Transcript SOX מצגת פאן קנה

SOX ‫מקורות חברת המים בע"מ יישום‬
404 ‫סעיף‬
© Fahn Kanne Control Management Ltd. All rights reserved.
‫מסגרת הפרויקט‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫•‬
‫הפרויקט בוצע בשני שלבים‬
‫במהלך שנת ‪ 2006‬במטה החברה ובמרחב המרכז‪.‬‬
‫במהלך השנים ‪ 2008 – 2007‬יישום ב ‪ 3‬המרחבים הנוספים‪:‬‬
‫– מרחב צפון‬
‫– מרחב דרום‬
‫– חבל הירדן‬
‫לאור העובדה שהחברה התחילה ביישום בשלב מוקדם‪ ,‬התאפשר‬
‫יישום הדרגתי של התהליכים‪.‬‬
‫לאור היקף הפרויקט‪ ,‬האפשרות לבצע את הפרויקט בשני שלבים‬
‫תרמה ליישום (חלוקת העומס על ההנהלה‪ ,‬הפקת לקחים בתהליך‬
‫ועוד)‬
‫‪© Fahn Kanne Control Management Ltd. All rights reserved.‬‬
‫תרשים זרימה לתהליך‬
‫שלב א‘‬
‫סקר סיכונים‬
‫ברמת החברה‬
‫ותכנון הפרוייקט‬
‫שלב ב‘‬
‫תיעוד התהליכים‬
‫והבקרות בהם‬
‫האם תכנון‬
‫הבקרה‬
‫אפקטיבי?‬
‫כן‬
‫שלב ג‘‬
‫ביצוע טסטים‬
‫לבדיקת מערכי‬
‫הבקרה המרכזיים‬
‫לא‬
‫יישומן של‬
‫הבקרות‬
‫החדשות‬
‫שיחות ביניים‬
‫עם ועדת‬
‫ההיגוי‬
‫לא‬
‫האם הבקרות‬
‫שנבדקו‬
‫אפקטיביות?‬
‫כן‬
‫שלב ד‘‬
‫ביקורת פנימית ותחזוקה‬
‫שוטפת של המערכת‬
‫‪CSA/EWRM‬‬
‫‪© Fahn Kanne Control Management Ltd. All rights reserved.‬‬
‫שיטת העבודה‬
‫‪.1‬‬
‫‪.2‬‬
‫‪.3‬‬
‫‪.4‬‬
‫‪.5‬‬
‫‪.6‬‬
‫‪.7‬‬
‫ראיונות עם מנהלים בדרגות בכירות ושיחות עם העובדים‬
‫המבצעים במרחבים‬
‫קריאת הוראות ההנהלה‬
‫סקירת מסמכים מתוך המערכות ואסמכתאות לאימות‬
‫הבקרות‬
‫העברת תיעוד לקבלת תגובות מאחראי תהליך‬
‫גיבוש המלצות לשיפור הבקרות‬
‫העברת תיעוד והמלצות לאישור ועדת היגוי‪.‬‬
‫בדיקת אפקטיביות הבקרות (טסטינג)‬
‫‪© Fahn Kanne Control Management Ltd. All rights reserved.‬‬
‫רשימת התהליכים המהותיים‬
‫משרד‬
‫ראשי‬
‫מרחב‬
‫מרכז‬
‫מרחב‬
‫צפון‬
‫מרחב‬
‫דרום‬
‫חבל‬
‫הירדן‬
‫תהליך‬
‫מספר‬
‫תהליך‬
‫‪1‬‬
‫רכוש קבוע‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫‪2‬‬
‫הכנסות‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫‪3‬‬
‫רכש‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫‪4‬‬
‫עסקאות משותפות‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫‪5‬‬
‫מלאי לשימוש עצמי‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫‪6‬‬
‫בנקים ופיקדונות‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫‪7‬‬
‫הלוואות מבנקים‬
‫√‬
‫‪8‬‬
‫הלוואות ממדינת ישראל‬
‫√‬
‫‪9‬‬
‫אגרות חוב‬
‫√‬
‫‪10‬‬
‫שכר‬
‫√‬
‫‪11‬‬
‫קניית מים‬
‫‪12‬‬
‫דיווח כספי‬
‫‪13‬‬
‫הוצאות החזקה‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫√‬
‫‪© Fahn Kanne Control Management Ltd. All rights reserved.‬‬
‫תהליכים מהותיים‬
‫• בנוסף‪ ,‬תועדו ונבדקו‪:‬‬
‫• הבקרות ברמת כלל החברה (שלטון תאגידי)‬
‫• בקרות ‪ITGC‬‬
‫‪© Fahn Kanne Control Management Ltd. All rights reserved.‬‬
‫כמות תהליכים ובקרות – מרחב לדוגמא‬
‫מספר תתי‬
‫תהליכים‬
‫סה"כ בקרות‬
‫מס' בקרות‬
‫מפתח‬
‫מס' ליקויים‬
‫שזוהו‬
‫מספר‬
‫תהליך‬
‫תהליכים מהותיים‬
‫‪1‬‬
‫רכוש קבוע‬
‫‪9‬‬
‫‪38‬‬
‫‪19‬‬
‫‪3‬‬
‫‪2‬‬
‫הכנסות‬
‫‪12‬‬
‫‪65‬‬
‫‪28‬‬
‫‪11‬‬
‫‪3‬‬
‫רכש‬
‫‪8‬‬
‫‪55‬‬
‫‪24‬‬
‫‪3‬‬
‫‪5‬‬
‫מלאי לשימוש עצמי‬
‫‪3‬‬
‫‪9‬‬
‫‪4‬‬
‫‪--‬‬
‫‪6‬‬
‫בנקים ופיקדונות‬
‫‪2‬‬
‫‪4‬‬
‫‪2‬‬
‫‪1‬‬
‫‪10‬‬
‫שכר‬
‫‪4‬‬
‫‪35‬‬
‫‪12‬‬
‫‪7‬‬
‫‪11‬‬
‫קניית מים‬
‫‪3‬‬
‫‪13‬‬
‫‪5‬‬
‫‪--‬‬
‫‪12‬‬
‫דיווח כספי‬
‫‪1‬‬
‫‪21‬‬
‫‪19‬‬
‫‪--‬‬
‫‪13‬‬
‫הוצאות אחזקה‬
‫‪1‬‬
‫‪9‬‬
‫‪4‬‬
‫‪1‬‬
‫‪43‬‬
‫‪249‬‬
‫‪117‬‬
‫‪26‬‬
‫סה"כ‬
‫‪© Fahn Kanne Control Management Ltd. All rights reserved.‬‬
‫התפתחות במתודולוגיית היישום ‪ -‬תקן ‪ AS5‬של ה ‪PCAOB‬‬
‫• ביצוע סקר סיכונים וקביעת רמת הסיכון לכל תהליך‬
‫• משקל יתר לשיקול דעת ההנהלה‬
‫• הפחתת כמות בקרות המפתח‬
‫‪© Fahn Kanne Control Management Ltd. All rights reserved.‬‬
‫ליקויים רוחביים שעלו‬
‫• הבקרה מתקיימת אך לא נשמר לכך תיעוד מגבה‬
‫• הבקרה מבוצעת אך לא בתדירות או ברמה שאמורה‬
‫להתבצע‬
‫• חוסר בבקרות ממוחשבות‪ /‬שיפורים נדרשים במערכות‬
‫המידע‬
‫‪© Fahn Kanne Control Management Ltd. All rights reserved.‬‬
‫סוגיות מרכזיות שעלו בתהליך‬
‫• חשיבות מעורבות ההנהלה להצלחת התהליך‬
‫• פעילות ועדות ההיגוי ותרומתן לתהליך‬
‫• השינוי בתרבות הארגונית‪ ,‬הגדרת אחראי תהליכים ושרשור‬
‫חתימות‬
‫‪© Fahn Kanne Control Management Ltd. All rights reserved.‬‬
‫תודה על ההקשבה‬
,‫דורון כהן‬
© Fahn Kanne Control Management Ltd. All rights‫שותף‬
reserved.
‫רכוש קבוע‬
‫‪1.1‬‬
‫משרד ראשי‬
‫מרחב‬
‫התקשרות עם קבלנים‬
‫‪1.1.0‬‬
‫דרישת התקשרות ותקציב‬
‫√‬
‫‪1.1.1‬‬
‫אישור ועדה וחתימה על חוזה‬
‫√‬
‫√‬
‫‪1.1.2‬‬
‫הפקת הזמנות‬
‫√‬
‫√‬
‫‪1.1.3‬‬
‫פקודת עדכון (שינוי הזמנות)‬
‫√‬
‫√‬
‫‪1.1.4‬‬
‫בדיקה ואישור חשבונות‬
‫√‬
‫√‬
‫‪1.1.5‬‬
‫ביצוע תשלומים‬
‫√‬
‫√‬
‫‪1.2‬‬
‫התקשרות עם מתכננים‬
‫‪1.2.2‬‬
‫אישור ועדה וחתימה על חוזה‬
‫√‬
‫√‬
‫‪1.2.3‬‬
‫הפקת הזמנה‬
‫√‬
‫√‬
‫‪1.2.4‬‬
‫בדיקה ואישור חשבונות‬
‫√‬
‫√‬
‫‪1.2.5‬‬
‫ביצוע תשלומים‬
‫√‬
‫√‬
‫‪1.3‬‬
‫התקשרות עם מפקחים‬
‫‪1.3.1‬‬
‫אישור ועדה וחתימה על חוזה‬
‫√‬
‫√‬
‫‪1.3.2‬‬
‫הפקת הזמנה‬
‫√‬
‫√‬
‫‪1.3.3‬‬
‫בדיקה ואישור חשבונות‬
‫√‬
‫√‬
‫‪1.3.4‬‬
‫ביצוע תשלומים‬
‫√‬
‫√‬
‫‪1.4‬‬
‫היוון עלויות מימון‬
‫√‬
‫‪1.5‬‬
‫העמסת תקורות (הסדר עלויות עם הממשלה)‬
‫√‬
‫‪1.6‬‬
‫פחת והפחתות (כולל בדיקת ירידת ערך נכסים)‬
‫√‬
‫‪1.7‬‬
‫רישום בספרי החברה‬
‫√‬
‫√‬
‫‪1.8‬‬
‫מכירות‪ /‬גריעות רכוש קבוע‬
‫√‬
‫√‬
‫‪© Fahn Kanne Control Management Ltd. All rights reserved.‬‬
‫הכנסות‬
‫‪2.1‬‬
‫משרד ראשי‬
‫מרחב‬
‫הכנסות ממכירת מים‬
‫√‬
‫√‬
‫‪2.1.1‬‬
‫התקשרות עם צרכני מים‬
‫‪2.1.2‬‬
‫איסוף מידע על פעילות מערכת מים‬
‫‪2.1.3‬‬
‫חיוב צרכנים (מחירונים‪ ,‬הקצבות‪ ,‬קרן שיקום)‬
‫√‬
‫‪2.1.4‬‬
‫הפקת חשבוניות‬
‫√‬
‫√‬
‫‪2.1.5‬‬
‫תיקוני חשבוניות‬
‫√‬
‫√‬
‫‪2.1.6‬‬
‫גבייה ורישום תקבולים‬
‫‪2.1.7‬‬
‫בקרה על תהליך הגבייה במרחבים‬
‫√‬
‫‪2.1.8‬‬
‫חובות מסופקים‬
‫√‬
‫‪2.1.9‬‬
‫הכנסות מריבית (ריבית פיגורים)‬
‫√‬
‫‪2.1.10‬‬
‫רישום בספרי החברה‬
‫√‬
‫‪2.2‬‬
‫√‬
‫√‬
‫הכנסות מזכויות מים‬
‫√‬
‫‪2.2.1‬‬
‫התקשרויות עם צרכנים‬
‫‪2.2.2‬‬
‫גבייה ורישום תקבולים‬
‫‪2.2.3‬‬
‫הכנסות נדחות‬
‫√‬
‫‪2.2.4‬‬
‫הכנסות מריבית מעל זכויות‬
‫√‬
‫‪2.3‬‬
‫√‬
‫√‬
‫הלוואות לצרכני מים‬
‫‪2.3.1‬‬
‫הסדר חובות‬
‫‪2.3.2‬‬
‫הכנסות מריבית‬
‫√‬
‫√‬
‫‪© Fahn Kanne Control Management Ltd. All rights reserved.‬‬
‫רכש‬
‫‪3.1‬‬
‫משרד ראשי‬
‫מרחב‬
‫רכש ציוד וחומרים‬
‫‪3.1.1‬‬
‫הפקה ואישור דרישת רכש‬
‫√‬
‫√‬
‫‪3.1.2‬‬
‫הפקת הזמנת רכש לספק‬
‫√‬
‫√‬
‫‪3.1.3‬‬
‫קליטת מוצר‬
‫√‬
‫√‬
‫‪3.1.4‬‬
‫בדיקה ואישור חשבוניות לתשלום‬
‫√‬
‫√‬
‫‪3.1.5‬‬
‫ביצוע תשלומים‬
‫√‬
‫√‬
‫‪3.1.6‬‬
‫רישום בספרי החברה‬
‫‪3.2‬‬
‫התקשרות עם נותני שירותים‬
‫‪3.2.1‬‬
‫אישור ועדה וחתימה על חוזה‬
‫√‬
‫√‬
‫‪3.2.2‬‬
‫הפקת הזמנות‬
‫√‬
‫√‬
‫‪3.2.3‬‬
‫בדיקה ואישור חשבונות‬
‫√‬
‫√‬
‫‪3.2.4‬‬
‫ביצוע תשלומים‬
‫√‬
‫√‬
‫‪3.4‬‬
‫התקשרות עם יועצים חיצוניים‬
‫‪3.4.1‬‬
‫אישור בוועדה‬
‫√‬
‫‪3.4.2‬‬
‫חתימה על חוזה‬
‫√‬
‫‪3.4.3‬‬
‫הפקת הזמנה‬
‫√‬
‫‪3.4.4‬‬
‫בדיקה ואישור חשבונות‬
‫√‬
‫‪3.4.5‬‬
‫ביצוע תשלומים‬
‫√‬
‫‪3.5‬‬
‫רכש אנרגיה (חברת חשמל)‬
‫√‬
‫√‬
‫‪3.6‬‬
‫תשלומי ארנונה‬
‫√‬
‫√‬
‫√ ‪© Fahn Kanne Control Management Ltd. All rights reserved.‬‬
‫שלב ב' ‪ -‬תיעוד תהליכים והבקרות בהם‬
‫רמת החשיבות‬
‫תהליך התיעוד‬
‫גבוהה ‪+‬‬
‫בינונית‬
‫הכנת תרשימי זרימה לתהליכים המהותיים‬
‫הגדרת הסיכונים המהותיים בתהליכים‬
‫מיפוי הבקרות בתהליכים ובדיקה האם הן עונות על הסיכונים‬
‫תיעוד האסמכתאות לבקרות‬
‫המלצה על בקרות אשר יענו על הסיכונים‬
‫נמוכה‬
‫התיעוד יכלול תיאור מילולי של התהליך‪ .‬בתום התהליך יצהיר‬
‫האחראי על התהליך כי‪ ,‬למיטב ידיעתו‪ ,‬התהליך מתוכנן ופועל‬
‫בצורה אפקטיבית‬
‫‪© Fahn Kanne Control Management Ltd. All rights reserved.‬‬
‫תיעוד והערכה של התהליכים והבקרות‬
‫דוגמא לתרשים‬
© Fahn Kanne Control Management Ltd. All rights reserved.
‫ דוגמא‬- ‫טבלת ניתוח סיכונים‬
© Fahn Kanne Control Management Ltd. All rights reserved.
‫שלב ג' ‪ -‬ביצוע טסטים לבדיקת מערכי הבקרה המרכזיים‬
‫• ביישום סעיף ‪ 404‬יבוצעו בדיקות לבחינת‪:‬‬
‫• קיומן של הבקרות וטיבן‬
‫• מידת האפקטיביות בה הן מגלות ומתריעות על כשלים‬
‫בתהליך‬
‫‪© Fahn Kanne Control Management Ltd. All rights reserved.‬‬
‫ביצוע בדיקות של טיב מערך הבקרה‬
‫דוגמא לנייר עבודה‬
‫שם החברה‬
‫תשלומים‬
‫מטרה‪ :‬לוודא שהסכום לתשלום במס"ב תואם לסכום שמופיע בדו"ח הבנק שהוכן על ידי חילן‪.‬‬
‫בקרה‪ :‬שכר ‪R3 4.6‬‬
‫תדירות‪ :‬חודשית‬
‫הליכים לבדיקת הבקרות‪:‬‬
‫לקחנו את הנתונים ממערכת מס"ב לחודשים אוגוסט וספטמבר ובדקנו את הנתונים‬
‫מסיכום דוח הבנק לחודשים אוגוסט וספטמבר ‪.‬‬
‫צילמנו עותקים של הדו"חות ממס"ב ומדו"ח הבנק‪.‬‬
‫בדיקות‪:‬‬
‫חודש‬
‫אוגוסט‬
‫ספטמבר‬
‫נתוני מס"ב‬
‫‪₪ 1,987,567.25‬‬
‫‪₪ 2,013,975.65‬‬
‫נתוני סיכום דו"ח הבנק‬
‫‪₪ 1,987,567.25‬‬
‫‪₪ 2,013,975.65‬‬
‫תוצאות הבדיקות‪:‬‬
‫הנתונים שהופיעו במס"ב תואמים לנתונים שהופיעו בסיכום דו"ח הבנק שהוכן על ידי חילן‪.‬‬
‫מורשי החתימה שחתמו על דו"ח הבנק הם‪ :‬מר ‪ ,XXX‬גב' ‪ ,YYY‬ומר ‪.ZZZ‬‬
‫מסקנות‪:‬העברת הנתונים בדבר תשלומי שכר מחילן למס"ב נעשית בצורה נאותה‪.‬‬
‫‪© Fahn Kanne Control Management Ltd. All rights reserved.‬‬