Transcript INBJUDAN till samordnad upphandling - Stationstankning

Till Upphandlingsansvarig
Stationstankning, petroleum
INBJUDAN till samordnad upphandling
- Stationstankning med tillhörande varor
Flertalet som arbetar med offentlig upphandling känner till Colligio AB som bildades 2008, då under
namnet Allego Konsult AB, och bedriver verksamhet främst i form av konsultstöd, och utbildning i
upphandlingsfrågor. Colligio består idag av sexton stycken kreativa upphandlingskonsulter och finns
representerade f.n. på fem orter i Sverige med huvudkontoret i Falun. Mer information om Colligio
kan hämtas från vår hemsida: www.colligio.se.
Colligio bjuder härmed in er till ytterligare en samordnad upphandling av stationstankning. Colligio har
sedan bolaget bildades genomfört flertalet samordnade upphandlingar inom stationstankning.
En av våra utgångspunkter är att delar av verksamheten ska omfatta samordnade upphandlingar, ett
affärsområde där vi anser att konkurrensen är eftersatt och det finns behov av lite mer skärpa i själva
affärsprocessen. Vi har tagit fasta på detta och ser det som självklart att den högsta provisionsnivån –
den administrativa ersättningen – inte är en garanti för att dyraste samordningsparten är bäst. Om
Colligio anlitas blir kostnaden för att få delta i den samordande upphandlingen lägre, samtidigt som
kvaliteten sannolikt blir högre.
Anmälan om deltagande sker genom att senast den 2 april gå in på följande URL-länk:
http://www.colligio.se/inkopssamordning/stationstankning/ och fylla i anmälningsformuläret.
En fördjupad information och planerat metodval mm finns att läsa om i den bakomliggande
beskrivningen. Den konsultbemanning som Colligio valt i den här upphandlingen är Tony Hansson
och Per Kyhle som back-up. Samtliga mycket erfarna upphandlare inom området energi och välkända
för flertalet upphandlingsansvariga.
Falun 2014-02-17
Med hälsningar
Anders Karlin
VD Colligio
Colligio AB, Åsgatan 30, 791 71 Falun | Org.nr. 556765-1004
www.colligio.se | [email protected] | vxl: 023-661 66 10
Falun | Gävle | Göteborg | Jönköping | Norrköping | Stockholm
Sida: 2 (7)
Metod- och processbeskrivning samordnad upphandling av
stationstankning med tillhörande varor
Innehållsförteckning
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Bakgrund
Omfattning
Kontaktpersoner
Upphandlingen av samordningstjänst
Colligios åtagande
Upphandlingsform
Anmälan
Utvärderingskriterier i upphandlingen
Uppdragsgivarens ansvar
Tidplan
Dokument från processen
Beslutsordning
Tilldelningsbeslut
Den administrativa ersättningen
Ett avbrytandebeslut
Förbehåll
3
3
3
4
4
4
4
5
5
5
6
6
6
6
7
7
Sida: 3 (7)
1
Bakgrund
Offentlig sektor handlar årligen drivmedel för stora belopp. Sveriges kommuner handlar
tillsammans för över 50 miljoner liter drivmedel.
Upphandlande myndighet/enhet ser självfallet att kostnaden för drivmedel ska vara låg, men
även under kontroll så att den går att hantera budgetmässigt. Det är också viktigt att
tankstationerna finns belägna i närheten av verksamheten, med den service som önskas.
Drivmedel är en enhetlig vara som mycket väl lämpar sig för samordnad upphandling, i
synnerhet som drivmedelsmarknaden i många avseenden är volymdriven. Ju större volymer
som efterfrågas och garanteras anbudsgivarna, ju bättre ekonomiska och avtalsmässiga
fördelar kan köparen uppnå. Detta är en utgångspunkt i Colligios arbete i denna upphandling.
Underlaget är så utformat att såväl små som stora anbudsgivare ska kunna lämna anbud efter
sin förmåga och konkurrensprofil. Den andra utgångspunkten är att varje upphandlande
myndighet/enhet ska kunna ställa egna unika krav på varan, så att den lokala politiska
ledningens ambitioner ska kunna slå igenom på efterfrågan.
De nackdelar som många ser med stora samordnade upphandlingar ska därmed vara
undanröjda. Anbud kan lämnas riktade till alla deltagare eller bara till en enda.
2
Omfattning
Upphandlingen avser en avtalad rabatt på drivmedel från obemannade-/bemannade
tankstationer samt tillbehör för fordonens framförande och nyttjande (automattvätt,
smörjmedel, tillbehör, m m) med företagskort, oavsett volym/inköpsmängd. Företagskorten
utdelas till upphandlande myndighet/enhet, utan kostnad, enligt önskemål. Avtalslängden är 2
år med förlängningsmöjlighet på ytterligare 2 år.
3
Kontaktpersoner
Kontaktpersoner för denna upphandling är:
Tony Hansson, telefon 08-120 470 02, e-post [email protected]
Per Kyhle, telefon 023-661 66 12, e-post [email protected]
Tony Hansson kommer att vara huvudansvarig konsult för denna upphandling och den
person som blir deltagarnas kontinuerliga stöd under avtalstiden.
Tony Hansson kan påvisa dokumenterade goda upphandlingsresultat inom drivmedel. Detta
är grundläggande faktorer för att säkerställa ett bra resultat. Dessutom verkar han inom en
organisation där kunskapen om LOU/LUF ligger på en hög nivå, såväl utifrån ett lagtekniskt
perspektiv som i ett operativt perspektiv.
Sida: 4 (7)
4
Upphandling av samordningstjänsten
Den ersättningsnivå till Colligio som kan bli aktuell i denna upphandling kommer att hamna
under myndigheters definitioner av låga värden. Konsultstödet från Colligio behöver därför
inte upphandlas enligt något av de skriftliga förfarandena i LOU/LUF, utan tillämpligt
upphandlingsförfarande är direktupphandling.
5
Colligios åtagande
I den kommande samordnade upphandlingen förutsätts Colligio ta ansvar för hela processen,
där vi medverkar och driver allt arbete från analys till avtalsuppföljning: Detta innebär
följande:














6
Analys av marknad och regelverk
Utformning av strategi
Sammanställning av uppdragsgivarnas inkomna uppgifter
Utformning av förfrågningsunderlag och avtalsförslag
Annonsering i EU:s databas TED och den nationella databasen E-avrop
Avisera mindre leverantörer om möjligheten att lämna anbud
Hantera och besvara inkomna frågor från potentiella anbudsgivare
Anbudsöppning
Sammanställning av anbud
Utarbeta förslag till beslut
Utarbeta förslag av tilldelningsbeslut
Utarbeta förslag av avtal och avtalsvillkor
Annonsering i EU:s databas TED om resultatet (efterannons)
Kundvård och uppföljning av avtal under hela avtalsperioden
Upphandlingsform
Upphandlingen kommer att genomföras enligt reglerna för öppet förfarande, enligt lag (SFS
2007:1091) om offentlig upphandling. Om någon av de deltagande organisationerna arbetar
efter lagen om upphandling (SFS 2007:1092) kommer ändock processreglerna för LOU att
användas. Stränghetsprincipen kommer att tillämpas.
7
Anmälan
För deltagande krävs initialt att följande blanketter är ifyllda:


Anmälan om deltagande sker genom att senast den 2 april gå in på följande URL-länk
http://www.colligio.se/inkopssamordning/stationstankning/och fylla i blankett.
Denna blankett kommer sedan elektroniskt skickas till Colligio.
Följande information förväntas besvaras av upphandlande myndighet/enhet:
Sida: 5 (7)
Beräknad årlig volym
Bensin miljöklass 1, Etanol (E85), Diesel miljöklass 1, RME, Alternativa drivmedel.
Beräknad årliga köp
Automattvätt, Smörjmedel, Tillbehör, Övriga produkter.
Krav på tillgänglighet
Ange inom vilket geografiskt område tankstation/er ska finnas, och antalet.
Krav på öppettider
Om tankstationen ska vara bemannad, ange önskad öppettid.
8
Utvärderingskriterier i upphandlingen
I tidigare genomförd upphandling användes endast utvärderingskriteriet lägsta pris (100 %
pris) med framgång. För att tillgodose upphandlande myndighets-/enhets krav på
tillgänglighet och service angav samtliga deltagare sina egna skallkrav på geografiskt läge och
öppettider.
Om Ni utav någon anledning föredra att vikta valda kriterier utifrån en mervärdesmetod så
kan vi naturligtvis tillgodose även detta behov. Kontakta oss gärna för diskussion.
9
Uppdragsgivarens ansvar
Det ligger i varje upphandlande myndighets/enhets ansvar att samtliga formulär är korrekt
ifyllda samt ansvar att informera lokala leverantörer om denna upphandling.
Från Colligios sida kommer ett antal potentiella leverantörer att aviseras denna annons, så att
ingen riskerar att missa möjligheten att lämna ett anbud.
10
Tidsplan och information
Den planerade avtalsstarten är 2015-01-01, alternativt annan tidpunkt under 2014/2015.




Vecka 14
Vecka 14
Vecka 15
Vecka 21
 Vecka 21
 Vecka 22
 Vecka 50
Den 2 april förutsätts anmälan vara Colligio tillhanda
Sammanställning av inkomna uppgifter
Annonsering i Tenders Electronic Daily (TED) och E-avrop
Anbudstidensutgång
Anbudsöppning
Utvärdering och sammanställning av anbud, samt utskick till
deltagare av tilldelningsmeddelande för vidaresändning till
berörda anbudsgivare
Det sista avtalet mellan en leverantör och upphandlande
myndighet/enhet ska vara undertecknat denna vecka
Sida: 6 (7)
11
Dokument från processen
Efter avslutad upphandling erhåller de upphandlande myndigheterna/enheterna följande
dokument för att i akten kunna beskriva och styrka de olika stegen i processen.
•
•
•
•
•
•
•
Samtliga anbud (pdf-fil)
Anbudsutvärdering (anbudssammanställning, anbudsöversikt)
Rekommendation eller förslag till beslut
Avtalsmall
Mall för tilldelningsmeddelande
Vad som i övrigt framkommit vid upphandlingsförfarandet
(upphandlingsrapport)
Öppningsprotokoll
Samtliga dokument överlämnas till den upphandlande myndigheten/enheten på elektroniska
media. Colligio kommer att behålla ett exemplar av samtliga handlingar.
12
Beslutsordning
Utifrån de kriterier som angivits väljs den anbudsgivare som lämnat anbud med lägsta pris.
Efter 10 dagar (avtalsspärr) från det att upphandlande myndighet/enhet skickat
tilldelningsmeddelande, kan avtal tecknas.
13
Tilldelningsbeslut
Enligt LOU ska samtliga anbudsgivare, som inte har blivit vald som leverantör, erhålla ett
tilldelningsmeddelande innehållande skälen till beslutet och i övrig relevant information
beträffande upphandlingen. Colligio kommer att bistå med detta genom att upprätta ett
ändamålsenligt grunddokument.
14
Den administrativa ersättningen
Utgångspunkten för Colligios prissättning är att ingen annan aktör ska kunna ge mer av
nyttovärden och ett pris som understiger Colligios. Skälet till denna tro är att det
upphandlingssystem Colligio använder är marknadens mest kostnadseffektiva och att den
breda operativa erfarenheten av upphandlingsområdet ger en kraftig influens på antalet
nödvändiga mantimmar i processen.
Den nödvändiga ersättningen för Colligio torde därför vara mycket konkurrenskraftig.
För att tillhandhålla tjänsterna som upphandlingen omfattar, erhåller Colligio en administrativ
ersättning på 5 öre/liter (drivmedel) och 2 % av övrigt fakturerat belopp från de avtalsbundna
leverantörerna.
Sida: 7 (7)
15
Vid avbrytandebeslut
Om anmäld upphandlande myndighet/enhet väljer att avbryta upphandlingen, förutsätter
Colligio att det föreligger sakliga skäl för detta. LOU/LOU förutsätter att det föreligger sakliga
skäl för ett avbrytandebeslut och samma grunder gäller i princip även här.
16
Förbehåll
Colligio förbehåller sig rätten att inte genomföra upphandlingen om antalet deltagande
upphandlande myndigheter/enheter anses vara för lågt. Colligio meddelar varje deltagare
omgående om detta beslut fattas.