Transcript PLAN ESTRATEGICO 2008 – 2011 “Acompañamiento, Seguimiento Y Efectividad En Resultados” RESEÑA HISTÓRICA  La Contraloría General del Departamento Norte de Santander, fue creada mediante Ordenanza.

PLAN ESTRATEGICO
2008 – 2011
“Acompañamiento, Seguimiento Y
Efectividad En Resultados”
RESEÑA HISTÓRICA
 La Contraloría General del Departamento Norte de
Santander, fue creada mediante Ordenanza Número
070 del 14 de Abril de 1926 expedida por la Asamblea
del Departamento Norte de Santander, quien en uso
de sus facultades legales, ordenó establecer como
servicio departamental Administrativo, el
Departamento de Contraloría.
 Es un órgano independiente de los demás
departamentos administrativos, de carácter técnico
con autonomía administrativa y presupuestal, la cual
no tiene funciones administrativas distintas de las
inherentes a su propia organización.
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
 Mediante la Ordenanza número 022
del 27 de diciembre de 2000, se
estableció la planta de personal de la
entidad, siendo modificada por las
Ordenanzas números 046 del 18 de
diciembre de 2001, la Ordenanza
0011 del 12 de mayo de 2003 y la
Ordenanza 025 del 10 de diciembre
de 2007; siendo esta la siguiente:
CARGO
CÓD
GRADO
No. CARGOS
Contralor General
010
15
1
Contralor Auxiliar
035
14
1
105
12
1
Jefe de oficina
205
11
2
Tesorero General
201
11
1
Profesional especializado
335
10
8
Profesional universitario
340
09
18
401
08
12
Auxiliar administrativo
550
05
1
Secretario
540
04
6
Conductor mecánico
601
03
2
Auxiliar de servicios generales
605
03
1
NIVEL DIRECTIVO
NIVEL ASESOR
Asesor
NIVEL EJECUTIVO
NIVEL PROFESIONAL
NIVEL TÉCNICO
Técnico
NIVEL ADMINISTRATIVO
NIVEL OPERATIVO
MARCO LEGAL
 Las normas que se citan a continuación son aquellas
que directamente determinan la obligación que tienen
las Contralorías Departamentales y Municipales de
elaborar su planeación a largo, mediano y corto plazo:
 Constitución Política Colombiana. Artículos 339-344
 Ley 152 de 1994 Plan de Desarrollo
 Ley 42 de 1993, control fiscal financiero.
 Ley 610 de 2000.
 Ley 872 de 2003, Sistema de Gestión de Calidad
 Resolución Orgánica No. 016 del 10 de noviembre de
2005, Auditoria General de la República.
PRINCIPIOS ÉTICOS
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El interés general prevalece sobre el interés particular.
Los bienes públicos son intocables.
Todos los ciudadanos y los sujetos de control son iguales frente al
ejercicio de la función fiscalizadora.
El servidor público velará por el cuidado de los bienes públicos y
contribuirá a evitar el fraude y uso indebido de dichos bienes.
El cumplimiento de los deberes y el servicio a la ciudadanía es
función primordial de los funcionarios de la entidad.
Es imperativo ético del servidor público rendir cuentas a la
ciudadanía sobre la utilización de los recursos públicos
encomendados y los resultados de su gestión.
Los ciudadanos tienen derecho a participar en el control y
vigilancia de la gestión fiscal.
Los bienes públicos están destinados exclusivamente al servicio de
la comunidad.
La generación de confianza de la ciudadanía frente al Estado, es el
propósito fundamental del servicio público.
VALORES ÉTICOS
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COMPROMISO: Estamos comprometidos en la modernización de los procesos
misionales y con toda la sociedad Nortesantandereana, en velar por la correcta
ejecución de los recursos de nuestro Departamento.
EFICACIA: Laboramos con el objetivo de obtener resultados en el Control Fiscal y así
evitar el despilfarro del erario departamental.
EQUIDAD: Otorgamos igual trato a todas las personas, especialmente a los gestores
fiscales.
CONFIANZA: Inspiramos confianza en la ciudadanía que esperan que vigilemos la
gestión y el uso de los recursos públicos.
EFICIENCIA: Alcanzamos todas las metas proyectadas.
PARTICIPACION: La vinculación de la ciudadanía al ejercicio de la vigilancia fiscal
forma parte de nuestro actuar.
HONESTIDAD: Actuamos con honradez en la vigilancia y control de la gestión
administrativa departamental.
SOLIDARIDAD: Trabajamos en equipo para alcanzar resultados en la vigilancia y
control de los recursos del Departamento.
RESPETO: La dignidad humana se garantiza en todas las actuaciones de esta entidad.
LEALTAD: Somos fieles a la causa y al compromiso que adquirimos con la comunidad.
TRANSPARENCIA: Todas nuestras actuaciones son públicas.
COMPROMISOS ÉTICOS
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Actuar conforme a los lineamientos éticos establecidos.
Capacidad de alinearse y tomar como propios los proyectos y propósitos institucionales.
Hacer propias las orientaciones, propósitos, proyectos y logros institucionales, con el fin
de garantizar el cumplimiento de nuestra labor fiscalizadora, propiciando el
mejoramiento continuo.
Reservar sobre la información del ejercicio fiscal que por mandato legal no puede ser
divulgada, y discreción en el tratamiento de los asuntos internos de la entidad.
Rechazo de cualquier tipo de invitación, agasajo o evento dentro del desarrollo del
proceso auditor, hecho por un ente en el transcurso de la auditoría.
Sentido de pertenencia y compromiso en todas las actividades deportivas, sociales y
culturales, programadas por la Contraloría General del Departamento Norte de
Santander.
Comportamiento coherente entre el decir y el hacer, con relación al respecto y cuidado
de los bienes públicos y privados.
Utilización de los recursos exclusivamente para el cumplimiento de nuestra gestión y
brindar garantía a la comunidad frente a la protección de los bienes públicos, mediante
el ejercicio de un efectivo control fiscal.
Aceptación del derecho de los demás a su propia forma de pensar, sentir y actuar.
Los servidores públicos de la Contraloría General del Departamento Norte de Santander,
prevemos y corregimos las consecuencias negativas de nuestras actuaciones y
omisiones como individuos y como organización, de modo que contribuyamos a un
clima laboral óptimo y de constante respeto en la Entidad y fuera de ella.
DIAGNÓSTICO
ESTRATÉGICO
 En este acápite del PEC se deja entrever el
Plan que resulta del diagnóstico elaborado a
partir de una matriz DOFA, herramienta de
gerencia que nos permite determinar el
estado actual de nuestra Contraloría y de
esta forma poder iniciar un ejercicio
adecuado de planeación estratégica. El
diagnóstico estratégico nos permite
consolidar fortalezas, prevenir el efecto de
las debilidades, aprovechar las
oportunidades y contrarrestar las
amenazas.
DIAGNÓSTICO
ESTRATÉGICO - DEBILIDADES
 Modelo de Organización por funcionarios
 Falta de equipos de computación para suplir
una contingencia
 Falta de coordinación y trabajo en equipo
entre las dependencias
 Falta de recursos financieros en la Entidad
 Distribución de las cargas de trabajo
inadecuadas
 Mediana motivación e incentivos para los
funcionarios
 Falta de recursos para una permanente
capacitación
DIAGNÓSTICO
ESTRATÉGICO - AMENAZAS
 Poca credibilidad y confiabilidad en los órganos de
control fiscal
 La intención del gobierno Nacional de desaparecer los
órganos de control fiscal territorial
 Limitación de los ingresos, para el cubrimiento de los
compromisos institucionales
 El fallo de procesos administrativos que afectan
notoriamente el presupuesto de la Contraloría
 La no ejecución de auditorias constantes en
municipios, por el alto riego de inseguridad al talento
humano de Control Fiscal
 La mora en ciertas ocasiones, en la entrega de
resultados en el ejercicio del control fiscal
DIAGNÓSTICO
ESTRATÉGICO - FORTALEZAS
 Alto nivel de profesionalismo de los servidores
públicos
 Experiencia de los funcionarios de la entidad
 Empeño de la administración para el mejoramiento
integral de la entidad
 Participación activa de los funcionarios en la ejecución
de las tareas misionales y visionales
 Adecuada planta física
 Comité de conciliación para tratar los conflictos
internos a nivel laboral y administrativo
 Constantes deseos y efectiva ejecución de programas
de capacitación
 Sentido de pertenencia de la mayoría de los
funcionarios
DIAGNÓSTICO
ESTRATÉGICO - FORTALEZAS





Políticas de la dirección estratégica de mantener el equipo
de talento humano, con mayor estabilidad laboral.
Ejecución de programas dirigidos al bienestar social de los
funcionarios
Funcionamiento al servicio de la comunidad del portal Web
de información http://www.contraloriands.gov.co
Actualmente y como plan de contingencias, la Contraloría
General del Departamento del Norte de Santander, viene
implementando la compra de equipos para suplir los
posibles faltante en la entidad
Red de área local (LAN), combinada con una red
inalámbrica. La primera con el fin de compartir recursos
entre los equipos y la segunda para permitirles el ingreso a
la LAN a los equipos que cuentan con esta nueva tecnología.
DIAGNÓSTICO
ESTRATÉGICO - OPORTUNIDADES
 Tecnología existente en el mercado
 Personal calificado en el mercado
 Posibilidad de mejorar aún más la imagen de la
entidad
 Apoyo tecnológico de la Gobernación de Norte de
Santander
 Participación en el SINACOF
 Políticas del Alto Gobierno sobre transparencia en el
ejercicio del control fiscal
 Uso de los medios de Comunicación
 Convenios interinstitucionales
 Participación de la sociedad civil en el ejercicio del
control fiscal a través de las veedurías ciudadanas
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO
MISIÓN
 La Contraloría General del Departamento Norte
de Santander es una entidad pública de
carácter técnico con autonomía administrativa
y presupuestal, encargada de vigilar, en forma
posterior y selectiva, la gestión fiscal de la
Administración y de los particulares o
entidades que manejan fondos o bienes
públicos en el orden departamental, incluyendo
el control financiero, de gestión de resultados,
teniendo en cuenta el componente ambiental y
cultural, fundado en los principios de eficiencia,
eficacia, economía, equidad y valoración de los
costos ambientales.
VISIÓN
 La Contraloría General del Departamento en el
año 2011, será la entidad pública modelo en el
control fiscal en el Norte de Santander,
fundamentado en un equipo de trabajo
comprometido con la certificación de su
Sistema de gestión de Calidad y en el
reconocimiento de su proceso de mejoramiento
continúo en el sector público.
POLÍTICAS
 Acompañamiento y seguimiento a los entes sujetos de
Control
 Compromiso institucional por la calidad en el ejercicio
funcional
 Fortalecer la cultura de autocontrol
 Manejo y reserva de la información
 Capacitación a funcionarios de la Contraloría y a
entidades auditadas
 Toma de decisiones concertadas en materia de
planeación
 Conocimiento y aplicación de la normatividad vigente
 Control fiscal más participativo
POLÍTICA DE CALIDAD
 La Contraloría del Departamento del Norte de
Santander, como entidad pública fiscalizadora
en el marco de su misión tiene el compromiso
de cumplir con los requisitos del Estado, los
entes sujetos de control y la comunidad
mediante el fomento de la autoevaluación, la
gestión por resultados y el buen uso de los
recursos en busca de la mejora continúa de la
eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de
gestión de calidad, contribuyendo así al logro
de los fines esenciales del Estado.
OBJETIVOS GLOBALES
CORPORATIVOS
1. Fortalecer los procesos misionales y administrativos de la
entidad, para lograr una efectiva gestión en el control de los
recursos públicos del Departamento.
2. Fortalecer y sostener la productividad laboral de la
Contraloría.
3. Fortalecimiento de la gestión administrativa de las
entidades sujetas de control fiscal.
4. Fortalecer el control fiscal de gestión y resultados, a través
de la participación ciudadana.
5. Fortalecimiento del Control de la Gestión Ambiental
6. Fortalecimiento del Control de la Gestión e Inversión Pública
en el Campo de la Cultura y el Patrimonio Público Cultural
del Departamento
7. Fortalecimiento del control fiscal sobre la gestión e
inversión pública sobre los recursos de salud y educación.
1. Fortalecer procesos misionales…
1.1 Implementar mecanismos de planeación para el control y seguimiento
de las actividades. Se inicia en el 2008 y se realiza control y seguimiento
hasta el 2011.
ESTRATEGIAS
RESPONSABLES
Formular, aprobar, ejecutar y socializar
del Plan Estratégico de la
Contraloría Departamental
Formulación y socialización:
Direccionamiento estratégico,
lideres de cada proceso
Aprobación: Comité Directivo
Ejecución: líder de cada proceso
Formulación, aprobación y ejecución del
Plan de Acción de cada Proceso.
Formulación y socialización: Líder de
cada proceso
Aprobación: Comité Operativo
Ejecución: Líder de cada Proceso
Control y seguimiento al cumplimiento
de los Planes.
Oficina de Control Interno.
Consolida la información, Evalúa y
Formula recomendaciones,
sugiere ajustes y orientaciones a
los Planes.
1. Fortalecer procesos misionales…
1.2 Revisión, Actualización y Socialización de los manuales de procesos y
procedimientos adoptados por la entidad. Este Objetivo se inicia en el
año 2008.
ESTRATEGIAS
RESPONSABLES
Participación activa de todos los
funcionarios en la revisión y
formulación de las actualizaciones:
Formulación: líder y funcionarios
de cada proceso.
Coordinación: Oficina de Control
Interno.
Aprobación: Dirección estratégica
1. Fortalecer procesos misionales…
1.3 Diseñar, socializar e implementar un Sistema de Gestión de Calidad
con el objetivo de lograr la certificación. Este Objetivo Estratégico se
inicia en la vigencia 2008 y terminara con la obtención de la certificación
en el año 2011.
ESTRATEGIAS
RESPONSABLES
Sensibilización
de
todos
los
funcionarios,
socialización,
capacitación, retroalimentación y
apoyo interinstitucional.
El Comité Operativo establecerá
las acciones a seguir y
designará el director del
proceso de implementación
del SGC.
Socialización: Líder de cada
proceso, Oficina de Control
Interno
2. Fortalecer y sostener la
productividad laboral de la Contra…
2.1 Desarrollo integral del Talento Humano. Este proyecto
se desarrollara cada año entre el 2008 y 2011.
ESTRATEGIAS
RESPONSABLES
Presentación de proyectos de
capacitación y bienestar al Fondo
de Bienestar Social..
Formulación, Presentación:
Comisión de personal,
Aprobación: Junta Directiva del
Fondo de Bienestar Social.
Ejecución: Director del Fondo de
Bienestar Social
2. Fortalecer y sostener la
productividad laboral de la Contra…
2.2 Fortalecer el Sistema de Control Interno y la Cultura
del Autocontrol.
ESTRATEGIAS
RESPONSABLES
Elaboración y actualización del Plan
de manejo de riesgos, evaluación y
seguimiento al Sistema de Control.
Interno mediante la formulación y
ejecución del plan de acción de
Control
Interno,
auditorias
internas, evaluación del Control
Interno
Contable,
Planes
de
mejoramiento internos.
Oficina de Control Interno
2. Fortalecer y sostener la
productividad laboral de la Contra…
2.3 Sostenimiento tecnológico de la Contraloría. Este
Objetivo Estratégico se iniciará en el 2008 y se mantendrá hasta
el 2011.
ESTRATEGIAS
RESPONSABLES
Adquisición de equipos de cómputo
de acuerdo a las necesidades,
capacitación
a
funcionarios,
convenios
con
el
Fondo
de
Bienestar Social de la Contraloría,
mantenimiento y ampliación de la
red interna LAN, y la ampliación del
número de funcionarios con acceso
a Internet.
Lideres de cada proceso, Ingeniero
de sistemas.
2. Fortalecer y sostener la
productividad laboral de la Contra…
2.3 Sostenimiento tecnológico de la Contraloría. Este
Objetivo Estratégico se iniciará en el 2008 y se mantendrá hasta
el 2011.
ESTRATEGIAS
RESPONSABLES
Adquisición de equipos de cómputo
de acuerdo a las necesidades,
capacitación
a
funcionarios,
convenios
con
el
Fondo
de
Bienestar Social de la Contraloría,
mantenimiento y ampliación de la
red interna LAN, y la ampliación del
número de funcionarios con acceso
a Internet.
Lideres de cada proceso, Ingeniero
de sistemas.
3. Fortalecimiento de la gestión
administrativa de las entidades
sujetas de Control Fiscal
3.1 Ejecutar acciones que permitan el mejoramiento
progresivo de la gestión de los entes sujetos de Control.
Este Objetivo estratégico se ejecutará a partir del 2008 y
culminará en el 2011.
ESTRATEGIAS
RESPONSABLES
Continuar
Impulsando
la
implementación
del
modelo
estándar de Control Interno MECI,
seguimiento
a
planes
de
mejoramiento suscritos por los
entes vigilados, apoyo en la
información
normativa
y
de
movilidad en el orden jurídico a los
entes a través de circulares y la
pagina
Web,
Controles
de
advertencia,
reforma
y
socialización de la resolución 530
rendición de cuentas
Líder del Proceso de Control Fiscal
y Control Interno
4. Fortalecer las actividades del Control
Fiscal a través de la
Participación Ciudadana
4.1 Fortalecer la Participación Ciudadana. Este Objetivo
estratégico se desarrollará a partir del año 2008
ESTRATEGIAS
RESPONSABLES
Capacitación a Personeros en sus
funciones de Veedores del Tesoro,
con el fin de que retroalimenten a
la ciudadanía en cada uno de sus
municipios; propender porque las
entidades vigiladas por medio de
sus autoridades locales o directivos
incentiven en el desarrollo de su
gestión la participación ciudadana.
Acompañamiento
con
las
personerías para incentivar la
creación
de
las
veedurías
ciudadanas.
Talento Humano y Control Fiscal
4. Fortalecer las actividades del Control
Fiscal a través de la
Participación Ciudadana
4.2 Fortalecer el proceso atención de quejas. Se
desarrollará a partir 2008
ESTRATEGIAS
RESPONSABLES
Capacitación a los funcionarios que
participan en el proceso, inclusión
de un profesional en el área
funcional
de
Participación
ciudadana
Líder de proceso de talento
Humano
5. Fortalecer el ejercicio de
control fiscal ambiental
5.1 Institucionalizar directrices de orden ambiental para la
Contraloría General del Departamento Norte de Santander
ESTRATEGIAS
Institucionalización de la política
objetivos de orden ambiental de
Contraloría.
RESPONSABLES
y
la
Institucionalización de Plan de Gestión
Ambiental de la Contraloría General del
Departamento Norte de Santander.
Formulación: Ing. Ambiental y/o
Especialista en el área ambiental.
Socialización: Ing. Ambiental y/o
Especialista en el área ambiental.
Aprobación: Alta Gerencial y todos los
Funcionarios de la Contraloría
Departamental.
Ejecución: Alta Gerencial y Funcionarios
de la Contraloría Departamental.
Formulación: Ing. Ambiental y/o
Especialista en el área ambiental.
Socialización: Ing. Ambiental y/o
Especialista en el área ambiental.
Aprobación: Alta Gerencial y Funcionarios
de la Contraloría Departamental.
Ejecución: Alta Gerencial y Funcionarios
de la Contraloría Departamental.
5. Fortalecer el ejercicio de
control fiscal ambiental
5.2 Fortalecer la formulación e implementación efectiva de los
Planes de Acción Ambiental.
ESTRATEGIAS
RESPONSABLES
Formulación,
aprobación
y
ejecución efectiva del Plan de
Acción
Ambiental
Anual,
considerando directrices y criterios
que orienten el ejercicio del Control
Fiscal Ambiental
Formulación: Ing. Ambiental y/o
Especialista en el área ambiental.
Socialización: Ing. Ambiental y/o
Especialista en el área ambiental.
Aprobación: Alta Gerencial y Jefe de
proceso de Control Fiscal
Ejecución: Ing. Ambiental y/o
Especialista en el área ambiental.
5. Fortalecer el ejercicio de
control fiscal ambiental
5.3 Fortalecer la rendición de información ambiental por parte de los sujetos de
control, información que contribuye en gran forma a la ejecución de auditorias,
evaluación de la gestión ambiental y elaboración del Informe de los Recursos
Naturales a presentar a la Asamblea y la CGR.
ESTRATEGIAS
RESPONSABLES
Diseño e implementación de documento denominado “Encuesta
de Gestión Ambiental y Estado de los Recursos Naturales
Municipales”,
Formulación: Ing. Ambiental y/o Especialista en el área
ambiental.
Socialización: Ing. Ambiental y/o Especialista en el área
ambiental.
Aprobación: Alta Gerencial y Jefe de proceso de Control Fiscal
Ejecución: Alta Gerencial e Ing. Ambiental y/o Especialista en
el área ambiental
Diseño e implementación de sencillo aplicativo como
proyecto
piloto
para
iniciar
el
proceso
de
sistematización en la rendición de la información
ambiental por parte de los Municipios pertenecientes al
Área Metropolitana.
Formulación: Ing. Ambiental y/o Especialista en el área
ambiental e Ingeniero de Sistemas.
Socialización: Ing. Ambiental y/o Especialista en el área
ambiental e Ingeniero de Sistemas.
Aprobación: Alta Gerencial y Jefe de proceso de Control Fiscal
Ejecución: Ing. Ambiental y/o Especialista en el área ambiental
e Ingeniero de Sistemas.
6. Fortalecimiento del control fiscal sobre
la gestión e inversión pública …
ESTRATEGIAS
RESPONSABLES
Gestionar
la
conformación
del
inventario del patrimonio Público
Cultural del departamento ante la
Secretaría
de
Cultura
del
departamento diferentes entidades del
Departamento
Líder del proceso de Control Fiscal
Realización de un ejercicio de control
fiscal, con miras a evaluar el
patrimonio
público
Cultural
del
Departamento y la inversión de los
recursos de la estampilla procultura.
Líder del proceso de Control Fiscal
7. Fortalecimiento del control fiscal
sobre la gestión e inversión.…
ESTRATEGIAS
RESPONSABLES
Realización de un ejercicio de control
fiscal, con miras a evaluar la
asignación y ejecución de los recursos
destinados a salud y educación.
Líder del proceso de Control Fiscal
PLANES ANUALES
DE ACCIÓN


Los líderes de cada proceso con la asesoría de Control
Interno, elaboran los Planes Anuales de acción, los cuales
deben ser coherentes con los objetivos, misión y visión del
Plan Estratégico Institucional, y con las obligaciones
constitucionales y legales impuestas a la Contraloría
Departamental de Norte de Santander. Los lideres de cada
proceso, serán los responsables del cumplimiento y
seguimiento del Plan de acción de su área y deberán
informar la dirección estratégica sobre su ejecución y
evaluación.
Los Planes Anuales de acción de cada proceso, deben
contener las actividades a desarrollar, los tiempos de
ejecución, las metas, los responsables, indicadores,
recursos, limitaciones y la misión y objetivos, que deben ser
conocidos y compartidos por todos los funcionarios que
intervienen en el proceso.
SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN
Y CONTROL

El Plan Estratégico Institucional y los Planes de Acción deben ser objeto
periódicamente de seguimiento, evaluación y control, lo cual será realizado por
los Líderes de cada proceso y la Oficina de Control Interno. El punto de partida
serán los Planes de Acción, que como se dijo en el capitulo anterior, deben estar
en concordancia con los objetivos globales corporativos y con los objetivos
estratégicos planteados en el Plan Estratégico Institucional, antes enumerado.

Los Líderes de Procesos y la Oficina de Control Interno elaborarán informe de
seguimiento semestral y evaluarán los indicadores de resultado diseñados y
estructurados en los Planes de Acción. La Oficina de Control Interno establecerá
los formatos e instructivos que deberán ser utilizados por cada área funcional
para enviar la información a ser evaluada.

Con base en el proceso de seguimiento y evaluación realizado por los Líderes de
cada proceso y la Oficina de Control Interno, esta última evaluará lo realizado
frente a lo programado en el PEC, y elaborará el informe identificando los puntos
débiles y fuertes que se presenten con sus respectivas recomendaciones, al
igual que la forma como se están alcanzando los objetivos e identificando causas
y planteando recomendaciones. Este informe se presentará semestralmente a la
Alta Dirección de la Contraloría para posibles reorientaciones con miras al
mejoramiento contÍnuo de la entidad.
FIN