8. Organizing
Download
Report
Transcript 8. Organizing
Organizing
Syarat Organisasi
1.
2.
3.
Sekelompok orang
Hubungan dan Pembagian Kerja
Tujuan
Definisi Organizing
Aplikasi “syarat organisasi”
Gambaran skematis hubungan kerja
capai tujuan
Proses penetapan dan pembagian
pekerjaan, tugas, tanggungjawab,
wewenang (JOB DESCRIPTION)
Tujuan
Mempermudah pelaksanaan tugas
Pembagian kerja jelas
Mempermudah pimpinan untuk
controlling
Prosesnya….
Rinci Seluruh Job kebutuhan alat,
TK, bangunan dll
Bagi BEBAN KERJA
Kombinasikan Antar Fungsi dalam
Organisasi Produksi, Personalia,
Keuangan, Pemasaran
Penetapan Mekanisme Koordinasi
Job
Evaluasi Efektivitas secara BERKALA
STRUKTUR ORGANISASI
STRUKTUR ORGANISASI = DESAIN ORGANISASI
Mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi
dikelola
Mencakup aspek-aspek penting organisasi & proses
pengorganisasian meliputi :
1. Pembagian kerja
2. Departementalisasi/ departementasi
3. Bagan organisasi formal
4. Rantai perintah & kesatuan perintah
5. Tingkat-tingkat hierarki manajemen
6. Saluran komunikasi
7. Penggunaan komite
8. Rentang manajemen & kelompok-kelompok informal
PEMBAGIAN KERJA
Prinsip pembagian kerja (division of labor)
merupakan tiang dasar pengorganisasian yang
memungkinkan synergy terjadi.
Konsep synergy
kelompok 2 orang atau lebih yang
bekerja
bersama secara kooperatif & dikoordinasikan
dapat mencapai
hasil lebih dari pada
dilakukan perseorangan.
BAGAN ORGANISASI FORMAL
STRUKTUR ORGANISASI
Terlalu komplek secara verbal
Perlu bagan organisasi
BAGAN ORGANISASI (Organization Chart)
Memperlihatkan susunan fungsi-fungsi
departemen-departemen, atau posisi-posisi
organisasi & menunjukkan bagaimana hubungan
di antaranya
5 Aspek Bagan Organisasi
1. Pembagian kerja
Kotak: Individu/ satuan organisasi
yang
bertanggung jawab & tingkat
spesialisasi
2. Manajer & bawahan atau
rantai perintah
Menunjukkan hubungan wewenang
tanggung
jawab yang
menghubungkan atasan & bawahan
dalam keseluruahan organisasi.
3.
Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
Label + deskripsi kotak pekerjaan
atau bidang tanggung jawab yang
berbeda.
4. Pengelompokan segmen-segmen
pekerjaan
Menunjukkan atas dasar apa kegiatan
organisasi dibagi-bagi
5. Tingkatan manajemen
Menunjukkan keseluruhan hirarki
manajemen
BENTUK-BENTUK ORGANISASI
1. BENTUK PIRAMID
Paling banyak digunakan
Sederhana, jelas, mudah dimengerti
2. BENTUK VERTIKAL
Menyerupai piramid
Berwujud tegak sepenuhnya
3. BENTUK HORIZONTAL
Aliran wewenang & tanggung kawab dari kiri
ke kanan
4. BENTUK LINGKARAN
Menekankan hubungan antara satu jabatan
dengan jabatan lainnya
Jarang digunakan
DEPARTEMENTALISASI
Merupakan pengelompokan kegiatankegiatan kerja suatu organisasi agar
kegiatan-kegiatan yang sejenis & saling
berhubungan dapat dikerjakan bersama
Bentuk departementalisasi…
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
FUNGSI : Pemasaran, akuntasi, produksi,
keuangan
PRODUK/ JASA: Divisi mesin cuci, lemari es,
radio
WILAYAH
LANGGANAN: Penjualan industri, pedagang
eceran, Pemerintah, militer, konsumen
PROSES ATAU PERALATAN
Departemen pemotongan, Kelompok perakitan,
bagian pembungkusan, bagian finishing
WAKTU : Shif I, II, III
PELAYANAN : Ekonomi, bisnis, eksekutif
ALPHA-NUMERICAL: Pelayanan telepon
PROYEK & MATRIK: Perusahaan konstruksi
dengan teknologi
tinggi, konsultan
Tipe Struktur Organisasi
1.
2.
3.
4.
5.
Lini
Lini Staff
Fungsional
Commite/Divisi
Matriks
LINI (GARIS)
“garis bersama” kekuasaan dan
tggjwb
bercabang
dari
tiap
pimpinan (top s/d low)
tiap atasan punya bawahan
tanggjwb hanya pd “satu” atasan
tiap
atasan
“DITUNTUT”
pengetahuan SERBAGUNA karena
tidak ada bantuan staff ahli
Kelebihan :
Garis tnggjwb dan wewenang SEDERHANA
Disiplin,
pengawasan
MUDAH
akibat
DELEGASI yg jelas
KEputusan LEBIH CEPAT
Kekurangan :
Perlu pimpinan CAKAP, pengetahuan luas
Tanpa staff ahli, beban tanggung jawab
administrasi yg BERAT
Koordinasi antar bagian secara HORISONTAL
sangat KURANG
LINI STAFF
biasanya untuk perusahaan besar
luas area kerja dan bidang tgs yg
kompleks
Menyempurnakan kekurangan LINI
Ada “STAFF AHLI” :
ahli bidang ttt
Memberi nasehat dan saran pd
pimpinan jk ada kesulitan
Tidak ada HAK memerintah wawasan
Kelebihan :
Tercapai THE RIGHT MAN IN THE RIGHT
PLACE
Manajer hanya perlu keahlian khusus
bidangnya
Efektivitas tinggi fungsi staff ada ahlinya
Kelemahan :
wewenang staf harus tegas awalnya staf
beri nasehat namun bs jd perintah
Staf unefektif pd unit garis jika hanya
menunggu untuk dimintai saran
FUNGSIONAL
o
o
o
Organisai berdasar fungsi (produksi,
personalia, keuangan, pemasaran)
Tggjwb karyawan tdk hanya 1
atasan
Pimpinan berhak perintah semua
karyawan selama berhubngan dg
bidang kerja
o
Kelebihan :
o
Munculnya SPESIALISASI PEKERJAAN
Mudah isi jabatan sesuai keahliannya
Pengawasan teknis lbh efektif pd karyawan
Kelemahan :
Mematahkan kesatuan perintah dan tggjwb
karyawan menerima perintah dr “banyak
atasan” dg kekuasaan yg sama
Antar spesialis ahli sulit kerja sama
merasa fungsinya TERPENTING
PRESIDEN DIREKTUR
MANAJER
PRODUKSI
MANAJER
PEMASARAN
MANAJER
KEUANGAN
MANAJER
PERSONALIA
COMMITE/DIVISI
Bila secara fungsional
terlalu kompleks atau tidak
praktis
Divisi: Merancang,
memproduksi & memasarkan
produknya sendiri
Digunakan untuk perusahanperusahaan besar
PROYEK & MATRIK
Merupakan tipe departementasi
campuran, terstruktur dari satu
atau lebih dari tipe-tipe
departementasi.
Bermaksud mengkombinasikan
kebaikan-kebaikan fungsi & divisi
dan menghindarkan kekurangan
PROYEK
DEPARTEMENTASI pembentukan
tim-tim spesialis-spesialis
TUJUAN KHUSUS
Manajer proyek mempunyai
wewenang memimpin anggota
selama jangka waktu proyek.
Proyek selesai tim dibubarkan
MATRIK
Departementasi sama dengan
proyek
Pada struktur matrik karyawan
mempunyai 2 atasan (di bawah 2
wewenang)
Rantai perintah pertama adalah
fungsional/ divisional vertikal
KOORDINASI
KEGIATAN DIBAGI BAGI & DIDEPARTEMENTASI
Perlu mengkoordinasikan
(mencapai tujuan)
Koordinasi efektif?
tergantung “rentang manajemen”
atau rentang kendali
KOORDINASI (=COORDINATION)
Proses pengintegrasian tujuan-tujuan & kegiatan-kegiatan pada satuansatuan terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu
organisasi untuk mencapai tujuan organisasi
KEBUTUHAN ORGANISASI
Tergantung pada sifat & kebutuhan komunikasi dalam
melaksanakan tugas.
Tergantung pada derajat saling ketergantungan bermacammacam satuan pelaksananya.
Ada 3 macam derajat ketergantungan:
1. Saling ketergantungan yang menyatu
2. Saling ketergantungan yang berurutan
3. Saling ketergantungan timbal balik
POOLED INTERDEPENDENCE
POOLED INTERDEPENDENCE
DIVISI
PRODUK A
DIVISI
PRODUK B
SEQUENTIAL INTERDEPENDENCE
DEPTpembelian
DEPT produksi
RECIPROCAL INTERDEPENDENCE
Bagian
Bagian
Pemeliharaan
Operasi
RENTANG KENDALI
Berkaitan dengan jumlah bawahan
yang dapat dikendalikan secara efektif
oleh seorang manajer/ atasan.
Jumlah bawahan yang secara langsung
memberikan laporan kepada atasan
tertentu
PENENTUAN RENTANGAN
YANG TEPAT PENTING?
Mempengaruhi efisiensi manager & kerja
efektif bawahan
Berhubungan dengan struktur organisasi
Sempit (tall) banyak tingkat
pengawasan
Melebar (flat) tingkatan manajemen
sedikit
RENTANG OPTIMAL ?
1. Henri Fayol
-
Pengawasan produksi
-
Kepala Pengawas
2. Pendapat Lain
- 3-8 bawahan
20-30 orang karyawan
2-4 pengawas produksi
3. VA. Gracunas
Rumus :
n 1
R n 2 n 1
R = Jumlah hub
n = Jumlah bawahan
4. Jendr. Iian Hamilton 3-6 orang
5. Lyndall F. Urwick paling banyak 6 orang