Transcript Inbjudan att lämna anbud på en segmenterad

Vår referens:
Bitte Bamberg-Thalén
Tel: (0)18-328 820
Anbudsförfrågan
08.07.2013
Dnr: 2013-0672-1
Inbjudan att lämna anbud på en segmenterad
flödesanalysator med provväxlare för undersökning av
främst kväve- och fosforföreningar i vatten till ÅMHM
Laboratoriet.
Bakgrund
Ålands miljö- och hälsoskyddsmyndighet (ÅMHM) Laboratoriet är ett ISO
17025 ackrediterat laboratorium som utför analyser inom livsmedel, vatten
och miljö. Laboratoriet har tio anställda. Mer information om oss finns på
hemsidan www.amhm.ax.
1. Allmänt
1.1 Upphandlingens omfattning
Laboratoriet är i behov av att förnya ett av sina analysinstrument för
kemiska analyser i vatten och begär därför in anbud på ett (1) sådant.
Instrumentet ska ersätta laboratoriets befintliga segmenterade
flödesanalysator som används för att analysera kväve- och fosforföreningar i
vattenprover. Det nya instrumentet ska vara en segmenterad
flödesanalysator med två kanaler och metoder enligt kravspecifikationen i
bilaga 1. En provväxlare för minst 120 prov samt nödvändig annan
utrustning ska ingå. Instrumentet ska vara nytt.
1.2 Upphandlingsform
Denna upphandling omfattar produkter och genomförs som en öppen
upphandling enligt Ålands landskapsregerings beslut (ÅFS 41/2006)
gällande vissa upphandlingar.
Upphandlingsformen medger inte förhandling, varför det är av stor vikt att
alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att bästa
villkor/pris lämnas i anbudet.
_______________________________________________________________________________________________________________
ÅLANDS MILJÖ- OCH HÄLSOSKYDDSMYNDIGHET
Adress: Norragatan 17, AX-22100 Mariehamn
Tel: (0)18 528 600 Fax: (0)18 528 601
E-post: [email protected]
www.amhm.ax
1.3 Upphandlande enhet
Ålands miljö- och hälsoskyddsmyndighet
Laboratoriet
Sundblomsvägen 31
22150 Jomala
Telefon: 018-328 80
Fax: 018-328 822
E-post: [email protected]
1.4 Frågor
Eventuella frågor gällande denna upphandling ska ställas skriftligt på
svenska och besvaras av följande kontaktpersoner:
Laboratoriechef Bitte Bamberg-Thalén,
e-post: [email protected]. Ej vecka 27 - 29 och ej vecka 32
eller
Biolog Nina Rosenback-Holmström,
e-post: [email protected]. Ej vecka 31-34.
1.5 Tillägg eller ändringar
Eventuella frågor och svar samt tillägg eller ändringar i
förfrågningsunderlaget kommer att annonseras på www.amhm.ax.
1.6 Tidsplan
Upphandlingen kommer att genomföras enligt följande preliminära tidsplan
(med reservation för oförutsedda förseningar):





Denna anbudsförfrågan tillgänglig samt annonsering: 08.07.2013
Sista dag att inkomma med anbud: 28.08.2013
Anbud öppnas: 29.08.2013
Beslut meddelas: ca 25.09.2013
Beräknad installation senast 02.12.2013
2. Upphandlingsföreskrifter
För att minimera risken att missa ett ska- eller bör- krav ska den tekniska
kravspecifikationen användas som ett svarsformulär. Det är dock tillåtet att
lägga till egna rubriker om så önskas. Endast som fördjupning får hänvisas
till bilaga.
Notera dock att de formella kraven på anbudet och anbudsgivaren inte finns
med i den tekniska kravspecifikationen utan endast i denna anbudsförfrågan.
2.1 Information om sekretess kring anbud
Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i
landskapslag (ÅFS 1977:72) om allmänna handlingars offentlighet.
Inkomna anbud är inte offentliga förrän upphandlingsavtalet ingåtts eller om
upphandlingen avbryts. När upphandlingskontrakt har slutits blir som
huvudregel alla anbud offentliga handlingar.
2 (7)
Om anbudsgivare anser att uppgift(er) i anbud bör beläggas med sekretess
ska utförlig motivering ges i anbudet. I annat fall förutsätts att anledning till
sekretess saknas. Sekretessprövning kan inte göras i förväg och garantier
kan därför inte lämnas. Generellt sett är möjligheterna att sekretessbelägga
anbud starkt begränsade sedan upphandlingen avslutats. Detta gäller särskilt
uppgifter i anbud som rör utvärderingskriterierna och därför är prisuppgifter
i huvudsak inte möjligt att sekretessbelägga.
2.2 Reservationer och alternativa anbud
Anbudsgivaren ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i
denna anbudsförfrågan. Inga reservationer eller alternativa anbud
accepteras.
2.3 Avbrytande av upphandlingen
Om inget anbud motsvarar ställda krav eller om anbuden innefattar för höga
priser eller på annat sätt är oförmånliga eller om förhållanden som inte
kunnat förutses inträffar inom ÅMHM kan upphandlingen avbrytas och
samtliga anbud förkastas. Oförutsedda förhållanden som kan komma ifråga
kan vara av organisatorisk eller strukturell natur samt kostnadsförändringar
av väsentlig omfattning eller betydelse eller att politiska beslut fattas som
påverkar upphandlingens fullföljande. Om upphandlingen avbryts kommer
samtliga anbudsgivare att underrättas.
2.4 Förteckning över innehåll i denna förfrågan
 Denna anbudsförfrågan (Allmänt, upphandlingsföreskrifter,
anbudsprövning och utvärdering)
 Teknisk kravspecifikation (bilaga 1)
 Sanningsförsäkran (bilaga 2)
 Allmänna villkor varor (JYSE 2009, bilaga 3)
 ÅMHM:s frågeformulär gällande leverantörens interna miljöarbete
(bilaga 4)
2.5 Ska-krav och bör-krav
I detta förfrågningsunderlag förekommer flera olika typer av krav. Följande
krav förekommer:
Krav
I texten
Innebörd
Ska-krav
T ex: ”… ska vara ...”
Ska-kraven beskriver
obligatoriska krav som
måste uppfyllas
Bör-krav
T ex: ”… bör vara ...”
Bör-kraven måste inte
uppfyllas men är viktiga
då dessa kan vara
avgörande vid val av
anbud och ligger bl a till
grund för värderingen av
anbud enligt
kravspecifikationen
3 (7)
Ange, beskriv
T ex: ”… ange följande ...” Dessa uppgifter är
information som är bra
att ha
Notera följande avseende ska-krav. Anbudsgivaren förväntas att
uttryckligen bekräfta eller på annat sätt visa att ska-kraven är uppfyllda. Det
är således av stor vikt att anbudsgivaren tydligt besvarar varje ska-krav.
2.6 Formella krav på anbudet
Anbud ska lämnas som ett av behörig firmatecknare undertecknat
pappersoriginal med en komplett kopia samt en digital version. Vid
olikheter mellan dokumenten gäller pappersversionen.
Anbud ska lämnas i slutet kuvert och bör märkas med ”Anbud Analysator
Dnr: 2013-0672”.
Anbudet ska vara giltigt i minst tre månader från anbudstidens utgång.
Anbudet ska vara på svenska. I eventuella bilagor, som ska användas endast
i undantagsfall, accepteras även engelska.
Anbudshandlingar ska vara ÅMHM, Norragatan 17, 22 100 Mariehamn
tillhanda senast den 28.08.2013 kl. 15.00.
Observera att anbud ska lämnas skriftligen och inom utsatt tid för att
beaktas.
Anbud kan inlämnas på följande sätt:
Via post, med adress:
ÅMHM
Norragatan 17
AX- 22 100 Mariehamn
Åland
Genom bud eller personligt överlämnande hos ÅMHM, receptionen, med
samma adress som ovan.
Anbudsgivaren svarar i båda dessa fall för att försändelsen inkommit till
myndigheten i rätt tid.
Anbud inlämnade per fax eller e-post accepteras inte.
Om något i förfrågningsunderlaget som efterfrågas inte besvaras kommer
det att tolkas som att punkten inte uppfylls.
Anbudsgivarens kontaktuppgifter, organisationsnummer och ansvarig
person ska framgå.
Anbudet ska innehålla ett momsfritt totalpris för det driftsklara instrumentet
med två kanaler och provväxlare för 120 prov, dess övriga nödvändiga
4 (7)
tillbehör, installation och utbildning samt metoder. Kostnaderna specificeras
var för sig.
Anbudet ska uppfylla ska-kraven i den tekniska kravspecifikationen i bilaga
1.
I anbudet ska intygas att leverantören ska hålla beställaren skadelös för alla
skadeanspråk, ersättningskrav och andra kostnader som följd av intrång i
eventuella patent- upphovs- mönster- och varumärkesrätter eller andra
skyddade rättigheter tillhörande tredje man.
2.7 Krav på anbudsgivaren
ÅMHM kommer att utesluta en anbudsgivare från upphandlingen om
anbudsgivaren:








Är i konkurs eller i likvidation, eller är under tvångsförvaltning
Är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller
är underkastad näringsförbud
Är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, ackord eller
liknande förfarande
Är dömd för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom
Har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen
Inte har fullgjort sina åligganden avseende skatter eller socialavgifter
Lämnat in ansökan för sent
Underlåtit att lämna uppgifter om företaget eller dess verksamhet eller
lämnat felaktiga uppgifter.
För att intyga att anbudsgivaren inte brister i något av ovanstående
hänseenden ska den anbudsgivare som blir tilldelad kontraktet, senast vid
avtalstecknandet bifoga följande handlingar:



Sanningsförsäkran (bilaga 2), vilken ska undertecknas
Intyg från behörig myndighet i det land där leverantören har sitt säte,
som utvisar att leverantören där betalat föreskrivna skatter, andra
avgifter samt sociala avgifter.
Intyg över anbudsgivarens registrering i närings- eller yrkesregistret,
från behörig myndighet i det land där leverantören har sitt säte.
Anbudsgivaren bör även fylla i ett exemplar av ÅMHM:s frågeformulär
gällande leverantörens interna miljöarbete (bilaga 4).
Om begärd information är otillräcklig eller felaktig kan anbudsgivaren
uteslutas.
2.8 Avtal
Anbudet bör innehålla ett förslag på avtal i denna anbudsförfrågan, enligt
kravspecifikationen i bilaga 1 och de allmänna villkoren i JYSE varor 2009.
Allmänna villkor bör accepteras i sin helhet och det ska anges om så är
fallet. Om anbudsgivaren inte accepterar de allmänna villkoren i dess helhet,
5 (7)
ska den ansökande exakt ange vilka delar som inte accepteras och beskriva
hur de ska omformuleras.
Vid antagande av anbud kommer två (2) likalydande original att upprättas.
Avtalet gäller under förutsättning att beslutet om upphandlingen inte
överklagas och måste göras om, rättas eller avbrytas.
3. Anbudsprövning och utvärdering
Inkomna anbud kommer vid en särskild förrättning att utvärderas av minst
två personer under ledning av laboratoriechefen. Utvärderingen kommer att
genomföras i två steg.
3.1 Prövning av anbud
Det första steget omfattar en prövning av att de formella kraven enligt
föreskrifterna är uppfyllda, att anbudet uppfyller ställda ska-krav och krav
på anbudsgivaren (kvalificering).
De anbud som inte uppfyller ska-krav, eller är ofullständiga, kommer inte
att prövas vidare.
3.2 Utvärdering av anbud
I det andra steget görs en värdering av kvarvarande anbud där det
totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas.
Utvärderingen görs enligt följande:
Till anbudspriset, som innehåller instrumentet inklusive provväxlare,
metoder och kostnaden för installation och utbildning, läggs den beräknade
servicekostnaden för de första 7 åren, som den preciseras i punkt 2.1.9 i den
tekniska kravspecifikationen, vilket tillsammans utgör den första
totalsumman.
Från den första totalsumman görs därefter avdrag i euro enligt uppfyllandet
av de viktade bör-kraven i utvärderingskriterierna i den tekniska
kravspecifikationens punkt 3, kolumn 5.
Den maximala avdragssumman är 32 000 euro.
Således blir det symboliska jämförelsevärdet:
Anbudets pris + servicekostnaden för de närmaste sju åren – (minus) avdrag
för instrumentets lämplighet för laboratoriets verksamhet (bör-kraven).
Anbudet med det lägsta jämförelsevärdet kommer att antas.
Annonsunderlaget för denna upphandling annonseras i Hufvudstadsbladet
samt publiceras på ÅMHM:s hemsida www.amhm.ax.
6 (7)
Ert anbud emotses med stort intresse.
För Ålands miljö- och hälsoskyddsmyndighet
Ketzia Karring
Bitte Bamberg-Thalén
Vik.myndighetschef
Laboratoriechef
Bilagor
1.
2.
3.
4.
Teknisk kravspecifikation
Sanningsförsäkran
Allmänna villkor varor (JYSE 2009)
ÅMHM:s frågeformulär gällande leverantörens interna miljöarbete
7 (7)