Transcript Att göra affärer med offentlig sektor

Att göra affärer med offentlig sektor
– goda råd på vägen
HUR TAR NI REDA PÅ OM DET
FINNS NÅGON AFFÄR SOM
PASSAR ERT FÖRETAG?
Skaffa den information ni behöver om er
potentiella kund.
• Skapa kontakter.
• Undersök hur er typ av produkt eller
tjänst köps in.
• Läs underlag från de senaste
upphandlingarna inom ditt område:
a.) Vad har upphandlats?
b.) Vem är nuvarande leverantör?
c.) När löper eventuellt kontrakt ut?
c.) Vad har kontraktet för storlek?
d.) Vilken är prisnivån?
3
Var aktiva – undersök möjligheten till
lokala möten och träffar.
• Informationsträffar anordnade av
myndigheterna.
• Hearings inför kommunen eller
landstingets marknadsanalysarbete.
• Tidig delaktighet när upphandlande
myndigheter köper in vara eller tjänst
som de inte känner till.
• Hjälp till vid behovsdefiniering – ge
feedback och hjälp till att effektivisera.
4
Tänk på att:
Det är NI som är experter och som kan hjälpa
den upphandlande myndigheten att säkerställa
ett bättre inköp!
I vår kommun arbetar vi så här…
• Vad har upphandlats?
• Vilka är nuvarande leverantörer?
• När löper eventuella kontrakt ut?
• Vad har kontrakten för storlek?
• Vilken är prisnivån?
• Ansvarig upphandlare?
• Dialogmöten, infoträffar andra
mötesmöjligheter.
6
Säkerställ att ert företag är redo för affär
och förbered viktiga dokument.
• Exempel på underlag som troligtvis
kommer att krävas:
- Årsredovisning eller balansräkning
- Kreditupplysning
- Ansvarsförsäkring
- Åtagande från eventuell annan leverantör
- Kopia på F-skattebevis
- Kontaktuppgifter till referenser
• Utgå från tidigare underlag
• Lämna aktuella dokument
7
Marknadsför er!
• Ta kontakt och visa vad ni kan – en
aktiv dialog är lärorik för båda parter.
• Var tydlig med vad som skiljer er från
konkurrenter och om ni har nya
innovativa lösningar.
• Var professionell i er kontakt och
respektera om kunden meddelar att
kontakter just då är olämpliga.
8
Tänk på att:
Var ute i rätt tid – inte för sent och inte för
tidigt!
Tänk på att:
Den upphandlande myndigheten kan vända sig direkt
till en leverantör för sitt inköp (s.k. direktupphandling)
- gör dem därför medvetna om ert företag!
HUR HITTAR NI AFFÄREN?
Ta reda på när en upphandling är
”på gång”.
• Håll kontinuerlig kontakt med
kommunen/landstinget för att göra dem
uppmärksamma på att ni finns
(framförallt om ni är nyetablerade)
eftersom vissa upphandlingar inte
annonseras.
• Är ert företag känt?
12
Sök utannonserade upphandlingar med
hjälp av de verktyg som finns.
Annonseringsplatser
• Elektronisk databas
• Myndigheters webbplatser
• Förhandsannonsering
• Hjälp att bevaka
13
Tänk på att:
Annonser i vissa fall enbart publiceras i dags- eller
branschtidningar och inte i annonsdatabaserna.
Viktigt för er att känna till vilket upphandlingsbehov
som finns!
Skapa nätverk - knyt goda kontakter för
att inte missa en affär.
• Skapa goda kontakter både regionalt och i
ditt branschområde!
• Träffa andra företag i samma situation
(nätverk, erfarenhetsutbyte).
• Finns möjlighet att samverka (t.ex. att söka
uppdrag tillsammans med andra aktörer).
• Hitta de regionala möjligheterna som
erbjuds (t.ex. olika medlemsföreningar och
näringslivskontor).
15
HUR FÅR NI CHANS ATT VINNA
AFFÄREN?
Ställ nödvändiga frågor.
• Har ni all nödvändig information/fakta
om upphandlingen?
• Är det något i underlaget som är
otydligt? Undvik missförstånd!
• Är det något i upphandlingen som är
felaktigt? Påpeka detta så tidigt som
möjligt!
17
Tänk på att:
• Det är ni som företag som är expert och som kan
uppmärksamma oklarheter och felaktigheter.
• Kommunen vill ha in frågor, ifrågasättande och
kritik men under anbudstiden.
Var uppmärksam på när det är möjligt att
ställa frågor.
•
Kommunikationen ska ske på ett
öppet sätt – alla frågor publiceras.
•
Var medveten om de regler som den
upphandlande myndigheten måste
följa vad gäller förutsättningarna att
svara på era frågor och de
begränsningar som finns för
kommunikation mellan er efter att
samtliga frågor har besvarats.
19
Tänk på att:
Kontrollera löpande om något nytt har publicerats
om upphandlingen. Förutsättningar för
upphandlingen kan förändras och det är därför
viktigt för er som företag att bevaka upphandlingen.
Tänk på att:
Fram till dess att upphandlingen är
avslutad råder absolut sekretess
- kommunen får inte avslöja vem som ställt frågor.
Bedöm om ert företag kan lämna in ett
giltigt anbud.
• Affärer får endast göras med
leverantörer som uppfyller samtliga
krav för upphandlingen.
• Identifiera därför alla krav som ställs
för att säkerställa att ni uppfyller dem.
• Var noggranna med att läsa igenom
allt underlag!
22
Tänk på att:
• Den upphandlande myndigheten i vissa fall måste
utesluta en leverantör från att delta i upphandlingen.
• Den upphandlande myndigheten även i vissa fall får
utesluta en leverantör.
Det finns alternativ om ert företag inte
ensamt uppfyller samtliga krav.
• Åberopa andra företags kapacitet?
• Gå samman med flera andra företag
och lämna anbud som ett konsortium?
• Använd er av en underleverantör.
• Undersök möjligheten att bli
underleverantör.
24
Tänk på att:
• Avstå från att lämna anbud om ni inte kan
uppfylla samtliga krav som ställs.
• Avstå om ni inte kommer att kunna leverera det ni
erbjuder i anbudet.
Dags att lämna in anbudet.
• Läs igenom allt underlag noggrant och
kontrollera om något är oklart innan ni
lämnar in det.
• Säkerställ att det anbud ni lämnar in är
korrekt och komplett.
• Lämna alltid in all begärd information
om ert företag.
• Lämna in era bästa villkor direkt.
26
Tänk på att:
Ett ofullständigt underlag kan innebära att anbudet
måste förkastas. Kontrollera därför en extra gång att
allt verkligen finns med!
Tilldelning av kontrakt.
• Var medvetna om hur ert anbud
kommer att bedömas i jämförelse med
övriga anbud.
• Av underlaget ska det framgå hur ert
anbud kommer att bedömas i förhållande
till era konkurrenter.
• ”Lägsta pris” eller ”ekonomiskt mest
fördelaktiga”.
28
Tänk på att:
Förstå och var observant på vad den upphandlande
myndigheten lägger störst vikt vid i en utvärdering.
Det är detta som kommer att avgöra vilket företag
som får uppdraget!
NI FICK UPPDRAGET!
Utformning av avtal.
• Var medvetna om gällande villkor.
• Känn till kraven på respektive
avtalspart.
• Gå igenom alla förutsättningar innan
kontraktsperioden påbörjas.
31
Tänk på att:
Innan kontraktsstart kan tilldelningsbeslutet för ert
uppdrag komma att överprövas.
Dags att leverera.
• Säkerställ att ni har beredskapen att
leverera det ni avtalat om
• Bundenhet vid det anbud som ni har
lämnat in.
• Innebörden av ett kontraktsbrott
• Riskerna som kan följa i de fall ni inte
kan följa kontraktet.
33
Håll kontinuerlig dialog med er
avtalspartner.
Ge varandra feedback under hela
kontraktsperioden.
• Hålla nära kontakt med
kontaktpersonen.
• Finns en färdig modell för samverkan
redan i kontraktet?
• Fånga upp eventuellt missnöje för att
tidigt kunna åtgärda.
• Håll koll på faktureringsmodellen.
34
Utvärdera kontraktet.
För att kunna fatta beslut om ni
t.ex. även fortsättningsvis vill
arbeta mot den offentliga kunden:
•
Har kontraktet varit lönsamt?
•
Har samarbetet fungerat väl?
•
Har kontraktet varit tillräckligt
fördelaktigt?
35
Blev ert anbud inte antaget?
Särskilt viktigt att bedöma skälet
till varför:
•
Slarvfel?
•
Inte bedömts uppfylla alla krav?
•
Inte förmedlat rätt information i ert
anbud?
36
Fick ni inte kontraktet?
• Begär ut tilldelningsbeslutet från den
upphandlande myndigheten (offentlig
handling).
• På vilken grund vann er konkurrent
upphandlingen?
- utvärderingsgrunder
- jämföra prissättning
• Säkerställ att kommunen inte har
brutit mot upphandlingslagstiftningen
vid tilldelningen av kontraktet.
37
Förutsättningar för att klaga på beslutet
• Möjlighet till överprövning när beslutet
fattats på felaktiga grunder:
1.
Av upphandlingen.
2.
Av ett ingånget avtals giltighet.
3.
Av beslutet att avbryta en upphandling.
• Rätten avgör utifrån de
omständigheter som åberopats.
• I vissa fall även möjlighet att begära
skadestånd.
Mer information: Upphandlingsstödets vägledning 2011:5.
38
Tänk på att:
Kontakta den upphandlande myndigheten innan ni
ansöker om överprövning! En dialog kan undvika att
en process inleds på grund av missförstånd.
För mer information om offentlig
upphandling
Besök www.upphandlingsstodet.se för mer information.
Få stöd i specifika frågor genom att kontakta
Upphandlingsstödets Helpdesk på tel. 08-7000 900
eller via e-post [email protected]
40