Transcript POLA KERJA TERPADU DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV BADAN DIKLAT PROVINSI JATIM DESKRIPSI SINGKAT MATA DIKLAT INI MENJELASKAN TENTANG PENYUSUNAN RENCANA KERJA SECARA TERPADU. TUJUAN UMUM SETELAH.

POLA KERJA TERPADU
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV
BADAN DIKLAT PROVINSI JATIM
2011
DESKRIPSI SINGKAT
MATA DIKLAT INI MENJELASKAN TENTANG
PENYUSUNAN RENCANA KERJA SECARA TERPADU.
TUJUAN UMUM
SETELAH MENGIKUTI PEMBELAJARAN INI, PESERTA
DIKLAT MAMPU MEMILIKI PEMAHAMAN TENTANG
UNSUR-UNSUR, PRINSIP DAN TEKNIK MENYUSUN
RENCANA KERJA SECARA TERPADU.
POLA KERJA TERPADU SEBAGAI ALAT KERJA YANG
EFISIEN DAN EFEKTIF DALAM PELAKSANAAN TUGAS
DAN FUNGSI PADA UNIT KERJA MASING-2.
TUJUAN INSTRUKSIONAL
KHUSUS
SETELAH MENGIKUTI DIKLAT INI PESERTA MAMPU :
1. Menjelaskan
Manajemen;
Pengertian
Manajeman
Dan
Fungsi-fungsi
2. Menjelaskan Pengertian Pkt;
3. Menjelaskan Proses Manusiawi Dan Non Manusiawi;
4. Menjelaskan Unsur Dan Prinsip Pkt;
5. Menjelaskan Teknik-2 Memilih Dan Menetapkan Sasaran;
6. Menjelaskan Teknik Memvalidasikan Sasaran;
7. Menjelaskan Teknik Mewujudkan Sasaran;
8. Menjelaskan Teknik Pengendalian Kegiatan.
MANFAAT PEMBELAJARAN PKT
PEMAHAMAN TENTANG POLA KERJA TERPADU,
BERMANFAAT DALAM MENETAPKAN SASARAN
SEBAGAI PENINGKATAN KINERJA SESUAI TUGAS
DAN KEWENANGANNYA DAN MENYUSUN
RENCANA KEGIATAN GUNA PENINGKATAN
KINERJA INSTANSI.
POKOK & SUB POKOK BAHASAN
POKOK BAHASAN
A. Pengertian PKT
B. Unsur Dan Prinsip PKT
SUB POKOK BAHASAN
A.
B.
C.
D.
E.
F.
Pengertian PKT;
Faktor Manusiawi Dan Non Manusiawi;
Sasaran;
Kegiatan Mewujudkan Sasaran;
Pokok Kerja;
…….
Sub Pokok Bahasan ……
F.
G.
H.
I.
J.
K.
Matrik Rincian Kerja;
Uraian Paket Kerja;
Rekapitulasi Biaya;
Penjadwalan;
Pengendalian;
Kebersamaan, Transparansi, Pembagian Tugas
Dan Tanggung Jawab, Koordinasi, Komunikasi,
Motivasi Dan Waskat.
PENGERTIAN MANAJEMEN
MANAJEMEN MERUPAKAN SERANGKAIAN KEGIATAN
MERENCANAKAN, MENGORGANISASIKAN,
MENGGERAKKAN, MENGEMBANGKAN TERHADAP SEGALA
UPAYA DI DALAM MENGATUR DAN MENDAYAGUNAKAN
SUMBER DAYA MANUSIA, SARANA DAN PRASARANA
UNTUK MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI YANG TELAH
DITETAPKAN SERTA EVALUASINYA.
UNTUK MENCAPAI SASARAN ORGANISASI DIPERLUKAN
SUMBER-SUMBER MANAJEMEN YAITU : MANUSIA, BIAYA
METODE KERJA, PERLENGKAPAN, MESIN DAN WAKTU.
PENTINGNYA “RENCANA”
1. DAPAT MEMBANTU MEMPERMUDAH BAGI
SEORANG PIMPINAN ORGANISASI/PEJABAT
STRUKTURAL DALAM RANGKA MEMIMPIN ATAU
MENGGERAKKAN DAN MENGARAHKAN PERA
TENAGA PELAKSANA DAN TENAGA
FUNGSIONAL DI DALAM ORGANISASI UNTUK
MELAKSANAKAN KEGIATAN-KEGIATAN
OPERASIONAL SESUAI DENGAN RENCANA;
2. MEMBANTU ……..
Pentingnya ……..
2. MEMBANTU MEPERMUDAH PEJABAT STRUKTURAL
DAN PARA PELAKSANA DAN TENAGA FUNGSIONAL
UNTUK MENGETAHUI RENCANA KERJA YANG
MELIPUTI :
a.
b.
c.
d.
e.
f.
APA YANG HARUS DIKERJAKAN/DILAKUKAN;
APA YANG HARUS DICAPAI/DIHASILKAN (TUJUAN, SASARAN DAN
TARGET);
APA SUMBER FASILITAS YANG DAPAT DIGUNAKAN (DANA, SARANA
DAN PRASARANA)
KAPAN WAKTU PELAKSANAAN RENCANA (PROGRAM KERJA DAN
DANA);
SIAPA SAJA YANG MELAKSANAKAN RENCANAN;
BAGAIMANA CARA ATAU METODE KERJANYA UNTUK
MELAKSANAKAN RENCANA (SISTEM, PROSEDUR, TEKNIK-2 DLL)
TUJUAN POLA KERJA TERPADU
1. MENINGKATKAN
PENGETAHUAN,
KETERAMPILAN
APARATUR PEMERINTAH DAN MENERAPKAN “POLA
KERJA TERPADU” DI SELURUH UNIT KERJA;
2. MEMBANGUN KERJASAMA DENGAN UNIT TERKAIT, BAIK
DALAM
ORGANISASI MAUPUN DILUAR ORGANISASI
UNTUK MENUNJUKKAN KINERJA UNIT ORGANISASINYA;
3. MENGOPERASIONALKAN SISTEM DAN PROSEDUR KERJA
YANG BERKAITAN DENGAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN
DAN TUGAS POKOK INSTANSI;
Tujuan ………
4. MENERAPKAN PERENCANAAN YANG MATANG,
PELAKSANAAN YANG TEPAT DAN PENGAWASAN
YANG KETAT;
5. MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA BAGI
INSTANSI YANG MELAKSANAKAN POLA KERJA
TERPADU;
6. MENGHINDARKAN PENYIMPANGAN, PENYELEWENGAN,
PENYALAHGUNAAN
WEWENANG
MAUPUN KORUPSI.
BUDAYAKAN PKT DI UNIT
KERJA MASING-2
PENGERTIAN
MANAJEMEN DALAM PKT
SUATU PROSES BEKERJASAMA ANTARA ORANG-ORANG,
BAIK DALAM SUATU ORGANISASI ATAU DENGAN
ORGANISASI LAIN, UNTUK MELAKUKAN KEGIATAN
MENCAPAI SASARAN YANG DITETAPKAN.
MENGANDUNG ARTI :
HUBUNGAN ANTARA MANAJER DAN STAF YANG BERSIFAT
MANUSIAWI SERTA MEREKA MERUPAKAN KESATUAN
UNTUK MEWUJUDKAN, WALAUPUN MEMPUNYAI POSISI,
PERAN DAN FUNGSI YANG BERBEDA (PENANGGUNG
GUGAT, PENANGGUNG JAWAB, DLL)
MANAJEMEN SEBAGAI
PROSES ANALITIKA
DISAMPING PROSES MANUSIAWI MASIH DIPERLUKAN
JUGA ADANYA PROSES :
“ANALITIKA YANG MENGGUNAKAN LOGIKA”
(Karena Bagaimanapun Juga Proses Analitika Merupakan
Alat Untuk Menentukan Keberhasilan Suatu Proses
Manajemen),
TERDIRI DARI 4 TAHAP SBB. :
1.MENENTUKAN MASALAH;
2.PENCARIAN ALTERNATIF PEMECAHAN;
3.MEMILIH DAN MENGUJI ALTERNATIF;
4.MENCOBA PENYELESAIAN.
PENGERTIAN PKT
POLA KERJA TERPADU ADALAH SUATU ALAT KERJA
BERUPA PERENCANAAN YANG OPERASIONAL
UNTUK MEWUJUDKAN SARANA YANG TELAH
DITETAPKAN SECARA BERSAMA ANTARA
STAKEHOLDERS (PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT).
UNSUR – UNSUR PKT
1. Manusia Dan Analitika;
5. Matriks Rincian Kerja;
2. Sasaran;
6. Uraian Paket Kerja;
3. Kegiatan Mewujudkan
7. Rekapitulasi Biaya;
Sasaran;
8. Penjadwalan;
4. Pokok Kerja;
9. Pengendalian.
10 – PRINSIP PKT
1. KEBERSAMAAN : DIKERJAKAN BERSAMA-2 ANTARA ATASAN DAN
BAWAHAN, PIMPINAN DAN STAF SERTA ANTARA INSTANSI TERKAIT;
2. DISIPLIN : DALAM HAL WAKTU PENYELESAIAN, KUALITAS DAN KUANTITAS
PEKERJAAN;
3. KEPASTIAN : SEMUA HAL YANG TELAH DITUANGKAN DALAM RENCANA
PASTI DAPAT DILAKSANAKAN DENGAN TEPAT;
4. TRANSPARANSI : TIAP ORANG DAPAT MELIHAT DAN MENGIKUTI
JALANNYA KEGIATAN SEHINGGA DAPAT MENILAI KEBERHASILAN ATAU
KEGAGALANNYA;
5. PEMBAGIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB : TIDAK TERJADI TUGAS
YANG TUMPANG TINDIH SERTA MELAMPAUI KEWENANGAN;
Prinsip ……
6. KOORDINASI: DIPERLUKAN KOORDINASI YANG BAIK AGAR TIDAK TERJADI
TUGAS YANG TUMPANG TINDIH SERTA MELAMPAUI KEWENANGAN;
7. KOMUNIKASI:
DIPERLUKAN
KOMUNIKASI
YANG
LANCAR
UNTUK
MENGETAHUI KEMAJUAN PELAKSANAAN TUGAS MASING-2;
8. MOTIVASI: PELAKSANAAN TUGAS HARUS MEMILIKI SEMANGAT YANG TINGGI
UNTUK MELAKSANAKAN TUGAS SEBAIK-2 NYA;
9. WASKAT: YANG SESUNGGUHNYA DIAWASI ADALAH PROSES PEKERJAAN
SESEORANG DAN DIRINYA SENDIRI;
10.AKUNTABILITAS:
SEMUA
PROSES
DIPERTANGGUNGJAWABKAN
MASYARAKAT.
PELAKSANAAN
KEPADA
PIMPINAN
PEKERJAAN
MAUPUN
DAPAT
KEPADA
PENTAHAPAN PKT
SEBAGAI RANGKAIAN PROSES, PKT TERDIRI 5 TAHAPAN,
MERUPAKAN “KERANGKA PIKIR PKT” , YAITU :
1. Memilih Sasaran;
2. Menetapkan Sasaran;
3. Memvalidasikan Sasaran;
4. Mewujudkan Sasaran;
5. Mengendalikan Kegiatan.
KERANGKA
PIKIR PKT
1. MEMILIH SASARAN

ADA DUA CARA YANG BISA DIGUNAKAN YAITU TEKNIK
ANALISIS TERHADAP TUPOKSI ORGANISASI & TEKNIK
ANALISIS SITUASI :
a. Teknik Pertama, Yaitu Analisa Uraian Tugas Dimulai Dari
Uraian Tugas Yang Tersedia Pada Setiap Unit Kerja
b. Teknik Kedua, Yaitu Teknik Analisis Situasi Menggunakan
Pohon Analisis (Tree Analysis), Terdiri Dari : Pohon Masalah
– Pohon Sasaran & Pohon Alternatif.
Teknik Pertama (Analisis Uraian Tugas)
MEMILIH SASARAN MELALUI URAIAN TUGAS BERTITIK
TOLAK DARI VISI, MISI DAN TUPOKSI DARI UNIT
ORGANISASI,
DARI
TUPOKSI
SUATU
UNIT
ORGANISASI DIANALISIS PENINGKATAN HASIL
PELAKSANAAN
TUGAS
DAN
PENINGKATAN
KEMAMPUAN SESEORANG ATAU ORGANISASI.
CONTOH: PERPANJANGAN KTP DI KECAMATAN
SELESAI 1 JAM, PERPANJANGAN STNK DI SAMSAT
SELESAI 5 JAM, DST.
Teknik Kedua (Analisis Situasi)
1) Memilih Sasaran Melalui Pohon Analisis (Analisis
Sebab Akibat);
2) Pohon Analisis Merupakan Suatu Langkah
Pemecahan Masalah Dengan Mencari Sebab Dari
Suatu Akibat;
Caranya : Analisis Disusun Menyerupai Sebuah Pohon Atau
Bagan Organisasi.
TIGA LANGKAH
DALAM MEMILIH SASARAN
1.MENYUSUN POHON MASALAH (PERNYATAAN
NEGATIF);
2.MENYUSUN POHON SASARAN (PERNYATAAN
POSITIF);
3.MENYUSUN POHON ALTERNATIF.
TIGA TAHAP DALAM
PROSES POHON ANALISIS
1. MENGIDENTIFIKASI & MENGANALISIS MASALAH DAN
KEBUTUHAN-2 (Gunakan Pohon Masalah);
2. MENENTUKAN SASARAN-SASARAN YANG HARUS
DIWUJUDKAN UNTUK MEMECAHKAN MASLAH ATAU
MEMENUHI KEBUTUHAN-2 YANG TELAH DIIDENTIFIKASI
(Gunakan Pohon Sasaran);
3. MENGEMBANGKAN AKTERNATIF PEMECAHAN ATAU
ALTERNATIF RENCANA TINDAKAN UNTUK MEWUJUDKAN
SASARAN (Gunakan Pohon Alternatif).
POHON MASALAH
(Pernyataan Negatif)
1. Pohon Masalah adalah : Suatu Teknik Untuk
Mengidentifikasikan Semua Masalah Dalam Suatu
Situasi Tertentu Dan Memperagakan Informasi Ini
Sebagai Rangkaian Hubungan Sebab Akibat;
2. Dimulai dengan “Masalah Utama”, Sebagai Hasil
Analisis Situasi Di Unit Kerja, Dianalisa Penyebab
Masalah Tersebut melalui Curah Pendapat;
Mulailah Dgn Rumusan Pernyataan Masalah Yang Dihadapi Unit Kerja,
Pikirkan Apa Akibat Yang Mungkin Timbul Dari Masalah Tersebut,
Diskusikan Dan Tulis Berbagai Alternatif Penyebab Masalah Tersebut
Secara Bertahap, Lukiskan Dalam Sebuah Bagan Pohon.
KRITERIA PEMILIHAN MASALAH
UTAMA
25



U (Urgency)
: kegawatan yaitu besarnya
dampak yang timbul terhadap keselamatan jiwa
manusia/uang/produksi/harta benda/reputasi baik
individu maupun organisasi.
S (Seriousness) : mendesaknya yaitu banyaknya
waktu tersedia untuk penanganan suatu masalah.
G (Growth)
: pertumbuhan yaitu perkiraan
bertambah buruknya suatu keadaan dibandingkan
dengan sebelumnya/keadaan sekarang.
Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09
MEMILIH MASALAH UTAMA
(Dengan Menggunakan Matriks USG)
NO
MASALAH
U
S
G
TOTAL
1
MASALAH I
5
4
3
12
2
MASALAH II
5
5
5
15
3
MASALAH III
5
4
4
13
4
MASALAH IV
4
4
3
11
POHON MASALAH
INFORMASI DIBID. ADMINISTRASI NEGARA BELUM
DISEBARKAN OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL
(HASIL USG)
BLM OPTIMALNYA PELAYANAN KEHUMASAN
PADA SUB.BAG. HUMAS BAG. HUMAS &
PUBLIKASI LAN-RI
a
KURANGNYA
KOORDINASI ANT.
UNIT-2 KERJA DI LAN
DG BAG. HUMAS
a
PENDIDIKAN
FORMAL PEG.
TDK SESUAI
•
•
•
•
b
PEG. BLM
MEMAHAMI
TUGAS-TUGAS
KEHUMASAN
b
BELUM
TERSEDIANYA
BUKU PEDOMAN
KEHUMASAN
Akibat (4)
Masalah Utama (1)
(MU)
c
KURANGNYA
DUKUNGAN DARI
PIMPINAN
OVERLAPING
KEGIATAN
KEHUMASAN DG BAG.
LAINNYA.
d
c
KURANGNYA
KESEMPATAN
MENGIKUTI
DIKLAT TEKNIS
KEHUMASAN
Sebab (2)
(MP)
d
(3)
(MS)
KURANGNYA
MOTIVASI PEG. DLM
MENGEMBANGKAN
DIRI
MASALAH YANG DIHADAPI (MASALAH UTAMA) ADALAH NO.1
PENYEBAB MASALAH NO.1 ADALAH MASALAH NO. 2 b ( YANG DOMINAN )
PENYEBAB MASALAH NO. 2 b ADALAH MASALAH SPESIFIK NO. 3 b ( YANG DOMINAN )
AKIBAT MASALAH NO. 1 ADALAH NO. 4
Diskusi-1
MPD
MSD
POHON SASARAN
(Pernyataan Positif)
Adalah Teknik Untuk Mengidentifikasikan Sasaran Yang Ingin
Diwujudkan Pohon Sasaran Merupakan Rangkaian Sebab
Akibat Yang Pernyataannya Merupakan Kebalikan Dari
Pernyataan Dari Pohon Masalah. Semua Pernyataan Dari
Pohon Masalah Mengandung Pengertian Negatif, Sedang
Semua Pernyataan Dari Pohon Sasaran Mengandung
Pengertian Positif. Beberapa Sasaran Itu Dengan
Menggunakan Pola Pikir Jika - Maka, Susunlah Sasaran
Dalam Bentuk Pohon Seperti Pohon Masalah.
POHON SASARAN
TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID.
ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL
Akibat (4)
TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN
PADA SUB.BAG. HUMAS BAG. HUMAS &
PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL
a
TERWUJUDNYA
KOORDINASI ANT.
UNIT-2 KERJA DI LAN
DG BAG. HUMAS
a
TERSEDIANYA
PEG. DG.LB.DIK
FORMAL
SESUAI
b
TERSEDIANYA PEG
YGMEMAHAMI
TUGAS-TUGAS
KEHUMASAN
b
TERSEDIANYA
BUKU PEDOMAN
KEHUMASAN
c
ADANYA
DUKUNGAN DARI
PIMPINAN
c
TERWUJUDNYA
KESEMPATAN
MENGIKUTI
DIKLAT TEKNIS
KEHUMASAN
(1)
Sebab (2)
d
TDK ADANYA
OVERLAPING
KEGIATAN KEHUMAS
AN DG BAG. LAINNYA.
d
TERWUJUDNYA
MOTIVASI PEG. DLM
MENGEMBANGKAN
DIRI
(3)
PEMILIHAN SASARAN SPESIFIK DOMINAN
(Dengan Teori Tapisan)
TAPISAN
ALTERNATIF SASARAN
EFEKTIVITAS
EFISIEN
KEMUDAHAN
TOTAL
PILIHAN
1. TERSEDIANYA PEG. DG.LB.DIK
FORMAL SESUAI
4
4
3
11
3
2.
5
5
4
14
1
4
3
5
12
2
4
3
3
10
4
TERSEDIANYA BUKU
PEDOMAN KEHUMASAN
3. TERWUJUDNYA KESEMPATAN
MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS
KEHUMASAN
4. TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG.
DLM MENGEMBANGKAN DIRI
SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan.
POHON ALTERNATIF
ADALAH TEKNIK UNTUK MENGIDENTIFIKASIKAN
ALTERNATIF-ALTERNATIF PEMECAHAN ATAU
TINDAKAN YANG DAPAT DIAMBIL UNTUK
MEWUJUDKAN SASARAN TERTENTU DAN
MEMPERAGAKAN INFORMASI INI KEDALAM
FORMAT YANG SEDERHANA.
POHON ALTERNATIF
(1)
TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID.
ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL
(2)
TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN
PADA SUB.BAG. HUMAS BAG. HUMAS &
PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL
(Sasaran Utama)
(3)
TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGASTUGAS KEHUMASAN
(SPD)
(4)
TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN
(SSD)
MENYELENGGARAKAN
LOKAKARYA PEDOMAN
KEHUMASAN
MEMBUAT BUKU
PEDOMAN KEHUMASAN
MENGUMPULKAN
INFORMASI TTG.PEDOMAN
KEHUMASAN DARI BERBAGAI
SUMBER
(ALTERNATIF PROGRAM KEGIATAN)
PEMILIHAN ALTERNATIF
(Dengan Teori Tapisan)
TAPISAN
ALTERNATIF SASARAN
A. MENYELENGGARAKAN LOKAKARYA PEDOMAN KEHUMASAN
B. MEMBUAT BUKU PEDOMAN
KEHUMASAN
C. MENGUMPULKAN INFORMASI
TTG.PEDOMAN KEHUMASAN
DARI BERBAGAI SUMBER
KONTRIBUSI
BIAYA
KELAYAKAN
TOTAL
PILIHAN
4
4
2
10
3
4
5
3
12
1
3
3
5
11
2
SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan
Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan.
Diskusi2
2. MENETAPKAN SASARAN



SASARAN TERPILIH DALAM POHON ALTERNATIF
MASIH BERSIFAT SASARAN UMUM;
DALAM CONTOH : Tersedianya Buku Pedoman
Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku
Pedoman Kehumasan;
SASARAN UMUM harus diubah menjadi SASARAN
KHUSUS yang dapat mendorong semua orang
terlibat mewujudkannya dan jelas keterikatannya
(KOMITMENNYA);
Lanjutan ……

SASARAN KHUSUS Sifatnya Spesifik, Berorientasi
Pada Hasil, Terukur Baik Dari Segi
Kualitas/Kuantitas Dan Dilaksanakan, Tempatnya
Dimana, Berapa Lama, Kapan Dimulai Dan Kapan
Berakhir, Berapa Jumlah Biaya (Rp) Yang
Diperlukan, Darimana Sumbernya, Unit Mana Yang
Akan Bertindak Sebagai Pelaksana, Dan Bila
Diperlukan Bekerjasama Dengan Instansi Luar;
Lanjutan ……

SEBUAH SASARAN YANG BAIK UNTUK DIPILIH
ADALAH :





Sasaran Yang Bermanfaat Dan Paling Menguntungkan Bagi
Organisasi,
Jelas Dan Realistik,
Dapat Diukur Dan Diamati Dari Segi Kualitas, Biaya Dan
Waktu,
Ditetapkan Bersama Atasan Dan Bawahan,
Bersama-2 Dengan Unit Lain Yang Setingkat Mendukung
Sasaran Dari Unit Yang Setingkat Lebih Tinggi Dan
Dinyatakan Dalam Bentuk Selesai.
Contoh “Sasaran Khusus” :
Tersedianya 1 buku Pedoman Kehumasan melalui
Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan bertempat di
LAN-RI, Jl. Veteran no. 10 Jakarta, selama 4 bulan
dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001
dengan bisaya sebesar Rp. 7.000.000,00 dari
Anggaran Rutin TA. 2001, dilaksanakan oleh Sub
Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro
Umum Lembaga Administrasi Negara RI.
SASARAN UMUM
SASARAN KHUSUS
DIAMBIL DARI POHON ALTERNATIF
KOTAK 4 DARI ATAS
PERUBAHAN DARI
SASARAN UMUM
(KRITERIA BELUM JELAS)
(KRITERIA SUDAH JELAS)
1. TARGET (HASIL)
1. TARGET (HASIL)
2. KEGIATANNYA
2. KEGIATANNYA
3. TEMPAT KEGIATANNYA
3. TEMPAT KEGIATANNYA
4. WAKTU
4. WAKTU
5. BIAYA ( BERAPA),
5. BIAYA (BERAPA),
6. SUMBER BIAYANYA;
6. SUMBER BIAYANYA;
7. PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG
GUGAT)
7. PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG
GUGAT)
8. KERJASAMANYA (KALAU ADA).
8. KERJASAMANYA (KALAU ADA).
PERUBAHAN SASARAN UMUM KE SASARAN
KHUSUS DG “7” ATAU “8” URUTAN PENULISAN
KRITERIA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Tersedianya …..HASILNYA (1 buku Pedoman Kehumasan);
Melalui ……KEGIATANNYA (Pembuatan Buku Pedoman
Kehumasan) ;
Di …….LOKASI/TEMPAT KEGIATAN (di LAN-RI, Jl. Veteran no. 10
Jakarta);
Selama …..WAKTU/DURASI (selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli
2001 s/d 31 Oktober 2001);
Biaya …….Rp YG DIPERLUKAN (dengan biaya sebesar Rp.
7.000.000,00
Biaya Berasal dari …….SWADAYA/APBN/APBD (dari Anggaran
Rutin TA. 2001),
Dilaksanakan ………DILAKSANAKAN OLEH PENANGGUNG
GUGAT (Sub Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro
Umum Lembaga Administrasi Negara RI);
Bekerjasama dengan …….. KALAU ADA.
(CONTOH)
SASARAN UMUM
Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan
Sebuah Buku Pedoman Kehumasan;
SASARAN KHUSUS
Tersedianya 1 buku Pedoman Kehumasan melalui Pembuatan
Buku Pedoman Kehumasan bertempat di LAN-RI, Jl. Veteran
no. 10 Jakarta, selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d
31 Oktober 2001 dengan bisaya sebesar Rp.
7.000.000,00 dari Anggaran Rutin TA. 2001, dilaksanakan
oleh Sub Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro
Contoh
Umum Lembaga Administrasi Negara RI.
3. MEMVALIDASIKAN SASARAN
a.
b.
c.
VALIDASI SASARAN MERUPAKAN UPAYA UNTUK MEMBERIKAN
JAMINAN BAHWA SUMBER DANA, BAHAN, METODE,
ORGANISASI, PROSEDUR DAN TENAGA KERJA DINYATAKAN SIAP
UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN;
SASARAN KHUSUS (SASARAN) MERUPAKAN SASARAN TENTATIF
YANG HARUS DIVALIDASIKAN MENJADI SASARAN DEFINITIF;
ADA 3 (TIGA) INSTRUMEN YANG
MEMVALIDASIKAN SASARAN SBB. :
DIGUNAKAN
1) MATRIK RINCIAN KERJA (MRK);
2) URAIAN PAKET KERJA (PK);
3) PENJADWALAN.
UNTUK
1) MATRIK RINCIAN KERJA (MRK)
MERUPAKAN :
Kerangka Yang Menghubungkan Sasaran Dengan
Kegiatan Dan Sumber Yang Diperlukan Kegiatan,
Rincian Pokok Kerja (Persiapan – Pelaksanaan &
Pengendalian), Sampai Kegiatan Yang Terkecil
Yang Dinamakan POKOK AKHIR (PA).
SASARAN
KEGIATAN
POKOK KERJA
( MRK )
POKOK AKHIR
& SUMBER
DAYA
Contoh
PROSEDUR MEMBUAT RINCIAN KERJA
a.
Menetapkan Sasaran (dalam bulatan) Adalah
“Sasaran Khusus” Yang Telah Dirumuskan Dan
Ditetapkan Pada Tahap Penetapan Sasaran.
Sasaran Ditulis Lengkap, Dengan Menggunakan
Awalan “ Ter ….. Nya “ Yang Menunjukkan
Sesuatu Telah Selesai Dimasa Datang.
Lanjutan ……
a. Menetapkan Kegiatan (dan menempatkan Dalam
Kotak 4 Persegi Panjang) yaitu Kegiatan
Mewujudkan Sasaran, Adalah Kegiatan Yang
Dirumuskan Dalam Sasaran.
Kegiatan Menggunakan Awalan “Me …. an“ atau
“Pe …. an” Sebagai Pernyataan Yang
Menggambarkan Proses.
Lanjutan ……
c.
Menetapkan Pokok Kerja, terdiri dari :
A. Persiapan;
B. Pelaksanaan;
C. Pengendalian.
d. Menetapkan Pokok Akhir, (untuk setiap pokok kerja sesuai
kebutuhan).
-
Merupakan Kegiatan Terkecil Yang Menghasilkan,
Kegiatan Yang Masih Bisa Didelegasikan Pada Orang
Lain dan Pokok Akhir Disusun Secara Kronologis Dari Awal
Sampai Akhir;
-
Pokok Akhir Ditulis Menggunakan Awalan “ Pe ….. An “.
Lanjutan ……
e. Menetapkan Penanggung Jawab, Ditulis
Berdasarkan Jabatan Struktural Maupun Non
Struktural, Dan Bertugas Bersama Lainnya
Mengerjakan Sebagian Dari Pokok Akhir Dan
Bertanggung Jawab Atas Selesainya Pekerjaan Yang
Terlibat Langsung Dengan Setiap Penyelesaian Pokok
Akhir;
f. ……
f. Paket Kerja (PK) satu Paket Pekerjaan Yang Dinyatakan
Dalam Pokok Akhir, Yang Harus Dikerjakan Secara
Terkoordinasikan Oleh Lebih Dari Satu Orang.



Penamaan Paket Kerja Sesuai Urutan Pokok Akhir, Yaitu PK1,
PK2, PK3, PK4…s/d PKn.
Jumlah angka di bawah pada tiap kolom matriks menunjukkan
besar kecilnya tanggung jawab keterlibatan dan peran
seseorang dalam upaya mewujudkan sasaran.
Jumlah ke kanan menunjukkan banyaknya orang yang terlibat
dalam penyelesaian Pokok Akhir yang dilaksnakan secara
terkoordinasi.
MATRIKS RINCIAN KERJA (MRK)
(Penyusunan Buku Pedoman Kehumasan Tahun 2007)
Contoh
Diskusi-3
2) URAIAN PAKET KERJA (UPK)
• Paket Kerja merupakan kumpulan pekerjaan
yang ada dalam setiap Pokok Akhir dan perlu
diuraikan dalam bentuk format Uraian Paket
Kerja. Format Paket Kerja (PK) sbb. :
(Keterangan Matriks Paket Kerja)



PK : adalah Paket Kerja yang tercanum dalam
Matriks sesuai dengan Pokok Akhir yang terkait;
Penyelesaian : adalah jumlah hari untuk
menyelesaiakan Paket Kerja yang sedang
dikerjakan dan tanggal mengerjakan PK sampai
berakhirnya penyelesaian PK;
Pokok Akhir : menunjuk pada pokok akhir yang
sedang diuraikan;


Penanggung Gugat : adalah seseorang yang di
samping bertanggung jawab atas pekerjaan yang
dilaksanakan, juga bertanggung jawab atas pekerjaan
orang lain yang ditugasinya; (Dalam setiap Sasaran
hanya ada satu orang penanggung jawab);
Uraian Kerja : adalah Uraian Tentang Langkah Dan
Deskripsi Pekerjaan Untuk Menyelesaikan Paket Kerja.
Orang Atau Pejabat Yang Ditugasi Harus Dapat
Menggambarkan Tentang Apa Saja Yang Dikerjakannya Secara Berurutan Dengan Jelas;



Penanggung Jawab Atau Pelaksana Menunjuk Kepada
Penanggung Jawab Yang Ada Pada Matrik Untuk
melaksanakan Setiap PK;
Waktu : Adalah Menunjuk Kepada Waktu Yang
Dibutuhkan Untuk Menyelesaikan Tiap PK;
Biaya Adalah Biaya Yang Diperlukan Untuk Mengerjakan
Tiap Pk. Jml Biaya Dari Seluruh Pk, Merupakan Biaya
Yang Sesungguhnya Dibutuhkan Oleh Instansi Atau Unit
Kerja Untuk Mewujudkan Sasaran. Jml Biaya Seluruhnya
Harus Sama Dengan Jml Biaya Yang Tertera Pada
Sasaran.
PK . No.
:1
Pokok Akhir
: PEMBENTUKAN TIM KERJA
Penanggung Gugat : KEPALA SUB BAGIAN HUMAS
Penyelesaian
: 15 hari / Tgl 1 sd.16 Mei ’07
No
URAIAN KERJA
PENANGGUNG
JAWAB
WAKTU
BIAYA
Ka.Subag.Humas
1 hari
-
Agustriani
1 hari
-
1
Membuat konsep srt perintah kerja Tim
2
Mengetik surat perintah kerja Tim
3
Memeriksa ketikan & membubuhkan
paraf pada hasil final pengetikan SPK
Kabag Humas &
Publikasi
1 hari
-
4
Menandatangani SPK Tim
Sekretaris Ut.LAN
1 hari
-
5
Menggandakan & Mengagendakan SPK
Indrawati
1 hari
Rp. 25.000,-
6
Menyiapkan dan Menyebarkan Srt
pada Pegawai/Pejabat terkait
Wakimin
4 hari
-
7
Memimpin Rapat Tim
Kabag Humas &
Publikasi
1 hari
-
8
Menyiapkan Snack 20 org x
Rp.10.000,-
Agustriani
5 hari
Rp. 200.000,-
9
Menyelesaikan Administrasi Keuangan
Bendahara
15 hari
7 orang
15 Hari
JUMLAH
Rp. 225.000,-
PK . No.
:2
Pokok Akhir
: PENYUSUNAN RENCANA KERJA
Penanggung Gugat : KEPALA SUB BAGIAN HUMAS
Penyelesaian
: 11 hari / Tgl. 15 s/d. 26 Mei ’07
No
URAIAN KERJA
PENANGGUNG
JAWAB
WAKTU
Kasubag Humas
1 hari
1
Membuat format rancangan program
2
Mengetik konsep Rancangan
Alamsyah
1 hari
3
Menyiapkan bahan penggandaan
Alamsyah
2 hari
4
Mengundang Tim Pengembangan
Kabag Humas&
Publikasi
5 hari
5
Menyiapkan snack 20 org x rp.10.000,-
agustriani
5 hari
6
Menyempurnakan Ren. Mjadi Ran.Kerja
Kasubag Humas
3 hari
7
Mengajukan Ran. Kerja kpd Sek.Utm LAN
Kabag Humas &
Publikasi
1 hari
8
Mberitahukan kbli Ran Kerja pd Tim. Kerja
Kasubag Humas
7 hari
9
Menyelesaikan Adm. Keuangan
Bendahara
25 hari
JUMLAH
5 orang
BIAYA
Rp. 150.000,-
Rp. 200.000,-
25Hari Rp. 350.000,-
REKAPITULASI PA & BIAYA
No
Pokok Akhir
Biaya
1
Pembentukan Tim Kerja
Rp. 225.000,-
2
Penyusunan Rencana Kerja
Rp. 350.000,-
3
Pengajuan Anggaran
Rp.
4
Pengumpulan bahan referensi
Rp. 1.200.000,-
5
Pembahasan materi
Rp.
600.000,-
6
Pengetikan Draft
Rp.
500.000,-
7
Pencetakan
Rp. 3.100.000,-
8
Pendistribusian
Rp.
75.000,-
9
Pemantauan
Rp.
-
10
Penilaian
Rp.
200.000,-
11
pelaporan
Rp. 1.000.000,-
-
JUMLAH = Rp. 7.050.000,-
3) Penjadualan

Penjadwalan Dibuat Dalam Bentuk Peta Garis (Bar Chart).
Penjadwalan Menggambarkan Kapan Kegiatan Dimulai
Dan Kapan Direncanakan Selesai;

Penjadwalan Dibuat Dalam Format Seperti Berikut:
Satuan Waktu Yang Dipilih Dalam Penjadwalan
Disesuaikan Dengan Kebutuhan, Jam, Hari, Minggu, Bulan,
Triwulan, Semester Atau Tahun.
Penjadualan
WAKTU
POKOK AKHIR
1
Pembentukan Tim Kerja
2
Penyusunan Rencana Kerja
3
Pengajuan Anggaran
4
Pengumpulan Bahan
Referensi
5
Pembahasan Materi
6
Pengetikan Draft
7
Pencetakan
8
Pendistribusian
9
Pemantauan
10 Penilaian
11 Pelaporan
TAHUN 2007
Mei
Juni
Juli
Agst
Sept
Okt
Nov
4. MEWUJUDKAN SASARAN
1.
MOTIVASI (Adalah Kegiatan Mendorong Gairah Kerja
Dan Memberikan Semua Kemampuan Bawahan Agar
Mau Bekerja Keras Dan Ketrampilannya Untuk
Mewujudkan Sasaran Organisasi Secara Berdaya Guna
Dan Berhasil Guna). Motivasi Merupakan Proses Psikis
Yang Mendorong Orang Untuk Melakukan Sesuatu,
Dapat Berasal Dari Diri Sendiri / Dari Luar Dirinya.
SASARAN KHUSUS (Sasaran) Akan Terwujud Kalau Ada
Kegiatan Untuk Mewujudkannya, Sedangkan Kegiatan
Akan Berjalan Dengan Baik Kalau Ada Motivasi Dalam
Diri Para Pelakunya;
Mewujudkan …….
2.
MOTIVE Merupakan Daya Gerak Dari Dalam Yang
Mendorong Seseorang Untuk Berbuat Sesuatu. Motive
Merupakan Pembangkit, Penimbul Motif
Sehingga
Merupakan Proses Yang Mendorong Seseorang Berperilaku
Dengan Cara Tertentu;
3.
PENGGERAKKAN (Motivating) Merupakan Keseluruhan
Proses
Pemberian
Motif
Bekerja
Kepada
Para
Bawahan/Kolega Sehingga Mereka Mau Bekerja Dengan
Ikhlas Demi Tercapainya Tujuan Organisasi (Sasaran)
Dengan Efisien Dan Efektif.
PROSES MOTIVASI TERJADI KARENA :
1. Adanya Kebutuhan Internal;
2. Adanya Kegiatan
Kebutuhan;
Untuk
Memuaskan
3. Adanya Pelaksanaan Pemuasan Kebutuhan
Organisasi.
TEORI PENDEKATAN KEBUTUHAN
KEBUTUHAN MERUPAKAN PROSES DASAR
MOTIVASI DAN KEBUTUHAN MANUSIA
TERSUSUN DALAM BENTUK BERJENJANG
(BERTINGKAT - TINGKAT).
MENURUT A.H.MASLOW
(MOTIVATION AND PERSONALITY)
JENJANG KEBUTUHAN MANUSIA :
1. Kebutuhan Fisik (Physical Needs)
2. Kebutuhan Keamanan (Safety Needs)
3. Kebutuhan Sosial (Social Needs)
4. Kebutuhan Penghargaan (Esteem Needs)
5. Kebutuhan Perwujudan Diri (Self Actualization
Needs).
TUJUAN MOTIVASI
a. Agarbawahan / anak buah memahami sasaran
organisasi;
b. Meningkatkan kemampuan dan semangat kerja;
c. Mendapatkan dukungan dan bantuan bawahan;
d. Menngkatkan produktivitas kerja;
e. menjamin terwujudnya sasarn organisasi.
PRINSIP-PRINSIP DALAM MEMOTIVASI
BAWAHAN
a. MENGIKUTSERTAKAN BAWAHAN;
b. KOMUNIKASI DUA ARAH YANG SEHAT DAN
LANCAR;
c. KEYAKINAN ATAS PRESTASI YANG DIPEROLEH;
d. ADANYA PENGAKUAN YANG TIMBAL BALIK.
5. MENGENDALIKAN KEGIATAN
(PENGERTIAN)
1. PENGENDALIAN Merupakan Pemeriksaan Benar Tidaknya
Segala Sesuatu Pekerjaan Artinya Apakah Sesuai Dengan
Rencana Yang Sudah Ditentukan, Dengan Perintah Yang
Diberikan Dan Dengan Peraturan Yang Berlaku
2. PENGENDALIAN Merupakan Kegiatan Pemimpin Yang Penting
Dan Paling Mempengaruhi Bagi Setiap Kegiatan Pemimpin
3. PENGENDALIAN Bukanlah Usaha Untuk Mencari Kesalahan
Dan Usaha Yang Negatif, Tetapi Harus Mempunyai Unsur
Positif (Membina), Yaitu Usaha Untuk Menjaga Dan Mencegah
Supaya Jangan Terjadi Kesalahan, Penyimpangan, Ketidak
Sesuaian Dengan Rencana, Dan Berusaha Membetulkan
Kesalahan Jika Terjadi Dalam Pelaksanaan
TUJUAN PENGENDALIAN
PENGENDALIAN KEGIATAN BERTUJUAN UNTUK MENJAGA AGAR
KEGIATAN BERADA DALAM ARAH PERWUJUDAN SASARAN, AKAN
EFEKTIF JIKA STANDAR DAN ATURAN KERJA JELAS, HASIL
KEGIATAN
DIUKUR,
DIKOREKSI
DILAKUKAN
BILA
ADA
PENYIMPANGAN DI WAKTU YANG TEPAT;
DALAM PENGENDALIAN KEGIATAN, LAPORAN STATUS SASARAN
HENDAKNYA DISAMPAIKAN KEPADA SELURUH ANGGOTA YANG
BERKEPENTINGAN, DAN DIHARAPKAN AKAN MENINGKATKAN
MOTIVASI KERJA. PENGENDALIAN PEKERJAAN DIMULAI DARI AWAL
SAMPAI SASARAN TERWUJUD.
LIMA HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN
DALAM PENGENDALIAN KEGIATAN
1.Menetapkan Sasaran Hasil Kerja;
2.Membandingkan Hasil Kerja Nyata Dengan
Standar Yang Telah Ditetapkan;
3.Menentukan Ada Tidaknya Penyimpangan;
4.Mengambil Tindakan Korektif;
5.Membangun Sistem Balikan.
SALAH SATU ASPEK PENTING YANG DAPAT DIKENDALIKAN ADALAH WAKTU, WAKTU
SANGAT PENTING UNTUK DIKENDALIKAN KARENA WAKTU SEBAGAI SALAH SATU
DIMENSI MANAJEMEN MEMPUNYAI HUBUNGAN ERAT DENGAN SUMBER LAINNYA
SEPERTI MANUSIA, BAHAN DAN BIAYA.
FORMAT LAPORAN
PENGENDALIAN KEGIATAN


Periode Laporan
Instansi
A
KEGIATAN YG DIJADIKAN TARGET
POKOK AKHIR
…………………….
…………………….
: ……………………………….
: ……………………………….
B
TITIK KONTROL
STANDARD KEMAJUAN (SK)
REALISASI ( R )
SK
R
SK
R
…………………….
SK
R
…………………….
SK
R
C
D
KEGIATAN & JDWL UKURAN KEMAJUAN
PENYIM PANGAN
I
II
III
IV
V
VI
E
TNGG. JWB
KOREKSI
KETERANGAN TABEL LAP.DAL.


KOLOM – A : Berikan Kejadian Yang Dijadikan
Target Atau Pokok Akhir, Ini Diperoleh Dari Pokok
Akhir Yang Ada Pada Matrik Rincian Kerja, Kecuali
Tiga Pokok Akhir Pengendalian (Pemantauan,
Penilaian Dan Pelaporan).
KOLOM – B : Ukuran Yang Digambarkan Sebagai
Standar Kemajuan Diambil Dari Bagian Penjadwalan
(Sk), Untuk Setiap Pokok Akhir Diamati Dan Dicatat
Realisasinya.
Keterangan ……


KOLOM – C : Waktu Merupakan Faktor Penting, Karena Itu
Dijadikan Alat Pembanding Antara Kegiatan Yang
Dikehendaki Dengan Kegiatan Yang Sesungguhnya Yang
Dapat Digambarkan Dalam Jadwal. Dengan Jadwal
Tersebut, Sepintas Sudah Kelihatan Pelaksanaan Pekerjaan.
KOLOM – D : Penyimpangan Akan Langsung Dapat
Ditemukan Dengan Membandingkan Sk Dan R. Apabila
Terjadi Penyimpangan Perlu Dicatat Berapa Besar,
Mengapa Terjadi Penyimpangan, Siapa Penanggung
Jawabnya, Apa Dampaknya Dan Bagaimana Cara
Mengoreksinya.
Keterangan ……..

KOLOM – E : Tanggung Jawab Tindakan Koreksi
Menunjukkan Siapa Dan Instansi Mana Yang
Bertanggung Jawab Untuk Melakukan Tindak Lanjut
(Koreksi) Terhadap Penyimpangan Dengan
Mengurangi Seminimal Mungkin Dampak Negatifnya.
Diskusi-4
SELAMAT BERPRESTASI
MEMILIH MASALAH POKOK DOMINAN
(Dengan Menggunakan Matriks USG)
N
MASALAH
U
S
G
TOTAL
1
Kurangnya Koordinasi Ant. Unit2 Kerja Di Lan Dg Bag. Humas;
5
4
3
12
2
Peg. Blm Memahami Tugastugas Kehumasan;
5
4
5
14
Kurangnya Dukungan Dari
Pimpinan
5
3
4
12
Overlaping Kegiatan
Kehumasan Dg Bag. Lainnya.
4
3
3
10
O
3
4
MEMILIH MASALAH SPESIFIK DOMINAN
(Dengan Menggunakan Matriks USG)
NO
MASALAH
U
S
G
TOTAL
1
Pendidikan Formal Peg.
Tdk Sesuai
5
4
3
12
2
4
5
4
13
3
Belum Tersedianya
Buku Pedoman
Kehumasan
4
3
4
11
4
Kurangnya Kesempatan
Mengikuti Diklat Teknis
Kehumasan
Kurangnya Motivasi Peg.
Dlm Mengembangkan
Diri
4
3
3
10