Transcript KOMPIUTERIZUOTŲ DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMŲ
Slide 1
KOMPIUTERIZUOTŲ DOKUMENTŲ
VALDYMO SISTEMŲ DERINIMAS:
PRAKTINIAI ASPEKTAI
Inga Petravičiūtė
Informacijos ir elektroninių dokumentų skyriaus vedėja, LAD
www.archyvai.lt
Slide 2
LR DOKUMENTŲ IR ARCHYVŲ ĮSTATYMO 10 STR. 3 D.
valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės,
perduodančios nuolatinio saugojimo dokumentus į valstybės
archyvus, su jais derina kompiuterizuotas dokumentų valdymo
sistemas
KOMPIUTERIZUOTŲ DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMŲ
DERINIMO TVARKOS APRAŠAS (Žin., 2007, Nr.1-44) NUSTATO
valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių,
perduodančių nuolatinio saugojimo dokumentus į valstybės
archyvus, kompiuterizuotų dokumentų valdymo sistemų
derinimo su valstybės archyvais tvarką
www.archyvai.lt
Slide 3
KOMPIUTERIZUOTA DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA
informacinių technologijų pagrindu veikianti įstaigos vidaus
administravimo srities informacinė sistema, skirta įstaigos
dokumentų, tarp jų ir elektroninių, valdymo funkcijoms atlikti
VALSTYBĖS INFORMACINĖ SISTEMA
valstybės institucijai teisės aktų nustatytoms funkcijoms,
išskyrus vidaus administravimą, atlikti reikiamos
informacijos apdorojimo procesus vykdanti sistema
www.archyvai.lt
Slide 4
ĮSTAIGOS DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA
ĮSTAIGOS DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA
KOMPIUTERIZUOTA ĮSTAIGOS DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA
ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA
www.archyvai.lt
Slide 5
KOMPIUTERIZUOTŲ DOKUMENTŲ VALDYMO
SISTEMŲ DERINIMAS
www.archyvai.lt
Slide 6
ĮSTAIGA, NUMATANTI KOMPIUTERIZUOTI DOKUMENTŲ
VALDYMĄ AR ATSKIRAS DOKUMENTŲ VALDYMO
FUNKCIJAS
raštu kreipiasi į jos dokumentus priimantį valstybės archyvą dėl
kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos (KDVS) derinimo
pateikia KDVS projekto aprašą
kiti galimi pateikti dokumentai: sistemos techninė specifikacija,
vartotojo instrukcija ir kt.
VISI PRIDEDAMI DOKUMENTAI TURI BŪTI ĮVARDINTI
www.archyvai.lt
Slide 7
KDVS PROJEKTO APRAŠE NURODOMA ŠI INFORMACIJA
KDVS funkcinė struktūra
visų KDVS diegiamų dokumentų valdymo funkcijų apibūdinimas
Ar tinkamai įdiegtos dokumentų registravimo priemonės
Ar dokumentų projektų šablonai (jei yra) atitinka Dokumentų
rengimo taisyklių reikalavimus
Ar užtikrintos teisinės ir organizacinės priemonės rezoliucijos, vizos
ir supažindinimo žymas įforminti KDVS
metaduomenų struktūra (kuriant elektroninių dokumentų valdymo
sistemą)
elektroninio parašo formavimo, tikrinimo ir saugojimo priemonių
apibūdinimas (kuriant elektroninių dokumentų valdymo sistemą)
www.archyvai.lt
Slide 8
KDVS PROJEKTO APRAŠE NURODOMA ŠI INFORMACIJA
informacijos ir dokumentų paieškos, prieigos prie jų priemonių
apibūdinimas
kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos administravimo,
prieigos prie dokumentų kontrolės priemonių, padalinių ir (ar)
darbuotojų įgaliojimų ir atsakomybės apibūdinimas
kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos saugos užtikrinimo
priemonių apibūdinimas
reikalavimai kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos
programinei įrangai
www.archyvai.lt
Slide 9
KDVS PROJEKTO APRAŠE NEREIKIA NURODYTI
Dokumentų valdymo funkcijų, kurias įstaiga planuoja
įdiegti ateityje - papildant įdiegtą kompiuterizuotą
dokumentų valdymo sistemą naujomis dokumentų
valdymo funkcijomis, tai turi būti suderinta su
valstybės archyvu
www.archyvai.lt
Slide 10
VALSTYBĖS ARCHYVAS, IŠNAGRINĖJĘS IR ĮVERTINĘS ĮSTAIGOS
PATEIKTĄ INFORMACIJĄ, IŠVADAS AR PASTABAS IR
PASIŪLYMUS PATEIKIA
per 15 dienų nuo įstaigos raštiško kreipimosi gavimo dienos
per 30 dienų jei derinimas didelės apimties ir sudėtingas KDVS
projekto aprašas
per 10 dienų
pakartotinai derinant
www.archyvai.lt
Slide 11
ĮSTAIGAI NESUTIKUS DĖL VALSTYBĖS ARCHYVO PATEIKTŲ
PASTABŲ AR PASIŪLYMŲ
apie tai turi būti informuojamas valstybės archyvas, nurodant
motyvus
esant būtinybei gali būti surengtas įstaigos, valstybės archyvo,
Lietuvos archyvų departamento prie LRV specialistų, prireikus
– ir sistemos kūrėjų pasitarimas
www.archyvai.lt
Slide 12
ĮSTAIGA, PRADĖJUSI KDVS
DIEGIMĄ:
• apie tai informuoja valstybės
archyvą
VALSTYBĖS ARCHYVAS:
• gali kreiptis į Lietuvos
archyvų departamentą (LAD)
dėl tarnybinės pagalbos
derinant KDVS
• sudaro sąlygas valstybės
archyvo specialistams
susipažinti su KDVS
www.archyvai.lt
Slide 13
KDVS DERINIMAS LAIKOMAS BAIGTU
kai valstybės archyvas raštu pritaria diegiamai KDVS ir
konkrečioms joje vykdomoms dokumentų valdymo
funkcijoms
PAPILDANT AR KEIČIANT ĮDIEGTĄ KDVS NAUJOMIS
DOKUMENTŲ VALDYMO FUNKCIJOMIS
tai turi būti suderinta su valstybės archyvu
www.archyvai.lt
Slide 14
VALSTYBĖS ARCHYVAS SUDERINĘS KDVS, LAD PATEIKIA ŠIĄ
INFORMACIJĄ
įstaigos, įdiegusios KDVS, pavadinimas
KDVS pavadinimas
KDVS vykdomos dokumentų valdymo funkcijos
informacija apie valdančiąją sistemą, duomenų bazės valdymo
sistemą, kitą KDVS funkcionavimui užtikrinti reikalingą programinę
įrangą
sistemos suderinimo data
www.archyvai.lt
Slide 15
INFORMACIJA APIE SUDERINTAS IR ĮDIEGTAS KDVS
SKELBIAMA LAD TINKLALAPYJE www.archyvai.lt:
www.archyvai.lt
Slide 16
DĖKOJU UŽ DĖMESĮ
PRAŠOME KLAUSTI...
www.archyvai.lt
KOMPIUTERIZUOTŲ DOKUMENTŲ
VALDYMO SISTEMŲ DERINIMAS:
PRAKTINIAI ASPEKTAI
Inga Petravičiūtė
Informacijos ir elektroninių dokumentų skyriaus vedėja, LAD
www.archyvai.lt
Slide 2
LR DOKUMENTŲ IR ARCHYVŲ ĮSTATYMO 10 STR. 3 D.
valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės,
perduodančios nuolatinio saugojimo dokumentus į valstybės
archyvus, su jais derina kompiuterizuotas dokumentų valdymo
sistemas
KOMPIUTERIZUOTŲ DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMŲ
DERINIMO TVARKOS APRAŠAS (Žin., 2007, Nr.1-44) NUSTATO
valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių,
perduodančių nuolatinio saugojimo dokumentus į valstybės
archyvus, kompiuterizuotų dokumentų valdymo sistemų
derinimo su valstybės archyvais tvarką
www.archyvai.lt
Slide 3
KOMPIUTERIZUOTA DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA
informacinių technologijų pagrindu veikianti įstaigos vidaus
administravimo srities informacinė sistema, skirta įstaigos
dokumentų, tarp jų ir elektroninių, valdymo funkcijoms atlikti
VALSTYBĖS INFORMACINĖ SISTEMA
valstybės institucijai teisės aktų nustatytoms funkcijoms,
išskyrus vidaus administravimą, atlikti reikiamos
informacijos apdorojimo procesus vykdanti sistema
www.archyvai.lt
Slide 4
ĮSTAIGOS DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA
ĮSTAIGOS DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA
KOMPIUTERIZUOTA ĮSTAIGOS DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA
ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ VALDYMO SISTEMA
www.archyvai.lt
Slide 5
KOMPIUTERIZUOTŲ DOKUMENTŲ VALDYMO
SISTEMŲ DERINIMAS
www.archyvai.lt
Slide 6
ĮSTAIGA, NUMATANTI KOMPIUTERIZUOTI DOKUMENTŲ
VALDYMĄ AR ATSKIRAS DOKUMENTŲ VALDYMO
FUNKCIJAS
raštu kreipiasi į jos dokumentus priimantį valstybės archyvą dėl
kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos (KDVS) derinimo
pateikia KDVS projekto aprašą
kiti galimi pateikti dokumentai: sistemos techninė specifikacija,
vartotojo instrukcija ir kt.
VISI PRIDEDAMI DOKUMENTAI TURI BŪTI ĮVARDINTI
www.archyvai.lt
Slide 7
KDVS PROJEKTO APRAŠE NURODOMA ŠI INFORMACIJA
KDVS funkcinė struktūra
visų KDVS diegiamų dokumentų valdymo funkcijų apibūdinimas
Ar tinkamai įdiegtos dokumentų registravimo priemonės
Ar dokumentų projektų šablonai (jei yra) atitinka Dokumentų
rengimo taisyklių reikalavimus
Ar užtikrintos teisinės ir organizacinės priemonės rezoliucijos, vizos
ir supažindinimo žymas įforminti KDVS
metaduomenų struktūra (kuriant elektroninių dokumentų valdymo
sistemą)
elektroninio parašo formavimo, tikrinimo ir saugojimo priemonių
apibūdinimas (kuriant elektroninių dokumentų valdymo sistemą)
www.archyvai.lt
Slide 8
KDVS PROJEKTO APRAŠE NURODOMA ŠI INFORMACIJA
informacijos ir dokumentų paieškos, prieigos prie jų priemonių
apibūdinimas
kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos administravimo,
prieigos prie dokumentų kontrolės priemonių, padalinių ir (ar)
darbuotojų įgaliojimų ir atsakomybės apibūdinimas
kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos saugos užtikrinimo
priemonių apibūdinimas
reikalavimai kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos
programinei įrangai
www.archyvai.lt
Slide 9
KDVS PROJEKTO APRAŠE NEREIKIA NURODYTI
Dokumentų valdymo funkcijų, kurias įstaiga planuoja
įdiegti ateityje - papildant įdiegtą kompiuterizuotą
dokumentų valdymo sistemą naujomis dokumentų
valdymo funkcijomis, tai turi būti suderinta su
valstybės archyvu
www.archyvai.lt
Slide 10
VALSTYBĖS ARCHYVAS, IŠNAGRINĖJĘS IR ĮVERTINĘS ĮSTAIGOS
PATEIKTĄ INFORMACIJĄ, IŠVADAS AR PASTABAS IR
PASIŪLYMUS PATEIKIA
per 15 dienų nuo įstaigos raštiško kreipimosi gavimo dienos
per 30 dienų jei derinimas didelės apimties ir sudėtingas KDVS
projekto aprašas
per 10 dienų
pakartotinai derinant
www.archyvai.lt
Slide 11
ĮSTAIGAI NESUTIKUS DĖL VALSTYBĖS ARCHYVO PATEIKTŲ
PASTABŲ AR PASIŪLYMŲ
apie tai turi būti informuojamas valstybės archyvas, nurodant
motyvus
esant būtinybei gali būti surengtas įstaigos, valstybės archyvo,
Lietuvos archyvų departamento prie LRV specialistų, prireikus
– ir sistemos kūrėjų pasitarimas
www.archyvai.lt
Slide 12
ĮSTAIGA, PRADĖJUSI KDVS
DIEGIMĄ:
• apie tai informuoja valstybės
archyvą
VALSTYBĖS ARCHYVAS:
• gali kreiptis į Lietuvos
archyvų departamentą (LAD)
dėl tarnybinės pagalbos
derinant KDVS
• sudaro sąlygas valstybės
archyvo specialistams
susipažinti su KDVS
www.archyvai.lt
Slide 13
KDVS DERINIMAS LAIKOMAS BAIGTU
kai valstybės archyvas raštu pritaria diegiamai KDVS ir
konkrečioms joje vykdomoms dokumentų valdymo
funkcijoms
PAPILDANT AR KEIČIANT ĮDIEGTĄ KDVS NAUJOMIS
DOKUMENTŲ VALDYMO FUNKCIJOMIS
tai turi būti suderinta su valstybės archyvu
www.archyvai.lt
Slide 14
VALSTYBĖS ARCHYVAS SUDERINĘS KDVS, LAD PATEIKIA ŠIĄ
INFORMACIJĄ
įstaigos, įdiegusios KDVS, pavadinimas
KDVS pavadinimas
KDVS vykdomos dokumentų valdymo funkcijos
informacija apie valdančiąją sistemą, duomenų bazės valdymo
sistemą, kitą KDVS funkcionavimui užtikrinti reikalingą programinę
įrangą
sistemos suderinimo data
www.archyvai.lt
Slide 15
INFORMACIJA APIE SUDERINTAS IR ĮDIEGTAS KDVS
SKELBIAMA LAD TINKLALAPYJE www.archyvai.lt:
www.archyvai.lt
Slide 16
DĖKOJU UŽ DĖMESĮ
PRAŠOME KLAUSTI...
www.archyvai.lt