Transcript Förfrågningsunderlag Inredning

ÅLANDS DIGITALA AGENDA
DNR 3/2014
Förfrågningsunderlag
Inredning till Åda Ab
2014-12-19
Innehåll
ALLMÄNT OM UPPHANDLINGEN
1
1.1
Upphandlingens omfattning och innehåll
1
1.2
Om Åda AB
1
1.3
Upphandlingsform
1
1.4
Anbudets innehåll
2
1.5
Förfrågningsunderlagets innehåll och disposition
2
1.6
Avtalsperiod
2
1.7
Upphandlande enhet
2
1.8
Kontaktperson under anbudstiden
2
1.9
Planerad tidplan för upphandlingen
2
1
2
REGLER FÖR UPPHANDLING OCH ANBUD
3
2.1
Anbudslämnande
3
2.2
Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud)
4
2.3
Anbudsgivarens kontaktuppgifter
4
2.4
Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan
4
2.5
Ersättning för anbud
4
2.6
Tilldelningsbesked (delgivning av beslut)
4
2.7
Avslutad upphandling och tecknande av avtal
4
2.8
Allmänna handlingars offentlighet och sekretess
4
2.9
Hänvisningar till standarder
5
2.10
Prisuppgifter
5
3
BEDÖMNING AV ANBUD (TILLDELNING)
5
4
KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN (KVALIFIKATIONSKRAV)
5
4.1
Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer
5
4.2
Uteslutningsgrunder
5
4.3
Krav gällande registrering
6
4.4
Krav gällande ekonomisk ställning
6
5
6
KRAVSPECIFIKATIONER M.M.
1(1)
1
Allmänt om upphandlingen
1.1
Upphandlingens omfattning och innehåll
Åda Ab har behov av att upphandla inredning till bolagets kontor.
1.2
Om Åda AB
1.2.1
Bakgrund
Ålands landskapsregering antog den 5 november 2012 styrdokumentet ”Digital agenda för
landskapet Åland”. Målet är att genom it-samverkan omvandla det åländska samhället till ett
modernt e-samhälle.
I juni 2014 ingick Ålands landskapsregering, Ålands hälso- och sjukvård, Mariehamns stad och
Ålands kommunförbund ett samverkansavtal där man enades om att bilda ett gemensamt icke
vinstdrivande bolag, Åda Ab.
Åda Ab tar över och samordnar IT-verksamheten och tillgodoser ägarnas behov av e-tjänster, ITdrift, IT-utveckling och it-förvaltning. Ålands landskapsregering, Ålands hälso- och sjukvård,
Högskolan på Åland och Mariehamns stad överför sin IT-personal till bolaget per 1 januari 2015.
Åda Ab är en upphandlande enhet enligt 6 § lag om offentlig upphandling (2007/348),
UppHandL. Åda Ab:s FO-nummer är 2652001-2.
1.2.2
Syfte
Syftet med Åda Ab är att erbjuda IT-relaterade tjänster till sina ägare inom offentlig sektor på
Åland. Bolaget bidrar på så sätt till att aktieägarna kan erbjuda så god service som möjligt till
boende och verksamma på Åland.
Åda Ab erbjuder snabb och rättssäker IT-service med hög effektivitet och god kvalitet. Bolagets
tjänster riktar sig enbart till aktieägarna.
1.2.3
Aktieägare
Landskapet Åland bildade bolaget Åda Ab i oktober 2014. Alla åländska kommuner,
kommunalförbund och andra åländska offentligrättsliga organisationer kan bli aktieägare och
därefter utnyttja bolagets tjänster. Andra än offentligrättsliga organisationer tillåts inte bli ägare i
bolaget.
1.3
Upphandlingsform
Upphandlingen genomförs i form av ett öppet förfarande. Värdet beräknas inte överstiga
207 000 EUR och genomför därför som en nationell upphandling med beaktande av EG-rättsliga
principer och åländska riktlinjer. Upphandlingen kommer att annonseras på HILMA/TED samt
Ådas hemsida www.ada.ax.
1(6)
1.4
Anbudets innehåll
Leverantören skall i anbudet visa att de i förfrågningsunderlaget uppställda förutsättningarna och
kraven är uppfyllda. Leverantören skall i anbudet acceptera samtliga krav i kravspecifikationer
och godta avtalsutkastet.
Åda har endast möjlighet att anta anbud som innehåller efterfrågad och fullständig information.
Ett anbud som är ofullständigt eller som inte accepterar uppställda förutsättningar och krav
kommer alltså inte att antas.
1.5
Förfrågningsunderlagets innehåll och disposition
Detta dokument är indelat i fem avsnitt.
1.
2.
3.
4.
5.
Allmänt om upphandlingen
Regler för upphandling och anbud
Bedömning av anbud
Krav på anbudsgivaren (kvalifikationskrav)
Kravspecifikationer m.m.
Förfrågningsunderlaget består förutom detta dokument även av följande bilagor.
Bilaga 1
Bilaga 2-6
Bilaga 7-9
Bilaga 10
Bilaga 11
Produktbeskrivning
Detaljritningar, A20
Planritningar, A471
Avtalsförslag
JYSE 2009 VAROR
Anbudsgivaren ansvarar för att denne erhåller ett fullständigt förfrågningsunderlag.
1.6
Avtalsperiod
Avtalsperioden avser tiden fram till godkänd leverans samt efterföljande garantitid.
1.7
Upphandlande enhet
Upphandlande myndighet är Åda Ab. FO-nummer 265200-2.
1.8
Kontaktperson under anbudstiden
Namn:
Gunilla Thorslund, kommersiell handläggare
E-post:
[email protected]
1.9
Telefon: 018-25208
Planerad tidplan för upphandlingen
Datum
19.12.2104
05.01.2015
Aktivitet
Annonsering av upphandlingen
Sista dag att ställa frågor, tidsfrist 10 dagar innan sista dag för anbud
2(6)
09.01.2015
Sista dag för svar, tidsfrist 6 dagar innan sista dag för anbud
15.01.2015
Sista dag att lämna anbud
20.01.2015
Tilldelningsbesked
Avtalstecknande
10.02.2015
2
Villkorat avtal giltigt
Regler för upphandling och anbud
2.1
2.1.1
Anbudslämnande
Utformning
Leverantör kan lämna anbud på hela kontraktets omfattning eller på delar av detsamma.
Anbud skall lämnas skriftligt på svenska i två kompletta exemplar – ett original och en kopia.
Samtliga eventuella bilagor skall vara förtecknade i anbudet.
Som komplement till det skriftliga anbudet skall Leverantören lämna en anbudskopia i digital
form på USB-minne.
2.1.2
Anbudsmottagare
Anbud adresseras till:
Åda Ab
Elverksgatan 10, låda 35
221 00 MARIEHAMN
2.1.3
Anbudsmärkning
Ytteremballaget bör tydligt vara märkt med ”Inredning Åda Ab, dnr 3/2014”.
2.1.4
Senaste anbudsdag
Anbud skall vara Åda tillhanda senast torsdagen den 15 januari 2015 kl. 15.00. Notera att Åda
Ab inte har möjlighet att pröva ett anbud som inkommer för sent.
I det fall Leverantören avser att lämna sitt anbud personligen vill Åda informera om att detta görs
i landskapsregeringens reception (Strandgatan 37, Mariehamn). Receptionen håller öppet på
vardagar 08.00 – 16.15. Sista dag och tidpunkt för inlämning framgår nedan.
2.1.5
Anbudens giltighetstid
Leverantören skall vara bunden av sitt anbud till och med den 31 maj 2015.
3(6)
2.2
Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud)
Anbudsgivare ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i denna anbudsbegäran. Inga
reservationer eller alternativa anbud (så kallade sidoanbud) accepteras.
2.3
Anbudsgivarens kontaktuppgifter
Anbudsgivarens kontaktuppgifter anges i anbudet.
2.4
Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan
Alla förfrågningar som rör anbudshandlingarna ska skickas per e-post till kontaktpersonen för
upphandlingen, se kapitel 1.8.
För att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information, publicerar den upphandlande
enheten alla frågor och svar gällande anbudshandlingarna på:
www.ada.ax
Anbudsgivarna ansvarar för att hålla sig uppdaterade med de eventuella frågor och svar som
publiceras angående upphandlingen.
Om anbudsgivaren upplever krav i förfrågningsunderlaget som otydligt, orimligt, onormalt
kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att kontakta den
upphandlande enheten på ovan nämnda e-postadress på ett så tidigt stadium som möjligt, så att
missförstånd kan undvikas.
Eventuella frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska ställas i god tid och minst tio (10)
dagar före sista anbudsdag. Svar och andra kompletterande upplysningar lämnas kontinuerligt,
dock senast sex (6) dagar före sista anbudsdag. Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att
kontrollera huruvida nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit.
Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av den upphandlande enheten under anbudstiden
är bindande för både den upphandlande enheten och anbudsgivare.
2.5
Ersättning för anbud
Ersättning för att upprätta anbud och delta i anbudsprocessen utgår inte.
2.6
Tilldelningsbesked (delgivning av beslut)
Samtliga anbudsgivare kommer att erhålla meddelande om beslut. Delgivning kommer att ske på
elektronisk väg varför det är viktigt att anbudsgivare uppger sin mejladress. En rättelse- och
besvärsanvisning bifogas delgivningen.
2.7
Avslutad upphandling och tecknande av avtal
Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av
behöriga företrädare för den upphandlande enheten.
Den upphandlande enheten förbehåller sig rätten att anta anbudet i sin helhet eller delar av det.
2.8
Allmänna handlingars offentlighet och sekretess
Reglerna i landskapslag (1977:72) om allmänna handlingars offentlighet gäller endast för
landskapets myndigheter. Landskapsägda bolag som vid upphandling över tröskelvärdena
uppfyller definitionen på en upphandlande enhet omfattas inte av reglerna om offentlighet och
behöver inte lämna ut sina handlingar till allmänheten.
4(6)
2.9
Hänvisningar till standarder
Om det i denna anbudsförfrågan förekommer någon hänvisning till standarder, varumärken,
patent, produkttyp, ursprung, specifik metod eller produktion, avses härmed att den hänvisningen
följs av orden "eller likvärdig”. I lämnade anbud ska beskrivningen göras så tydligt att beställaren
kan bedöma likvärdigheten.
2.10 Prisuppgifter
Prisuppgifter för varorna skall anges i anbudet, gärna i en excelfil.
Samtliga prisuppgifter ska anges i EUR exklusive mervärdesskatt.
Den upphandlande enheten betalar inga övriga extra kostnader eller avgifter.
3
Bedömning av anbud (tilldelning)
Eftersom det är möjligt att lämna delade anbud, dvs. anbud på endast vissa produkter i
produktbeskrivningen, kommer utvärdering att ske avseende varje enskild produkt, som
motsvarar ska-kraven (i produktbeskrivningen angivet varumärke eller likvärdigt), utifrån lägsta
pris. Det innebär att leverantör kan tilldelas hela kontraktet såsom det framgår av bilagt
avtalsförslag eller endast delar därav. Ett flertal leverantörer kan därför komma att tilldelas olika
delar av kontraktet.
4
4.1
Krav på anbudsgivaren (kvalifikationskrav)
Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer
Anbud kan lämnas av en eller flera leverantörer och avse hela eller delar av kontraktet.
En leverantör har rätt att anlita underleverantörer för att fullgöra sina åtaganden. Användandet av
underleverantör begränsar inte anbudsgivarens ansvar som huvudman för fullgörande av
kontraktet.
Om leverantören anlitar underleverantör, ska anbudet innehålla uppgifter om respektive
underleverantörs firma, FO-/organisationsnummer samt vilken del av åtagandet som ska
fullgöras av respektive underleverantör.
4.2
Uteslutningsgrunder
Anbudsgivare utesluts från upphandlingen om någon av uteslutningsgrunderna i 53 § UppHandL
föreligger. Detta innebär bland annat att anbudsgivare utesluts från deltagande i upphandlingen
om denne, eller dess underleverantör, begått något av de i nämnda paragraf angivna brott, till
exempel bestickning, bedrägeri eller penningtvätt.
Anbudsgivare kan även uteslutas från upphandlingen om någon av uteslutningsgrunderna i 54 §
UppHandL föreligger. Detta gäller även underleverantörer.
Detta innebär att anbudsgivare kan uteslutas från upphandlingen om den eller dess
underleverantörer:
5(6)

är försatt i konkurs eller blir upplöst eller har avbrutit sin affärsverksamhet eller har
skulder som har reglerats genom ett fastställt ackord, ett saneringsprogram eller
genom något annat motsvarande program som grundar sig på lagstiftningen,
 är föremål för försättande i konkurs eller upplösning eller för något annat förfarande
som avses i 1 punkten,
 genom en lagakraftvunnen dom har dömts för en lagstridig handling i anslutning till
sin yrkesutövning,
 i sin yrkesverksamhet har gjort sig skyldig till en allvarlig förseelse, som kan styrkas av
den upphandlande enheten,
 har åsidosatt sin skyldighet att betala skatter eller socialförsäkringsavgifter i Finland
eller i etableringslandet, eller
 har lämnat väsentligt oriktiga uppgifter då den lämnat den upphandlande enheten
uppgifter som gäller tillämpningen av kapitel 8 eller försummat att lämna de uppgifter
som krävs.
Anbudsgivaren ska intyga att anbudsgivaren inklusive eventuella underleverantörer inte är
föremål för någon omständighet enligt 53-54 §§ UppHandL
4.3
Krav gällande registrering
Anbudsgivaren ska på begäran av Åda Ab kunna uppvisa följande intyg.
 Utdrag ur handelsregistret eller motsvarande register i etableringslandet
 Ett intyg om att företaget inte har obetalda skatter och/eller socialskyddsavgifter
4.4
Krav gällande ekonomisk ställning
Anbudsgivaren ska på begäran av Åda Ab visa sin ekonomiska ställning genom att skicka in sitt
senast fastställda bokslut.
5
Kravspecifikationer m.m.
Samtliga krav i nedan uppräknade bilagor skall uppfyllas alternativt godtas.
Bilaga 1
Produktbeskrivning
Bilaga 2
Ritning A20-02
Bilaga 3
Ritning A20-03
Bilaga 4
Ritning A20-04
Bilaga 5
Ritning A20-05
Bilaga 6
Ritning A20-08
Bilaga 7
Ritning A471-1
Bilaga 8
Ritning A472-1
Bilaga 9
Ritning A474-1
Bilaga 10
Avtalsförslag
6(6)