolehan yang melibatkan tenaga
kerja seperti cuci bangunan, mengangkut sampah
dan lain-lain.
Pihak Berkuasa Pusat Bagi Perolehan
Universiti Sains Malaysia


Kuasa Am
Universiti Sains Malaysia adalah pihak berkuasa pusat bagi
perolehan (Bekalan, Kerja dan Perkhidmatan)
sama ada di
Malaysia atau di luar negara dalam pengawalan, penguatkuasaan,
penyeliaan,
penyelarasan,
penggunaan,
pembahagian,
penyimpanan, pemindahan antara Pusat Tanggungjawab dan
pelupusan barang-barang.
Kuasa Khusus
Membuat kontrak bagi perolehan Pusat Tanggungjawab dengan
mengenakan terma-terma dan syarat-syarat yang paling
menguntungkan/berfaedah;



Mengeluarkan arahan kepada Pusat Tanggungjawab bagi
pengawalan, peruntukan
untuk
barang-barang, kerja dan
perkhidmatan yang diberikan.
Mengambil tindakan ke atas individu, firma, syarikat dan pertubuhan
serta perunding yang didapati telah bersalah kerana keingkaran
dalam melaksanakan
sesuatu kontrak atau prestasi tidak
memuaskan daripada memasuki tender atau sebutharga atau
memberi perkhidmatan kepada Universiti Sains
Malaysia bagi
sesuatu tempoh yang berpatutan.
Mengenakan denda ke atas firma-firma, syarikat yang
tidak menyempurnakan bekalan, perkhidmatan atas kerja di dalam
sesuatu tempoh yang dinyatakan.
Tanggungjawab Pegawai Pengawal

Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab sendiri
termasuk bertanggungjawab membayar balik jika
berlaku kerugian berhubung dengan penyeliaan,
penyenggaraan dan pengawalan am barang-barang
awam, kerja dan perkhidmatan yang diterima atau
dipegang oleh Jabatan yang perbelanjaannya dikawal
olehnya.
(AP 167.1)
Tanggungjawab Pegawai Awam

Pegawai Awam adalah bertanggungjawab
sendiri
termasuk
bertanggungjawab
membayar balik jika berlaku kerugian
berhubung dengan barang-barang awam, kerja
dan perkhidmatan yang diterima di bawah
kawalannya atau dalam simpanannya.
(AP 167.2)

Keizinan Membuat Perolehan
Seseorang Pegawai Pengawal boleh mengizinkan membuat perolehan
yang mana peruntukan telah disediakan dalam anggaran yang
diluluskan bagi Pusat Tanggungjawabnya, tertakluk kepada arahanarahan kewangan Universiti dan semua peraturan Perbendaharaan.

Kajian Pasaran Dalam Perolehan
Setiap Pegawai yang menguruskan perolehan diwajibkan membuat
kajian pasaran yang berpatutan bahawa barang yang akan dibeli itu
adalah yang paling sesuai dan menguntungkan. Andaian ini dibuat
setelah mengambil kira kualiti, harga, kegunaan barang itu dan faktorfaktor lain yang berkaitan.
Keutamaan Kepada Barang Buatan Tempatan - Perolehan melalui
import hanya akan dipertimbangkan setelah dipastikan ianya tidak boleh
diperolehi secara tempatan.
Senarai Barang-Barang
Semua Jabatan hendaklah menyimpan senarai barang-barang dan
menyampaikan senarai barang-barang itu kepada Bendahari pada
akhir tiap-tiap tahun. Senarai itu hendaklah mempunyai butir-butir
yang menunjukkan kuantiti pada awal tahun, tambahan dalam tahun
dan juga jumlah pada akhir tahun. Satu ruang hendaklah dikhaskan
juga untuk menunjukkan tempat barang-barang itu disimpan. Senarai
barang-barang itu hendaklah dibahagikan kepada 5 kategori iaitu:




Perabot dan alat kelengkapan sahaja.
Alat kelengkapan yang dibeli daripada Kumpulan Wang Universiti.
Barang-barang yang diderma.
Barang-barang yang dibeli daripada Kumpulan Wang yang diderma.
Barang-barang dari mana pengecualian daripada duti kastam telah
diberi.
Semua barang-barang hendaklah ditanda menunjukkan harta
Universiti.
AKTIVITI















PRA-TENDER
PELAWAAN SEBUTHARGA
PELAWAAN TENDER UNIVERSITI
LAPORAN TEKNIKAL ALATAN/KERJA
PENYEDIAAN KERTAS KERJA SEBUTHARGA (PTJ)
PENYEDIAAN KERTAS KERJA (TENDER)
JAWATANKUASA SEBUTHARGA
JAWATANKUASA PEROLEHAN
JAWATANKUASA PERLANTIKAN PERUNDINGAN
KONTRAK PEROLEHAN/KERJA
DENDA ‘LAD’ PEMBEKAL
PELAWAAN SEBUTHARGA MTO
LANTIKAN MTO
LAPORAN SEBUTHARGA/TENDER
KAWALAN & PEMANTAUAN BERKALA SEBUTHARGA (NYAHPUSAT KE PTJ)
SPESIFIKASI PENENTUAN
SEBUTHARGA/TENDER

TIDAK BOLEH MENJURUS KEPADA JENAMA
ATAU BUATAN (MODEL) SEKIRANYA TERPAKSA,
UNGKAPAN “ATAU PERSAMAAN” HENDAKLAH
DIGUNAKAN.

MEMAKLUMKAN KEPADA PEMBEKAL APA YANG
DIPERLUKAN OLEH PENGGUNA

MEMBERI
KRITERIA
ALATAN
YANG
DITAWARKAN SUPAYA PERBANDINGAN ALATAN
BOLEH DIBUAT.
(AP 174.1)
SPESIFIKASI PENENTUAN
SEBUTHARGA
MASALAH-MASALAH BERIKUT HENDAKLAH
DIELAKKAN.
--------------------------------KEKABURAN
TIDAK LENGKAP
TIDAK TERANG
TIDAK TEPAT
(AP 174.1)
SPESIFIKASI PENENTUAN
SEBUTHARGA
PENENTUAN PERLU MENGAMBILKIRA
“ACCESSORIES” YANG DIPERLUKAN DAN
LAIN-LAIN KEPERLUAN SEPERTI
 KEPERLUAN UNTUK LATIHAN
 MAKLUMAT TENTANG ALAT GANTIAN
 MANUAL
 LUKISAN
PEROLEHAN BEKALAN
Kuasa Perolehan

Pembelian terus boleh dilakukan untuk perolehan seperti
berikut:Harga sehingga RM10,000.00 - PTJ boleh dapatkan
sebutharga dari mana-mana pembekal.
>RM10,000,00 hingga RM20,000.00 - PTJ boleh
membuat pembelian terus kepada Syarikat Bumiputera.
> RM20,000.00 ke atas hingga RM50,000.00 - Jika tidak
melalui proses sebutharga, kuasa Naib Canselor
meluluskan pembelian terus, tetapi kepada pembekal
Bumiputera sahaja. Sekiranya tiada Bumiputera,
kelulusan Kementerian Kewangan perlu diperolehi.
samb……….
Melebihi RM50,000.00 hingga RM200,000.00 termasuk
juga pembelian dari luar negara
Jika tidak melalui proses sebutharga semua pembelian
termasuk pembelian terus dari luar negara perlu
memohon kelulusan Kementerian Kewangan yang
biasanya dibuat melalui Naib Canselor.
Keutamaan Kepada Bumiputera
SPP Bil 4 Tahun 1995

perolehan yang melebihi RM100,000, adalah dikehendaki memberi
keutamaan harga kepada syarikat Bumiputera untuk perolehan
bekalan dan perkhidmatan mengikut peratusan seperti berikut:Nilai Tender Peratusan Keutamaan :
Melebihi RM100,000 hingga RM500,000
Melebihi RM500,000 hingga RM1.5 juta
Melebihi RM1.5 juta hingga RM5 juta
Melebihi RM 5 juta hingga RM10 juta
Melebihi RM10 juta hingga RM15 juta
Melebihi RM15 juta
10%
7%
5%
3%
2.5%
Tiada
Sebutharga
Bekalan Bernilai Tidak Melebihi RM200,000.00
SPP Bil 2 Tahun 2001
Pembelian setiap jenis item yang berkaitan melibatkan jumlah
perbelanjaan tahunan melebihi RM20,000.00 tetapi tidak melebihi
RM200,000.00 boleh dibuat dengan mempelawa sebutharga
daripada sekurang-kurangnya lima (5) pembekal yang berdaftar
dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang berkenaan.
Perolehan bekalan yang bernilai melebihi RM20,000.00 hingga
RM100,000.00 hendaklah dibuat secara sebutharga dikalangan
lima (5) pembekal bertaraf Bumiputra yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan .
Jika bilangan sebutharga yang dikehendaki tidak boleh didapati,
Jawatankuasa Sebutharga hendaklah berpuas hati bahawa
bilangan pembekal yang ada kurang daripada lima (5).
Keputusan Jawatankuasa Sebutharga





Dibuat oleh satu Jawatankuasa yang mengandungi tiga (3) orang.
Dilantik oleh Lembaga Pengarah Universiti.
Tanggungjawab - meneliti semua sebutharga yang diterima samada
alat-alat yang dipelawa boleh diterima atau tidak dari segi teknikal
berasaskan kepada ciri-ciri penting dalam penentuan/spesifikasi
yang telah disediakan dalam dokumen sebutharga.
Jawatankuasa Sebutharga hendaklah menerima tawaran yang
paling baik segi harga dan kualiti mengikut keperluan PTJ dan
penentuan sebutharga. Jika tawaran yang terendah tidak disetuju
terima, sebab-sebab penolakan tawaran itu hendaklah dinyatakan
dalam keputusan sebutharga.
Satu rekod yang lengkap mengenai pertimbangan dan keputusan
sebutharga hendaklah disimpan oleh Urusetia Sebutharga untuk
tujuan audit.
(AP 170.3)
Perolehan Melebihi RM200,000.00 Dipelawa Secara
Tender SPP Bil 2 Tahun 2001


Tender terbuka hendaklah dipelawa untuk bekalan
yang nilainya melebihi RM200,000 setahun bagi setiap
jenis item/barangan, kecuali jika dibenarkan dengan
menulis kepada Kementerian Kewangan memohon
kelulusan seperti berikut:Keperluan Mendesak - mendesak dan perlu
disegerakan. Sekiranya perolehan tersebut tidak dibuat
dengan segera maka akan memudaratkan dan
menjejaskan perkhidmatan dan kepentingan awam.
Sambungan….


Bagi Maksud Penyeragaman - memastikan kesesuaian
penggunaan antara barangan yang sedia ada dengan barangan
baru yang akan dibeli, maka permohonan untuk membeli
barangan yang sama dan daripada pembekal yang sama secara
rundingan terus boleh dipertimbangkan.
Satu Punca Bekalan/perkhidmatan (Pembuat/Pemegang
Franchais) - Pembelian khusus yang mana hanya satu
syarikat sahaja yang dapat membekalkan barangan atau
perkhidmatan yang dikehendaki seperti membeli alat ganti
dan lain-lain.
Sambungan….

Melibatkan Keselamatan/Strategik - Perolehan yang melibatkan
alat-alat keselamatan atau projek tertentu yang strategik yang perlu
dirahsiakan.

Kontrak Dengan Syarikat Pembuat Bumiputera - Dalam usaha
untuk memupuk pertumbuhan syarikat Bumiputera yang bertaraf
pembuat, Kerajaan telah mengadakan tender khusus yang dibuka
kepada pembuat berkenaan sahaja. Bagi barangan tertentu yang
mana terdapat satu atau dua pembuat Bumiputera sahaja,
perolehan secara rundingan terus bolehlah dipertimbangkan bagi
membantu mewujudkan pembuat Bumiputera yang berdaya saing.
Publisiti Tender

publisiti yang seluas-luasnya hendaklah dibuat supaya semua pembekal
yang bona fide berpeluang untuk menyertai tender dan dengan demikian
membolehkan Universiti Sains Malaysia mendapatkan tawaran yang
terbaik.

Pertimbangan sewajarnya mengenai kos iklan hendaklah juga diambil kira.
Sekiranya kontraktor yang berkelayakan di bawah satu-satu bidang adalah
diketahui tidak lebih lima (5) kontraktor, iklan tidak perlu dibuat. Dalam hal
ini, demikian kelulusan Kementerian Kewangan hendaklah diperolehi
terlebih dahulu.
Setelah mendapat kelulusan, pemberitahuan tender
kepada kontraktor yang diluluskan
hendaklah dihantar dengan surat
berdaftar.
(AP 172)

Semua dokumen tender/sebutharga hendaklah dimasukkan ke dalam
sampul berlakri dan dituliskan rujukan tertentu supaya boleh dikenali
sebelum ianya dibuka.
Peti Tawaran Tender/Sebutharga

Petender sendiri hendaklah memasukkan tender atau
sebutharga
ke dalam peti tawaran berkunci. Peti
Tawaran hendaklah ditanda tarikh dan waktu peti akan
dibuka. Dua kunci yang berbeza bagi peti tawaran
hendaklah diadakan
dan
anak kunci dipegang
secara berasingan oleh dua orang pegawai kanan
Jabatan berkenaan. Keselamatan hendaklah sentiasa
dijaga. Waktu tender ditutup bagi penerimaan
hendaklah ditetapkan pada jam 12.00 tengahari pada
hari bekerja.
(AP 196)
RINGKASAN JENIS PEROLEHAN UNIVERSITI
Jenis
Perolehan
Amaun /
Perihal
Pembelian Terus
≤ RM10,000.00
>RM10,000.00
≤RM20,000.00
Sebutharga
≤ RM50,000.00
>RM50,000.00
≤RM200,000.00
>RM20,000.00
≤RM200,000.00
Tender
>RM200,000.00
Alatan (Vot 335)
Kerja (Vot 332
dan 333)
Perbelanjaan Lain
(Lain-lain Vot)
Tempoh Pelawa
Surat Pekeliling
Perbendaharaan
Alatan --- 21 hari
Bekalan habisguna --- 14 hari
Kerja --- 14 hari
Alatan - 30 hari
Kerja - 21 hari
SPP 10/1993 – Peraturan Perolehan Percetakan Kerajaan
SPP 16/1993 – Panduan Kod Bidang
SPP 2/1995 – Tatacara Penyediaan, Penilaian Dan Penerimaan Tender
SPP 4/1995 – Dasar dan Keutamaan Kepada Syarikat Bumiputera
SPP 2/1999 – Had Nilai Perolehan, Kuasa Dan Tanggungjawab Lembaga Perolehan Dan
Jawatankuasa Sebutharga
SPP 11/1999 - Tatacara Penyediaan, Penilaian Dan Penerimaan Tender
SPP 7/2002 – Penggunaan Bahan / Barangan / Perkhidmatan Tempatan Dalam Perolehan kerajaan
SPP 8/2004 – Had Nilai dan Syarat-Syarat Pembelian Terus Bagi Bekalan dan Perkhidmatan
Pembelian Runcit Bagi Jumlah Perbelanjaan Tidak
Melebihi RM20,000.00 Setahun.

Boleh dibuat oleh Ketua Pusat Tanggungjawab yang
melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan tidak melebihi
RM20,000.00 setahun bagi setiap jenis item/barangan
yang berkaitan dengan membuat pesanan terus kepada
syarikat pilihan yang diketahui sentiasa mengenakan
harga yang berpatutan.
Pembelian darurat

Pembelian yang perlu dibuat segera atau serta merta di
mana kelewatan perolehan akan memudaratkan dan
menjejaskan perkhidmatan dan kepentingan awam.
Dalam hal demikian pembelian hendaklah dihadkan
kepada kuantiti barang yang mencukupi untuk
menampung keperluan darurat yang berkenaan.
Laporan perlunya pembelian itu dibuat hendaklah
dikemukakan kepada Bendahari dalam tempoh satu (1)
bulan dari tarikh pembelian untuk dihantar kepada
Kementerian Kewangan untuk tujuan penyiasatan dan
audit.
Penentuan Untuk Tender Atau Sebutharga
Penentuannya
hendaklah jelas supaya petender
mendapat gambaran mengenai kehendak-kehendak
Universiti Sains Malaysia.
Tender Antarabangsa
Hanya boleh dipelawa bagi perolehan bekalan dan
perkhidmatan yang tidak boleh diperolehi di dalam
negeri atau tidak mempunyai sekurang-kurangnya lima
(5) wakil jualan dalam negeri bagi barang-barang dan
perkhidmatan
tersebut
yang
berdaftar
dengan
Kementerian Kewangan.
SENARAI JAWATANKUASA
JAWATANKUASA
Dan
KEAHLIAN
SEBUTHARGA
PRA TENDER
ALATAN
PRA TENDER
KERJA
PEROLEHAN
KECIL
PEROLEHAN B
PEROELHAN A
Pengerusi
Timbalan Naib
Canselor (P&I)
Timbalan Naib
Canselor (P&I)
Timbalan Naib
Canselor (P&I)
Timbalan Naib
Canselor (P&I)
Naib Canselor
Naib Canselor
Ahli-Ahli

2 Wakil Senat
 Bendahari
/ wakilnya

Dua orang ahli
pakar
 Bendahari /
wakilnya
 Wakil Pusat
Tanggungjawab

Pengarah / wakil
Jab.Pembangunan
 Bendahari/wakilnya

Wakil Senat
 Ahli Pakar
 Bendahari
 Pengarah Jab
Pembangunan
(Kerja)

Wakil Lembaga
Pengarah
Universiti
 Wakil Senat
 Wakil
Kementerian
Pendidikan
 Wakil
Kementerian
Kesihatan
 Pengarah
Kampus
Kesihatan
 Bendahari

Wakil Lembaga
Pengarah Universiti
 Wakil Senat
 Wakil Kementerian
Kewangan
 Wakil Kementerian
Kesihatan
 Pengarah Kampus
Kesihatan
 Bendahari
Perkara-Perkara Yang
Perlu Diambil Perhatian








Kenal pasti alatan mengikut keutamaan dan tahap kritikal penggunaannya.
Sediakan spesifikasi mengikut keutamaan dan elakkan menjurus kepada
satu penjenamaan.
Memastikan peruntukan mencukupi dan alatan yang diluluskan oleh
Belanjawan.
Anggaran harga alatan yang diimport mestilah mengambilkira kos MTO dan
KWIBK.
Mengenalpasti tempoh/tarikh sebenar perolehan alatan.
Dilarang memecah kecilkan perolehan untuk mengelak pelawaan melalui
sebutharga atau tender.
Pastikan borang pesanan yang dikeluarkan oleh PTJ diterima pada hari
yang sama iaitu mengikut tarikh borang pesanan dikeluarkan (Mengelak
kelewatan penghantaran).
Laporan Penilaian Teknikal : Penerimaan atau penolakan tawaran perlu
disokong dengan justifikasi yang jelas.
RUMUSAN
 Perkhidmatan Awam harus memberi perhatian
kepada usaha-usaha untuk meningkatkan tahap
kualiti
pengurusan
kewangan
disamping
meningkatkan tahap akauntabiliti
 Kawalan kewangan perlu untuk memastikan
program dan aktiviti dilaksanakan dengan cekap
dan berkesan dan pencapaiannya memenuhi
objektif organisasi.
 Akauntabiliti yang tinggi adalah tunjang kepada
pembentukan sesebuah pentadbiran yang TEGUH,
CEKAP DAN TELUS.
SEKIAN
TERIMA KASIH