Transcript Slide 1
حقيقتا خداوند سرنوشت هيچ قومي را دگرگون نميكند مگر اينكه خودشان بخواهند مسلمانی که دو روزش برابر باشد مغبون است حضرت محمد (ص) 1 2 کلیات تحول در نظام های اداری 3 جمالت قصار تغییر و تحول قانون ثابت والیتغیر جهان هستی است. امروزه ثابت ماندن ،تغییر نکردن و بهبود نیافتن مساوی مرگ است. تنها دو گروه نمیتوانند افکار خود را عوض کنند :دیوانگان و مردگان انسان می تواند با تغییر ذهنیت خود زندگی خود را تغییر دهد. تغییر آن گاه شروع می شود که فردی پله بعدی را ببیند. عادت های کهنه یکی از موانع بسیار مهم تحول و بهبود است. نگاه ما به زندگی ،نگاه عادتمندانه است که باید هوشمندانه باشد. 4 Change is a window to the future 5 چرخ تغییر می چرخد تعریف تحول تحول یعنی فرآیند ذوب شدن اندیشه ها و باورها و رفتارهای سنتی و تثبیت ارزش های نوین و استقرار نظام های جدید. 6 ضرورت تحول ر ر عر ر ه ر ر •در عص ر ر ساز ر ر مور ررارآاد احس آ م ر ر ه عارهآ ر ر آ ر ر آر ررس ر ر هماهنگس ا ت الت جاآع اآ هری م ت ا ن آ یر تغییررات هدر ر ه را را یر در هننر انر تغییررات را در ج ری ان راد ت ر الت آ ر ر ای پیش ینی د ه قادر ا ن واختن هنن ای ب تر ه انی نن . •آر درارا ت ر ت ورناعس اورریم ارر در آاا را هن ان ررتاد س نیر ررما را ر ر ر رما را ای پ تا آس ن م آع ذالك ارر ر هن ور ار ر ا آرس ت ا ر در رآران ترا جای دهری برد .طر ر ق رع ی ریار وراد تر اوری ر آنتجر اآر ا تغییرر ا ری ه ر هد ررا و ر ار ر ا تررا اننك ر ا ر ار هررا ر ر ررسس رری ما ی ر ه ر و ر حس را ر ا . • ای روی ن ر مت وع ه کمال ان تغییر ه ت ل ان اد ک د. 7 ابزار تغییر •نیروی انسانی: •تکنولوژی: هدف وعامل تحول انسان ها هستند. ابزاری جهت تسریع و حصول اهداف تعییین شده است. •اطالعات: ماهیتا تغییر گرا است، 8 سطوح ایجاد تغییر در انسانها .1تغییرات در معرفت .2تغییرات در نگرش یا گرایش .3تغییرات در رفتار فردی .4تغییرات در رفتار گروهی 9 سه دید گاه دررابطه با تحول .1روان شناختی :دیدگاهی كه نوآوری را بیشتر یك امكر روان شكناختی و مربوط به میزان هوش و استعدادهای فردی تلقی می کند. .2جامعه شناختی :دیدگاه اجتماعی كه خالقیكت و نكوآوری سكازمانی را بیشتر امكری جامعكه شكناختی و مربكوط بكه فكراه آمكدن محكیه و زمینكه مناسب برای بروز استعدادها می داند. .3سیستتت ی :دیككدگاه سیسككتمی اسككت كككه ایرككاد نوآوریهككا و اسككتمرار و فراگیری آنها در سازمان را ی امر سازمانی یعنی فراتر از عوامكل فكردی و فراه آوردن صرف امكانات و زمینه های الزم تلقی می كند . 10 انواع تغییر .1تغییررر اآر ای :کوششی ی آگاهانییه وعمییدی بیرای اداره رومییداد بییه من ییور رسیییدن بییه نتایجی که از پیش تعیین گردیده است . .2تغییر خ د ج ش:یا نوعی دگرگونی که در کوتاه میدت بیه علیت رومیدادهای بیعیی و پیش آمدهای تصادفی ظاهر می گردد. .3تغییر ت راج :بیا تکامیت تنیدرمجی کیه شیامت م موعیه دگرگیونی هیای بی رگ و کیوککی است که در دراز مدت در یک سازمان رخ میدهد. 11 اجزاء تغییر 12 دیدگاه مهارت Vision Skills انگیزه منابع Incentives Resources برنامه اجرا = تحول Action Plan = Change اجزاء تغییر سردرگمی = برنامه اجرا منابع انگیزه نگرانی = برنامه اجرا منابع انگیزه مقاومت = برنامه اجرا منابع ناامیدی = برنامه اجرا هرزرفتن = منابع مهارت دیدگاه مهارت دیدگاه انگیزه مهارت دیدگاه انگیزه مهارت دیدگاه 13 فرآيند تغییر 14 معیارهاي اجراي تغییر پيش از آغاز فرآيند تغيير ،چهار معيار بايد برآورده شوند: .1مسیر یا نتیجه باید تعیین شود. .2افراد باید بدانند كه ماندن در شرایط فعلي خیلي سختتر از رسیدن به نتایج تغییر است. .3یك سیستم یا استراتژي اجرا و اندازهگیري باید بكار گرفته شود تا فاصله بین شرایط فعلي و آینده مطلوب به خوبي پر شود. .4مهارتها و منابع مورد نیاز براي دستیابي به نتایج باید واقعي و دستیافتني باشند. 15 عکسسسسسم انعمسسسسسل نیسسسسسروی انسانی در مقابل تغییر .1مقاومت(کامال مخالف تغيير) .1تبعيت( 50درصد با تغيير موافق) .1رهبری(کامال پذيرای تغيير) 16 انواع مقاومت: عادت نظرات شخصی امنیت مقاومت فردی عدم اطمينان به نتايج تغيير عوامل اقتصادی بی توجهی به تغييرات در ساير بخشها تهديد تخص ص نگرانی از تغيير ساختار قدرت مقاوم ت سازما نی هنجاره ای گروهی هزينه زا بودن تغيير عدم اطمينان از نتايج تغيير علم و دانش مقاومت فردي مقاومت سازماني 17 روش های استقرار تغییر .1یکباره .2موازی .3تدریری معیار انتخاب روش استقرار :میزان اطمینان به نتایج حاصل از تغییرات ،نوع تغییرات ،شرایه امکانی و زمانی 18 نظارت بر اجرای تغییر .1ضرورت: • بهبود سیست • رفع معایب احتمالی • آموزش حین اجرا .2روش نظارت: • مداوم • نوبه ای 19 ویژگی های مدیریت تغییر رب اشرح لی صدری و یسرلی امری تحمل تسهیل واحلل عقده من لسانی* يفقهوا قولي تفهی و اجعل لي وزيرا من اهلي مشارکت 20 ویژگی های مدیریت تغییر تحمل و بردباری: سعه صدر و بردباری دست افزار سروری است و ساالری (امام علی(ع)) با تمرین بردباری و تحمل انسان دو خصیصه مه .1وسعت دید .2کرامت نفس پیدا می کند: 21 ویژگی های مدیریت تغییر راهکار افزایش تحمل و بردباری • آگاهی :به میزان افزایش آگاهی ،انسان دیدش وسیع تر و تحملش افزون تر می گردد. • عشق :عشق به کار و به زیر مرموعه و پرسنل تحمل انسان را افزون می نماید. 22 ویژگی های مدیریت تغییر تسهیل و آسان سازی: • نتیره و بازتاب تفکر سهولت در انرام امور است. • یک مدیر فکور همیشه کوتاه ترین راه را برای مقصد انتخاب میکند، راهی که مبتنی بر تفکر باشد(.صراط مستقی ) 23 هنگام بر خورد با مقاومت افراد: .1به دیدگاههاي مختلف احترام بگذارید. .2موارد توافق را پیدا كنید. .3در مقابل ایدههاي جدید پذیرا و انعطافپذیر باشید وظايف کلی مديريت منابع انسانی .1 .2 .3 .4 جذب توسعه ایجاد انگیزش نگهداشت رهبران تغيير رهبران تغییر باید به کارمندان بگویند که: • مقصد آنها كجاست • كسب و كار آنها چیست • با چه كساني كار خواهند كرد • چه چیزي در راه است • از آنها چه انتظاري ميرود • ارزشها كدامند • تغییر در رویهها و فرایندها چه مواردي خواهد بود • چگونه این تغییرات اندازهگیري خواهد شد • عملكرد آنها چگونه اندازهگیري خواهد شد • چگونه رهبران ،تغییر را مدل كرده و ميپذیرند • دو اصل اساسي براي ایجاد تغییر سازماني وجود دارد :پیوستگي و تغییر. سه استراتژي رهبري تغییر قدرت :مستبد ،مشارکت با حداقل کارکنان تغییر از طریق استدالل :به کارکنان اطالعات می دهد و تشخیص نیازهاو انگیزه بازآموزي:ارزش به آموزش و توسعه،تشویق کارکنان به فراگیری مهارت جدید برنامه های مختلف تحول اداری .1 .2 .3 .4 .5 .6 .7 برنامه منطقی نمودن اندازه دونت برنامه تحول در ساختارهای تشکیالتی دونت برنامه تحول در نظامهای مدیریتی تحول در نظامهای استخدامی برنامه های آموزش و بهسازی نیروهای انسانی برنامه اصالح فرایندها و روشهای انجام کار و توسعه فناوری اداری برنامه ارتقاء و حفظ کرامت مردم در نظام اداری روش اجراء اصالحات اداری .1تعیین قلمرو و محدوده اصالحات اداری .2پیش بینی زمان مناسب برای انجام اصالحات .3تعیین اونویت های مرحله ای برنامه اصالحات اداری .4روشن بودن اهداف وراهبردهای کلی و جزئی (کالن وخرد ) و سازگار بودن آنها .5میزان مشارکت کارکنان و ذینفعان در اجرای برنامه اصالحات .6منابع مورد نیاز اصالحات .7ارزیابی عملکرد برنامه اصالحات به منظور بازنکری و تصحیح برنامه .8ترویج موفقیت های حاصل از اجرای برنامه اصالحات (ارایه انگوها و تجربه های موفق( .9وجود یک سندملی(قانون یا برنامه مصوب) وسازمان اجرایی مناسب برای اصالحات در بخش دونتی .10حمایت مدیریت عانی کشور از برنامه اصالحات و عزم جدی برای تححق آن روشهای استقرار تغيير: .1روش موازی .2روش یکباره .3روش تدریجی عوامل موثر بر استقرار: .1زمان .2نیروی انسانی (آمادگی فیزیکی و آمادگی آموزشی) .3منابع (ابزار -وسایل) اولويتهاي راهبرد تحول اداري .1 .2 .3 .4 .5 .6 .7 منطقي كردن حجم سازمان. آموزش و بهسازي نیروي انساني تكریم مردم و رضایتمندي ارباب رجوع. بهینه سازي سیستمها و روشهاي انجام كار. ارزیابي عملكرد مدیریت و بهبود آن. توسعه اتوماسیون اداري و فن آوري اطالعات. ارتقاي سطح سالمت نظام اداري. نتايج حاصل از تحول اداری: .1 .2 .3 .4 .5 تقسیم صحیح و منطقي كار درمیان كاركنان. استقرار مناسب ترین روشها و شیوه هاي انجام كار. افزایش كارایي سازمان و كاهش هزینه هاي عملیاتي و نیروي انساني. كوتاه ساختن زمان انجام كار و صرفه جویي در وقت مدیران. تهیه اطالعات صحیح و به موقع براي مدیران به منظور اتخاذ تصمیم مناسب. بدانیم که: .1 .2 .3 .4 .5 .6 .7 .8 .9 .10 اولین قدم برای تحول ،داشتن هدف است. از آموزش به عنوان موثرترین ابزار تغییر استفاده کنید. برای ایراد تحول ،تی های کاری تشکیل داده و از آنها یاری برویید. تحول را با قدرت و جسارت آغاز کنید. نیروی انسانی را کانون در برنامه های تحول قرار دهید. مدیران الگو و پرچمدار تحول هستند. دیدگاه کل نگر داشته باشید. از حمایت مدیریت عالی سازمان مطمئن شوید. مشارکت را ترغیب کنید. به کسانی که اشتراک مساعی کرده اند پاداش بدهید. ا یم ک : .1تحول از طریق تدوین و ابالغ آئین امه و دستورالعمل اتفاق نمی افتد. .2تحول از طریق زور ،اجبار و ارعاب حاصل نمی شود. .3تحول قابل تفویض نیست. • تحول اتفاقی و شانسی نیست. 35 معیارهای انتصاب نیروی انسانی • • • • • • • • عالقه دانش ترربه قدرت تحلیل و تصمی مسئولیت پذیری توان برقراری ارتباط توانایی فیزیکی توانایی فکری گیری 36 روش تحول سازمانی -1تحول تدریجي -2تحول پیوسته -3تحول گسسته 37 روش تحول سازمانی -1تحول تدريجي این تحول نشان دهنده تغییر نسبتا ً ثابت و خطي در محیط است .واكنش مناسب به این تحول ،ارتقاء و بهبود تدریجي است . -2تحول پيوسته این تحول شامل تغییریكنواخت و فزاینده در محیط در طي زمان است .واكنش مناسب به این سطح از تحول ،اصالح و بهبود مستمر و پیوسته است. -3تحول گسسته این تحول نشان دهنده تغییرات ناگهاني ،غیرخطي و عمیق در یك محیط است .این تحول عملكرد را از یك سطح به سطح كامالً متفاوت و با التر هدایت مي كند .این تحوالت که اصوال بنیادین است «نقطه عطف استراتژیك» یا «چرخش راهبردي» مي نامد .این سطح از تحول مستلزم تحول اساسي در محصوالت ،خدمات ،فرایندها ،نظام ها ،ساختارا و انگوهاست. 38 تفاوت تغيير با تحول : تغییر بیشتر حانت سطحي و یك بعدي دارد و غانبا در الیه هاي باالیي سازمان یا عملكردها رخ میدهد بدون اینكه پایه ها و زیربناها مورد بازبیني مجدد قرار گیرند . اما تحول حانت عمقي و چند بعدي دارد و الیه هاي زیرین سازمان و عملكردها را نیز تحت انشعاع خود قرار میدهد .تحول دگرگوني اساسي در كلیه سطوح سازماني و كارویژه ها ایجاد میكند. 39 اهداف تحول: -1وضوح اهداف و نقشها -2ایجاد انگیزش و تعهد -3ایجاد همکاری و ساخت گروهی -4انگیزش و سلوک کارکنان 40 اهداف تغيير: -1موفقیت و تحصیل سود -2کارآیی و بهره وری -3کاهش و تلفیق تعارضات -4مسائل روحی و اخالقی ،غیبت و بازده فردی 41 نقاط تغيير: -1طراحی شغل -2رفتار کارکنان -3فرایندهای گروهی -4فرهنگ و جو محیطی -5انتظارات نقش 42 کايزن كایزن تركیبي دو كلمه اي از یك مفهوم ژاپني است كه تعریف آن تغییر به سمت بهتر شدن یا بهبود مستمر و تدریجي است .در واقع كایزن بر این فلسفه استوار است كه براي ایجاد بهبود در سازمان ها الزم نیست به دنبال تغییرات انفجاري یا ناگهاني باشیم ،بلكه هر نوع بهبود یا اصالح به شرط آنكه پیوسته و مداوم باشد ،ارتقاي بهره وري را در سازمان ها به ارمغان خواهد آورد . 43 بهبود بهبود تدريجي تحول اضافه كردن ادغام حذف هدف از تغییر بهبود مستمر بهره وري سازماني ارتقاي كارآئي efficiency Doing things right كارها را درست انرام دادن ارتقاي اثر بخشي effectiveness Doing right things كارهاي درست را انرام دادن بهبود بهره وري productivity Doing right things right كارهاي درست را درست انرام دادن 45 رویکرد تحول سازماني • روش بهبود تدریجي – كایزن kaizen • روش جهش بزرگ – نوآوري خالقیت یا creativityمرحله ذهني نوآوري یا innovationمرحله عملي یا پیاده سازي • روش تركیبي – كایزن و نوآوري 46 روش بهبود تدریجي -كایزن time Slow and steady wins the race رهرو آن نيست كه گهي تند و گهي خسته رود رهرو آن است كه پيوسته و آهسته رود روش جهش بزرگ -نوآوري time روش تركیبي – كایزن و نوآوري innovation kaizen innovation kaizen innovation kaizen time 5مرحله آماده سازی برای تغییر SHITSUKE .1آموزش افراد به پیروي از عادات پسنديده و نظارت اكید بر اجراي قوانین محل كار SEIRI .2دسته بندي و كنار گذاشتن موارد غیر ضروري از محل كار SEITON .3مرتب و منظ كردن اقالم ضروري به بهترين وجه ممكن میباشد كه دسترسي به آنها را درمواقع لزوم آسان نمايد SEISO .4نظافت محل كار به ترتیبي كه هیچگونه گرد و غباري روي كف اتاقها و سالن ها ،ماشین آالت و ترهیزات باقي نماند SEIKETSU .5نگهداري محل كار بترتیبي كه با تكرار مرتب سازي روزانه راحتي و بهره وري حاصل شود 50 پایان با تشکر از حضور شما عزیزان 51