Transcript Kommunikationsstrategi Personalavdelningen, Skellefteå

Kommunikationsstrategi
för personalavdelningen
”En kommunikationsstrategi är styrdokument för all information och
kommunikation – såväl för text som för muntliga budskap. Syftet är att
kommunikationen långsiktigt ska bidra till att uppnå verksamhetens
övergripande mål. Den svarar på hur vi ska kommunicera, inte vad.”
Kommunikationsstrategin gäller tillsvidare och uppdateras vid behov.
2010-10-07
KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FÖR PERSONALAVDELNINGEN
PERSONALAVDELNINGENS
KOMMUNIKATIONSSTRATEGI
Väl fungerande information och kommunikation1 är en förutsättning för att Skellefteå kommun ska nå sina övergripande mål
(se kommunkoncernens styrkort). Personalavdelningens kommunikationsstrategi utgör ett stöd i arbetet genom att beskriva hur
personalavdelningen ska kommunicera. Med grund i kommunikationsstrategin formulerar vi kommunikations- och aktivitetsplaner, det vill säga vad vi i olika situationer ska kommunicera till
våra kunder.
Kommunikationsstrategin omfattar såväl vår skriftliga kommunikation som hur vi agerar i möten med våra kunder.
Värdegrunden
Värdegrunden är ett gemensamt förhållningssätt för kommunens
alla medarbetare. Den hjälper oss att bygga rätt bild av arbetsgivaren Skellefteå kommun. Värdegrunden visar hur vi som arbetar
på personalavdelningen ska se på oss själva och vår uppgift – som
professionella, engagerade och framsynta samhällsbyggare.
Nära, enkelt, öppet
Skellefteå kommuns kommunikativa plattform är nära, enkelt,
öppet. Den innebär att personalavdelningen i sina kundkontakter
ska sträva efter att bygga relationer kännetecknade av att vara nära
(bland annat genom riktade informationsinsatser), enkla (tydliga
och begripliga) samt öppna (vi är tillgängliga och raka med våra
kunder).
Kundnytta i fokus
Kundnytta i fokus är personalavdelningens ledord. Ledordet
betonar att medarbetarna på personalavdelningen alltid ska sätta
kunden (chefen, HR-specialisten, medborgaren m fl) och dess
behov i främsta rummet. Om en uppgift eller ett uppdrag direkt
eller i förlängningen inte leder till kundnytta ska vi inte heller
ägna arbetstid åt denna.
1 Det finns en mängd olika definitioner på vad information respektive kommunikation är.
Vanligt i Sverige är att med information mena enkelriktad (envägs-) kommunikation, medan
kommunikation står för dubbelriktad (tvåvägs-) kommunikation. I denna strategi gäller
nämnda definition. (Källa: Kommunikationsplanering – en handbok på vetenskaplig grund, Lars
Palm, 2006)
2
KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FÖR PERSONALAVDELNINGEN
Målgrupper
Interna
Politikerna (våra förtroendevalda uppdragsgivare)
Förvaltningarna (chefer, HR-specialister och övriga medarbetare)
Externa
Medborgarna
Media
STRATEGIN
Personalavdelningens kommunikationsstrategi vilar på kommunens gemensamma värdegrund.
Strategin för personalavdelningens kommunikation innebär att
personalavdelningens professionalitet ska öka. Ökad professionalitet medför i sin tur ökad kundnytta och krävs för att vi på bästa
sätt ska nå våra mål.
Vår professionalitet ökar genom att vi strävar efter att uppnå
de nyckelord som värdegrunden betonar som avgörande för att
uppnå professionalitet - nämligen god kvalité, tydlighet, förtroende
och goda relationer.
De förbättringsområden och lösningsförslag som följer utgår från
hur bilden av personalavdelningen ser ut i dagsläget (se bilaga 1 –
Nulägesbeskrivning av personalavdelningen).
God kvalité och tydlighet
Den information som personalavdelningen förmedlar ska präglas
av god kvalité och tydlighet, det vill säga vara aktuell, relevant, användbar och lätt att ta till sig för kunden. Det finns flera områden
vi bör arbeta med att förbättra för att uppnå detta.
En noggrann planering är A och O
Det finns förbättringsområden gällande hur vi på personalavdelningen planerar våra informations- och kommunikationsinsatser,
vilket självfallet får konsekvenser för insatsernas resultat. Beroende
på karaktär kan en otillräcklig planering få olika konsekvenser, till
exempel att informationen når fel målgrupp, att den går ut vid
fel tidpunkt, att vi förmedlar den via mindre bra kanaler eller att
3
Professionalitet
1. God kvalité
2. Tydlighet
3. Förtroende
4. Goda relationer
KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FÖR PERSONALAVDELNINGEN
informationen är missvisande.
För att våra kommunikationsinsatser ska få bättre genomslag
behöver vi bli duktigare på att i god tid planera dessa genom att
upprätta kommunikationsplaner. I arbetet ingår bland annat att
fastlägga syfte, budskap, målgrupp, kanalval och tidpunkter för
informationsförmedling. Som bilaga till denna kommunikationsstrategi finns en mall för kommunikationsplan avsedd att användas för detta (se bilaga 2 - Mall för kommunikationsplan).
I samband med att en kommunikationsplan ska upprättas, vilket
är särskild viktigt för strategiska frågor eller vid större och längre
uppdrag, är det viktigt att kontakta avdelningens informatör och/
eller grafiska formgivare för rådgivning. De ser bland annat till
att informationen hänger ihop och att budskapet som går ut är
enkelt, entydigt och målgruppsanpassat.
Ytterligare ett förbättringsområde gäller vår förmåga att hålla tidsplaner och få ut information snabbare till våra kunder. En tidsatt
kommunikationsplan hjälper oss att tajma våra insatser till de
optimala tillfällena. Med hjälp av en plan går det även snabbt att
identifiera förseningar, vilket bland annat ger oss möjlighet att så
snabbt som möjligt kontakta målgruppen för att meddela eventuella konsekvenser av detta.
Planera kommunikationsinsatser i god tid
genom att upprätta
kommunikationsplaner.
Kontakta avdelningens informatör och/
eller grafiska formgivare för rådgivning vid
utformning av kommunikationsplaner.
Planera kommunikationsinsatserna till
lämpligaste tidpunkt.
Klarspråk och rollfördelning
En nyckel till tydlig information är klarspråk, vilket självfallet
gäller för både text och muntliga budskap. För att de budskap vi
förmedlar inte ska missuppfattas eller att avsikten inte ska missförstås är ett vårdat, enkelt och begripligt språk med andra ord ett
måste.2
Vi ska alltid skriva våra texter utifrån läsarperspektivet, till exempel genom att ta hänsyn till hur mycket förkunskaper läsaren
har, samt använda ett trevligt tonfall. Det bidrar till att stärka
”vi-känslan” med läsaren och även till ökat förtroende. Ta gärna
kommunens språkhandbok till hjälp eller rådfråga informatören
vid eventuella funderingar.
För våra muntliga budskap ska vi, i likhet med våra skrivna texter,
fokusera på tydlighet genom att förmedla vår information på
ett enkelt, begripligt och vårdat sätt. Vid personlig kommuni2 Detta slår språklagen, som gäller från juli 2009, fast. Språklagen tydliggör att klarspråk är en demokratifråga och att alla har rätt till begriplig information. Paragraf 11 i språklagen framhåller att ”språket i
offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt”.
4
Använd klarspråk för
både text och muntliga budskap.
Skriv utifrån läsarperspektivet och använd
ett trevligt tonfall.
Ta hjälp av språkhandboken eller avdelningens informatör för råd
i språkfrågor.
KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FÖR PERSONALAVDELNINGEN
kation är fördelaktigt att inbjuda till kommunikation istället för
att enbart förmedla envägsinformation. Ha även i åtanke att ett
ödmjukt och avslappnat förhållningssätt kan ta dig långt.
Undersökningar (se bilaga 1) visar att det råder viss förvirring
bland våra målgrupper kring vad som är personalavdelningens
uppdrag och roll och vad som ligger på andra aktörer inom kommunen, till exempel på förvaltningarnas egna HR-funktioner.
För att skapa klarhet i detta är det viktigt att vi i kontakten med
våra målgrupper är tydliga med vad vårt uppdrag är, vilket stöd
personalavdelningen kan lämna och i vilka situationer kunden
bör vända sig till någon annan. Att göra målgrupperna uppmärksamma på vilka som är sakområdesansvariga och kontaktpersoner
för olika frågor är ett bra och tydligt sätt att visa på detta.
En förutsättning för att vi ska kunna leva upp till ovanstående
är dock att vi, var och en, tar ansvar för att på bästa sätt hålla sig
själv men även övriga informerade och uppdaterade om vilka
uppdrag som är aktuella på avdelningen samt vem som ansvarar
för vad. För att kunna vara tydliga mot våra kunder krävs med
andra ord att vi först har koll på läget hos oss själva. Två sätt att
hålla övriga uppdaterade är att informera om nyheter på arbetsplatsträffar och/eller genom att skicka ut ett kort informationsmail till hela avdelningen.
Ytterligare ett sätt att bidra till att personalavdelningens roll blir
tydligare är att göra det enkelt för mottagarna att identifiera vilket
internt material personalavdelningen står bakom. ”Märk” därför
det material vi sänder ut (som inbjudningar till utbildningar)
med personalavdelningens logotyp, grafiska profil och mallar. I
anslutning till detta bör även nämnas vikten av att vi daterar vårt
material med det datum det blev klart alternativt som vi förmedlade det.3
Inbjud till kommunikation och var ödmjuk
och avslappnad vid
personliga möten.
Var tydlig med vad
avdelningens uppdrag
är samt med det stöd
vi kan ge.
Informera målgrupperna om vem som är
sakområdesansvarig
och kontaktperson för
olika frågor.
Håll dig själv och dina
medarbetare uppdaterade om vilka uppdrag
som är aktuella på
avdelningen och vem
som ansvarar för vad.
Märk och datera det
interna material personalavdelningen står
bakom.
Vår breda kompetens
Då vi är en avdelning med bred kompetens är det viktigt och
fördelaktigt att inför informationsförmedling ta råd och hjälp
av avdelningens resurser. Koppla in faktakunniga för hjälp med
det konkreta innehållet och informationskunniga för hjälp med
utformning och förmedling.
3 Se till att datumet i dokumentet inte uppdateras automatiskt när det öppnas. Skriv in
datumet manuellt (eller bocka ur rutan ”Uppdatera automatiskt” i rutan ”Datum och tid”) så
uppdateras det inte automatiskt vid öppnande.
5
Ta inför informationsförmedling råd och
hjälp av avdelningens
olika resurser.
KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FÖR PERSONALAVDELNINGEN
Strategisk kommunikation och marknadsföring, såsom marknadsföringsinsatser i syfte att rekrytera framtida medarbetare,
går genom eller med hjälp av avdelningens informatör och/eller
grafiska formgivare.
Avdelningens informatör har det övergripande ansvaret för kommunikationsstrategin samt för planering av större marknadsförings- och informationsinsatser. Alla strategiska mediekontakter
– som pressmeddelanden och pressinbjudningar, presskonferenser
och liknande – ska informatören organisera.
Informatören har
huvudansvaret för
planering av större
marknadsförings- och
informationsinsatser
samt för avdelningens
strategiska mediekontakter.
Avdelningens grafiska formgivare kvalitetssäkrar att det material,
framförallt trycksaker, vi förmedlar till våra kunder till formen
är enkelt och konsekvent, att rätt avsändare står med och att den
grafiska profilen blir använd på rätt sätt.
Formgivaren kvalitetssäkrar det material,
framförallt trycksaker,
som avdelningen själv
tar fram för att förmedla till kunderna.
Förtroende och goda relationer
Förtroende och goda relationer har ett nära samband med god
kvalité och tydlighet. Genom ökad tydlighet och kvalité i våra
informationsinsatser ökar vi våra kunders förtroende för vårt
uppdrag och våra budskap, vilket i sin tur bidrar till förbättrade
relationer. Undersökningar (se bilaga 1) visar dock att fler insatser
måste till i syfte att uppnå ökat förtroende och åstadkomma goda
relationer.
Förståelse och inblick
För att öka vår kundnytta behöver vi bli mer lyhörda och ödmjuka inför våra kunders behov och önskemål. Vi behöver få bättre
förståelse för vad de gör, vad de behöver samt vad olika beslut från
personalnämnden får för konsekvenser för våra olika målgrupper.
I syfte att öka kunskapen om våra kunder och därmed få utbud
och efterfrågan att bättre stämma överens, finns flera vägar att gå.
Vi kan bjuda in oss själva till verksamheterna och dessa till oss,
gärna genom mer informella träffar, som fikaträffar. Syftet med
sådana träffar ska innan genomförande självfallet vara klargjorda i
kommunikationsplanen.
Att auskultera under några dagar är ett ypperligt sätt att få mer
kunskap om såväl personen i fråga som den verksamhet och
”verklighet” denne befinner sig i.
Ökat samarbete
Kommunen utgör en gigantisk kompetensbank. Ett sätt att öka
6
Bjud in dig själv/arbetsgruppen till kunden och/eller kunden
till oss i syfte att öka
kunskapen om dem
och deras verksamhet.
KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FÖR PERSONALAVDELNINGEN
förtroendet och bättra på våra relationer är att öka samarbetet
med och tillvaratagandet av kompetenser utanför avdelningen,
vilket är något som våra kunder efterfrågar. På vissa håll sker idag
onödigt parallellarbete som skulle behöva synkroniseras för ett
effektivare resursutnyttjande. Ett bra sätt att åstadkomma detta
är att i ett uppdrags planeringsstadium tänka igenom om och i så
fall vilka kompetenser från övriga förvaltningar vi bör bjuda in att
delta. Genom ökat samarbete med våra kunder, till exempel med
förvaltningarnas HR-specialister, minskar vi inte bara känslan
(som enligt undersökningarna i bilaga 1 råder på vissa håll) av att
en konkurrenssituation råder mellan ”vi och dem” utan bidrar
även till att vi och våra kunder ser på frågor på samma sätt och att
vi därmed, så gott det går, försäkrar oss om att även övriga medarbetare får samma information.
Öka samarbetet med
och nyttja kompetenser från andra
verksamheter. Det
ökar kunderns förtroende för oss och vårt
uppdrag.
Personliga möten kontra e-post
E-post är ett fantastiskt arbetsredskap, i synnerhet när information ska gå ut till många och då budskapet ifråga är av enklare karaktär. Det är lätt att av gammal vana eller tidsbrist även använda
e-post vid de tillfällen då budskapet är av mer avancerad karaktär
och lätt kan missuppfattas och då det egentligen vore lämpligare
med personliga besök eller möten.
De personliga mötena behöver inte vara långa. Kortare informationsträffar, frukostmöten eller miniutbildningar är lämpliga
metoder för att förmedla enklare nyheter inom personalområdet.
När en fråga kräver mer ingående förklaring kan längre informations- eller fördjupningsträffar vara på sin plats. Vid dessa har
vi möjlighet att inbjuda till diskussion och reda ut uppkomna
frågetecken direkt på plats, något som inte är möjligt via e-post.
Det är fördelaktigt att vid mötets slut tydliggöra till vem kunden
ska vända sig för eventuellt ytterligare stöd.
Välj informationskanal
efter budskap och
sammanhang.
Kortare informationsträffar är lämpliga när
informationen är av
enklare karaktär.
Längre informationsoch fördjupningsträffar är lämpliga när en
fråga är avancerad
och kräver mer ingående förklaring.
Personliga möten är sammanfattningsvis en ypperlig metod för
att skapa förtroende och inleda eller förbättra relationer. Då får vi
även möjlighet att snappa upp kloka synpunkter som annars går
oss förbi.
Reflektera i uppdragets planeringsstadium kring potentialen med
personliga möten. Formulera mål för vad mötet ska resultera i och
var i inbjudan tydlig med vad deltagarna kan förvänta sig få ut av
mötet för att minimera risken för besvikelse och förvirring efteråt.
7
Var i inbjudan tydlig
med vad deltagarna
kan förvänta sig få ut
av mötet.
KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FÖR PERSONALAVDELNINGEN
Vikten av goda nyheter
Att vi sprider våra goda resultat och framgångar, internt såväl
externt, är effektivt för att öka våra målgruppers intresse och
förtroende för oss som avdelning och vårt uppdrag. Kom ihåg
att minsta lilla framgång i förlängningen kan få positiva effekter.
Kontakta avdelningens informatör eller formgivare för rådgivning
om och i så fall hur en nyhet kan spridas.
Sprid goda resultat
och framgångar såväl
internt som externt.
Internt kan vi sprida goda nyheter genom till exempel personliga
möten, nyheter på Insidan och via PA-nytt.
Externt är de lokala medierna ett kraftfullt verktyg. I syfte att öka
omvärldens förtroende och intresse för kommunen som arbetsgivare i positiv riktning ska vårt förhållningssätt till medierna vara
öppet och tillmötesgående. Kontakta informatören för råd och
stöd inför mediekontakter.
8
Ha ett öppet och
tillmötesgående
förhållningssätt till
medierna.
KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FÖR PERSONALAVDELNINGEN
BILAGOR
1. Bilden av personalavdelningen
2. Mall för kommunikationsplan
9
KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FÖR PERSONALAVDELNINGEN
Bilaga 1
Nulägesbeskrivning av personalavdelningen
Nulägesbeskrivningen av personalavdelningen grundar sig på tre
delar:
1. Intervju med personalavdelningens ledningsgrupp 2010-04-27
2. Kundenkätsresultatet 2010
3. Chefsenkätsresultatet 2008
Intervju med personalavdelningens ledningsgrupp 2010-0427
Nedan följer en sammanfattning av de synpunkter gällande kommunikationsproblem och förbättringsområden som ledningsgruppen idag ser hos personalavdelningen.
• Personalavdelningen behöver förbättra sin tydlighet gentemot
kund. Både vad gäller vårt uppdrag, vilka uppdrag vi äger,
vad vi tillhandahåller samt vilken relation vi har till våra olika
målgrupper.
• Vi behöver bli bättre på att välja lämpliga informationssätt till
våra målgrupper.
• Vi informerar eller kommunicerar inte alltid ut våra budskap i
rätt tid. Om vi blir bättre på tajming - i vissa fall behöver vi bli
snabbare - kan vi till exempel slippa bolla saker och ting fram
och tillbaka och bli sena i onödan.
Kundenkätsresultatet 2010
Av kundenkäten 2010, som skickades ut till kommunens chefer
och HR-specialister, framkom att målgrupperna anser att personalavdelningens medarbetare är kompetenta, lättillgängliga,
serviceinriktade, att vi visar engagemang vid kontakt och har koll
på utvecklingen inom personalområdet.
Däremot anser våra kunder att vi behöver bli bättre på att hålla
utlovade tidsplaner, vara lyhörda för kundernas behov, samarbeta
och ta tillvara kompetenser utanför avdelningen, få bättre koll på
förvaltningarnas verksamheter och de konsekvenser beslut kan
få för dessa, förtydliga personalavdelningens roll i förhållande
till förvaltningarnas egna HR-funktioner samt bli bättre på att
förmedla nyheter inom personalområdet.
10
KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FÖR PERSONALAVDELNINGEN
Chefsenkätsresultatet 2008
Frågorna i chefsenkäten 2008 handlade om cheferna arbetssituation och deras behov av information, stöd och utveckling.
Enkäten besvarades av 225 chefer, vilket motsvarar 70 procent av
målgruppen.
I enkäten fick cheferna möjlighet att ge synpunkter och lämna
önskemål på vad som kan göras för att förbättra den information,
det stöd och de utvecklingsmöjligheter de har behov av. (Observera att svaren gäller generellt, det vill säga stödet kan till exempel
komma från närmaste chef, förvaltningens personalenhet, kommunhälsan eller kommunledningskontoret.)
Inom området information önskade cheferna bland annat:
• Tydlig, samstämmig, samlad information, lätt att hitta och som
snabbt finns tillgänglig.
• Korta informationsträffar för chefer, till exempel frukostseminarier med nyheter och uppdateringar.
• Längre informationsträffar/fördjupningsträffar med tillfälle
att tillsammans diskutera den information som personalavdelningen delgett.
• Information om var man hittar material, både interna doku-
ment och artiklar/böcker om olika delar av personalområdet,
till exempel om lönesamtal.
• Snabbare information från ledningsgrupper till respektive chefer.
• Information om vem man ska vända sig för att få stöd i olika
frågor.
• Information om vad som finns övergripande och vad som
respektive förvaltning ska göra, till exempel olika planer (rollfördelning).
Inom området stöd önskade cheferna bland annat:
• Diskussionsforum, samtalsforum t ex frukostseminarier.
• Personligt stöd i form av individuell coachning, mentorskap,
bollplank eller handledning.
• Större tydlighet i uppdraget.
• Administrativt stöd/specialiststöd – kringresurser med hög
kompetens.
11
KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FÖR PERSONALAVDELNINGEN
• Centralt arbete med riktlinjer och planer.
• Vem kan jag vända mig till för att få stöd?
Chefer vill sammanfattningsvis ha någon att prata med om olika
situationer de hamnar i i sitt ledarskap och den information som
ges – vad innebär den här informationen för mig, för mina underställda och vår verksamhet.
12
KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FÖR PERSONALAVDELNINGEN
Bilaga 2
Mall för kommunikationsplan
Varje ledare och arbetsgrupp för projekt och processer behöver en
kommunikationsplan för att vara säker på att rätt person får rätt
information på rätt sätt och i rätt tid.
När kommunikationsplanen är färdigställd är det fördelaktigt att
utifrån den göra en konkret och lättöverskådlig aktivitetsplan (se
exempel nedan).
Innehåll i kommunikationsplan
1. Bakgrund
Vilka problem vill du lösa? Vilka behov ska tillgodoses? Börja
med att upprätta en nulägesanalys (inklusive omvärldsanalys) och
bakgrundbeskrivning.
2. Syfte och mål
Vad behöver du kommunicera och vad vill du uppnå? Handlar
det om att öka kunskap eller förändra beteenden? Tänk på att
kommunikation är ett medel för att nå resultat, inget självändamål.
3. Målgrupp
Vilka vänder du dig till? Vad har de för behov, kunskaper och önskemål? Vad vill du att målgruppen ska veta, tycka eller göra? Dela
gärna upp målgrupperna i interna respektive externa samt eventuella samverkansaktörer. Under processens gång kan du fokusera
kommunikationen mot olika målgrupper.
4. Huvudbudskap
Vilka är de viktigaste budskapen? Är de relevanta och anpassade
till målgruppen? Tänk på att ett budskap måste utformas ur målgruppens synvinkel för att bli intressant, begripligt och användbart. Att berätta allt för alla resulterar ofta i att inget når ingen.
5. Kanaler
Var brukar målgruppen söka information? Webben, PA-nytt,
personliga möten, utbildningar, workshops etc? Då människor är
olika söker de information på olika ställen och vill gärna ha variation. Ofta är det mixen av kanaler som ger resultat. Ett budskap
behöver ofta upprepas och koordineras, både i kanaler och över
tid, för att få god effekt.
13
KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FÖR PERSONALAVDELNINGEN
6. Strategi
Vem är den bästa budskapsbäraren för just denna kommunikationsinsats och när i tid är det bäst att genomför insatsen för
bästa resultat? Kan flera tidpunkter bli aktuella? Sätt genomtänkta
deadlines.
7. Budget
Vilka resurser har du – i tid, pengar och kompetens? Fundera på
om kostnaderna står i rimlig proportion till vad du vill uppnå.
Upprätta en budget och ansvarsfördelning.
8. Utvärdera insats och kontrollera effekt
Vilka metoder är lämpliga för att utvärdera insatsen? Hur ska
resultatet följas upp och går det att mäta effekterna?
Kontakta enheten för analys för råd och stöd i att sätta upp mätbara mål/indikatorer.
9. Kommunikationsstrategin
Följer kommunikationsplanen intentionerna i kommunikationsstrategin? Att vi alla följer strategin innebär att vi av andra uppfattas som en avdelning, vilket ger oss en tydligare avsändare. Tillsammans stärker det omvärldens förtroende för vår verksamhet.
Kontakta gärna avdelningens informatör och/eller formgivare för
råd och stöd i att ta fram en kommunikationsplan.
Aktivitetsplan
När kommunikationsplanen är färdigställd är det, som tidigare
nämnts, fördelaktigt att utifrån den göra en konkret och lättöverskådlig aktivitetsplan (se exemplet nedan).
I aktivitetsplanen preciserar du helt enkelt kommunikationsplanens mål och syfte i konkreta kommunikationsinsatser. Vid behov
kan du dela upp aktivitetsplanen i en intern och i en extern. Nedanstående kolumner bör alltid ingå men det är självfallet okej att
vid behov lägga till ytterligare, till exempel en kolumn för risker.
Exempel på aktivitetsplan
Aktivitet
Kommunikationsmål
Målgrupp
Kanal
Skapa ny
webbsida
på externa
webben
Få ungdomar att söka
till de utbildningar
kommunen i framtiden
har behov av
Ungdomar mellan
18 och 30 år
med högskolebehörighet
Webben
14
Budget
Deadline
Ansvarig
30
november
Anneli