Transcript Information till dig som är nyanställd - Intranät

Välkommen till
Borgholms Kommun
Borgholm Energi AB/Elnät
Ölands Kommunalförbund!
Information från Personalavdelningen till Dig som är nyanställd
Reviderad 2014-08-05
2
Personalavdelningen
På personalavdelningen arbetar:
Agneta Dahlberg, tf personalchef tfn. 85124
Lena Adin, löneadministratör tfn. 85034
Susanne Pettersson Höglander, löne- och systemansvarig tfn. 85031
Titti Magnusson, löneadministratör tfn. 85039
Margita Westring, personalkonsulent tfn. 85099
Ingrid Öhlund, personalsekreterare tfn. 85629
Du är välkommen att kontakta oss när Du har frågor kring din anställning. Vi finns på
Stadshuset vid Torget i Borgholm.
I bokstavsordning:
Anslagstavla
Kommunens officiella anslagstavla finns i huvudentrén på stadshuset.
Anställningsvillkor
Borgholms Kommun, Borgholm Energi/Elnät och Ölands Kommunalförbund:
Din anställning regleras i det kommunala avtalet HÖK och bilaga AB
(Allmänna Bestämmelser).
Räddningstjänsten:
Din anställning regleras i RIB 07.
Arbetsmiljö
På varje enhet ska det finnas skyddsombud för respektive fackförening.
Arbetsmiljöhandbok
Arbetsmiljöhandbok hittar du på vår interna hemsida under ”Bokhyllan”. Här finns bl a
policydokument, rutiner, checklistor/blanketter inom arbetsmiljöområdet.
Arbetsskada
Arbetsskada/olycksfall i arbetet anmäls till chefen. För vidare information hänvisas till
Arbetsmiljöhandboken. Personalavdelningen tillhandahåller blanketter.
Arbetstid/Flextid
Flexibel arbetstid ger anställda möjlighet att inom givna tidsramar, själva bestämma
arbetstidens förläggning, om verksamheten så medger. I nuläget gäller detta endast
administrativ personal (ej chefer).
Följande regler gäller:
Flextid 07.00 - 09.00 (tid under vilken en anställd valfritt får påbörja sin arbetsdag)
Fast tid 09.00 - 15.30 (obligatorisk närvarotid på arbetsplatsen med avbrott för lunch
någon gång mellan kl. 11.30 - 13.00)
Flextid 15.30 - 18.00 (tid under vilken anställd valfritt får sluta sitt arbete under en
arbetsdag)
3
Lunchrasten är minst 30 minuter och räknas ej in i arbetstiden.
Dag före röd dag, samt dag före midsommarafton finns möjlighet att sluta kl. 12.00
inom den ordinarie flextidsramen. Dagen före julafton slutar arbetsdagen kl. 12.00.
Det är chefens uppgift att se till att respektive förvaltningsavd. är bemannad under
Servicecenters öppethållande.
Bisyssla
Arbetstagare skall på begäran lämna uppgift om bisysslor. Om bisysslan helt eller
delvis bedöms kunna inverka hindrande på arbetsuppgifter kan arbetsgivaren förbjuda
bisysslan.
E-post
För att få tillgång till mail beställer närmaste chef en inloggning på IT-avdelningen
Enskild angelägenhet med lön
Ledighet med lön, i samband med exempelvis en nära anhörigs allvarligare
sjukdom/dödsfall och för begravning/bouppteckning/arvsskifte, kan beviljas enligt
beslutade riktlinjer.
Fackförbund
I kommunen har vi ett femtontal olika fackliga organisationer, varav de största är
Kommunal tel 85101 eller 85109, Lärarförbundet tel 85196.
Lärarnas Riksförbund och Vision når du enklast via Servicecenter 85000.
Friskvård
Vi har en jättefin friskvårdsanläggning på Ekbacka i Borgholm med gym och
massagefåtölj. På Åkerbohemmet i Löttorp finns ett avslappningsrum för samtliga
anställda. Läs mer på interna hemsidan under rubrik Trikumo.
Företagshälsovård
Vi har avtal med Previa. Alla besök ska föregås av en beställning som görs av
närmaste chef via en rekvisition. Blankett finns på interna hemsidan i Arbetsmiljöhandboken.
Försäkringar
Som anställd är du försäkrad. De försäkringar som finns är följande:
AGS-KL Avtalsgruppförsäkring
TFA-KL Trygghetsförsäkring vid arbetsskada
TGL-KL Tjänstegrupplivförsäkring
AGS-KL och TFA-KL administreras av AFA, TGL-KL administreras av KPA. Vill du
veta mer om försäkringar kan du läsa i broschyrer som finns tillhanda på enheter eller
kontakta personalavdelningen för ytterligare information.
Internpost
Om du skickar post till andra förvaltningar inom Kommunen/Energibolaget ska Du
använda den interna postgången. Det finns internkuvert att använda för detta
ändamål.
4
IT
Vid problem eller frågor som rör datorer vänder ni er till IT-avdelningen tfn. 85400.
Jäv
Kravet på opartiskhet vid handläggning av ärende ska alltid beaktas. Bestämmelser
om detta finns bl a i Förvaltningslagen. Helt allmänt bör sägas att du inte bör
handlägga ärenden som rör dig själv eller dina anhöriga, eller som på annat sätt
påverkar dina personliga eller ekonomiska förhållanden. Du ska själv anmäla
jävsförhållande till din chef.
Kvitto
Inköp skall i största möjliga mån ske genom de försäljningsställen vi har avtal med,
mot faktura. Om man har haft eget utlägg för kostnad som inte har kunnat genomföras
med faktura, kan man mot kvitto och i fylld blankett ”Personligt utlägg” få tillbaka
pengar. Utbetalning görs en gång i kvartalet. Läs mer om Personligt utlägg under
rubrik i Personalhandboken.
Konstklubben Konst Clava
Medlemsavgiften kr 150: -/år. Medlemsansökan sänds med internpost till
personalavdelningen. Ev. frågor besvaras av ordf. Gertrud Henricson via mail
[email protected]. Läs mer om konstklubben i vår
Personalhandbok eller följ länken till Konst Clavas sida från den interna hemsidan.
Lediga tjänster
Lediga tjänster anslås på kommunens externa och interna hemsida. Vi samarbetar
med Offentliga Jobb när det gäller våra externa annonser. Lediga tjänsten anslås
också på anslagstavlan i stadshuset.
Ledighet
Du har rätt till viss ledighet enligt lag och avtal t ex vid:
Sjukfrånvaro
Vård av barn:
- föräldraledighet i 1 ½ år
- partiell tjänstledighet , nedsättning av arbetstiden med en fjärdedel till dess att
barnet fyller 8 år eller börjar i andra klass.
- tillfällig föräldrapenning
Värnpliktstjänstgöring
Studier
Förtroendemannauppdrag
Närståendevård
Läkarintyg
Läkarintyg skall vid sjukfrånvaro lämnas till arbetsgivaren fr.o.m. den 8:e dagen.
Löneutbetalning
Lönen utbetalas den 27:e varje månad via Swedbank. Om den 27:e är en helgdag
betalas lönen ut närmaste vardagen före. I december utbetalas lönen sista vardagen
före julafton. Om du har månadslön får du lönen utbetalad innevarande månad.
För timavlönad personal utbetalas lönen månaden efter intjänandemånaden.
5
Vi tillämpar inte förskottsbetalningar.
Har du lönekonto i annan bank, kontakta Swedbank i god tid innan första
utbetalningen för överföring. Du ska inte meddela kontonummer till arbetsgivaren
oavsett vilken bank du tillhör.
Medarbetarsamtal
Medarbetarsamtal ska den anställde ha minst en gång per år med sin chef.
I samband med detta upprättas/uppdateras utvecklingsplanen.
Organisationsnummer
Borgholms Kommun:
Borgholm Energi AB:
Borgholm Energi Elnät AB:
Ölands Kommunalförbund:
212000–0795
556527–7455
556020–7622
222000–0216
Personalhandbok
Personalhandbok hittar du på vår interna hemsida i Bokhyllan. Här finns
policydokument, information, blanketter och länkar till olika myndigheter.
Personalklubben Trikumo
Anställda som arbetar 40% eller mer är automatiskt medlemmar i personalklubben
Trikumo och har tillgång till klubbens anordnade aktiviteter av olika slag. Vill Du veta
mer om Trikumo kan du läsa vidare på interna hemsidan.
PS Självservice/Lönerapportering
PS Självservice är ett system för anställda att rapportera sin arbetstid, frånvaro,
mertid/övertidsarbete samt resor. Den anställde erhåller en inloggning via
personalavdelningen. Om problem med lösenord uppstår vid inloggning, ska IT-avd.
tel 85400 kontaktas.
Resa i tjänsten
Anställda i Borgholms Kommun som reser i tjänsten skall sträva efter att välja det
billigaste transportsättet. För resa i tjänsten finns kommunbilar som bokas genom
bilbokningssystem som du finner på interna hemsidan. Har du frågor ang.
bilbokningssystemet kontakta Servicecenter tel 85000.
Skulle alla kommunbilar vara bokade så bryter en lång resa en kortare. Alternativ två
är att använda sig av hyrbilar genom Liljas i Borgholm. Som sista alternativ får man
använda egen bil men endast vid kortare sträckor på ca 8 mil (tur och retur).
Viktigt att ta del av Resepolicy och Regler för kommunens bilar.
Vid längre resor som innefattar andra färdmedel som tåg, buss eller flyg gäller vår
reseservice. Kontakta Big Travel tel 0470-73 19 33. Även hotellbokningar ska ske
genom Big Travel. Se mer på interna hemsidan: Bokhyllan/ Resor i tjänsten.
Vid resor ska ett Travel Assistance Card medföras. Kortet är ett servicekort med
viktiga telefonnummer om du skulle råka ut för skada. Kontakta ekonomiavdelningen
tfn. 85024 som tillhandahåller korten.
6
Rökning
Vår kommun har antagit riktlinjer kring tobaksrökning som innebär att du inte får röka
under arbetstid, i våra lokaler eller i våra fordon och inte i direkt anslutning till
arbetsplatsen.
Semester
Semesterförmånerna regleras av våra avtal AB och Semesterlagen.
Sekretess
Tänk på att innehållet i sekretessbelagda handlingar inte får diskuteras eller
överhuvudtaget nämnas för den som inte har med handlingarna att göra i tjänsten.
Pratar man sekretessbelagda uppgifter till någon obehörig, vare sig det sker muntligt
eller genom att handlingen lämnas ut, kan man göra sig skyldig till brott mot
sekretesslagen och bli straffad för det enligt brottsbalken. Fråga din närmsta chef om
vad som gäller på din arbetsplats.
Servicecenter
Numret till Servicecenter är 8500 när du ringer från fast telefon och 996 när du ringer
från mobil. Ringer du från extern telefon är numret 0485-880 00. Använd alltid
internnummer när du ringer inom kommunen. Servicecenter håller öppet vardagar
8.00–16.00, dag före röd dag 8.00–12.00.
Sjukdom
Sjuk/friskanmälan ska göras till MedHelp på tel 0485-887 77 eller via webben (utgå
från den interna hemsidan). Gäller all personal med månadslön. I förekommande fall
ska även arbetsplatsen kontaktas, enligt separata riktlinjer på respektive arbetsplats.
MedHelp meddelar Försäkringskassan om en medarbetares sjukdom fr.o.m. dag 15.
Medarbetaren ska kontakta MedHelp och chef när en pågående sjukskrivning
förlängs.
Sjuklönen innebär att för:
 Dag 1 utges ingen sjuklön, karensdag
 Dag 2-14 i varje sjukperiod får du ersättning i form av sjuklön från arbetsgivaren
med 80 % av lönen.
 Från dag 15 betalar försäkringskassan sjukpenning med 80 % av din anmälda
inkomst. Dag 15-90 utbetalas även 10 % i sjuklön av arbetsgivaren.
 Från dag 91-365 kan ersättning enligt AGS-KL utges.
Skattsedel/jämkning
A skattesedel ska lämnas in omgående vid nyanställning.
Telefon- TRIO
Var noga med att koda din telefon eller meddela Servicecenter när du inte kan ta emot
samtal; vid frånvaro pga. semester, sjukdom, tjänsteärende, lunch m.m. Det finns
mycket information om TRIO Telefoni på interna hemsidan
7
Timavlönad
Anställda med timlön som bokas via TimeCarePool ska inte lämna någon tidrapport.
Övriga anställda med timlön lämnar tidrapport till närmaste chef efter månadens sista
arbetspass eller rapporterar sina tider i PS Självservice.
Tjänsteresa/Kurs
Restiden till och från förrättningsställe, kurs, seminarium ersätts med färdtidsersättning, om den sker utanför ordinarie arbetstid och utanför kommungränsen.
Rapportering sker i PS Självservice. Vid förrättning utanför Sverige rapporteras resa
med blankett Reseräkning.
Viktigt att styrka utlägg med kvitton i original.
Traktamente kan erhållas vid endags- eller flerdygnsförrättning. Avmarkera de måltider
som inte ingår i arrangemanget.
Övertid utgår inte för konferens/kurs/seminarium.
Underlag för utbetalning
För att kunna garantera att inskickade underlag utbetalas till kommande
löneutbetalningsdag måste underlaget vara personalavdelningen tillhanda senast
datum enligt Årsplan som chef är informerad om.
Utrikes tjänsteresa
Utrikes resor ska godkännas av KSau.
Vård av sjukt barn
För anställda med månadslön ska sjuk/friskanmälan vid vård av barn göras till
MedHelp telefon 0485-88777 eller via webben (utgå från interna hemsidan). Den
anställde anmäler själv till Försäkringskassan.