Transcript Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño” Escuela de Industrial Herramientas para la Evaluación y Control de Proyectos Jonathan García Ing.Industrial.

Instituto Universitario Politécnico
“Santiago Mariño”
Escuela de Industrial
Herramientas para la
Evaluación y Control
de Proyectos
Jonathan García
Ing.Industrial
Mundo Cambiante
Entorno
Ahora
Estrategia
B
a
r
r
e
r
a
Implementación de
planes de acción
Visión
Es el sueño de la
organización
Términos Básicos
PROYECTO:
Según Baca Urbina (2010)
Es la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un
problema, la cual tiende a resolver una necesidad humana.
Según Sapag Chain (2007)
Cualquiera que sea la idea que se pretende implementar, la inversión, la
metodología o tecnología por aplicar, ella conlleva necesariamente la
búsqueda de proposiciones coherentes destinadas a resolver las
necesidades de la persona humana.
Según American Management Institute
Es una combinación de recursos (humanos y no humanos) reunidos en
una organización temporal para alcanzar un objetivo especifico.
Términos Básicos
PROYECTO
Es un conjunto de actividades que requieren para su ejecución de un
conjunto de recursos, y que se desarrollan siguiendo una secuencia lógica
en un ambiente que puede ser favorable o adverso, con el fin de lograr un
objetivo.
PROYECTO INDUSTRIAL
Según Baca Urbina (2001), se puede describir como un plan que, si se le asigna
determinado monto de capital y se le proporcionan insumos de varios tipos, podrá
producir un bien o servicio, útil al ser humano o a la sociedad en general.
ELEMENTOS DE UN PROYECTO
ACTIVIDADES
(LAS COSAS QUE HACEMOS)
RECURSOS
(LAS COSAS QUE USAMOS)
• RECURSOS HUMANOS
• RECURSOS MATERIALES
• CAPITAL
• TIEMPO
PROYECTO
AMBIENTE
• FÍSICO
• ECONÓMICO
• SOCIAL
Fuente: Pedro Briceño, 1995
•JURÍDICO
•POLÍTICO
•TECNOLÓGICO
OBJETIVO
COMO GENERAR UNA
IDEA DE PROYECTO
FASES, ETAPAS Y OBJETIVOS
DE LOS PROYECTOS
Fase
Etapa
1.
Identificación de la idea del Identificar y analizar las metas del
proyecto (Análisis preliminar)
proyecto.
Establecer los objetivos.
2.
Estudio
de
prefactibilidad Identificar y clasificar las posibles
(Ingeniería Conceptual)
soluciones técnicas convenientes.
Elaborar la ingeniería conceptual
del proyecto.
3.
Estudio
de
(Ingeniería Básica)
Planificación o
iniciación
Fuente: Nedy Bracho, 1995
Objetivo
factibilidad
Analizar
y evaluar la viabilidad
técnica y económica de las
soluciones previas.
Elaborar la ingeniería básica del
proyecto (diseño preliminar)
FASES, ETAPAS Y OBJETIVOS
DE LOS PROYECTOS
Fase
Etapa
Objetivo
Decidir
Evaluación
Ejecución
4.
acerca de la adopción de
la solución más prometedora y
obtención del financiamiento.
Decisión
5.
Ingeniería de detalle
6.
Procura
contratos
de
materiales
Elaborar
y aprobar los planos de
detalle, especificaciones, listas de
materiales, programa de ejecución,
estimaciones de costos y demás
documentos pertinentes.
y
Adquirir
todos los materiales y
equipos
necesarios
para
la
construcción y puesta en marcha.
Otorgar la buena pro del contrato
de construcción.
Entregar
el producto, instalación
7. Construcción de las instalaciones o sistema terminado, ensayado,
rectificado
y
aceptado
y puesta en marcha
(rendimiento, tiempo y costo
óptimo)
VISIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN EN UNA
EMPRESA Y EN UN PROYECTO
Categoría
OBJETIVOS
Prioritización
Vigencia
Empresa en marcha
Proyecto
Maximización de las utilidades
Calidad producto-servicio
Calidad de las instalaciones
Costo/relación de valor
Plazos mínimos
Permanentes
Transitorios
ORGANIZACIÓN
Tipo
Funcional
Estable
Matricial,
coordinación,
dinámica, cambiante
mixta,
Indefinida
Definida
Relaciones
A través de líneas de mando
A través de líneas verticales,
horizontales y diagonales
Información
Mayormente por sistemas formales
Compartida, formales e informales
Duración
Fuente: Pedro Briceño, 1995
VISIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN
EN UNA EMPRESA Y EN UN PROYECTO
Categoría
Empresa en marcha
Proyecto
SITUACIONES
DE EXCEPCIÓN
Frecuencia
Escasas
Muy frecuentes
Reacción
A través de procedimientos
mecanismos preestablecidos
Tiempo de
respuesta
Permite análisis y búsqueda de Búsqueda de una buena solución
una solución óptima
en el plazo mínimo
RECURSOS
HUMANOS
Dotación
Estable y con permanencia
Cultura
organizacional
Homogénea y en base
experiencia de la empresa
Fuente: Pedro Briceño, 1995
y A través de coordinación-acción
Dinámica
transitoria
a
y
mayoritariamente
la Heterogénea y en base a
experiencias externas al proyecto
VISIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN
EN UNA EMPRESA Y EN UN PROYECTO
Categoría
RECURSOS
HUMANOS
Motivaciones
laborales
Relación
contractual
Sistema de
administración
beneficios
Fuente: Pedro Briceño, 1995
Empresa en marcha
Proyecto
Objetivos
de
la
empresa, Contratos
a
plazo
fijo/obra,
estabilidad,
condiciones jornadas variables, directa o a
económicas, desarrollo de la través de terceros
empresa
Contratos
definidas,
directas
indefinidos,
jornadas
funciones Contratos
a
plazo
fijo/obra,
estables jornadas variables, directa o
indirecta
Más bien rígidos y generales
Flexibles
Esfuerzo
CICLO DE EJECUCIÓN
DE UN PROYECTO
Planificación
del negocio
Definición y desarrollo
Ejecución del proyecto
Operación de la
instalación
Fuente: PDVSA (GGPIC, 1998)
TIPOLOGÍAS DE LOS PROYECTOS
Uno de los principales problemas que se observan al evaluar un proyecto es
la gran diversidad de tipos que se pueden encontrar , dependiendo tanto del
objetivo del estudio, como de la finalidad de la inversión
.
TIPOLOGÍAS DE LOS PROYECTOS
Según
Clasificación
Corto plazo
Tiempo de ejecución < 1 año
Mediano plazo
Tiempo de ejecución entre 1 y 2
años
Largo plazo
Tiempo de ejecución más de 2
años
Revamp
Comprende la remodelación y/o
ampliación
de
instalaciones
existentes
Grass Root
Comprende la ejecución de un
proyecto desde cero, es decir,
desde el acondicionamiento del
terreno
Plazo de
ejecución
Existencia de
instalaciones
previas
Observaciones
TIPOLOGÍAS DE LOS PROYECTOS
Según
Clasificación
Producción de bienes
Observaciones
Estos a su vez se subclasifican en
producción de bienes primarios o
secundarios
Producción de servicios
Estos a su vez pueden ser
proyectos en el área de servicios
de infraestructura, en el área de
servicios
básicos
(salud,
educación, entre otros) u otros
servicios
Investigación
Estos a su vez pueden ser en
ciencias exactas o en ciencias
aplicadas
Son aquellos que se realizan con
fines de lucro, es decir, buscan la
rentabilidad de la inversión
Área de
inversión
Proyectos de inversión de capital
Beneficio que
persigue
Proyectos sociales
Son
aquellos
que
buscan
satisfacer una necesidad social
más no la rentabilidad de la
inversión
TIPOLOGÍAS DE LOS PROYECTOS
Según
Clasificación
Proyectos I
Proyectos IP
Alcance de
los servicios
al cliente
Proyectos IPG
Proyectos IPGC
Observaciones
Aquellos que solo involucran el
desarrollo de la ingeniería del
Proyecto, en cualquiera de sus
fases: conceptual, básica o detalle.
Aquellos que involucran, además
de la ingeniería del proyecto, la
procura
Aquellos que además de la
ingeniería y la procura de
materiales, incluye en su alcance
la gerencia de construcción.
Son llamados proyectos “llave en
mano” ya que incluye en el
alcance la ejecución de todas sus
fases
OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN
DE PROYECTOS
El objetivo de la administración o gerencia de proyectos es alcanzar el uso más
efectivo y eficiente de los recursos asignados al proyecto, de manera que el objetivo
pueda ser alcanzado:
 En
la fecha planificada.
 Dentro de los
costos presupuestados
 En
concordancia con las especificaciones técnicas
exigidas por el cliente
 Manteniendo
buenas relaciones entre el personal
involucrado y en completa armonía con los factores
ambientales cambiantes
Administrar un proyecto es lograr alcanzar los parámetros de tiempo, costo y calidad
exigidos por el cliente, manteniendo un ambiente armonioso y favorable.
¿QUÉ ES PLANIFICACIÓN
DE PROYECTOS?
Planificar un proyecto es darle respuesta al qué, cuándo, dónde y por
qué de cada uno de los elementos que conforman el proyecto.
Las etapas de planificación son:
 Diagnostico
 Programación
 Discusión
y decisión
 Ejecución
y control
IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN
DE UN PROYECTO
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Organizar el trabajo a ejecutar
Decidir, quién, qué, cuándo, dónde y por qué se realizará cada trabajo
Determinar los recursos requeridos
Asignar estos recursos en el tiempo
Asignar y definir responsabilidades
Integrar los trabajos de todas las organizaciones
Establecer sistemas eficientes de comunicación
Coordinar las actividades y el personal
Estimar tiempos de iniciación y terminación
Manejar sucesos y cambios inesperados
Proporcionar las bases para el control presupuestario y financiero
¿QUÉ ES LA ESTRUCTURA
ANALÍTICA DE UN PROYECTO?
La estructura analítica (EAP) es la división natural
del proyecto en niveles de trabajo u objetivos más
específicos, que permitan cuantificar y medir las
variables de control, que son: tiempo, horashombre, costos, calidad y progreso físico.
El objetivo de la EAP es:
Nombre del
proyecto
Nivel 0
Sub-proyecto
1
Sub-proyecto
3
Nivel 1

Identificar y definir el trabajo a ejecutar

Identificar los centros de responsabilidades de estos trabajos

Formalizar la estructura desde los objetivos estratégicos
División
2.1
Nivel 2
hasta la base divisional de los mismos, a través de la
Nivel 3
planificación, organización, integración, dirección y control del
trabajo a ser realizado
Sub-proyecto
2
Nivel 4
División
2.2
Paquete
2.2.1
Actividad
2.2.1.1
Paquete
2.2.2
Actividad
2.2.1.2
EJEMPLO DE EAP GRÁFICA
Nivel 0
Ampliación y reacondicionamiento
de la Planta INLACA
Ingeniería de
Diseño
Gerencia del
Proyecto
Construcción
Obras civiles
Obras civiles
Distribución de planta
Electricidad
Mantenimiento
Electricidad
Nivel 1
Servicios administrativos
Nivel 2
Contabilidad
Interrupción y arranque
Edificio exterior
transformadores
máquinas
alumbrado
Montaje de Máq..
Acondicionamiento de Máq..
Nivel 3
Contratos
Servicio general
Planificación
Y control
Calidad
EJEMPLO DE EAP TABULAR
Nivel 0
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3
Proyecto
Fase
Paquete
Actividad
Obras civiles
Distribución de planta
Ingeniería del proyecto
Electricidad
Mantenimiento
Máquinas
Edificio exterior
Obras civiles
Interrupción y arranque
Electricidad
Ampliación y
reacondicionamiento de la
Planta INLACA
Construcción
Transformadores
alumbrado
Montaje de maquinaria
Acondicionamiento de
maquinaria
Planificación y control
Servicios generales
Gerencia del proyecto
Servicios administrativos
Contabilidad
Contratos
Control de calidad
¿CUÁLES SON LOS REQUISITOS
PARA ELABORAR LA EAP?

La EAP debe comprender todo el trabajo a ejecutar

Debe permitir la asignación del trabajo a cada paquete

La selección de la unidad mínima de desagregación, debe permitir la
contabilización de las variables de control

Debe ser orientada hacia el objetivo del proyecto y no hacia la función

Debe estar asociada a la estructura organizativa del proyecto
GERENTE DEL PROYECTO CON
ESTRUCTURA MATRICIAL
Gerente
del Proyecto
Producción
Personal del proyecto
Empresa matriz
Mercadeo
Finanzas
Administración
Personal
Legal
Personal Asignado al Proyecto
¿QUÉ ES EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE UN
PROYECTO?
Conjunto de
actividades
Información
veraz y
Éxito del
Proyecto
Toma de
decisiones rápidas
y oportunas
Acciones
correctivas
FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE
INFORMACIÓN
Necesidades de
información
Objetivo
Determinación de
Decisiones gerenciales
Obtención de
la información
Elaboración de
la información
Toma de
decisiones
Comparación
Real vs. Plan
Detección de las
desviaciones
SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN
xx
Proyecto
xx
Subproyecto
xx
Divisiones
xx
Paquetes
xx
Actividades
SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN
Ejemplo: Producto
Código básico
03
VII
VIII
IX
Elemento a Tipo de DisciplinaN° consecutivo
controlar producto responsable
¿CUÁL ES EL ALCANCE DEL
SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN
El sistema de identificación permite determinar:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
El proyecto y el tipo de proyecto.
Cualquier nivel de desagregación del proyecto
Archivos del proyecto
Documentos del proyecto: cálculos, planos, etc.
Correspondencia
Especificaciones, requisiciones y ordenes de compra
Equipos y materiales
Contratos
Mano de obra
Documentos del cliente y terceros (suplidores, contratistas)
El sistema de identificación del proyecto, define cada componente de la EAP a fin de
facilitar: la captura u obtención de la información para su análisis. La recolección
progresiva de la información a través de los diferentes niveles de la EAP.
ALCANCE DE UN PROYECTO
Según Clements (1999), es todo trabajo que se tiene que hacer para
lograr el objetivo del proyecto a satisfacción del cliente.
En este alcance se conforma el objetivo general y los específicos para
alcanzar el éxito y metas del proyecto.
FORMULACION Y EVALUACION
FORMULACION Y EVALUACION
INTRODUCCION:
Breve reseña histórica del desarrollo y uso de los productos, además de
precisar los factores relevantes que influyen directamente en su
consumo.
MARCO DE DESARROLLO:
Sitúa el estudio en las condiciones económicas y sociales, y aclara por
que se pensó en emprenderlo.
OBJETIVO DEL ESTUDIO:
Verificar que existee un mercado potencial insatisfecho y que es viable,
desde el punto de vista operativo, demostrar que existe tecnologia para
producirlo y demostrar la rentabilidad.
FORMULACION Y EVALUACION
ESTUDIO DE MERCADO:
Es la determinación y cuantificación de la demanda y oferta, análisis de
los precios y el estudio de comercialización.
ESTUDIO TECNICO:
Presenta la determinación del tamaño y localización optima de la planta,
la ingeniería del proyecto, el análisis organizativo, administrativo y
legal.
ESTUDIO ECONOMICO:
Ordena y sistematiza la información de carácter monetario que
proporcionan las etapas anteriores y elabora los cuadros analíticos que
sirven de base para la evaluación económica.
FORMULACION Y EVALUACION
EVALUACION ECONOMICA:
Con métodos de evaluación que toman en cuenta el valor del dinero a
través del tiempo, anota sus limitaciones de aplicación y los compara
con métodos contables de evaluación que no toman el valor del dinero a
través del tiempo, y muestra la aplicación practica de ambos.
ANALISIS Y ADMINISTRACION DEL RIESGO:
Enfoque analítico administrativo porque no solo cuantifica al riesgo,
sino que, mediante su administración, previene la quiebra de la
inversión al anticipar la situación para evitarla.
TECNICAS DE EVALUACION
• DIAGRAMAS PERT.(TECNICAS DE REVISION Y EVALUACION
DE PROYECTOS).
• DIAGRAMAS CPM.(METODO DEL CAMIMO CRITICO).
• CURVAS DEL PROYECTO S Y BELL.
• PROGRAMA PROJECT.
• PROGRAMA PRIMAVERA.