Slide 1

KOMPIUTERIZUOTŲ DOKUMENTŲ
VALDYMO SISTEMŲ DERINIMAS:
PRAKTINIAI ASPEKTAI
Inga Petravičiūtė
Informacijos ir elektroninių dokumentų skyriaus vedėja, LAD

www.archyvai.lt


Slide 2

LR DOKUMENTŲ IR ARCHYVŲ ĮSTATYMO 10 STR. 3 D.

valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės,
perduodančios nuolatinio saugojimo dokumentus į valstybės
archyvus, su jais derina kompiuterizuotas dokumentų valdymo
sistemas
KOMPIUTERIZUOTŲ DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMŲ
DERINIMO TVARKOS APRAŠAS (Žin., 2007, Nr.1-44) NUSTATO

valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių,
perduodančių nuolatinio saugojimo dokumentus į valstybės
archyvus, kompiuterizuotų dokumentų valdymo sistemų
derinimo su valstybės archyvais tvarką
www.archyvai.lt


Slide 3

KOMPIUTERIZUOTA DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA

informacinių technologijų pagrindu veikianti įstaigos vidaus
administravimo srities informacinė sistema, skirta įstaigos
dokumentų, tarp jų ir elektroninių, valdymo funkcijoms atlikti
VALSTYBĖS INFORMACINĖ SISTEMA

valstybės institucijai teisės aktų nustatytoms funkcijoms,
išskyrus vidaus administravimą, atlikti reikiamos
informacijos apdorojimo procesus vykdanti sistema

www.archyvai.lt


Slide 4

ĮSTAIGOS DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA

ĮSTAIGOS DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA

KOMPIUTERIZUOTA ĮSTAIGOS DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA

ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA

www.archyvai.lt


Slide 5

KOMPIUTERIZUOTŲ DOKUMENTŲ VALDYMO
SISTEMŲ DERINIMAS

www.archyvai.lt


Slide 6

ĮSTAIGA, NUMATANTI KOMPIUTERIZUOTI DOKUMENTŲ
VALDYMĄ AR ATSKIRAS DOKUMENTŲ VALDYMO
FUNKCIJAS

 raštu kreipiasi į jos dokumentus priimantį valstybės archyvą dėl
kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos (KDVS) derinimo
 pateikia KDVS projekto aprašą
 kiti galimi pateikti dokumentai: sistemos techninė specifikacija,
vartotojo instrukcija ir kt.
VISI PRIDEDAMI DOKUMENTAI TURI BŪTI ĮVARDINTI
www.archyvai.lt


Slide 7

KDVS PROJEKTO APRAŠE NURODOMA ŠI INFORMACIJA

KDVS funkcinė struktūra
 visų KDVS diegiamų dokumentų valdymo funkcijų apibūdinimas
 Ar tinkamai įdiegtos dokumentų registravimo priemonės
 Ar dokumentų projektų šablonai (jei yra) atitinka Dokumentų
rengimo taisyklių reikalavimus
 Ar užtikrintos teisinės ir organizacinės priemonės rezoliucijos, vizos
ir supažindinimo žymas įforminti KDVS

 metaduomenų struktūra (kuriant elektroninių dokumentų valdymo
sistemą)
 elektroninio parašo formavimo, tikrinimo ir saugojimo priemonių
apibūdinimas (kuriant elektroninių dokumentų valdymo sistemą)

www.archyvai.lt


Slide 8

KDVS PROJEKTO APRAŠE NURODOMA ŠI INFORMACIJA

 informacijos ir dokumentų paieškos, prieigos prie jų priemonių
apibūdinimas
 kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos administravimo,
prieigos prie dokumentų kontrolės priemonių, padalinių ir (ar)
darbuotojų įgaliojimų ir atsakomybės apibūdinimas
 kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos saugos užtikrinimo
priemonių apibūdinimas
 reikalavimai kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos
programinei įrangai

www.archyvai.lt


Slide 9

KDVS PROJEKTO APRAŠE NEREIKIA NURODYTI

Dokumentų valdymo funkcijų, kurias įstaiga planuoja
įdiegti ateityje - papildant įdiegtą kompiuterizuotą
dokumentų valdymo sistemą naujomis dokumentų
valdymo funkcijomis, tai turi būti suderinta su
valstybės archyvu

www.archyvai.lt


Slide 10

VALSTYBĖS ARCHYVAS, IŠNAGRINĖJĘS IR ĮVERTINĘS ĮSTAIGOS
PATEIKTĄ INFORMACIJĄ, IŠVADAS AR PASTABAS IR
PASIŪLYMUS PATEIKIA

 per 15 dienų nuo įstaigos raštiško kreipimosi gavimo dienos
 per 30 dienų jei derinimas didelės apimties ir sudėtingas KDVS
projekto aprašas
 per 10 dienų

pakartotinai derinant

www.archyvai.lt


Slide 11

ĮSTAIGAI NESUTIKUS DĖL VALSTYBĖS ARCHYVO PATEIKTŲ
PASTABŲ AR PASIŪLYMŲ

 apie tai turi būti informuojamas valstybės archyvas, nurodant
motyvus
 esant būtinybei gali būti surengtas įstaigos, valstybės archyvo,
Lietuvos archyvų departamento prie LRV specialistų, prireikus
– ir sistemos kūrėjų pasitarimas

www.archyvai.lt


Slide 12

ĮSTAIGA, PRADĖJUSI KDVS
DIEGIMĄ:

• apie tai informuoja valstybės
archyvą

VALSTYBĖS ARCHYVAS:

• gali kreiptis į Lietuvos
archyvų departamentą (LAD)
dėl tarnybinės pagalbos
derinant KDVS

• sudaro sąlygas valstybės
archyvo specialistams
susipažinti su KDVS

www.archyvai.lt


Slide 13

KDVS DERINIMAS LAIKOMAS BAIGTU

 kai valstybės archyvas raštu pritaria diegiamai KDVS ir
konkrečioms joje vykdomoms dokumentų valdymo
funkcijoms
PAPILDANT AR KEIČIANT ĮDIEGTĄ KDVS NAUJOMIS
DOKUMENTŲ VALDYMO FUNKCIJOMIS

 tai turi būti suderinta su valstybės archyvu

www.archyvai.lt


Slide 14

VALSTYBĖS ARCHYVAS SUDERINĘS KDVS, LAD PATEIKIA ŠIĄ
INFORMACIJĄ

 įstaigos, įdiegusios KDVS, pavadinimas
 KDVS pavadinimas
 KDVS vykdomos dokumentų valdymo funkcijos
 informacija apie valdančiąją sistemą, duomenų bazės valdymo
sistemą, kitą KDVS funkcionavimui užtikrinti reikalingą programinę
įrangą
 sistemos suderinimo data

www.archyvai.lt


Slide 15

INFORMACIJA APIE SUDERINTAS IR ĮDIEGTAS KDVS
SKELBIAMA LAD TINKLALAPYJE www.archyvai.lt:

www.archyvai.lt


Slide 16

DĖKOJU UŽ DĖMESĮ
PRAŠOME KLAUSTI...

www.archyvai.lt