Transcript ISO-9001 Dokumantasyon Eğitimi
Slide 1
Slide 2
KALİTE EĞİTİMİ
Kalite Standardımız,
TSE EN ISO 9001:2008
olarak değiştirilmiştir.
KYS Çalışmalarında başvurulan
ana kaynak
TSE EN ISO 9001:2008’dir
Slide 3
TANIMLAR
“ ISO ” NEDİR ?
1947 yılında kurulan ve yaptığı standardizasyon
çalışmaları sonucu sanayiye, ticarete ve
tüketicilere katkılar sağlayan
ISO (International Organization for
Standardization)
Uluslararası Standard Organizasyonudur.
TSE, ISO’nun üyesi ve Türkiye’deki tek
temsilcisidir.
“ EN ”
NEDİR ?
EN (Europeane Norm), Avrupa Standardlarının
kısaltmasıdır. EN Avrupa Birliği’nde Standardlar
arasında harmonizasyonu sağlamak için
oluşturulmuştur.
Slide 4
TANIMLAR
TS-EN-ISO 9000
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ;
Artık bugünün dünyası çok küçülmüş,
enformasyon, teknoloji ve iletişim alanındaki
büyük gelişmeler toplumları kıyasıya bir rekabete
ve her geçen gün yeni gelişmelerin yaşandığı
ekonomik bir yarışa itmiştir.
Mevcut dünya düzeninde ayakta kalabilmek ,
tüm sektörlerde müşteri ihtiyaç ve
beklentilerine uygun mal ve hizmet
üretiminin sağlanmasıyla
gerçekleşebilecektir.
Slide 5
TANIMLAR
Bu da ancak, kuruluşlarda, tasarım aşamasında
başlayarak üretim , pazarlama ve satış sonrası
hizmetlere kadar tüm aşamaları kapsayan ve
sürekli gelişmeyi hedefleyen Kalite Yönetim
Sisteminin uygulanmasıyla olacaktır.
Günümüzde Kalite Yönetim Sistemi konusunda
ISO 9000 Kalite Sistem Standardları 1987 yılında
yayımlandığı tarihten itibaren en fazla ilgiyi ve
uygulama alanını bulan milletlerarası Standardlar
haline gelmiştir.
TS-EN-ISO 9000 Kalite Standardları Serisi,
etkili bir yönetim sisteminin nasıl
kurulabileceğini, dokümante edilebileceğini
ve sürdürebileceğini göz önüne sermektedir.
Slide 6
Slide 7
ETKİN BİR SİSTEM OLUŞTURMANIN
İLK BASAMAĞI:
İyi bir dokümantasyona
sahip olmaktır!
Slide 8
DOKÜMANTASYON ŞARTLARI
• Kalite politikası ve hedefler
• Kalite el kitabı
• Standart tarafından istenen
dokümante edilmiş prosedürler
• Kuruluş tarafından etkin
planlamayı, işlemleri ve proses
kontrolünü güvenceye alacak
dokümantasyon
• Standart tarafından istenen
kalite kayıtları
Slide 9
STANDART DOSYA PLANI
•
•
•
•
•
•
060 Kalite Yönetim Sistemi
01 Kalite El Kitabı
02 Temel Prosedürler ve Bağlı İşlemler
04 Talimatlar
05 Formlar
07 İzleme ve Ölçme İşlemleri
•
08 İyileştirme İşlemleri
•
•
•
09 Bireysel Öneriler
10 Yönetimin Gözden Geçirmesi
11 Hizmet (Ürün) Gerçekleştirme
•
–
–
–
01 Müşteri Memnuniyeti (Veri Analizi)
02 Tetkik İşlemleri
03 İzleme ve Ölçme Sonuçlarının Analizi (Veri Analizi)
–
–
01 Düzeltici Faaliyetler
02 Önleyici Faaliyetler
–
–
01 Planlama
02 Hizmete Bağlı Şartların Belirlenmesi ve Gözden
Geçirilmesi
03 Tasarım ve Geliştirme
04 Üretim ve Hizmet (Ürün) Sağlanması (Sunulması)
–
–
99 Diğer
(YENİ)
060
Slide 10
060.01 Kalite El Kitabı
• Kuruluşun belirlediği kalite politikası
tanımlanır.
• Kuruluşun kuruluş amacı tanımlanır.
• Kuruluşun yapısı tanımlanır.
• Kuruluşun içi bölümler tanımlanır.
• Kontrollü dokümandır.
• Kuruluşun kalite bölümü tarafından
yayınlanır.
• Örnek DÖF maddesi 8.5.2/8.5.3 syf 24
Slide 11
Doküman
• Kalite yönetim sistemine bilgi
sağlayan ve gerekli verileri
içeren yazılı veya elektronik
biçimlerin tümüdür.
- Kontrollü doküman
- Kontrolsüz doküman
- Dış kaynaklı doküman
Slide 12
Güncel Doküman
• Kalite Yönetim Sistemi kapsamına dahil olan
birimlerdeki iş ve işlemlerin yerine getirilmesi
sırasında kullanılan ve kullanıldığı tarih itibari ile
güncel olan ve izlenen dokümandır
Kontrollü Kopya Kaşesi
• Üzerinde birim kodu (İK) ile birlikte
‘’KONTROLLÜ KOPYA’’ ifadesi
bulunan kırmızı renkli kaşedir
Revizyon
• KYS kapsamında hazırlanmış olan
dokümanın, etkinliği ve yeterliliğinin
yeniden incelenip yeniden
yayınlanmasıdır
Slide 13
Kontrollü Doküman
• Üzerinde kırmızı renkli ‘’KONTROLLÜ
KOPYA’’ kaşesi bulunan ve izlenen
dokümandır
Kontrolsüz Doküman
• Üzerinde kırmızı renkli ‘’KONTROLLÜ
KOPYA’’ kaşesi bulunmayan
dokümandır
Dış Kaynaklı Doküman
• Kurum haricinde oluşan iş ve
işlemlerimizi etkileyen kanun, tüzük,
yönetmelik, standart, genelge vb.
verileri içeren dokümanların tümüdür
Slide 14
Dokümanın Biçimlendirilmesi.
* Dokümanın Numarası
• Kalite Yönetim Sistemi Doküman
Kodlama Talimatına uygun olarak
hazırlanır
* Revizyon Tarihi ve Numarası
• Dokümanda yapılan değişikliğin
numarası ilk değişiklikten itibaren
birer artırılarak /01, /02, /03…
şeklinde ‘’ Revizyon No ’su’’ satırında
belirtilir
* Yayım Tarihi
• Dokümanın yayımlanarak
yürürlüğe girdiği tarihtir
Slide 15
• Sayfa No;
• Biribirini takip eden sayfa
adedi yazılır.
• Örnek:
• Sayfa No : 1/5 gibi
• (Toplam 5 sayfa)
Slide 16
• Hazırlanacak dokümanda başlıklar
numaralandırılır ve koyu şekilde yazılır
• Varsa alt başlıklar a,b,c.. Şeklinde verilir
• Alt başlıklar içerisinde sınıflama
gerektiğinde 1,2,3… şeklinde yazılır
• 1.AMAÇ:
• 2. KAPSAM
• 3. TANIMLAR.
• ..VS.
Slide 17
Slide 18
Slide 19
Slide 20
Slide 21
Dokümanların Hazırlanması ve
Onaylanması
• Kalite El Kitabının, Prosedürlerin ve
Sistem dokümanının hazırlanması ve
onaylanması hususları Doküman ve
Kayıtların Kontrolü Prosedürünün
uygulama kısmında ,
• Süreçleri ile ilişkili olması durumunda
dokümanın nasıl hazırlanacağı ve
onaylanacağı Doküman Kontrol
Talimatında ayrıntılı şekilde
açıklanmıştır.
Slide 22
1. Sistem süreçlerine ait kart, talimat, bilgi
notu vb. doküman ilgililerce hazırlanır
• Hazırlanan doküman kapsamı
itibariyle hazırladığı birimin dışındaki
birimleri de ilgilendiriyorsa
Kalite Koordinasyon Şubesinde ;
‘‘ Hazırlayan’’ kısmı, KYS / KS
‘‘Onay’’kısmı, KYT / KYS
tarafından imzalanarak
onaylanır.
Slide 23
• Hazırlanan doküman kapsamı
itibariyle hazırladığı birimin dışındaki
birimleri de ilgilendiriyorsa
Birimlerde ;
‘‘ Hazırlayan’’ kısmı, Birim üst
yöneticisi
‘‘Onay’’kısmı, birimin bağlı
olduğu Genel Müdür
Yardımcısı
tarafından imzalanarak
onaylanır.
Slide 24
• Hazırlanan doküman kapsamı itibariyle
sadece hazırlandığı birimi ilgilendiriyorsa ;
Örnek İş Analiz Tablosu.
‘‘ Hazırlayan’’ kısmı, ilgili
Başkan Yardımcısı
‘‘Onay’’ kısmı, Birim üst
yöneticisi
tarafından imzalanarak
onaylanır.
Slide 25
2. Form, tablo, liste vb. dokümana ait boş
formatlar ilgililer tarafından hazırlanır.
• Hazırlanan dokümanın alt
kısmında uygun bir boşluğa
tarih yazılır,
• Birim Kalite Koordinatörü
tarafından paraflanır,
• Dokümanın asıllarının
bulunduğu dosyada
muhafaza edilir.
Slide 26
Slide 27
Slide 28
Dokümanın Yayımlanması
1- Kontrollü Kopya olarak yayımlanması
gereken ;
• Kalite El Kitabı, Prosedürler,
Talimatlar, bilgi notları, süreç
dokümanı, hedef planları, KYS nin
planlanmasında kullanılan planlar
vb. dokümanın onaylanan asılları
dokümanın dağıtılacağı birim sayısı
kadar çoğaltılır
• Çoğaltılan dokümanın her sayfasının
uygun bir boşluğuna kırmızı ‘‘ KM
Kontrollü Kopya ’’ kaşesi basılır
• İlgililerce dağıtılarak yayımlanır
• Dokümanın asılları dosyalarında
muhafaza edilir
Slide 29
Dokümanın Yayımlanması
‘‘ Kontrollü Kopya ’’ olarak yayımlanması
gereken ;
• Bunların dışında kalan ve ilgili
birimler tarafından oluşturulan
formlar, tablolar, listeler vb.
doküman Birim Kalite Koordinatörü
ve ilgili Başkan Yardımcılarının bilgisi
dahilinde sistemde tanımlanır ve
kullanılması sağlanır.
Slide 30
Dokümanın Yayımlanması
• Bu dokümanlar ‘‘ Süreçlerin
İzlenmesinde Kullanılan Form, Tablo
vb. Doküman Listesinde’’tanımlanır.
Slide 31
Slide 32
Dokümanın Yayımlanması
• Bu dokümanlar ‘‘ Doküman
Dağıtım/Toplama Formu’’ ile ayrıca
dağıtılmaz.
Slide 33
Dokümanın Yayımlanması
• Bu dokümanların içeriğinde değişiklik
yapılan , revizyona uğrayan veya
tamamen iptal edilen formatları
kırmızı ‘‘GEÇERSİZDİR’’ kaşesi
basılarak dosyada muhafaza edilir.
Slide 34
Slide 35
060.02 Temel Prosedürler ve Bağlı İşlemler
• Bir faaliyetin amacını ve
kapsamını tanımlar
• Bir sürecin gerçekleşmesindeki
usul ve esasları belirler ve tanımlar
• KALİTE MERKEZİ TARAFINDAN
HAZIRLANIR VE TAKİP EDİLMESİ
İSTENİR..
Slide 36
Prosedür Kapsamı
•
•
•
•
NE gerçekleştirilecek ?
NEDEN gerçekleştirilecek ?
NEREDE kontrol edilecek ?
KİM faaliyet/kontrolden
sorumlu olacak ?
• NASIL gerçekleşecek/kontrol
edilecek ?
• NE zaman gerçekleşecek/
kontrol edilecek ?
?
?
?
Slide 37
Mevcut Prosedürler
• Şimdilik 5 adet var..
1.
2.
3.
4.
5.
Doküman ve Kayıtların Kontrolü
Prosedürü
Düzeltici ve Önleyici Faaliyet
Prosedürü..
İç Tetkik Prosedürü
Uygun Olmayan Ürünün Kontrolü
Prosedürü
Basım İşleri Prosedürü
Prosedürler Kalite Merkezince hazırlanır,
yürürlüğe konulur ve takibi istenir
Slide 38
060.04 Talimatlar
•
•
•
•
•
Talimatlar ISO 9001-2008 4.2. Dokümantasyon
Şartları maddesi gereği i; personeli
bilgilendirmek, bir standart oluşturmak, işin nasıl
yapılması gerektiği konusunda detay bilgiler
vermek için hazırlanır.
Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü ve
Doküman Kontrol Talimatına göre Hazırlanır
asılları Kalite koordinatörlüğünde muhafaza
edilir.
Örnek;
Sunum Hazırlama Talimatı “Amaç; Görsel
birtakım araçlar kullanılarak makamı
bilgilendirmek amacı ile yapılacak sunular için
bir format oluşturmaktır.”
Doküman Kodlama Talimatı “Amaç; Kalite
Yönetim sistemine ilişkin iş ve işlemelerdeki
dokümantasyonda geçen terimlerin kodlama
yöntemlerinin belirlenmesidir.”
Slide 39
060.05 Formlar
•
Formlar; Prosesi (Süreç) oluşturan
dokumanlar arasındadır
• Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü
ve Doküman Kontrol Talimatına göre
Hazırlanır, Dokuman Kodlama Talimatına
göre kodlaması yapılarak; asılları Kalite
koordinatörlüğünde muhafaza edilir.
• Revize edilmesi durumunda Doküman ve
Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre revize
edilir Revize numaraları bir arttırılır.
Slide 40
Slide 41
Dokümanın Revize Edilmesi
• Kalite El Kitabının revizyonu
gerektiği durumda ,
dokümanı hazırlayan,
onaylayan ve yayınlayan
yetkililer tarafından gerekli
değişiklikler yapılır.
Slide 42
Dokümanın Revize Edilmesi
Kalite Yönetim Sisteminde kullanılan prosedür
ve diğer dokümanların revizyonu gerektiğinde ;
• Değişiklikler farklı bir yazı karakteri ile
yapılır.
• Doküman yeniden yayımlanır.
• Dokümanda revizyon numarası 00
ile başlar, değişikliklerde revizyon
numarası 1 artar.
Slide 43
Dokümanın Revize Edilmesi
• Sistem prosedürleri, diğer
prosedürler, talimatlar, bilgi
notları vb. dokümanın, herhangi
bir sayfasında bir kelime, cümle
veya paragraf tamamen
çıkartılırsa, çıkartılan yerin
başlangıç noktasına /…/ işareti
konulur.
• Doküman sayfasının üst
kısmında bulunan Revizyon
No’nun eski numarası 1 artırılır.
Slide 44
Dokümanın Revize Edilmesi
• Doküman sayfasının üst kısmında
bulunan ‘‘ Yayım Tarihi’’ kısmına
dokümanın ‘‘Doküman
Dağıtım/Toplama Formu’’ veya resmi
yazı ile dağıtıldığı tarih yazılır.
• Dokümanda yapılan revizyon 99’u
geçerse revizyon numarası 01’den
başlamak suretiyle takip ettirilir. Yeni
yayım tarihi yazılır ve yayımlanır.
Slide 45
Güncel Doküman
Listesi
Slide 46
Güncel Doküman Listesi
• Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarında
kaynak olarak faydalanılan
dokümanlar kaydedilir
• Birimlere ait olacak şekilde ayrı ayrı
düzenlenir
• Birim üst yöneticileri tarafından
onaylanır.
Slide 47
Slide 48
Güncel Doküman Listesi
• Sistem prosedürleri
• Gerekli görüldüğü durumlarda
hazırlanan hizmetle ilgili diğer
prosedürler
• Talimatlar
• Bilgi notları
• Süreç dokümanı
• Hedef planları
• KYS sisteminin planlanmasında
kullanılan planlar
• Resmi gazete
• Kanun, tüzük, yönetmelik,
genelge, tebliğ, yönerge vb.
Slide 49
Güncel Doküman Listesi
• Güncel doküman listesindeki
dokümanlardaki değişiklikler listedeki
revizyon/yayın sütununda 3’üncü
revizyona kadar izlenir.
• Yapılması gereken revizyonun 4’üncü
veya daha fazla olması durumunda
Güncel Doküman Listesinin ilgili sayfası
yeniden düzenlenir.
• Yeniden düzenlenen Güncel
Doküman Listesinin sadece değişikliğe
uğrayan sayfası tekrar yayınlanır.
• Bu değişikliği gösterebilmek için
Güncel Doküman Listesinin üst
kısmında bulunan Revizyon No’nun
eski numarası 1 artırılır.
Slide 50
Slide 51
Slide 52
Dokümanların Muhafazası
• Kalite El Kitabı, sistem
Prosedürleri, gerekli olduğu
durumlarda hazırlanan
hizmetlerle ilgili diğer
Prosedürler, Talimatlar, bilgi
notları, süreç dokümanı, hedef
planları, Kalite Yönetim
Sisteminin planlanmasında
kullanılan planlar vb.
dokümanın onaylanan asılları;
dokümanı yayınlayan birim
tarafından muhafaza edilir.
Slide 53
Dokümanların Muhafazası
• İçeriğinde değişiklik
yapılarak revizyona
uğrayan veya tamamen
iptal edilen söz konusu
dokümanın eski asıllarına
kırmızı “GEÇERSİZDİR”
kaşesi basılarak muhafaza
edilir.
Slide 54
Slide 55
Dış Kaynaklı Dokümanların
Kontrolü
• Genel Müdürlüğümüz dışındaki
kurum ve kuruluşların hazırlayarak
yayınladığı her türlü kanun, tüzük,
yönetmelik, yönerge, el kitabı,
genelge ve tebliğ, kitap, yayın,
katalog, vb. doküman ile yurtdışı
posta idarelerinin yayınladığı
dokümanlardır.
• Kuruluşumuzun Kalite Yönetim
Sisteminin kurulması ve
yürütülmesinde faydalanılan
Standartlar da dış kaynaklı
dokümandır.
Slide 56
Dış Kaynaklı Dokümanların
Kontrolü
• Standartların güncelliğinin
izlenmesinden Kalite
Koordinasyon Şubesi
sorumludur.
• Diğer dış kaynaklı dokümanın
güncelliğinin izlenmesinden
birimler sorumludur.
Slide 57
Slide 58
Slide 2
KALİTE EĞİTİMİ
Kalite Standardımız,
TSE EN ISO 9001:2008
olarak değiştirilmiştir.
KYS Çalışmalarında başvurulan
ana kaynak
TSE EN ISO 9001:2008’dir
Slide 3
TANIMLAR
“ ISO ” NEDİR ?
1947 yılında kurulan ve yaptığı standardizasyon
çalışmaları sonucu sanayiye, ticarete ve
tüketicilere katkılar sağlayan
ISO (International Organization for
Standardization)
Uluslararası Standard Organizasyonudur.
TSE, ISO’nun üyesi ve Türkiye’deki tek
temsilcisidir.
“ EN ”
NEDİR ?
EN (Europeane Norm), Avrupa Standardlarının
kısaltmasıdır. EN Avrupa Birliği’nde Standardlar
arasında harmonizasyonu sağlamak için
oluşturulmuştur.
Slide 4
TANIMLAR
TS-EN-ISO 9000
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ;
Artık bugünün dünyası çok küçülmüş,
enformasyon, teknoloji ve iletişim alanındaki
büyük gelişmeler toplumları kıyasıya bir rekabete
ve her geçen gün yeni gelişmelerin yaşandığı
ekonomik bir yarışa itmiştir.
Mevcut dünya düzeninde ayakta kalabilmek ,
tüm sektörlerde müşteri ihtiyaç ve
beklentilerine uygun mal ve hizmet
üretiminin sağlanmasıyla
gerçekleşebilecektir.
Slide 5
TANIMLAR
Bu da ancak, kuruluşlarda, tasarım aşamasında
başlayarak üretim , pazarlama ve satış sonrası
hizmetlere kadar tüm aşamaları kapsayan ve
sürekli gelişmeyi hedefleyen Kalite Yönetim
Sisteminin uygulanmasıyla olacaktır.
Günümüzde Kalite Yönetim Sistemi konusunda
ISO 9000 Kalite Sistem Standardları 1987 yılında
yayımlandığı tarihten itibaren en fazla ilgiyi ve
uygulama alanını bulan milletlerarası Standardlar
haline gelmiştir.
TS-EN-ISO 9000 Kalite Standardları Serisi,
etkili bir yönetim sisteminin nasıl
kurulabileceğini, dokümante edilebileceğini
ve sürdürebileceğini göz önüne sermektedir.
Slide 6
Slide 7
ETKİN BİR SİSTEM OLUŞTURMANIN
İLK BASAMAĞI:
İyi bir dokümantasyona
sahip olmaktır!
Slide 8
DOKÜMANTASYON ŞARTLARI
• Kalite politikası ve hedefler
• Kalite el kitabı
• Standart tarafından istenen
dokümante edilmiş prosedürler
• Kuruluş tarafından etkin
planlamayı, işlemleri ve proses
kontrolünü güvenceye alacak
dokümantasyon
• Standart tarafından istenen
kalite kayıtları
Slide 9
STANDART DOSYA PLANI
•
•
•
•
•
•
060 Kalite Yönetim Sistemi
01 Kalite El Kitabı
02 Temel Prosedürler ve Bağlı İşlemler
04 Talimatlar
05 Formlar
07 İzleme ve Ölçme İşlemleri
•
08 İyileştirme İşlemleri
•
•
•
09 Bireysel Öneriler
10 Yönetimin Gözden Geçirmesi
11 Hizmet (Ürün) Gerçekleştirme
•
–
–
–
01 Müşteri Memnuniyeti (Veri Analizi)
02 Tetkik İşlemleri
03 İzleme ve Ölçme Sonuçlarının Analizi (Veri Analizi)
–
–
01 Düzeltici Faaliyetler
02 Önleyici Faaliyetler
–
–
01 Planlama
02 Hizmete Bağlı Şartların Belirlenmesi ve Gözden
Geçirilmesi
03 Tasarım ve Geliştirme
04 Üretim ve Hizmet (Ürün) Sağlanması (Sunulması)
–
–
99 Diğer
(YENİ)
060
Slide 10
060.01 Kalite El Kitabı
• Kuruluşun belirlediği kalite politikası
tanımlanır.
• Kuruluşun kuruluş amacı tanımlanır.
• Kuruluşun yapısı tanımlanır.
• Kuruluşun içi bölümler tanımlanır.
• Kontrollü dokümandır.
• Kuruluşun kalite bölümü tarafından
yayınlanır.
• Örnek DÖF maddesi 8.5.2/8.5.3 syf 24
Slide 11
Doküman
• Kalite yönetim sistemine bilgi
sağlayan ve gerekli verileri
içeren yazılı veya elektronik
biçimlerin tümüdür.
- Kontrollü doküman
- Kontrolsüz doküman
- Dış kaynaklı doküman
Slide 12
Güncel Doküman
• Kalite Yönetim Sistemi kapsamına dahil olan
birimlerdeki iş ve işlemlerin yerine getirilmesi
sırasında kullanılan ve kullanıldığı tarih itibari ile
güncel olan ve izlenen dokümandır
Kontrollü Kopya Kaşesi
• Üzerinde birim kodu (İK) ile birlikte
‘’KONTROLLÜ KOPYA’’ ifadesi
bulunan kırmızı renkli kaşedir
Revizyon
• KYS kapsamında hazırlanmış olan
dokümanın, etkinliği ve yeterliliğinin
yeniden incelenip yeniden
yayınlanmasıdır
Slide 13
Kontrollü Doküman
• Üzerinde kırmızı renkli ‘’KONTROLLÜ
KOPYA’’ kaşesi bulunan ve izlenen
dokümandır
Kontrolsüz Doküman
• Üzerinde kırmızı renkli ‘’KONTROLLÜ
KOPYA’’ kaşesi bulunmayan
dokümandır
Dış Kaynaklı Doküman
• Kurum haricinde oluşan iş ve
işlemlerimizi etkileyen kanun, tüzük,
yönetmelik, standart, genelge vb.
verileri içeren dokümanların tümüdür
Slide 14
Dokümanın Biçimlendirilmesi.
* Dokümanın Numarası
• Kalite Yönetim Sistemi Doküman
Kodlama Talimatına uygun olarak
hazırlanır
* Revizyon Tarihi ve Numarası
• Dokümanda yapılan değişikliğin
numarası ilk değişiklikten itibaren
birer artırılarak /01, /02, /03…
şeklinde ‘’ Revizyon No ’su’’ satırında
belirtilir
* Yayım Tarihi
• Dokümanın yayımlanarak
yürürlüğe girdiği tarihtir
Slide 15
• Sayfa No;
• Biribirini takip eden sayfa
adedi yazılır.
• Örnek:
• Sayfa No : 1/5 gibi
• (Toplam 5 sayfa)
Slide 16
• Hazırlanacak dokümanda başlıklar
numaralandırılır ve koyu şekilde yazılır
• Varsa alt başlıklar a,b,c.. Şeklinde verilir
• Alt başlıklar içerisinde sınıflama
gerektiğinde 1,2,3… şeklinde yazılır
• 1.AMAÇ:
• 2. KAPSAM
• 3. TANIMLAR.
• ..VS.
Slide 17
Slide 18
Slide 19
Slide 20
Slide 21
Dokümanların Hazırlanması ve
Onaylanması
• Kalite El Kitabının, Prosedürlerin ve
Sistem dokümanının hazırlanması ve
onaylanması hususları Doküman ve
Kayıtların Kontrolü Prosedürünün
uygulama kısmında ,
• Süreçleri ile ilişkili olması durumunda
dokümanın nasıl hazırlanacağı ve
onaylanacağı Doküman Kontrol
Talimatında ayrıntılı şekilde
açıklanmıştır.
Slide 22
1. Sistem süreçlerine ait kart, talimat, bilgi
notu vb. doküman ilgililerce hazırlanır
• Hazırlanan doküman kapsamı
itibariyle hazırladığı birimin dışındaki
birimleri de ilgilendiriyorsa
Kalite Koordinasyon Şubesinde ;
‘‘ Hazırlayan’’ kısmı, KYS / KS
‘‘Onay’’kısmı, KYT / KYS
tarafından imzalanarak
onaylanır.
Slide 23
• Hazırlanan doküman kapsamı
itibariyle hazırladığı birimin dışındaki
birimleri de ilgilendiriyorsa
Birimlerde ;
‘‘ Hazırlayan’’ kısmı, Birim üst
yöneticisi
‘‘Onay’’kısmı, birimin bağlı
olduğu Genel Müdür
Yardımcısı
tarafından imzalanarak
onaylanır.
Slide 24
• Hazırlanan doküman kapsamı itibariyle
sadece hazırlandığı birimi ilgilendiriyorsa ;
Örnek İş Analiz Tablosu.
‘‘ Hazırlayan’’ kısmı, ilgili
Başkan Yardımcısı
‘‘Onay’’ kısmı, Birim üst
yöneticisi
tarafından imzalanarak
onaylanır.
Slide 25
2. Form, tablo, liste vb. dokümana ait boş
formatlar ilgililer tarafından hazırlanır.
• Hazırlanan dokümanın alt
kısmında uygun bir boşluğa
tarih yazılır,
• Birim Kalite Koordinatörü
tarafından paraflanır,
• Dokümanın asıllarının
bulunduğu dosyada
muhafaza edilir.
Slide 26
Slide 27
Slide 28
Dokümanın Yayımlanması
1- Kontrollü Kopya olarak yayımlanması
gereken ;
• Kalite El Kitabı, Prosedürler,
Talimatlar, bilgi notları, süreç
dokümanı, hedef planları, KYS nin
planlanmasında kullanılan planlar
vb. dokümanın onaylanan asılları
dokümanın dağıtılacağı birim sayısı
kadar çoğaltılır
• Çoğaltılan dokümanın her sayfasının
uygun bir boşluğuna kırmızı ‘‘ KM
Kontrollü Kopya ’’ kaşesi basılır
• İlgililerce dağıtılarak yayımlanır
• Dokümanın asılları dosyalarında
muhafaza edilir
Slide 29
Dokümanın Yayımlanması
‘‘ Kontrollü Kopya ’’ olarak yayımlanması
gereken ;
• Bunların dışında kalan ve ilgili
birimler tarafından oluşturulan
formlar, tablolar, listeler vb.
doküman Birim Kalite Koordinatörü
ve ilgili Başkan Yardımcılarının bilgisi
dahilinde sistemde tanımlanır ve
kullanılması sağlanır.
Slide 30
Dokümanın Yayımlanması
• Bu dokümanlar ‘‘ Süreçlerin
İzlenmesinde Kullanılan Form, Tablo
vb. Doküman Listesinde’’tanımlanır.
Slide 31
Slide 32
Dokümanın Yayımlanması
• Bu dokümanlar ‘‘ Doküman
Dağıtım/Toplama Formu’’ ile ayrıca
dağıtılmaz.
Slide 33
Dokümanın Yayımlanması
• Bu dokümanların içeriğinde değişiklik
yapılan , revizyona uğrayan veya
tamamen iptal edilen formatları
kırmızı ‘‘GEÇERSİZDİR’’ kaşesi
basılarak dosyada muhafaza edilir.
Slide 34
Slide 35
060.02 Temel Prosedürler ve Bağlı İşlemler
• Bir faaliyetin amacını ve
kapsamını tanımlar
• Bir sürecin gerçekleşmesindeki
usul ve esasları belirler ve tanımlar
• KALİTE MERKEZİ TARAFINDAN
HAZIRLANIR VE TAKİP EDİLMESİ
İSTENİR..
Slide 36
Prosedür Kapsamı
•
•
•
•
NE gerçekleştirilecek ?
NEDEN gerçekleştirilecek ?
NEREDE kontrol edilecek ?
KİM faaliyet/kontrolden
sorumlu olacak ?
• NASIL gerçekleşecek/kontrol
edilecek ?
• NE zaman gerçekleşecek/
kontrol edilecek ?
?
?
?
Slide 37
Mevcut Prosedürler
• Şimdilik 5 adet var..
1.
2.
3.
4.
5.
Doküman ve Kayıtların Kontrolü
Prosedürü
Düzeltici ve Önleyici Faaliyet
Prosedürü..
İç Tetkik Prosedürü
Uygun Olmayan Ürünün Kontrolü
Prosedürü
Basım İşleri Prosedürü
Prosedürler Kalite Merkezince hazırlanır,
yürürlüğe konulur ve takibi istenir
Slide 38
060.04 Talimatlar
•
•
•
•
•
Talimatlar ISO 9001-2008 4.2. Dokümantasyon
Şartları maddesi gereği i; personeli
bilgilendirmek, bir standart oluşturmak, işin nasıl
yapılması gerektiği konusunda detay bilgiler
vermek için hazırlanır.
Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü ve
Doküman Kontrol Talimatına göre Hazırlanır
asılları Kalite koordinatörlüğünde muhafaza
edilir.
Örnek;
Sunum Hazırlama Talimatı “Amaç; Görsel
birtakım araçlar kullanılarak makamı
bilgilendirmek amacı ile yapılacak sunular için
bir format oluşturmaktır.”
Doküman Kodlama Talimatı “Amaç; Kalite
Yönetim sistemine ilişkin iş ve işlemelerdeki
dokümantasyonda geçen terimlerin kodlama
yöntemlerinin belirlenmesidir.”
Slide 39
060.05 Formlar
•
Formlar; Prosesi (Süreç) oluşturan
dokumanlar arasındadır
• Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü
ve Doküman Kontrol Talimatına göre
Hazırlanır, Dokuman Kodlama Talimatına
göre kodlaması yapılarak; asılları Kalite
koordinatörlüğünde muhafaza edilir.
• Revize edilmesi durumunda Doküman ve
Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre revize
edilir Revize numaraları bir arttırılır.
Slide 40
Slide 41
Dokümanın Revize Edilmesi
• Kalite El Kitabının revizyonu
gerektiği durumda ,
dokümanı hazırlayan,
onaylayan ve yayınlayan
yetkililer tarafından gerekli
değişiklikler yapılır.
Slide 42
Dokümanın Revize Edilmesi
Kalite Yönetim Sisteminde kullanılan prosedür
ve diğer dokümanların revizyonu gerektiğinde ;
• Değişiklikler farklı bir yazı karakteri ile
yapılır.
• Doküman yeniden yayımlanır.
• Dokümanda revizyon numarası 00
ile başlar, değişikliklerde revizyon
numarası 1 artar.
Slide 43
Dokümanın Revize Edilmesi
• Sistem prosedürleri, diğer
prosedürler, talimatlar, bilgi
notları vb. dokümanın, herhangi
bir sayfasında bir kelime, cümle
veya paragraf tamamen
çıkartılırsa, çıkartılan yerin
başlangıç noktasına /…/ işareti
konulur.
• Doküman sayfasının üst
kısmında bulunan Revizyon
No’nun eski numarası 1 artırılır.
Slide 44
Dokümanın Revize Edilmesi
• Doküman sayfasının üst kısmında
bulunan ‘‘ Yayım Tarihi’’ kısmına
dokümanın ‘‘Doküman
Dağıtım/Toplama Formu’’ veya resmi
yazı ile dağıtıldığı tarih yazılır.
• Dokümanda yapılan revizyon 99’u
geçerse revizyon numarası 01’den
başlamak suretiyle takip ettirilir. Yeni
yayım tarihi yazılır ve yayımlanır.
Slide 45
Güncel Doküman
Listesi
Slide 46
Güncel Doküman Listesi
• Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarında
kaynak olarak faydalanılan
dokümanlar kaydedilir
• Birimlere ait olacak şekilde ayrı ayrı
düzenlenir
• Birim üst yöneticileri tarafından
onaylanır.
Slide 47
Slide 48
Güncel Doküman Listesi
• Sistem prosedürleri
• Gerekli görüldüğü durumlarda
hazırlanan hizmetle ilgili diğer
prosedürler
• Talimatlar
• Bilgi notları
• Süreç dokümanı
• Hedef planları
• KYS sisteminin planlanmasında
kullanılan planlar
• Resmi gazete
• Kanun, tüzük, yönetmelik,
genelge, tebliğ, yönerge vb.
Slide 49
Güncel Doküman Listesi
• Güncel doküman listesindeki
dokümanlardaki değişiklikler listedeki
revizyon/yayın sütununda 3’üncü
revizyona kadar izlenir.
• Yapılması gereken revizyonun 4’üncü
veya daha fazla olması durumunda
Güncel Doküman Listesinin ilgili sayfası
yeniden düzenlenir.
• Yeniden düzenlenen Güncel
Doküman Listesinin sadece değişikliğe
uğrayan sayfası tekrar yayınlanır.
• Bu değişikliği gösterebilmek için
Güncel Doküman Listesinin üst
kısmında bulunan Revizyon No’nun
eski numarası 1 artırılır.
Slide 50
Slide 51
Slide 52
Dokümanların Muhafazası
• Kalite El Kitabı, sistem
Prosedürleri, gerekli olduğu
durumlarda hazırlanan
hizmetlerle ilgili diğer
Prosedürler, Talimatlar, bilgi
notları, süreç dokümanı, hedef
planları, Kalite Yönetim
Sisteminin planlanmasında
kullanılan planlar vb.
dokümanın onaylanan asılları;
dokümanı yayınlayan birim
tarafından muhafaza edilir.
Slide 53
Dokümanların Muhafazası
• İçeriğinde değişiklik
yapılarak revizyona
uğrayan veya tamamen
iptal edilen söz konusu
dokümanın eski asıllarına
kırmızı “GEÇERSİZDİR”
kaşesi basılarak muhafaza
edilir.
Slide 54
Slide 55
Dış Kaynaklı Dokümanların
Kontrolü
• Genel Müdürlüğümüz dışındaki
kurum ve kuruluşların hazırlayarak
yayınladığı her türlü kanun, tüzük,
yönetmelik, yönerge, el kitabı,
genelge ve tebliğ, kitap, yayın,
katalog, vb. doküman ile yurtdışı
posta idarelerinin yayınladığı
dokümanlardır.
• Kuruluşumuzun Kalite Yönetim
Sisteminin kurulması ve
yürütülmesinde faydalanılan
Standartlar da dış kaynaklı
dokümandır.
Slide 56
Dış Kaynaklı Dokümanların
Kontrolü
• Standartların güncelliğinin
izlenmesinden Kalite
Koordinasyon Şubesi
sorumludur.
• Diğer dış kaynaklı dokümanın
güncelliğinin izlenmesinden
birimler sorumludur.
Slide 57
Slide 58