MATA KULIAH ORGANISASI DAN ADMINISTRASI KESEJAHTERAAN SOSIAL (OAKS) ORGANISASI ADMINISTRASI KESEJAHTERAAN SOSIAL ORGANISASI Secara konseptual organisasi dapat dilihat dari dua sudut pandang yaitu sebagai wadah atau tempat sekelompok orang menyatu.
Download ReportTranscript MATA KULIAH ORGANISASI DAN ADMINISTRASI KESEJAHTERAAN SOSIAL (OAKS) ORGANISASI ADMINISTRASI KESEJAHTERAAN SOSIAL ORGANISASI Secara konseptual organisasi dapat dilihat dari dua sudut pandang yaitu sebagai wadah atau tempat sekelompok orang menyatu.
MATA KULIAH ORGANISASI DAN ADMINISTRASI KESEJAHTERAAN SOSIAL (OAKS) ORGANISASI ADMINISTRASI KESEJAHTERAAN SOSIAL ORGANISASI Secara konseptual organisasi dapat dilihat dari dua sudut pandang yaitu sebagai wadah atau tempat sekelompok orang menyatu dan sebagai aktivitas atau kegiatan untuk mencapai tujuan bersama. Untuk itu, organisasi sering dinyatakan sebagai sistem yang statis, karena melihat pada wadah yang terstruktur organisasi yang bersifat dinamis, karena menggambarkan adanya kegiatan tata hubungan dalam organisasi, baik secara formal maupun informal. Pengertian organisasi secara konseptual dapat dilihat dari pendapat para pakar berikut: 1. Organisasi adalah kesatuan sosial yang dikoordinasikan secara sadar, yang memungkinkan anggota mencapai tujuan yang tidak dapat dicapai melalui tindakan individu secara terpisah ( Dydiet Hardjito ). 2.Organisasi adalah sekelompok manusia yang dengan sengaja dipersatukan dalam suatu kerjasama yang efisien untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan (LAN) 3. Manullang : Organisasi adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan yang akan dilakukan, pembatasan jumlah tugas atau tanggung jawab serta wewenang dan penetapan hubungan-hubungan antara unsur organisasi sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerja bersama-sama seefektif mungkin untuk mencapai tujuan. 3. Malayu SP Hasibuan : Organisasi suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja. 4. Sondang P Siagian : Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk sesuatu tujuan bersama dan terikat secara formal dalam persekutuan, dimana selalu terdapat hubungan antara seorang/ sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang/ sekelompok lain yang disebut bawahan. Berlandaskan beberapa pengertian tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa suatu organisasi berikut ini : (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Adanya sekelompok orang Membentuk persekutuan Kerjasama Tujuan Terikat secara formal Terstruktur Teknologi Pekerjaan Lingkungan Suatu organisasi yang baik perlu diperhatikan sebagai berikut : Organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas. Organisasi harus ada kesatuan komando. Organisasi harus melaksanakan pembagian kerja/ pembagian tugas. Harus ada pelimpahan wewenang dan tanggung jawab. Tersedianya sarana dan prasarana. Prinsip-prinsip Organisasi (Sondang P Siagian) adalah : Ada tujuan yang jelas. Tujuan dipahami & diterima oleh setiap anggota. Ada kesatuan arah (unity of direction). Ada kesatuan perintah (unity of command). Ada keseimbangan antara wewenang & tanggung jawab. Ada pembagian tugas. Ada struktur organisasi yang disusun sesederhana mungkin. Ada jaminan jabatan (security of tenure). Pola dasar organisasi relatif permanen. Balas jasa yang diberikan seimbang dengan jasa. Eleman dasar organisasi : Pekerjaan (work). Orang (people). Lingkungan tugas (task environment). Jaringan kerja (net work) atau jalinan komunikasi (communications linkages). MACAM-MACAM ORGANISASI 1. BERDASARKAN PROSES PEMBENTUKANNYA A. ORGANISASI FORMAL Organisasi yang dibentuk secara sadar dengan tujuan yang sadar pula, yang diatur dengan ketentuan formal dalam anggaran dasar dan anggaran rumah tangga/ ikatan-ikatan formal. B. ORGANISASI INFORMAL Organisasi ini tidak ada ikatan dan tindakan mereka dipandang dari sudut kebutuhan, emosi dan tingkah laku bukan dipandang dari sudut cara kerja dan peraturan, misal : kelompok arisan ibu-ibu, dll 2. BERDASARKAN KAITAN DENGAN HUBUNGANNYA DENGAN PEMERINTAH ORGANISASI RESMI Organisasi yang dibentuk terdaftar, misalnya : Lembaga pemerintah, Yayasan, Perusahaan yang berbadan hukum. B. ORGANISASI TIDAK RESMI Organisasi yang dibentuk tetapi tidak terdaftar, misalnya Klub bola volly, kelompok belajar, dll A. HUBUNGAN DALAM ORGANISASI Penetapan hubungan dalam suatu organisasi merupakan salah satu syarat terciptanya kerjasama antara karyawan dengan karyawan 1. a. b. Hubungan vertikal Hubungan konkret yaitu hubungan individu atasan dengan individu bawahan. Hubungan abstrak yaitu hubungan pekerjaan yang satu dengan pekerjaan yang lain yang diintegrasikan, misalnya pada perusahaan garmen, hubungan bagian tukang gunting dengan bagian tukang jahit 2. Hubungan Horizontal a. b. Hubungan konkret yaitu hubungan antara individu karyawan yang sama golongannya Hubungan abstrak yaitu hubungan pekerjaan yang satu dengan pekerjaan lain yang harus dikoordinasikan, misalnya tukang gunting pakaian orang dewasa dengan tukang gunting pakaian anak-anak 3. BERDASARKAN SKALA (UKURAN) BESAR - KECILNYA A. B. C. Organisasi Besar Organisasi Sedang (Menengah) Organisasi Kecil Tolak ukur besar kecilnya organisasi ini sifatnya relatif karena ditentukan banyak faktor, tetapi besar kecilnya organisasi perlu diketahui karena akan mempengaruhi pilihan manajemen yang akan diterapkan 4. BERDASARKAN TUJUAN a. b. PUBLIC ORGANIZATION (ORGANISASI SOSIAL) Tujuannya untuk melayani kepentingan umum tanpa perhitungan rugi laba, misalnya : Pemerintah, Yayasan sosial, dll BUSINESS ORGANIZATION ( ORGANISASI PERUSAHAAN) Tujuannya untuk mendapatkan laba dan semua tindakannya selalu bermotif laba (Profit motive), Perusahaan Garmen, dll. 6. BENTUK-BENTUK ORGANISASI 1. Organisasi Lini, Ciri-cirinya : a. Organisasi kecil b. Jumlah karyawan masih sedikit c. Pemilik organisasi biasanya menjadi pimpinan tertinggi dalam organisasi d. Hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan pada umumnya masih bersifat langsung e. Tingkat spesialisasi untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi masih rendah Semua anggota organisasi masih kenal satu sama lainnya. g. Tujuan yang hendak dicapai relatif masih sederhana h. Alat-alat belum terlalu beraneka ragam i. Susunan organisasi tidak rumit j. Produksi yang dihasilkan tidak/ belum beranekaragam f. KEBAIKAN ORGANISASI INI Proses pengambilan keputusan dapat berjalan dengan lancar karena jumlah orang yang perlu diajak berkonsultasi masih sedikit. 2. Rasa solidaritas anggota organisasi pada umu 3. Disiplin kerja biasanya tinggi 4. Kerja sama biasanya mudah dipupuk 1. KELEMAHAN ORGANISASI INI 1. 2. 3. 4. Tujuan didasarkan pada tujuan pribadi pimpinan tertingi. Kecenderungan bagi pimpinan organisasi untuk bertindak otokratis masih besar. Seluruh organisasi terlalu tergantung kepada seseorang sehingga organisasi bisa terancam apabila tidak mampu melaksanakan tugasnya. Kesempatan bagi karyawan untuk mengembangkan spesialisasi sangat terbatas. Direktur Kepala Bagian Produksi Pekerja A PekerjaB Kepala Bagian Pemasaran Pekerja C Pekerja D 2. ORGANISASI LINI DAN STAF 1. 2. 3. 4. 5. Organisasi besar dan komplek Jumlah karyawan besar Hubungan yang bersifat langsung tidak mungkin bagi seluruh anggota organisasi Terdapat dua kelompok besar karyawan dalam organisasi Spesialisasi yang beraneka ragam diperlukan dan dipergunakan secara optimal KEBAIKAN ORGANISASI INI 1. 2. 3. 4. 5. Adanya pembagian tugas yang jelas antara kelompok lini yang melaksanakan tugas pokok dan kelompok staf yang melaksanakan tugas penunjang Bakat yang berbeda-beda dari para anggota organisasi dapat dikembangkan menjadi spesialisasi. Koordinasi mudah dijalankan dalam setiap kelompok kerja golongan karyawan. Disiplin serta moral biasanya tinggi, karena tugas yang dilaksanakan karyawan sesuai dengan bakat, pendidikan dan pengalaman Bentuk organisasi dapat dipergunakan oleh organisasi bagaimanapun besarnya. KELEMAHAN ORGANISASI INI 1. 2. Bagi para pelaksana tingkat operasional sering tidak jelas mana yang datang dari atas itu bersifat perintah atau nasehat karena ada atasan yang mempunyai wewenang komando, sedang pimpiman staf yang meskipun hanya berhak memberikan nasehat, perlu ditaati karena nasehat itu didasarkan atas wewenang fungsional. Perintah dari dua jenis hirarkhi tidak selalu seirama. Direktur Utama Staf Manajer Produksi Manajer Pemasaran Staf Staf Unit A Unit B Unit C Unit D Unit E Unit F 3. ORGANISASI FUNGSIONAL Suatu bentuk organisasi yang didalamnya terdapat hubungan yang tidak terlalu menekankan kepada hirarkhi struktural akan tetapi lebih banyak didasarkan pada sifat dan jenis fungsi yang perlu dijalankan, misal bentuk organisasi ini seperti toko serba ada CIRI-CIRI 1. 2. 3. 4. 5. Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan. Bawahan akan menerima perintah dari beberapa orang atasan Penempatan pejabat berdasarkan spesialisasinya Koordinasi menyeluruh biasanya hanya diperlukan pada tingkat atas Terdapat dua kelompok wewenang yaitu wewenang lini dan wewenang fungsi KEBAIKAN ORGANISASI INI 1. 2. 3. 4. Spesialisasi karyawan dapat dipergunakan semaksimal mungkin Solidaritas antara orang-orang yang menjalankan fungsi yang sejenis pada umumnya tinggi Moral serta disiplin kerja karyawan yang melindungi yang sejenis pada umumnya tinggi Koordinasi antara orang-orang menjalankan satu fungsi mudah dilaksanakan KELEMAHAN ORGANISASI INI 1. 2. Ada kecenderungan karyawan untuk terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang kegiatan tertentu. Karyawan cenderung mementingkan fungsinya saja sehingga koordinasi sulit dijalankan. Direktur Utama Direktur Perencanaan Proyek A Direktur Teknik Proyek B Direktur Peralatan Proyek C Proyek D 4. ORGANISASI LINI, STAF DAN FUNGSIONAL Organisasi tipe ini merupakan kombinasi dari organisasi lini, staf dan fungsional dan bisa diterapkan pada organsasi besar dan kompleks. Pada tingkatan Dewan komisaris diterapkan tipe organisasi lini dan staf. Sedangkan pada tingkat Middle Manager diterapkan tipe organisasi fungsional. Organisasi lini,staf dan fungsional dilakukan dengan cara menggabungkan kebaikan dan menghilangkan keburukan dari ketiga tipe organisasi tersebut Presiden Direktur Staf Manajer Produksi Manajer Teknik Karyawan Pelaksana (Workers) Manajer Pemasaran 5. ORGANISASI TIPE PANITIA Bentuk organisasi ini adalah bentuk dimana pimpinan dan para pelaksana dibentuk dalam kelompok yang bersifat panitia Ciri-cirinya : a. Tugas kepemimpinan dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok orang b. Semua anggota kelompok mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama c. Para pelaksana dikelompokkan menuruti tugas yang harus dilaksanakan KEBAIKAN ORGANISASI INI 1. 2. 3. Keputusan yang diambil pada umumnya tepat oleh karena dibicarakan secara kolektif terlebih dahulu oleh kelompok pimpinan organisasi. Kemungkinan bagi seseorang untuk bertindak diktator sangat kecil. Usaha yang terkoordinasi dikalangan bawahan lebih mudah dibina dan dikembangkan KELEMAHAN ORGANISASI INI 1. 2. 3. 4. Proses pengambilan keputusan biasanya berjalan lambat karena segala sesuatu harus dimusyawarahkan terlebih dahulu. Dalam hal timbulnya kemacetan tidak ada satu orangpun yang dapat diminta pertanggung jawaban lebih dari pada yang lain Para pelaksana sering bingung karena perintah tidak datang dari seseorang melainkan dari beberapa orang. Daya kreasi pelaksana operasional tidak dapat menonjol karena semua pelaksanaan didasarkan atas prinsip kolektivitas. STRUKTUR ORGANISASI Kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan di antara bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan dan peranan masingmasing dalam kebulatan kerja sama ( The Liang Gie) STRUKTUR ORGANISASI MEMBERIKAN INFORMASI 1. Tipe organisasi : Struktur organisasi akan memberikan informasi tentang tipe organisasi yang dipergunakan perusahaan. 2. Kedudukan : Struktur organisasi memberikan informasi tentang mengenai apa seseorang termasuk kelompok manajerial/ karyawan operasional. 3. Jenis wewenang : tentang wewenang yang dimiliki seseorang, apa line authority, staff authority atau functional authority. 4. Rentang kendali : mengenai jumah karyawan dalam setiap departemen (bagian). 5. Manajer dan bawahan : Mengenai garis perintah dan tanggung jawab, siapa atasan dan siapa bawahan 6. Tingkatan manajer : Mengenai Top manager, Middle Manager dan Lower Manager 7. Bidang Pekerjaan : Mengenai tugas-tugas dan pekerjaan-pekerjaan serta tanggung jawab yang dilakukan pada bagian tersebut. 8. Pimpinan organisasi : Mengenai apa pimpinan tunggal atau pimpinan kolektif atau presedium. 5. STRUKTUR ORGANISASI BERBENTUK 1. Segitiga Vertikal A Segitiga Horizontal A KEBAIKAN BENTUK INI 1. 2. 3. 4. Tingkatan manajer dan kedudukan setiap karyawan jelas dan mudah diketahui Garis perintah dan tanggung jawab jelas dan mudah kelihatan Rentang kendali setiap bagian jelas dan mudah diketahui Posisi kedudukan setiap karyawan jelas dan mudah dketahui 5. Jenis wewenang yang dimiliki setiap pejabat jelas dan mudah diketahui 6. Pimpinan organisasi jelas kelihatan 7. Berapa tingkat/ golongan organisasi mudah diketahui KELEMAHAN BENTUK INI 1. Pimpinan kolektif (presidum) tidak dapat digambarkan 2. Top manager kelihatan hanya mempunyai authority ke dalam organisasi saja Bentuk ini paling banyak digunakan oleh Organisasi atau Perusahaan 2. BENTUK LINGKARAN 1. 2. Top manajer berada pada titik pusat lingkaran (A) A. Top manager, C= Middle manager dan B = Lower manager, padahal B itu bawahan dari C KEBAIKAN BENTUK INI 1. 2. Top manager, kelihatan mempunyai wewenang ke setiap penjuru Top manager kelihatan sebagai sentral keputusan dan kebijaksanaan KELEMAHAN BENTUK INI 1. 2. 3. 4. 5. Untuk mengetahui kedudukan atasan dan bawahan agak sulit dan kurang jelas. Pendelegasian wewenang dan pertangungjawaban tidak jelas Kedudukan seorang bawahan dapat kelihatan sebagai atasan (B) terhadap C, sebab ia lebih dekat pada A Demikian juga misalnya bawahan B, bisa lebih dekat pada A, jadi seperti bawahannyalah B Kedudukan posisi staf sulit digambar dalam bentuk struktur ini 3. BERBENTUK SETENGAH LINGKARAN Struktur organisasi ini berbentuk setengah lingkaran pada prinspnya sama dengan yang berbentuk lingkaran. Perbedaannya hanya terletak bahwa bawahan Middle manager terletak di luar lingkaran pertama. Bentuk ini kurang populer dan jarang dipergunaan orang A. Top manager, 1,2,3,4 dan 5 Middle manager (B) sedankan C Lower manager Semakain dekat dengan A, maka semakin tinggi kedudukannya dan sebaliknya Kedudukan yang jaraknya sama dari A mempunyai posisi yang sama. Kelemahan bentuk ini pada dasarnya sama dengan bentuk lingkaran seperti untuk menggambarkan posisi staf sulit BERBENTUK KERUCUT Struktur ini ada prinsipnya sama dengan organisasi yang bebentuk vertikal dan horizontal, perbedaannya ada terletak pada struktur menunjukan yang berbentuk segitiga pimpinan tungal, sedang yang kerucut A dan B merupakan pimpinan puncak kolektif, misalnya pada Perusahaan firma. BERBENTUK OVAL Struktur ini sering dipergunakan dalam perundingan-perundingan politik. Hal ini mencerminkan bahwa setiap negara punya kedudukan (posisi) yang sama tinggi derajatnya. Barisan depan meja duduk wakil-wakil tertinggi negaranya (lingkaran I), Semakin dekat tempat duduk ke meja perundingan semakin besar peranannya dalam perundingan tersebut Catatan dalam struktur organisasi ada 3 garis, ini merupakan petunjuk jenis outhority yang dimiliki pejabat 1. Line Outhority/ garis komando ___________________ 2. Staff Outhority/ Garis Staff --------------------------------3. Functional Outthority/ Garis terputus ---------------------------------- RENTANG KENDALI 1. 2. 3. 4. Ini perlu berhubungan dengan pembagian kerja, koordinasi dan kepemimpinan seorang pemimpin. Hal ini dikarenakan adanya keterbatasan Keterbatasan waktu Keterbatasan pengetahuan Keterbatasan Kemampuan Keterbatasan perhatian FAKTOR-FAKTOR YANG MEMBATASI BESAR KECILNYA RENTANG KENDALI 1. Sifat dan rincinya rencana Untuk rencana jangka pendek : Ada buku petunjuk untuk mengerjakan tugas, maka rentang kendali seorang manajer semakin banyak karena pengarahan dan pengendalian relatif mudah Untuk rencana jangka panjang : kurang terinci karena seorang manajer sedikit karena pengarahan dan pengendaliannya harus lebih banyak 2. Latihan-latihan dalam perusahaan Latihan akan meningkatkan keahlian, keterampilan dan moral kerja karyawan, sebaliknya jika latihan kurang/ tidak pernah diadakan maka rentang kendali seorang manajer sedikit. 3. Posisi pemimpin dalam sruktur organisasi Semakin tinggi posisi seorang manajer maka rentang kendalinya semakin sedikit, sebaliknya semakin rendah posisi seorang manajer maka rentang kendali semakin melebar/ banyak. 4. Dinamis dan statisnya organisasi 5. Kemampuan dan andalnya alat komunikasi 6. Tipe pekerjaan yang dilakukan 7. Kecakapan dan pengalaman manajer 8. Tingkat kewibawaan dan energi manajer 9. Dedikasi dan partisipasi bawahan. Ada lima implikasi keterampilan dalam praktek di dalam organisasi: 1. Setiap organisasi terdapat dua kelompok besar manusia yaitu para karyawan yang bertugas untuk melaksanakan kegiatan operasional dan mereka yang tergolong kepada kelompok pimpinan. Terdiri dari tiga eselon yaitu eselon pimpinan tingkat rendah, menengah dan tinggi. Dari segi keterampilan yang diperlukan maka rank and file memerlukan keterampilan teknis, sedangkan kelompok pimpinan diperlukan dua jenis keterampilan yaitu keterampilan bidang manajemen dan juga keterampilan teknis. 2. Bagan tersebut juga menunjukan bahwa semakin tinggi kedudukan seseorang dalam organisasi maka ia semakin menjadi generalist, sedangkan semakin rendah kedudukan seseorang dalam organisasi, ia semakin menjadi spesialis 3. Ditinjau dari kemampuan berfikir, maka semakin tinggi kedudukan seseorang didalam organisasi, semakin dituntut daripadanya kemampuan berfikir secara : konseptual, taktis, mikro. 4. Ditinjau dari segi pengukuran produktivitas maka semakin tinggi kedudukan seseorang dalam organisasi semakin sukar untuk mengukur produktifitas karena teoritis ia semakin banyak mempergunakan waktu untuk berfikir, bukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan operasional. 5. Seorang pimpinan akan bergembira apabila bawahannya lebih mampu daripadanya untuk melaksanakan kegiatan yang bersifat operasional oleh karena pimpinan lebih memusatkan perhatian, pikiran, tenaga dan kemampuannya kepada hal-hal yang menuntut kemampuan konseptual yang tinggi. PENTINGNYA ORGANISASI 1. Berdasarkan Lokasi: Peksos berada dalam setting organisasi : karena antara peksos dengan organisasi saling tergantung satu sama lain, terutama dalam hal : tenaga kerja, pelaksanaan program atau kebijakan, Peksos memiliki kemampuan untuk mempengaruhi dan membentuk organisasi 2. Berdasarkan sifat atau hakekat pekerjaan Peksos adalah pekerjaan profesional sehingga organisasi akan menentukan profesionalitas bagi pekerjaa sosial 3. Berdasarkan Tujuan : Peksos untuk meningkatkan kemampuan menghadapi dan mengatasi masalah serta untuk menghubungkan dengan sistem sumber dan untuk meningkatkan kebijakan sosial untuk memberikan kontribusi terhadap perkembangan pelayanan sosial sehingga pemahaman terhadap organisasi dibutuhkan bagi peksos dalam perumusan kebijakan, perencanaan, administrasi dan aksi sosial. 4. Berdasarkan Konsumen Organisasi mempengaruhi/ membentuk kehidupan warga masyarakat yang kurang beruntung sangat kuat sehingga tugas peksos meningkatkan kepekaan terhadap kebutuhan konsumen/ masyarakat dan peksos harus memandang peranannya untuk bekerja terhadap organisasi berdasarkan prinsip-prinsip keadilan sosial untuk mendapatkan akses, pemerataan hak dan partisipasi. 5. Berdasarkan kebutuhan personal/ pribadi peksos Peksos perlu memiliki kemampuan untuk menghadapi tekanan-tekanan yang ditimbulkan oleh kehidupan organisasi seperti : tanggung jawab, konflik, beda kepentingan, beban kerja sehingga peksos perlu mengembangkan keterampilanketerampilan dalam menghadapi masalahmasalah khusus dan peru memahami hakekat organisasi dan peranan organisasi