الكلية الجامعية للعلوم التطبيقية بكالوريوس اإلدارة التكنولوجيـة إدارة مصادر المعلومات األسبـوع األول المحاضرة : 1 مقدمـة عـامــة المادة العلمية إعداد / د . سناء وفا الصايغ تنظيم و.
Download ReportTranscript الكلية الجامعية للعلوم التطبيقية بكالوريوس اإلدارة التكنولوجيـة إدارة مصادر المعلومات األسبـوع األول المحاضرة : 1 مقدمـة عـامــة المادة العلمية إعداد / د . سناء وفا الصايغ تنظيم و.
الكلية الجامعية للعلوم التطبيقية بكالوريوس اإلدارة التكنولوجيـة إدارة مصادر المعلومات األسبـوع األول المحاضرة : 1مقدمـة عـامــة المادة العلمية إعداد /د .سناء وفا الصايغ تنظيم و تنقيح /أ .محمود رفيق الف َّرا محاور المحاضرة النظام البيانات والمعلومات المعلومة نظام المعلومات 2 بذكرك ربَّنـا نحيــا الذكر لمن دخل السوق ال إله إال اهلل وحده ال شريك له ،له الملك وله الحمدد يحيي ويميت وهو حي ال يموت بيده الخير وهو علد كل شيء قدير عن عمر بن الخطاب رضي هللا عنه أن رسول هللا صلى هللا عليهه وسهلق لهال :مهن دخه السوق فقال :ال إله إال هللا وحده ال شريك له ،له الملك وله الحمد يحيي ويميت وهو حهي ال يموت بيده الخير وهو على ك شهي لهدير "كتهب هللا لهه ألهل ألهل حسهنة ومحها عنهه [حسنه األلباني] ألل ألل سيئة ورفع له ألل الل درجة. مساق تراكيب البيانات المادة العلمية إعداد /أ .محمود رفيق الفــرَّا 3 المفهوم الشامل للنظام ه ووو مجموع وول المراتو و ال والمو ودخال الرو و ررفاع وول م ووا الب ووها ال ووالض احت وون هذ ه ووفا الرفاع وول ت ووبدئ ةو و ظ وولود اتلت وول ومل وواتتل مح وودد لرحقتو و ههداد ملتنل ،واالرال الخولو امجموعول موذ النروالث رمإلول ا نروا النهوال للنظام. 4 هلكاذ النظام تمكذ رحدتد هلكاذ النظام ةتما تل : مجموعل مرات ال . مجموعل اللملتا والرفاعال الر تقوم اها. ملاتتل هداء النظام. مجموعل مخلجا النظام 5 هنواع األنظمل إذ األنظمل رخرلد احكم مصدل النشأ ،ونجد كل مذ النظام الطاتل والنظام الصناع و احكم عالقرها االاتلل نجد النظام المال والنظام المفروح مقوودلرها عل ووؤ الوورالبم والرهتووب مووا الظ وولود المحتطوول ةنج وود هنظم وول مراللمل وهخلى غتل مراللمل مذ حتن االسرقلال ةنجد األنظمل المسرقل وغتل المسرقل 6 خصالص النظام المفروح أ -التزود بالمعلومات :أي ضرورة توفر المعلومات لضمان السير في االتجاه السليم نحو تحقيق أهداف المؤسسة. ب -البقاء واالستمرار :أي إمكانية الصمود أمام المؤثرات الخارجية ،ومقاومة مختلف التهديدات ،والتعامل معها لدوام االستمرارية. ج -المرونة :أي تكون له القدرة على التالؤم مع المتغيرات البيئية المختلفة بالقدر الكافي. د -التحكم في المتغيرات المحيطة :أي أنه يكون فعال في التأثير على كافة المتغيرات المحيطة وخصائصها ،والتي تعتبر قيود مفروضة عليه قد يؤدي وظيفته في ظلها. هـ -التغذية العكسية :وهي عملية إرجاع للمعلومات للتعرف على النتائج والتصحيح والتحسين. 7 الاتانا والمللوما البيانات: معطيات غامضة ومجردة ال يمكن االستفادة منها إال بعد معالجتها ,مث محمود, التفاحة ,محاضر ,غزة ,كلية ... المعلومات: للمستقبل .هي نتائج عمليات المعالجة للبيانات بطريقة تؤدي إلى زيادة مستوى المعرفة 8 المللومول قيمة المعلومة :إن المعلومة هي وسيلة لتقليص حالة الشك؛ لذلك فان مفهومها ال يتجزأ من تكلفة الحصول عليها ووضع حيز الستعمالها ،بهدف االستفادة منها ، فالمعلومة يجب اعتبارها موردا كغيره من الموارد تستعملها المؤسسة مثل الموارد المالية ،التجهيزات ،والموارد ...الخ. ولحساب قيمة المعلومة نطبق الصيغة التالية: قيمة المعلومة = الربح المحقق بتوفير على المعلومة – الربح االجمالي دون المعلومة. حيث أن تكلفة المعلومات = تكلفة الجمع +المعالجة +الشراء 9 المللومول ولدراسة المعلومات يجب النظر إليها من ثالث زوايا هي: أ -انتقاء المعلومة :المعلومة ال تمثل فائدة إال إذا تم انتقاؤهاا ،حياث نعتبرهاا عاادة أنها لها فائدة كبيرة إذا كانت ال تتوافق مع معلومات متواترة لدينا مسبقا وبالعكس فان فائدتها تتناقص إذا جاءت لتؤكد معلومة ساابقة ،لاذلك يجاب أن نادرس مادى مصاداقية هذه المعلومة في حالة ما إذا أعطتنا بيانات تخالف ما تم الحصول عليه مسبقا . ب -تمثياال المعلومااة:إن كيفيااة وضااع وتمثياال المعلومااة تعااد فائاادة لنااا ولكااي يااتم االستفادة واالستغالل األمثل من طارف متخاذي القارار فيجاب هيكلاة المعلوماة بكيفياة جيدة مثل تحديد حصة السوق المحلي ،حصة السوق للتصدير....الخ. ج -دقة وصول المعلومة :المعلومة ال تمثل لناا أي أهمياة أن لام تكان دقيقاة ويعناي بالدقة هو صحة المعلومة ووصولها لناا فاي الوقات المناساب حتاى ياتم اساتخدامها مان طرف متخذي القرار. 10 مصادل المللومل -1المصادر األولية أو الرئيسية :تؤمن المعلومات التي يتم نشرها وتوضيحها من قبل مصدرها األصلي أو منبعها األساسي ،لذلك فهي تعبر عن الحقيقة دون التحريف أو التشويه أو الحذف أو التخليص ،كما في تجميع البيانات حول عدد أفراد األسرة مثالا .وأهم المصادر األولية :المالحظة ،التجارب ،البحث الميداني ،التقدير الشخصي. -2المصادر الثانوية :هي المصادر التي تجرى بعض التعديالت على المعلومات عن طريق فرزها وإجراء الحسابات المختلفة عليها ،مثل النشرات المتعلقة بمتوسط عدد أفراد األسرة أهم المصادر الثانوية :معلومات الشركة ،مطبوعات ،منشورات، أجهزة حكومية. و المصادر األولية لها أهمية أكثر من المصادر الثانوية نتيجة الختالف التنظيم وخصائص الصناعة وطبيعتها باإلضافة إلى المجاالت الوظيفية المختلفة 11 مصادل المللومل المصادر األولية أو الرئيسية المصادر الثانوية تااااااؤمن المعلومااااااات التااااااي يااااااتم نشاااااارها وتوضاايحها ماان قباال مصاادرها األصاالي أو منبعهاااا األساساااي ،لاااذلك فهاااي تعبااار عااان الحقيقة دون التحريف أو التشويه أو الحذف أو التخليص ،كما في تجمياع البياناات حاول عاادد أفااراد األساارة مااثالا .وأهاام المصااادر األولياااة :المالحظاااة ،التجاااارب ،البحاااث الميداني ،التقدير الشخصي. هااااي المصااااادر التااااي تجاااارى بعااااض التعااديالت علااى المعلومااات عاان طريااق فرزهااااا وإجااااراء الحسااااابات المختلفااااة عليهااا ،مثاال النشاارات المتعلقااة بمتوسااط عااااادد أفاااااراد األسااااارة أهااااام المصاااااادر الثانوية :معلومات الشركة ،مطبوعاات، منشورات ،أجهزة حكومية. و المصادر األولية لها أهمية أكثر من المصادر الثانوية نتيجة الختالف التنظيم وخصائص الصناعة وطبيعتها باإلضافة إلى المجاالت الوظيفية المختلفة 12 خصالص المللومل التوقيت : Timely أي أن يتلقى المستخدم المعلومات خالل الولت الذي يحتاجها فيه ومعنى هذا عدم وصول المعلومات لمتخذ القرارات بعد الحاجة لها بفترة طويلة الحتماالت تقادمها . الدقة :Precision أي الدلة في إجرا ات القياس المستخدمة في إعداد المعلومات وتشغيلها وتجهيزها وتلخيصها وعرضها . الصحة أو الخلو من الخطأ :Accuracy أي درجة خلو المعلومات من األخطا سوا كانت لغوية أو رلميه . 13 خصالص المللومل إمكانية التعبير الكمي :Quantifiable أي إمكانية التعبير عن المعلومات باألرقام والنماذج الكميه إذا لزم األمر . إمكانية التحقق :Verifiable أي درجة االتفاق فيما بين المستخدمين المختلفين عندما يتفحصون نفس المعلومات. إمكانية الحصول عليها :Accessible أي درجه اليسر والسرعة في الحصول على المعلومات الالزمة . الخلو من التحيز :Freedom From bias أي غياب النية في تعدي أو تحريل المعلومات للتأثير على المتلقي ،أو لتحقيق أغراض خاصة . الشمول :Comprehensiveness أي تمامية أو اكتمال المعلومات . 14 خصالص المللومل المالئمة :Appropriateness مدى ارتباط المعلومات بمتطلبات المستخدم المحتم لها . الوضوح :Clarity أي خلو المعلومات من الغموض 15 مفهوم نظام المعلومات التعريف األول :هو مجموعة الطرق والوسائل التي تقوم باستقبال مراقبة تخزين ونشر المعلومات الضرورية للقيام بكل نشاط داخل المؤسسة. من هذا التعريف يمكن استخالص الوظائف األربعة لنظام المعلومات. -1جمع المعلومات من العناصر المكونة لنظام المعلومات أو من المحيط الخارجي. -2تخزين المعلومات المستعملة من طرف النظام. -3معالجة المعلومة المخزنة. -4نشر المعلومة نحو المكونات األخرى للنظام ،وكذا نحو المحيط الخارجي للمؤسسة. 16 مفهوم نظام المعلومات التعريف الثاني :يتكون نظام المعلومات من عناصر مختلفة (موظفين ،حواسيب ،قوانين ...الخ) ،حيث تقوم هذه العناصر بتخزين ومعالجة المعلومة المتعلقة بالنظام اإلنتاجي بغرض نشرها ووضعها تحت تصرف نظام القيادة. التعريف الثالث :نظام المعلومات هو مجموعة عناصر(موظفين ،آالت ،برامج) تمكن من اكتساب معالجة وتخزين ثم نشر المعلومات. 17 أهداف نظام المعلومات أوالً األهداف العامة لنظام المعلومات: االقتصاد في تكلفة تشغيل النظام :يجب عدم تصميم هيكل الرقابة الداخلية والتقارير وطرق معالجة البيانات يدويا أو الكترونيا وما إلى ذلك لنظام المعلومات ،بحيث تساوي أو تزيد منافعه عن تكلفته. مالئمة المخرجات :يجب أن تكون مخرجات المعلومات دقيقة ،ويمكن توصيلها لرجال اإلدارة في وقت مناسب التخاذ القرارات ،وحتى يتوفر كل هذا يجب أن تكون وسائل جمع البيانات موضع ثقة. بساطة هيكل التنظيم :يفقد النظام منافعه كلما تعقد هيكله ،نظرا ا لعدم استطاعة موظفي المؤسسة فهم مكوناته مما يحد من قدرتهم على استخدامه. المرونة :يجب أن يكون النظام قادرا ا على استيعاب تغيرات احتياجات اإلدارة للمعلومات ،كما يجب أن يحتوي على إجراءات احتياطية يسمح باستمرار عمليات معالجة البيانات إذا ما حدث أي خلل. 18 أهداف نظام المعلومات ثان ًيا أهداف النظام في تلبية احتياجات اإلدارة العليا: غالبا ما يؤدي تعدد بيانات التخطيط والرقابة التي تحتاجها اإلدارة العليا إلى عجز نظام المعلومات المحاسبة عن تزويدها بالمعلومات النوعية والكمية المطلوبة ،وهنا تنشا مشكلة النظام ،ولهذا السبب يجب أن يتعرف الخبير االستشاري على احتياجات اإلدارة العليا من المعلومات ، والتأكد من مدى فعالية النظام الحالي للمعلومات في توفرها. 19 أهداف نظام المعلومات ثال ًثا أهداف نظام المعلومات في تلبية احتياجات اإلدارة التنفيذية : غالبا ما تتعلق قرارات هؤالء المدراء بأوجه نشاط معروفة تخص إدارة وأقسام محددة،وتتعلق بعمليات السنة الجارية (عكس قرارات اإلدارة العليا ) ويسهل استخراج تلك المعلومات داخليا كمنتج فرعي لعملية معالجة البيانات المحاسبية ،على عكس معلومات اإلدارة العليا والتي يتمثل معظمها في معلومات خارجية عير متوفرة في نظام المعلومات المحاسبية . 20 وظائف نظام المعلومات -1تخزين المعلومات: إن عملية التخزين قد تكون آلية أو يدوية فعملية التخزين اليدوي تشتمل على معظم المعلومات والبيانات التي جمعت يدويا لتخزن في شكل ملفات ومطبوعات ورقية وتوضع في أرشيف المؤسسة وذلك لالنتهاء من معالجتها واستعمالها كأداة لتحقيق أهداف المؤسسة. كما أن عملية التخزين تشمل كل المعلومات التي جمعت أليا ،وعملية التخزين اآللية تتمثل في بنوك المعلومات والتي تعتبر من أحسن الوسائل لتخزين المعلومات آليا وذلك للصفات التي تتميز بها والمتمثلة في: إمكانية استعمالها من طرف عدة جهات وفي نفس الوقت . يكون استعمالها أسهل وأسرع وذلك راجع إلى برامج آلية خاصة ببنوك المعلومات والتييطلق عليها اسم أنظمة تسيير بنوك المعلومات . 21 وظائف نظام المعلومات -2معالجة المعلومات: بعد أن يقوم نظام المعلومات بجمع وتخزين المعلومات تأتي وظيفة المعالجة . وتتمثل هذه الوظيفة في بلورة البيانات والمعلومات المتحصل عليها من المحيط الذي يتواجد فيه هذا النظام وذلك حسب اهداف واحتياجات المؤسسة ومن األمثلة على عملية المعالجة يمكن ذكر: تشفير المعلومات حتى يسهل استعمل ونقل المعلومة والتعرف عليها. تحديد المعلومة وتصحيحها . االستغناء عن المعلومات التي ليست بها فائدة . اختيار المعلومات المطلوبة من بين كل المعلومات المخزنة في النظام .22 هيكل نظام المعلومات يحتوي نظام المعلومات على مجموعة عناصر تعتبر لحد اآلن غامضة كما انه ينقسم إلى عدة أنظمة ضمنية متكاملة فيما بينها. إن دراسة أي نظام معلومات في مؤسسة تستوجب تحليل تقنياته المستعملة أو التي يستعملها كل نظام من األنظمة المكونة للنظام اإلجمالي وذلك في كل المراحل التي يمر بها من جمع وتخزين ومعالجة وتبادل المعلومات . 23 هيكل نظام المعلومات نظام المعلومات المحاسبي والمالي نظام المعلومات اإلنتاجي هيكل نظام المعلومات نظام معلومات الموارد البشرية والحياة االجتماعية نظام المعلومات التسويقي والتجاري 24 أشكركم ،،، السؤال مفتاح للعلوم كلها... تذكر أن نيوتن عندما سأل لماذا ولعت التفاحـة وص إلى لوانين الجاذبيــة ... 25