Transcript Perancangan Organisasi & SDM Pertemuan 10

DESAIN DAN STRUKTUR
ORGANISASI
Pertemuan 10-11
PENGERTIAN DESAIN DAN
STRUKTUR ORGANISASI

Schermerhorn, J.R. , 1996
Desain Organisasi adalah ;
Proses pemilihan dan pengimplementasian struktur
yang terbaik dalam mengorganisasikan
sumberdaya untuk pencapaian misi dan sasaran
organisasi

Ivancevich, 2007
Desain Organisasi adalah ;
Proses menentukan pilihan serta membuat
keputusan dan tindakan yang menghasilkan
Struktur Organisasi.
Struktur Organisasi adalah ;
Bentuk formal antara individu dan kelompok
berkenaan dengan alokasi tugas, tanggungjawab
dan otoritas dalam organisasi
Jika Struktur organisasi berkaitan dengan cara
individu dan kelompok diatur berkenaan
dengan tugas yang mereka lakukan, maka
Desain Organisasi berkaitan dengan proses
mengkoordinasi elemen-elemen struktural
tersebut dalam cara yang paling efektif.
Ada empat dimensi penting yang
menentukan Struktur organisasi

Meliputi :
1.
2.
3.
4.
Pembagian Kerja/ Division of labour
Pendelegasian wewenang/ authority
Departementalisasi
Rentang Kendali/ Span of control
1. Pembagian Kerja/ Division of labour
Pembagian kerja adalah proses pembagian
tugas yang dilakukan oleh organisasi ke
dalam pekerjaan-pekerjaan yang
khusus/spesialisasi.
Pembagian kerja biasanya dilakukan oleh
manajer dengan cara membagi tugas
menjadi pekerjaan-pekerjaan yang tersusun
dari aktifitas-aktifitas khusus
Pembagian kerja dalam suatu organisasi dapat
dilakukan dengan berbagai cara, yaitu :
A. Keahlian khusus pribadi, jenis pekerjaan yang
termasuk dalam kelompok ini antara lain dokter,
akuntan, desainer, dsb
B. Alur kerja, misalnya pabrik seringkali membagi
pekerjaan fabricating dan asembly, selanjutnya
individu akan ditugaskan ke salah satu dari dua
pekerjaan tsb, hal ini biasa disebut spesialisasi
mendatar/ horizontal specialization
C. Bidang Vertikal, seluruh organisasi memiliki
hierarki kewenangan dari manajer level rendah
sampai manajer level tertinggi. Pekerjaan CEO
akan berbeda dg pekerjaan supervisor
2. Pendelegasian wewenang/ authority

Wewenang/ authority adalah hak untuk
melakukan sesuatu atau memerintah orang
lain agar melakukan sesuatu. Wewenang ada
jika seorang manajer memiliki hak untuk
memberi perintah atau tugas dan menilai
pelaksanaan tugas bawahannya.

Pendelegasian
wewenang/
authority
mengacu secara khusus pada kewenangan
untuk
mengambil
keputusan
bukan
melakukan pekerjaan
Alasan mendelegasikan wewenang


Mendorong
pengembangan
manajer
profesional. Para manajer lebih fokus pada
keputusan-keputusan penting, manajer dapat
mengembangkan keahlian atau ketrampilan,
serta perusahaan dapat lebih maju dan
berkembang.
Mendorong iklim persaingan dalam organisasi.
Para manajer diberi kewenangan lebih tinggi
shg manajer lebih mandiri shg dapat
membantu memecahkan berbagai masalah
yang dihadapi organisasi
3. Departementalisasi
Departementalisasi adalah cara organisasi
dibagi secara struktural
Dasar-dasar Departementalisasi antara lain:
 Departementalisasi Fungsional, yaitu
pembagian yang didasarkan pd aktifitas dan
fungsi-fungsi yang dilakukan (penjualan,
keuangan, dsb.
 Departementalisasi Produk, pembagian
berdasarkan produk atau product line yang
dihasilkan.


Departementalisasi wilayah geografis, yaitu
departementalisasi
berdasarkn
wilayah
geografis. Pertimbangannya adalah bahwa
seluruh kegiatan pada wilayah tertentu menjadi
tanggung jawab terhadap wilayah geografis
yang dikelolanya
Departementalisasi
pelanggan,
yaitu
departementalisasi berdasarkan pelanggan.
Misalnya sebuah departement store membagi
pelanggan berdasarkan pelanggan yang
memesan
melalui
surat,
pelanggan
kelembagaan dan pelanggan pemerintah
4. Rentang Kendali/ Span of control



Adalah jumlah bawahan dalam suatu
organisasi yang dapat diawasi oleh individu
manajer.
Berkaitan dengan berapa jumlah bawahan
yang dapat diawasi oleh manajer
Rentang kendali yang ideal berkisar antara 38 bawahan, bisa ditentukan dengan rumus :
R=n(2n-1 + n-1)
Dimana R= jumlah hubungan
n = Jumlah bawahan
Tipe Struktur Organisasi
Beberapa jenis atau tipe Struktur Organisasi,
antara lain :
1.
2.
3.
Struktur Organisasi Fungsional
Struktur Organisasi Produk/pasar
Struktur Organisasi Matrik
1. Struktur Organisasi Fungsional
Dalam Struktur Organisasi Fungsional, pembagian organisasi
dilakukan berbasis Fungsi Manajemen.
President
Vice Presiden
Productions
Vice President
marketing
Vice Presiden
Finance
Vice Presiden
Human
Resources
2. Struktur Organisasi Produk/pasar
Dalam Struktur Organisasi Produk, pembagian
organisasi dilakukan berdasarkan tipe Produk
Sedangkan pada organisasi pasar . Membagi
berdasarkan tipe pasar
President
Vice Presiden
Productions
Vice President
marketing
General Manager
Product A
Vice Presiden
Finance
General Manager
Product B
Vice Presiden
Human
Resources
General Manager
Product C
3. Struktur Organisasi Matrik
Organisasi Matriks merupakan organisasi
dengan multikomando (Multiple command
system). Oleh karena itu, seringkali karyawan
memiliki dua pimpinan dimana mereka bekerja
dalam dua rantai komando.
Organisasi matriks merupakan organisasi di mana
karyawan melaporkan pada dua tipe manajer,
yaitu Manajer Fungsional dan Manajer proyek.
Permasalahan utama dlm organisasi ini adalah
komunikasi
Struktur Organisasi Matriks
Dewan
Direksi
Manajer
Pemasaran
Manajer
Proyek A
Manajer
Proyek B
Manajer
Proyek C
Manajer
Proyek D
Manajer
Operasional
Manajer
SDM
Manajer
Keuangan
Manajer
R&D
TREN ORGANISASI MODERN
Pola
struktur
oerganisasi
mengalami
perkembangan sesuai dengan situasi yang
terjadi.
Saat ini, tingkat persaingan usaha semakin
ketat sehingga mendorong pelaku bisnis untuk
menciptakan iklim dan sistem organisasi yang
semakin efektif dan efisien termasuk dalam hal
struktur organisasinya.
Trend organisasi saat ini :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Rantai Komando lebih pendek
Cross Functional
Span of control lebih lebar
Lebih banyak pendelegasian dan
pemberdayaan
Desentralisasi
Pengurangan komponen staf
1. Rantai Komando lebih pendek
- Merupakan hubungan antar anggota organisasi
berdasarkan tingkatan atau posisi dan
kewenangan,
dituntut
adanya
kejelasan
komando
Semakin panjang rantai komando maka akan
semakin jauh jarak komunikasi, overhead cost
(terutama biaya komunikasi) dan gangguan
komunikasi
menjadi
semakin
besar,
Pengambilan keputusan menjadin semakin
lambat
2. Cross Functional Team
-
Terdapat prinsip kesatuan komando
Satu karyawan hanya melaporkan pada satu
supervisor
Perkembangan saat ini :
Mengarah pada kerja tim yang bersifat lintas
fungsional. Konsekuensinya, karyawan akan
memiliki pimpinan lebih dari satu (seperti
struktur organisasi Matriks)
3. Span of control lebih lebar
-
-
-
-
Organisasi semakin flat dan hierarki semakin
pendek
Subordinat langsung melapor kepada
pimpinan
Tanggungjawab supervisi dari pimpinan juga
semakin lebar
Pemimpin perlu melakukan pendelegasian,
dimana pemimpin memiliki ketebatasan
waktu dan tenaga
4. Lebih banyak pendelegasian dan
pemberdayaan
-
-
-
Delegasi merupakan proses mendistribusikan dan memberi
kepercayaan pekerjaan kepada orang lain
Dalam pendelegasian dan pemberdayaan melekat tiga
elemen, yaitu tanggung jawab, wewenang dan akuntabilitas.
Orang yang didelegasikan oleh pimpinan memiliki:
 tanggung jawab, yaitu kewajiban untuk menunjukkan
kinerja sesuai dengan yang diharapkan
 diberikan tambahan kewenangan yaitu hak untu
melakukan tindakan agar tugas-tugas yang diberikan
dapat terselesaikan.
 Mempertanggungjawabkan (akuntabilitas) pelaksanaan
tugas dan penggunaan kewenangan yang telah
diberikan.
4. Desentralisasi
Yaitu penyebaran kewenangan
pembuatan keputusan
dalam
5. Pengurangan komponen staf
Organisasi cenderung dituntut lebih efisien
dengan konsekuensi jumlah staf semakin sedikit
atau tidak boros
Manfaat organisasi
Konsekuensi yang timbul dengan adanya organisasi:
 Adanya ketentuan-ketentuan dan peraturanperaturan yang harus ditaati oleh anggota bersama.
 Adanya kedudukan yang memberikan hak,
kewajiban dan kekuasaan serta membentuk suatu
pertanggung jawaban.
 Adanya hubungan kerja sama dengan orang lain.
Fungsi Organisasi
Suatu organisasi menjalankan fungsi-fungsinya dengan
baik dan efisien diperlukan ketentuan-ketentuan sebagai
berikut:
 Ketentuan tentang susunan, kedudukan dan hubungan
antara personil.
 Ketentuan tentang pembagian kekuasaan dan tanggung
jawab tiap-tiap personil
 Ketentuan tentang luas dan macam pekerjaan yang
harus dilakukan oleh personil yang bersangkutan.
 Ketentuan pembagian pekerjaan antara personil yang
satu dengan yang lain agar terdapat suatu perimbangan.
 Ketentuan tentang tata cara kerja yang efisien.
Unsur Manajemen
Di dalam suatu organisasi pasti akan terdapat unsur
pokok yang harus dipenuhi agar organisasi tersebut
dapat dijalankan sesuai tujuan dan fungsinya dengan
baik. Unsur tersebut meliputi :
Unsur pimpinan. (authority element), unsur pimpinan
adalah suatu unsur dalam organisasi yang mempunyai
atau mendapat kekuasaan umum :
 Menentukan kebijaksanaan umum. (general policy)
 Memberikan petunjuk umum. (general direction)
 Mengadakan pengawasan umum. (general supervision)
 Menetapkan dan mengeluarkan perintah umum. (general
orders)
 Mengendalikan seluruh organisasi, dll
Unsur pembantu pimpinan. (staf element)
 Unsur pembantu pimpinan, membantu pimpinan dalam hal :
 Merumuskan kebijakan khusus. (special policy)
 Memberikan petunjuk khusus. (special directing)
 Menyelenggarakan pengawasan khusus. (special
supervising)
 Mempersiapkan dan merumuskan perintah. (formulating
orders)
 Menyelenggarakan perencanaan. (planning)
 Menyelenggarakan penyusunan. (organizing)
 Menyelenggarakan usul-usul dan saran. (recommending)
 Memberikan pertimbangan-pertimbangan dan nasehatnasehat. (advising)
 Mengkoordinasikan. (coordinating)
 Mempersiapkan catatan-catatan dan laporan-laporan.
(reporting and recording)

Mempersiapkan anggaran. (budgeting),
dll
Faktor-faktor tersebut merupakan faktor-faktor situasional yang dapat menghalangi
kinerja seseorang, lebih dikenal dengan istilah kendalakendala situasional
(situational constrain). Beberapa kendala-kendala situasional yang
mempengaruhi kinerja adalah:

Ketidakhadiran atau perputaran personalia kunci

Lambannya prosedur-prosedur untuk persetujuan tindakan

Kekurangan-kekurangan pasokan dan atau bahan baku

Kondisi-kondisi fisik yang tidak memadai

Ketidakmampuan mengangkat staff yang dibutuhkan

Tidak memadainya kinerja kerabat-kerabat kerja atau karyawan-karyawan di
unit kerja lainnya.

Kinerja bawahan-bawahan yang tidak memadai.

Kinerja manajer-manajer yang tidak memadai

Struktur organisasional atau hubungan-hubungan pelaporan yang tidak efisien

Muatan-muatan kerja yang tidak dapat diprediksi

Muatan-muatan kerja yang berlebihan

Tekanan-tekanan dari kerabat-kerabat kerja untuk membatasi kerja individu

Perubahan-perubahan atau tambahan-tambahan jenis penugasan kerja yang
tidak dapat diprediksi

Kurangnya perlengkapan yang tepat

Komunikasi yang tidak memadai dalam organisasi

Kualitas bahan-bahan baku yang rendah

Pelatihan yang tidak memadai
Struktur Organisasi
Ada tiga (3) macam (selain organisasi tunggal), yaitu Organisasi garis,
Organisasi garis dan staf dan Organisasi fungsional.
1.
Organisasi garis. Ciri-ciri organisasi garis antara lain hubungan
antara satu garis dengan lainnya bersifat tegak lurus. Garis komando
atau garis perintah lurus dari atas kebawah dan garis
pertanggungjawaban lurus dari bawah keatas. Setiap unsur hanya
mempunyai satu unsur diatasnya yang merupakan unsur pemberi
perintah dan penerima pertanggungjawaban.
2.
Organisasi garis dan staf.
Jalannya hubungan antara unsur pimpinan dengan unsur pelaksana
sama dengan dalam organisasi garis ditambah dengan hubungan
mendatar yang merupakan penyelenggaraan bantuan kepada
pimpinan. Unsur pembantu tidak mempunyai kekuasaan memerintah
langsung kepada unsur pelaksana. Hubungan pembantu pimpinan
(staf) kepada unsur pelaksana dilakukan melalui atau atas
kekuasaan unsur pimpinan.
3. Organisasi fungsional ciri-ciri organisasi fungsional, yaitu
Kekuasaan unsur pimpinan sebagian atau seluruhnya
diserahkan kepada unsur pembantu pimpinan sesuai dengan
keahlian dan atau fungsinya masing-masing.
Unsur-unsur pambantu pimpinan mendapatkan kekuasaan untuk
secara langsung memberikan petunjuk-petunjuk
menyelenggarakan koordinasi dan pengawasan dalam
bidangnya masing-masing kepada unsur-unsur pelaksana (Etika
muslimah. 2009).
Kunci sukses
A. Membangun TIM Unggul
Mampukah kita menjadi tim yang unggul hingga dapat
mempercepat perjalanan menuju tujuan peribadi dan
organisasi? Beberapa hal untuk menjawab pertanyaan
tersebut yang memungkinkan keunggulan sebuah tim.
B. Kualitas Anggota
Keberhasilan sebuah tim sangat ditentukan oleh kualitas
anggotanya. Tim sepak bola yang terdiri dari jago-jago
tendang, akan dengan mudah mengalahkan tim yang
kurang terampil. Di sini pemimpin tim harus mampu
memilih anggotanya atau menempatkan anggotanya
secara tepat. Pada organisasi baru, perlu terlebih dahulu
ada upaya introduktion terutama mengenai keahlian
masing-masing anggota, agar penempatan fungsi
personal dalam kinerja organisasi efektif, atau dapat juga
organisasi melakukan peningkatan kwalitas anggota
melalui training-training keahlian, (job spesification).
C. Bekerja Sama
Dalam sebuah team work, ada baiknya jika terdiri dari
‘superman-superman’ seperti ‘aktor India’ (bisa nyanyi,
bisa joget, bisa berantem dll) namun para superman
tidak akan menjadi super-Tim, jika tanpa jalinan
kerjasama yang utuh, tanpa ada pembagian kerja yang
jelas, justru kumpulan superman seperti ini,
dimungkinkan akan berantakan, karena tidak ada proses
bekerjasama bahkan sering melahirkan konfilk-konflik
yang berkepanjangan.
D. Komunikasi Efektif
Komunikasi merupakan inti dari kerjasama tim.
Komunikasi efektif akan melahirkan kepercayaan,
kesamaan persefsi, dan alur kerja yang sinergis,
sedangkan komunikasi yang tidak jalan akan
menghasilkan salah persepsi, tidak saling percaya,
saling mencurigai dan kekeliruan tindakan.
E. Motivasi
Tanpa motivasi, kerja tim akan ogah-ogahan dan
semaunya, dan faktor yang mempengaruhi motivasi
adalah kepemimpinan, kondisi kerja dan imbalan
(hukuman). Anggota tim yang motivatif selalu
mengungkapkan secara terbuka mengenai aspek-aspek
yang mempengaruhi kinerja, misalkan karakter yang
kurang dapat ditolelir dari angota lain, fasilitas kerja, dll.
F. Pengambilan keputusan
Hendaknya setiap keputusan diambil dengan melibatkan
seluruh anggota tim agar setiap anggota memiliki
tanggungjawab yang seimbang. Di samping itu, tidak
ada anggota yang akan merasa terpaksa melakukan
sesuatu, karena apapun pekerjaannya merupakan
keinginan dirinya yang terorganisir.
Orang bijak mengatakan : “Nilai dari sebuah kesuksesan
bukan terletak pada hasil, melainkan pada proses yang
diupayakan” (Muhammad Nur. 2010)
Sumber Bacaan





Etika muslimah. 2009. Perancangan Organisasi,
Hand Out. UMS. Surakarta.
Muhammad Nur. 2010. Sukses Macam Wirausaha.
Swaramedia. Jakarta.
Suranto. 2009. Kecil-Kecil Jadi Konglomerat.
Mediatama. Surakarta.
Bisri Mustofa. 2009. Bisnis Event Organizer. Uranus
Jakarta.
Suranto. 2012. Kumpulan wirausaha dan
manajemen kelayakan usahan: kajian 2007-2012,
dalam inkubator, tidak diterbitkan UIN Sunan
Kalijaga. Yogyakarta.