Transcript FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG

1 (26)
Administrativa divisionen
Sista anbudsdag
Datum
2014-11-21
2014-12-29
Anbudets giltighet
2015-06-30
Dnr RA 12-2014/09851
Upphandlingsförfarande ÖPPEN UPPHANDLING
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
Detta förfrågningsunderlag avser upphandling av lokalvård till Riksarkivets lokaler i Stockholm.
Härmed inbjuds Ni att lämna anbud i enlighet med förutsättningar angivna i detta
förfrågningsunderlag.
Postadress: Riksarkivet, Box 125 41, 102 29 Stockholm, · Besöksadress: Fyrverkarbacken 13, Stockholm
· Telefon: 010-476 70 00 · Telefax: 010-476 71 20 · E-post: [email protected] · Internet:
http://www.riksarkivet.se · Organisationsnr: 202100-1074
2 (26)
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
1
UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER.....................................................................4
1.1
1.2
1.3
1.4
1.4.1
1.5
1.6
1.7
1.7.1
1.7.2
1.7.3
1.7.4
1.7.5
1.7.6
1.7.7
1.8
1.9
1.10
1.11
1.12
1.12.1
1.12.2
1.12.3
1.13
Bakgrund.................................................................................................................4
Upphandlande enhet................................................................................................4
Upphandlande enhets representant..........................................................................4
Kontaktpersoner hos Riksarkivet............................................................................4
Frågor och svar........................................................................................................4
Förfrågningsunderlag..............................................................................................5
Upphandlingsform..................................................................................................5
Anbud......................................................................................................................5
Omfattning..............................................................................................................5
Giltighetstid.............................................................................................................5
Språk.......................................................................................................................5
Formella krav..........................................................................................................5
Utformning..............................................................................................................6
Alternativa anbud....................................................................................................6
Ska- och börkrav.....................................................................................................6
Ingivande av anbud.................................................................................................6
Sekretess/ offentlighet i upphandlingsärenden.......................................................7
Ändringar avseende förfrågningsunderlaget...........................................................7
Kompletterande uppgifter till förfrågningsunderlaget............................................7
Utvärdering och beslut............................................................................................7
Anbudsprövning......................................................................................................7
Utvärderingskriterier...............................................................................................8
Bedömningsgrunder................................................................................................8
Beslut.......................................................................................................................8
2
LEVERANTÖRSKVALIFICERING.....................................................................9
2.1
2.2
2.3
2.3.1
2.3.2
2.3.2
2.3.4
2.3.5
Juridisk ställning.....................................................................................................9
Ekonomisk och finansiell ställning.........................................................................9
Teknisk förmåga och kapacitet.............................................................................10
Referenser.............................................................................................................10
Kvalitetsarbete......................................................................................................10
Miljöarbete............................................................................................................10
Beskrivning av företaget.......................................................................................10
Underleverantörer.................................................................................................10
3
KRAVSPECIFIKATION......................................................................................10
3.0
3.1
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.2
3.2.1
Sekrettes bedömning
Orienterig om uppdraget.......................................................................................10
Orientering om byggnaderna................................................................................10
Visning av lokalerna.............................................................................................11
Förändring av städytan..........................................................................................11
Uppdragets omfattning lokalvård (svara under flik 2)..........................................11
Regelmässig lokalvård..........................................................................................11
3 (26)
3.2.2
3.2.3
3.3
3.3.1
3.3.2
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.9.1
3.10
Tider......................................................................................................................11
Förutsättningar för uppdraget................................................................................11
Uppdragets omfattning fönsterputs, (svara under flik 3).......................................12
Omfattning fönsterputs..........................................................................................12
Förutsättningar......................................................................................................12
Uppdragets omfattning byte av kökshanddukar/gardiner,
Option (svara under flik 4)....................................................................................12
Förbrukningsartiklar mm (svara under flik 5).......................................................12
Orientering om personal- och förrådsutrymmen (svara under flik 6)...................12
Krav på personal (svara under flik 7)....................................................................13
Krav på entreprenören (svara under flik 8)...........................................................13
Preliminär projektplan/ kvalitetsplan (svara under flik 9)....................................14
Projektplan/Kvalitetsplan......................................................................................14
Anbudspris (svara under flik 10)...........................................................................15
4
KOMMERISELLA VILLKOR.............................................................................15
4.1
4.2
4.2.1
4.2.2
4.3
4.4
4.5
4.5.1
4.6
4.7
4.8
4.9
4.9.1
4.9.2
4.9.3
4.10
4.11
4.11.1
4.11.2
4.12
4.13
4.14
4.15
4.16
4.17
4.18
4.19
4.20
4.21
Avtalshandlingar...................................................................................................15
Avtalsparter...........................................................................................................16
Beställare...............................................................................................................16
Entreprenör............................................................................................................16
Avtalstid................................................................................................................16
Avtalad specifikation.............................................................................................16
Pris.........................................................................................................................16
Volymändringar i uppdraget..................................................................................16
Betalning................................................................................................................17
Samråd...................................................................................................................17
Tillkommande respektive avgående arbete...........................................................17
Driftsförutsättningar..............................................................................................17
Beställaren.............................................................................................................17
Entreprenören........................................................................................................17
Städning och slutrengöring....................................................................................17
Kvalitetsuppföljning..............................................................................................18
Ansvar....................................................................................................................18
Skadeståndsskyldighet...........................................................................................18
Försäkringar...........................................................................................................18
Överlåtelse av avtal................................................................................................18
Underleverantör.....................................................................................................19
Miljöhänsyn...........................................................................................................19
Myndighetskrav.....................................................................................................19
Prisnedsättning.......................................................................................................19
Sekretess.................................................................................................................19
Hävning..................................................................................................................19
Force Majeure........................................................................................................20
Ändringar och tillägg.............................................................................................20
Tvist.......................................................................................................................20
4 (26)
1
UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER
Samtliga nedan angivna ska-krav måste vara uppfyllda för att anbudet ska gå till vidare prövning.
Anbudsgivaren ska skriftligen i anbudet bekräfta att denne uppfyller dessa villkor.
1.1
Bakgrund
Riksarkivet inrättades med 1618 års kansliordning formellt som ett självständigt ämbetsorgan inom
det kungliga kansliet. Riksarkivet har högsta överinseende över landets offentliga arkivväsende.
Riksarkivet har hand om Statens heraldiska verksamhet samt ger ut Svenskt Diplomatarium. Till
Riksarkivets organisation hör landsarkiven, Krigsarkivet, SVAR (Svensk arkivinformation) och
MKC (Mediakonverteringscentrum).
1.2
Upphandlande enhet
Riksarkivet (RA)
Box 125 41
102 29 Stockholm
1.3
Upphandlande enhetens representanter
Vladimir Labus
Riksarkivet
Tel. 010-476 71 95
e-post: [email protected]
Per Elfner
Riksarkivet
Tel. 010-476 71 04
e-post: [email protected]
1.4
Kontaktpersoner hos Riksarkivet
Samma som ovan.
För visning av lokalerna kan också följande personer kontaktas:
Marieberg: Svante Wallius och Lars Erik Olsson,
Tel. 010-476 73 05, 010-476 73 08
Arninge: Staffan Ragnarsson Tel. 010-476 72 49 och Johan Solback 010-4767233.
1.4.1
Frågor och svar
Finner anbudsgivare att förfrågningsunderlaget i något avseende ska förtydligas eller kompletteras
ska sådan begäran ställas skriftligen eller per e-post till någon av de angivna representanterna i den
upphandlande enheten hos Riksarkivet. Sådan begäran ska ställas i god tid så att svar kan lämnas 6
dagar före anbudstidens utgång. Frågor ställda för sent kommer inte att besvaras.
5 (26)
1.5
Förfrågningsunderlag
Förfrågningsunderlaget består av ett antal olika dokument. Anbudsgivaren är själv skyldig att
kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag enligt följande förteckning erhållits:
Detta förfrågningsunderlag, daterat 2014-11-21.
Ritningar över lokalerna, bilaga 7.1 och 7.2.
Arbetsbeskrivning PM för Marieberg och Arninge (inkl. städyta), bilaga 1, 2 och 5.
Prisbilaga, bilaga 3.
Försäkran avseende svart arbetskraft, bilaga 4.
1.6
Upphandlingsform
Detta är en öppen upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU. Detta
innebär bland annat att alla leverantörer får lämna anbud och att deltagande leverantörer ska lämna
skriftligt anbud. Prövningen och utvärderingen kommer att genomföras med utgångspunkt i de
uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt anbud. Att samtliga ska-krav är uppfyllda är en
förutsättning för att anbudet ska gå vidare till anbudsutvärdering. Först prövas att de ställda kraven
på leverantören och städtjänsten, inklusive avtalsvillkoren, är uppfyllda. Bland de anbud som
kvarstår kommer Riksarkivet att anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga utifrån den
nedan beskrivna utvärderingsmetoden. Vid en sådan upphandling antas anbud utan föregående
förhandling. Anbudsgivare bör därför vid anbudstillfället lämna ett så förmånligt anbud som möjligt.
1.7
Anbud
1.71
Omfattning
Uppdraget omfattar regelmässig lokalvård (daglig städning, se bilagor ”Arbetsbeskrivning”).
Uppdraget är geografiskt placerat i Stockholm och Täby/Arninge, enligt detta
förfrågningsunderlag.
Uppdraget är uppdelat i TVÅ delar: del 1 Marieberg och del 2 Arninge.
Anbud kan lämnas på en eller de båda delarna i uppdraget.
1.7.2
Giltighetstid (svara under flik 1)
Anbudet ska vara giltig t.o.m. 2015-06-30, vilket skriftligen ska bekräftas i anbudet.
1.7.3
Språk
All dokumentation i detta upphandlingsärende inklusive all korrespondens ska vara på svenska.
1.7.4
Formella krav
Följande formella krav gäller för anbudet:






anbudet ska inges i ett originalexemplar,
anbud ska inkomma till Riksarkivet i ett slutet kuvert/paket,
försändelsen ska vara märkt ”Dnr RA 12-2014/09851”,
anbud ska lämnas i pärm eller på annat sätt vara inbundet/hophäftat så att bladen inte kan
komma i ordning, anbud får inte lämnas i lösblad,
anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare för företaget (flik 1),
anbudet ska innehålla uppgifter om adress till företaget, namn på kontaktperson samt
telefon och e-post till kontaktperson (flik 1).
6 (26)
1.7.5
Utformning
För att kunna göra en rättvis och korrekt bedömning ska anbudet vara uppställt enligt de anvisningar
som är specificerade. Anbudsgivaren ska på ett tydligt sätt beskriva hur denne tänker uppfylla de
ställda kraven. Anbud bör lämnas i pärm eller vara inbundet eller hophäftat på så sätt att bladen inte
kan komma i oordning. Anbud får inte lämnas i lösblad.
Ordna anbudet på följande sätt:
Där det finns angivet en hänvisning till flik, t.ex. ”svara under flik 17”, ska anbudsgivare avge sitt
svar i sitt anbud efter denna flik.
Syftet med detta krav är att säkerställa att informationen från anbudsgivare kan hanteras på ett så
enkelt och effektivt sätt som möjligt.
OBS! De intyg och övriga dokument som anbudsgivaren önskar hänvisa till i ett svar ska normalt
läggas under samma flik där frågan hör hemma. Undantag är exempelvis de dokument som ska
användas till flera frågor. Det viktiga är att det finns hänvisningar till dokumenten om de inte är
placerade på exakt rätt ställe, som gör att man enkelt hittar rätt dokument.
1.7.6
Alternativa anbud
Alternativa anbud kommer inte att accepteras.
1.7.7
Ska- och börkrav
Anbudsgivaren ombeds att lämna svar på varje ställd fråga. Det gäller även för varje enskild
fetmarkerad ska-krav som ska bekräftas i anbudet.
Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som ska-krav, bör-krav eller begäran om att
anbudsgivaren ska ange eller ska beskriva någonting. Ska-kraven ska vara uppfyllda för att
anbudet skall tas upp till vidare utvärdering. Bör-, ange- och beskrivakraven ligger till grund för
utvärderingen av respektive kriterium, i detta fall kriteriet ”Kvalité”.
Det är inte tillräckligt att endast ange att ett krav är uppfyllt, utan anbudsgivaren måste även lämna
en beskrivning där så efterfrågas. Anbudsgivaren måste på ange- och beskrivakraven ge ett
fullständigt svar som visar på god kunskap/kännedom/engagemang på det efterfrågade.
1.8
Ingivande av anbud
Anbud ska vara inkommet till Riksarkivet, på nedan angiven adress, senast 2014-12-29.
Anbudsgivare svarar för att anbud inkommer i rätt tid, se Riksarkivets öppettider nedan. Anbud som
inkommer för sent kommer inte att prövas.
Anbud skickas till:
Riksarkivet
Box 125 41
102 29 Stockholm
Anbud kan även lämnas personligen eller genom bud till:
Riksarkivet, receptionen
Fyrverkarbacken 13, Stockholm
Öppettider: mån-fre 08.30-16.15
7 (26)
Anbud skall lämnas i pappersform.
Anbud inkommet via fax eller e-post kommer inte att beaktas.
1.9
Sekretess/offentlighet i upphandlingsärenden
Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen till
dess upphandlingen offentliggjorts, avtal slutits eller upphandlingen på annat sätt avslutats.
Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna
fullgöra uppdraget med anledning av upphandlingen.
Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess
till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs- eller
driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren
lider skada om uppgifterna röjs.
Om anbudsgivaren anser att de uppgifter anbudsgivaren lämnat i upphandlingsärendet uppfyller vad
som erfordras för kommersiell sekretess, ska anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om
kommersiell sekretess. Sådan begäran ska innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt
vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter
som rör utvärderingskriterier endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas
av kommersiella skäl.
1.10
Ändringar avseende förfrågningsunderlaget
Ändringar avseende förfrågningsunderlaget är bindande för den upphandlande enheten, endast under
förutsättning att uppgifterna:


erhållits skriftligen,
har lämnats av kontaktpersoner på RA enligt ovan.
Ändringen avseende förfrågningsunderlaget distribueras till samtliga som beställt
förfrågningsunderlag från Riksarkivet.
1.11
Kompletterande uppgifter till förfrågningsunderlaget
Entreprenören ska besöka Riksarkivets lokaler för att skaffa sig kännedom om de speciella
förutsättningar som råder på alla städobjekt som ingår i förfrågningsunderlaget. Besök på platsen
anordnas enligt överenskommelse med de under 1.4 angivna kontaktpersoner på Riksarkivet.
Se punkt 3.1.2.
1.12
Utvärdering och beslut
1.12.1
Anbudsprövning
Här kontrolleras att samtliga ska-krav (ovillkorliga krav) som preciserats i förfrågningsunderlaget är
uppfyllda. Anbud som inte uppfyller samtliga ska-krav kommer att uteslutas från vidare
utvärdering.
8 (26)
Endast de anbudsgivare som har uppfyllt kvalifikationskraven kommer att få sina anbud värderade. I
denna fas värderas samtliga bör-, ange- och beskrivkrav. För att få en hög poäng vid värderingen
måste anbudsgivaren kunna uppfylla och väl beskriva de krav som är ställda. Anbudsgivaren
erhåller mellan 0 - 5 poäng på varje ställd fråga, där 5 är den högsta poängen och 0 är den lägsta
poängen.
1.12.2
Utvärderingskriterier
Riksarkivet kommer att anta det mest ekonomisk fördelaktiga anbudet med beaktande av nedan
rangordnade och viktade kriterier:
Utvärderingskriterier
Viktning
1. Kvalitet
65 %
2. Totalpris
35 %
1.12.3
Bedömningsgrunder
Kvalitet 65 %
Bedömning av kvalitet kommer att ske av svaren på bör-, ange- och beskrivakraven .
Samtliga krav (ej ska-krav) kommer att ingå i bedömningen. Alla krav kommer att bedömas som
lika viktiga. Den eller de anbudsgivare som lämnar svar som bäst överensstämmer med de i
förfrågningsunderlagen uppställda kraven kommer att få den högsta poängen. Övriga anbudsgivare
får poäng i fallande skala utifrån hur kravet kan uppfyllas utifrån det efterfrågade.
Betygsättningen avseende kvalité kommer att gå till enligt följande; Utgångspunkten är att högst
poängsumma erhåller betyget 5. Övriga poängsummor erhåller betyg i förhållande till differensen
till högsta poängsumma.
Totalpris 35 %
Bedömning av pris kommer att ske genom att anbudets totalpris jämförs med andra inkomna anbuds
totalpris. Bedömning sker enligt det pris som lämnats i prisbilagan.
Totalpriset ligger till grund för kriteriets betyg. Utgångspunkten är att lägst totalpris erhåller betyg 5.
Övriga totalpriser erhåller betyg i förhållande till differensen till lägsta totalpris.
Formel
Jämförande anbuds poängsumma resp. totalpris/bästa poängsumma resp. lägsta totalpris *5
Slutbetyg
De två kriteriernas betyg viktas 65 % för kvalité och 35 % för pris i förhållande till varandra.
Summan av de viktade betygen utgör anbudets totalbetyg, vilket enligt angivna förutsättningar utgör
det ekonomisk mest fördelaktiga anbudet och ligger till grund för beslutet om antagandet av
leverantör.
1.13
Beslut
Beslut i ärendet kommer att meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen innan avtal tecknas med
antagen leverantör.
9 (26)
2
LEVERANTÖRSKVALIFICERING
2.1
Juridisk ställning
För att intresseanmälan ska kunna antas får anbudsgivaren inte:





Vara försatt i konkurs eller likvidation, vara under tvångsförvaltning eller föremål för
ackord eller tills vidare ha inställt sina betalningar eller vara underkastad näringsförbud.
Vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller
annat liknande förfarande.
Vara dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt laga kraftvunnen dom.
Ha gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen.
Ha underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende skatter eller sociala avgifter.
Riksarkivet kommer att kontrollera detta via kreditupplysningsföretag och hos Skatteverket.
Anbudsgivaren ska i anbudet förbinda sig att inte anlita så kallad svart arbetskraft. Med svart
arbetskraft avses personer för vilka anbudsgivaren inte innehåller och inbetalar källskatt och
arbetsgivaravgifter i enlighet med gällande lagar. Anbudsgivaren ska i sitt anbud garantera att
företaget, eller de underleverantörer som eventuellt anlitas, inte anlitar, har anlitat eller kommer att
anlita ”svart arbetskraft”. Anbudsgivaren ska därför till anbudet bifoga ifylld och undertecknad
försäkran, bilaga 4.
2.2
Ekonomisk och finansiell ställning
Anbudsgivaren ska ha en stabil ekonomisk bas.
Anbudsgivaren ska redovisa nyckeltal där kassalikviditeten, (se definition), uppgår till mer än 100
procent och soliditeten (se definition) är högre än 10 procent. Beräkningsgrund är de senaste
nyckeltal som redovisats till Bolagsverket. I de fall lägre nyckeltal redovisats (exempelvis p.g.a. att
företaget är nystartat) ska anbudsgivare ändå anses uppfylla dessa om anbudsgivaren lämnat en
sådan förklaring att det kan anses klarlagt att han innehar motsvarande stabilitet.
Riksarkivet kommer att kontrollera detta via kreditupplysningsföretag.
Definitioner:
Kassalikviditet: Omsättningstillgångar exkl. lager och pågående arbeten i procent av kortfristiga
skulder. Källa: SCB, Nyckeltalshandboken.
Soliditet: Justerat eget kapital i procent av balansomslutningen. ((0,72*obeskattade reserver +
summa eget kapital) / balansomslutningen) * 100. Källa: SCB, Nyckeltalshandboken.
10 (26)
2.3
Teknisk förmåga och kapacitet
2.3.1
Referenser
Anbudsgivaren ska uppge minst 2 referenskunder för vilka anbudsgivaren har fullgjort uppdrag
avseende publika lokaler av motsvarande karaktär (minst 5000m2), under de senaste 3 åren. Med
publika lokaler menas museer, bibliotek, sjukhus, skolor eller liknande. Referenspersonerna ska
vara angivna med namn, telefonnummer och lämpligen e-post adress.
2.3.2
Kvalitetsarbete
Anbudsgivaren ska genom insända handlingar kunna påvisa att företaget arbetar enligt ett
kvalitetssäkringssystem (ansvariga personer, processbeskrivning).
Anbudsgivare ska beskriva hur de följer upp resultatet före, under och efter genomförda uppdrag.
2.3.3
Miljöarbete
Anbudsgivaren ska genom insända handlingar kunna påvisa att företaget arbetar enligt ett
miljöledningssystem.
2.3.4
Beskrivning av företaget
Anbudet ska innehålla en övergripande beskrivning över det anbudsgivande företaget (Organisation:
antal anställda, geografisk spridning, historik etc., ägandestruktur-affärsidé-marknadspositionpersonalpolicy).
2.3.5
Underleverantörer
Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra vissa delar av uppdraget ska
dessa anges i anbudet tillsammans med en specificering av omfattning och karaktär. Samma krav
som ställs på anbudsgivaren enligt 2.1 gäller även för underleverantörer. Underleverantör måste bli
godkänd av Riksarkivet för att kunna anlitas.
3
KRAVSPECIFIKATION
Samtliga nedan angivna ska-krav måste vara uppfyllda för att anbudet ska gå till vidare prövning.
Anbudsgivaren ska skriftligen i anbudet bekräfta att denne uppfyller dessa villkor.
3.0
Säkerhetsklassning
För uppdraget kommer antagen leverantörs personal att genomgå säkerhetsklassning enligt
Säkerhetsskyddslag (SFS 1996:627) samt Säkerhetsskyddsförordningen (SFS 1996.633). Det
ankommer på leverantören att ta del av kraven som ställs i lagen och förordningen och
säkerställa att de kommer att uppfylla kraven vid ett eventuell tecknande av avtal.
Uppfylls ej ställda krav kommer inte avtalet att träda i kraft.
(Det innebär att tilltänkt personal (inkl vikarier) kommer att kontrolleras av Säkerhetspolisen (klass
3). Observera att en förutsättning för att den tilltänkta personalen ska kunna genomgå säkerhetsklassning är att de innehar svenskt medborgarskap. Riksarkivet rekommenderar anbudsgivare att se
till att det finns tillräckligt med personal på lista som ska lämnas till SÄPO. Extra inhopp av icke
kontrollerad personal kommer inte att vara möjligt.
11 (26)
Riksarkivet kommer efter tilldelningsbeslutet att skicka lista på ordinariepersonal och vikarier från
vinnande företag till SÄPO för säkerhetsklassning. Därefter om villkoren uppfylls kommer
avtalstecknande att äga rum.)
3.1
Orientering om uppdraget
Uppdraget omfattar regelmässig lokalvård och fönsterputs av lokaler för Riksarkivet inom
Stockholm.
I detta åtagande ingår att utföra städning och fönsterputs enligt överenskommelse. I åtagandet ingår
också beställning och påfyllning av förbrukningsmaterial och övriga produkter samt att i övrigt se
till att Riksarkivet får en väl fungerande lokalvård.
3.1.1
Orientering om byggnaderna
För närmare beskrivning av lokalerna, se bifogade ritningar, bilaga 7, 7.1 och 7.2.
3.1.2
Visning av lokalerna
Anbudsgivare ska besöka Riksarkivets lokaler. Anbudsgivare ska i anbudet bifoga en lista på
personer som har besökt Riksarkivets lokaler samt datum och tid för besöket, bilaga 6.
Visning av lokaler sker enligt överenskommelse, kontakta personer angivna i punkt 1.4.
3.1.3
Förändring av städytan
Riksarkivet räknar med att det kommer att ske vissa förändringar av städytan under avtalsperioden
som beror på interna förändringar, utbyggnader etc. Förändring av städytan kommer att ersättas
enligt de villkor som finns i avtalet. Omförhandlingsmöjlighet ska finnas vid reducering av
lokalytan.
3.2
Uppdragets omfattning lokalvård (svara under flik 2)
3.2.1
Regelmässig lokalvård
Uppdraget avser regelmässig lokalvård enligt bifogad arbetsbeskrivning och beskrivning av arbetets
utförande.
För arbetsbeskrivning av regelmässig lokalvård, se bilaga ”Arbetsbeskrivning för lokalvård vid
Riksarkivets lokaler i Marieberg och Arninge”. I arbetsbeskrivningen används uttrycket ”rengjort”.
Detta innebär att ytan ska vara ren från alla typer av smuts, fläckar samt damm.
Golv ska vårdas enligt skötselföreskrifter. Att observera är att trappor kan sakna ”skurkant” vilket
medför att oförsiktigt våt tvätt kan skada intilliggande väggar. Vid skada härav åligger det
entreprenören att på egen bekostnad återställa väggar till ursprungskick.
3.2.2
Tider
Det löpande arbetet ska utföras 5 dagar/vecka (helgfri måndag-fredag) i huvudsak på dagtid mellan
kl. 06.15 – 16.30. I Marieberg ska Städpersonalen befinna sig på arbetsplatsen mellan kl. 6.15 -
12 (26)
1630 och städning ska utföras under 16 timmar per dag, raster borträknade, med dubbelbemanning
under morgonen. Köket i Marieberg måste vara iordningställt efter eftermiddagskaffe, ca kl 15.15.
I Arninge ska städning utföras på plats under 9 timmar per dag, raster borträknade, med början kl.
06.15. Köket i Arninge måste vara iordningställt efter eftermiddagskaffe, ca kl 15.15
Tidrapport för städare ska inges vid varje månadskontroll (angivet under 3.8). Visst arbete, som
golvvård, kan utföras på andra tider efter överenskommelse mellan uppdragsgivare och entreprenör i
varje enskilt fall.
Lokalvård ska utföras så att störningar för verksamheten i möjligaste mån minimeras.
Publika lokaler (dvs. lokaler där allmänheten har tillträde) samt samtliga sammanträdes/konferensrum ska städas före 08.15 i Marieberg och före 08.30 i Arninge eller i undantagsfall före
första utnyttjandetillfället enligt aktuell lokalboknings- eller öppet schema. Lokalerna är
gulmarkerade i bilaga 7 och 7.2.
3.2.3
Förutsättningar för uppdraget
Entreprenören ska själv hålla med erforderlig utrustning och maskiner för uppdragets utförande.
Entreprenören ska även utföra underhåll, service och reparation av egen utrustning och maskiner.
13 (26)
3.3
Uppdragets omfattning fönsterputs (svara under flik 3)
3.3.1
Omfattning fönsterputs
Fönsterputsuppdraget omfattar putsning av alla fönster en gång om året för Riksarkivets byggnader
inom Stockholmsområdet. Fönsterbåge med dubbelglas ska rengöras från utsidan båda sidorna
invändigt vid öppnande av fönsterbågen och från insidan, totalt fyra sidor per fönsterbåge. Även
glaspartier i båda byggnader ska räknas i priset (dvs glaspartier som inte omfattas av daglig
städning). Priset för fönsterputsuppdraget ingår i månadspriset ska lämnas i bifogad prisbilaga 3.
3.3.2
Förutsättningar
Samtliga hjälpmedel för arbetets utförande, såsom lyftanordningar, ställningar eller motsvarande
ska leverantören stå för och det ska ingå i priset.
3.4
Uppdragets omfattning byte av kökshanddukar/gardiner, option (svara under flik 4)
Detta uppdrag upphandlas som en option för de två olika delarna i upphandlingen. Det står
Riksarkivet fritt att använda sig av optionerna.
Uppdraget omfattar dels byte av samtliga kökshanddukar samt kemtvätt av alla gardiner en gång per
år. Totalt rör det sig om 10 st handdukar som ska bytas. Anbudsgivaren ska uppge pris per styck
och frekvens, dvs. hur ofta de byts ut. Priset på nertagning, uppsättning och kemtvättning av
gardinerna ska också ingå. Detta ska göras i bifogat prisformulär.
3.5
Förbrukningsartiklar m.m. (svara under flik5)
Inköp ska ske via statliga ramavtal av förbrukningsartiklar (www.avropa.se). D.v.s. hygienartiklar
och förbrukningsmaterial för lokalvårdens genomförande. I de fall produkterna (avser ej maskiner,
städutrustning etc. som anbudsgivaren kommer att äga) finns med i något statlig ramavtal sker inköp
med de villkor och priser som specificeras i ramavtalet.
Anbudsgivaren ska ombesörja beställning och leverans av dessa artiklar. Det sker genom fullmakt
från Riksarkivet. Fakturering av dessa artiklar ska ske direkt av leverantören till Riksarkivet, utan
några påslag eller andra avgifter av anbudsgivaren.
Samråd ska vid behov ske med ansvarig på Riksarkivet vid större inköp.
Anbudsgivaren ska lämna specificerade inköpslistor till Riksarkivet varje kvartal.
3.6
Orientering om personal- och förrådsutrymmen (svara under flik6)
Riksarkivet tillhandahåller utrymmen. Anbudsgivaren kan utnyttja dessa utrymmen utan extra
kostnad. Städinventarier såsom städvagnar eller annan utrustning som krävs för utförandet av
uppdraget ska anskaffas på anbudsgivarens egen bekostnad.
Anbudsgivaren ska ansvara för utformning/skötsel av samtliga lånade utrymmen.
Anbudsgivaren ska vid avtalsperiodens slut säkerställa att motsvarande utrustning som fanns i
personal- och förrådsutrymmen vid avtalsperioden början finns att tillgå vid avtalsperiodens slut.
14 (26)
3.7
Krav på personal (svara under flik 7)
All personal ska på ett enkelt sätt kunna identifieras, t.ex. genom synlig företagsbricka och enhetlig
klädsel. Ange hur anbudsgivaren avser lösa detta.
Personalen ska på uppmaning kunna uppvisa giltig legitimation eller motsvarande som visar att de
är anställda av anbudsgivaren och även – i förekommande fall – dess underleverantörer. Ange hur
detta avses lösas.
All personal ska tala, förstå och läsa instruktioner på svenska.
Anbudsgivarens organisation ska, så långt som möjligt, presentera sig för de som vistas i de aktuella
lokalerna genom exempelvis en tryckt folder eller en inplastad sida.
Personalen ska i avprickningsscheman notera tidpunkt för städning och tidpunkt för nästa städning
eller dylikt. Schema ska sitta på lämpligt ställe i anslutning till städområdet.
För att uppfylla funktions- och kvalitetskraven ska arbetet utföras av personal som med
engagemang kan ta initiativ och arbeta självständigt och flexibelt, kan se och bedöma behov av olika
insatser samt som har servicekänsla och som känner ansvar för lokalerna och arbetsmiljön. Ange
hur detta avses lösas.
Om städpersonal smutsar ner omgivande miljö som ligger utanför uppdraget ska personalen utan
extra kostnad rengöra den nersmutsade omgivande miljön.
Anbudsgivaren ska se till att sopsäckar, förpackningar och dylikt samlas på avsett område inom
Riksarkivet.
Personalen ska omgående till Riksarkivet rapportera skador eller förmodade skador som kan leda
till större skador om de inte åtgärdas.
Personalen ska vara uppmärksam på att omedelbart anmäla till ansvarig om obehöriga kan antas
finnas i lokalerna under låsta perioder.
3.8
Krav på entreprenören (svara under flik 8)
Entreprenören ska medverka i månadsvisa möten med Riksarkivets städansvarig, då även tidrapport
för städare ska inges (angivet under 3.2.).
Entreprenören ska göra kvalitetsuppföljning
Inledningsviss ska entreprenören tillsammans med Riksarkivet gå igenom och bestämma hur den
överenskomna kvalitetsnivån ska kontrolleras.
Entreprenören ska regelbundet (minst 1 gång per månad) hålla kontakt med respektive avdelnings
kontaktman.
Entreprenören ska regelbundet (minst 1 gång per månad) lämna en lista till Riksarkivet på sådant
som måste åtgärdas.
Entreprenören ska ansvara för att städpersonal har erforderliga passerkort och giltiga ID-handlingar.
Entreprenören ska om så önskas överlämna namnsatt tjänstgöringslista.
Entreprenören ska se till att städanvisningar finns tillgängliga för städpersonalen.
Entreprenören ska se till att alla nycklar och passerkort som uppdragsgivaren tillhandahåller
förvaras på ett betryggande sätt.
15 (26)
Vid tillfällig frånvaro ska inställelse av ny personal ske samma dag om inte annat överenskommits
med Riksarkivet. Vid utebliven städning kommer företaget att krediteras från första dagen.
Uppgift om hur stor del av avtalet som läggs ut på underleverantörer samt namn på denne/dessa ska
bifogas anbudet.
Vid upprepade klagomål ska uppdragsgivaren kunna kräva utbyte av personal.
Arbetsledning och den platsansvarige ska vara försedd med mobiltelefon. Riksarkivets telefoner får
ej användas utan tillstånd.
3.9
Preliminär projektplan/kvalitetsplan (svara under flik 9)
3.9.1
Projektplan/kvalitetsplan
En preliminär projektplan/kvalitetsplan för de arbeten som anbudsgivare avser lämna anbud på, ska
bifogas anbudet. Planen ska innehålla nedan uppräknade punkter (a-d). Anbudsgivare ska använda
samma struktur (som punkt a-d) i sitt anbud och besvara varje fråga (a-d) under sin egen rubrik.
a) Beskrivning av uppstart av uppdraget:
Anbudsgivaren ska beskriva hur uppstart av detta uppdrag kommer att gå till för att säkerställa ett
smidigt övertagande. Anbudsgivare ska i sin beskrivning ta upp följande (strecksatser nedan ska
vara tydligt besvarade och finnas som underrubriker till denna punkt).





En beskrivning av hela uppstartsperioden, från planering av uppstartsperioden till slutet på
uppstartsperioden och övergång till ”normal/avsedd” lokalvård. Max 3 p
En fast lokalvårdsgrupp bör sköta lokalvården. Beskriv den grupp som kommer att sköta
lokalvården i Riksarkivets lokaler. Max 3 p
Introduktion/introduktionsutbildning av tilltänkt personal, både lokalvårdare och
arbetsledare. Max 3 p
Extra resurser under uppstartsperioden. Max 3 p
Kvalitetstänkande under uppstartsperioden. Max 3 p
b) Kvalitetsuppföljning


Kvalitet och mätmetoder: Anbudsgivare ska ange hur denne säkerställer att god kvalitet på
lokalvården efterlevs under avtalsperioden. Bifoga eventuella checklistor, standarder,
enkäter etc. Max 5 p
Uppföljning av kvalitet: Anbudsgivare ska ange hur anbudsgivaren kommer att följa
upp/hantera/rätta till ett mätresultat som visar på avvikelse från kvalitetsmålen. Max 5 p
c) Resursplan
Det är av största vikt att Riksarkivet kan garanteras leveranssäkerhet vid tillfälligt personalfrånvaro.
Beskriv hur anbudsgivaren säkerställer leveranssäkerhet vid följande situationer:



Semester, längre tids sjukdom etc. (planerad frånvaro). Max 3 p
Kortare sjukdom etc. (oplanerad frånvaro). Max 3 p
Ange vilken utbildning/kännedom om uppdraget ersättningspersonal har för att klara
uppdraget. Max 3 p
16 (26)
d) Miljö och allergi
Antagen entreprenör ska delta i Riksarkivets arbete med källsortering av avfall inom respektive
fastighet. I uppdraget ska ingå:
Att transportera sorterat avfall från miljöstationer och avfallskorgar, som är utplacerade i lokalerna,
till centrala källsorteringsstationer i respektive fastighet.
Att ansvara för ordning och renhållning av miljöstationerna och runt avfallskorgar.




Anbudsgivare ska i anbud beskriva hur miljöhänsyn kommer att tas vid genomförande av
detta uppdrag. Max 3 p
Uppgifter om vilka produkter som kommer att användas vid lokalvårdens genomförande ska
bifogas.
Anbudsgivaren ska målmedvetet verka för att verksamheten bedrivs på bästa miljöanpassade
sätt med hänsyn till lokaler, utrustning, kemisk tekniska produkter och ekonomi.
På Riksarkivet arbetar personer som har olika former av allergi. Anbudsgivare ska ange hur
denne avser att arbeta för att minimera problemen för dessa personer samt vilka åtgärder som
är möjliga att genomföra. Max 3 p
För kriteriet ”Kvalité” kan maximalt 40 poäng uppnås.
3.10
Anbudspris (svara under flik 10)
Separat pris per offererat område ska lämnas på bifogade prisformulär.
Priset ska inkludera samtliga med uppdragets förenade kostnader för respektive område. Det åligger
anbudsgivare att kontrollera att angivna måttuppgifter är korrekta.
4
KOMMERSIELLA VILLKOR
Anbudsgivaren ska i anbudet bekräfta att denne accepterar följande kommersiella villkor
(svara under flik 11)
4.1
Avtalshandlingar
Avtalets omfattning bestäms av avtalshandlingar. Förekommer i handlingarna mot varandra
stridande föreskrifter gäller de inbördes i nedan angivna ordning, såtillvida omständigheterna inte
uppenbarligen föranleder annat:
1. Ändringar och tillägg till avtalet
2. Avtal
3. Förfrågningsunderlag inkl bilagor, daterat 2014-11-21
4. Anbud
17 (26)
4.2
Avtalsparter
4.2.1
Beställare
Riksarkivet, organisationsnummer: 202100-1074
Beställarens kontaktpersoner: Vladimir Labus och Per Elfner
4.2.2.
Entreprenör
Entreprenörens ombud: Fylls i vid avtalstecknande
Entreprenörens platsansvarig: Fylls i vid avtalstecknande
Entreprenörens arbetsledare: Fylls i vid avtalstecknande
Underentreprenör: Fylls i vid avtalstecknande
4.3
Avtalstid
Avtalet gäller för perioden 2015-03-01 – 2017-02-28, med möjlighet till en förlängning på
oförändrade villkor ett (1) år i taget. Avtalsperioden kan förlängas högst två gånger vilket innebär en
maximal avtalsperiod på fyra (4) år. Avtalet förlängs på uppdragsgivarens initiativ.
Om uppdragsgivaren önskar förlänga avtalet skall leverantören meddelas skriftligen senast sex (6)
månader före avtalstidens utgång. Förlängning av avtalet ska undertecknas av båda parterna.
4.4
Avtalad specifikation
Avtalet omfattar regelmässig lokalvård och årlig fönsterputs för beställaren. Uppdragets omfattning
och innehåll i övrigt framgår av förfrågningsunderlaget. Entreprenören ska utföra uppdraget
fackmannamässigt och iaktta god sedvänja inom branschen. Entreprenören svarar för allt som
erfordras för uppdragets utförande i enlighet med avtalet eller som eljest måste anses ingå i
uppdraget.
4.5
Pris
Beställaren ersätter entreprenören för lokalvård enligt prisbilaga till förfrågningsunderlaget.
Priserna inkluderar samtliga med uppdraget förenade kostnader och är exklusive mervärdeskatt.
Priser är fasta under första avtalsåret. Priset får därefter justeras enligt SCB:s städ-index med
november månad 2014 som basmånad. Anmälan om prisjusteringar ska lämnas skriftligen senast 30
dagar innan för att vara giltiga. De nya priserna ska gälla först från närmast följande månadsskifte.
En begäran om prisjustering som till exempel inkommer den 25 januari kan alltså vara giltig för den
faktura som skickas under mars månad.
Understiger prisförändringen två (2) % ska ingen prisjustering ske.
4.5.1
Volymändringar i uppdraget
Om lokalvårdsinsatser inte behöver utföras – helt eller delvis – under semesterperiod och vid
eventuell stängning av lokaler ska frilagd tid användas för större åtgärder, alternativt övriga
åtgärder.
18 (26)
Gällande lokalvårdinsatser inom något område som – oavsett orsak – inte behöver utföras helt eller
delvis, kan beställaren efter samråd med entreprenören åberopa prisreducering i enlighet med
gällande priser, förutsatt att detta har överenskommits en månad innan ikraftträdande.
Om verksamheten för de områden som nämns i punkt 3.1.3 (städytan) ändras i framtiden så kan
dessa lokaler komma att omfattas av detta avtal. Ersättning sker då enligt de villkor som finns i
avtalet.
4.6
Betalning
Entreprenören fakturerar månadsvis i efterskott, till Riksarkivet. Fakturan ska specificeras så att
det tydligt framgår vilka kostnader som avses och för respektive adress. Beställaren betalar
senast 30 dagar efter mottagen och godkänd faktura. Fakturerings- eller andra administrativa
avgifter accepteras ej. Dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen (1975:635).
4.7
Samråd
Beställarens behov av regelmässig lokalvård enligt kravspecifikationen och arbetsbeskrivningen
i förfrågningsunderlaget ska vara styrande för var och hur lokalvård ska utföras. Samråd mellan
entreprenörens arbetsledare och beställarens kontaktperson ska ske så snart ändrat behov
uppstår. Önskemål om särskilda insatser samt synpunkter på arbetets utförande ska (av
beställaren utsedd kontaktperson) framföras direkt till arbetsledare eller kontaktperson.
4.8
Tillkommande respektive avgående arbete
Beställaren ska vid behov genom överenskommelse med arbetsledare tillfälligt kunna byta en typ av
lokalvårdtjänst mot en annan. Detta sker utan prisjustering. Tilläggsarbete som enligt entreprenören
kommer att medföra kostnader utöver avtalssumman ska skriftligt anmälas till beställaren för
godkännande. Har entreprenören ej gjort sådan anmälan och arbetet har ändå utförts ska
kostnaderna för arbetet anses ingå i avtalssumman. Bestående ändringar och tilläggsarbeten ska
innan de får påbörjas vara skriftligen beställda av beställaren.
Avtalade priser ska ligga till grund för reglering av tillkommande och inställda arbeten samt
optioner för vilka särskild prisuppgift inte har lämnats.
4.9
Driftsförutsättningar
4.9.1
Beställaren
Efter överenskommelse ställer beställaren omklädningsrum och förråd till entreprenörens
förfogande. Detta sker utan kostnad för entreprenören.
4.9.2
Entreprenören
Entreprenören ska tillhandahålla maskiner (inkl. underhåll, service och reparationer), utrustning
och material för lokalvårdens utförande.
4.9.3
Städning och slutrengöring
Vid avtalets upphörande ska entreprenören svara för rengöring av tillhandahållna utrymmen.
Entreprenörens maskiner, utrustning och material etc. ska omhändertagas och borttransporteras
av anbudsgivaren.
Entreprenörens eventuellt kvarvarande maskiner, utrustning och material etc. som ej
omhändertagits och borttransporterats av entreprenören vid avtalets upphörande, ska tillfalla
19 (26)
beställaren utan kostnad för denne. Eventuella kostnader för beställaren, ska entreprenören
svara för.
Av entreprenören ej utförd slutrengöring, kommer att ombesörjas av beställaren, varvid
entreprenören svarar för denna kostnad.
Inpasseringskort eller nycklar ska återlämnas till beställaren utan särskild anmodan. Vid
avsaknad av eller förlorade rekvirerade inpasseringskort eller nycklar ska entreprenören svara
för samtliga kostnader förenade med denna förlust.
4.10
Kvalitetsuppföljning
Inför start av entreprenaduppdrag kommer en kvalitetsplan för uppföljning av uppdraget att
arbetas fram, vilken ska fungera som ett uppföljningsinstrument mot uppsatta mål enligt
förfrågningsunderlaget. Avtalsperiodens första två månader kommer beställaren att se som en
inkörningsperiod och därför ha visst överseende med avvikelser under den perioden.
4.11
Ansvar
4.11.1
Skadeståndsskyldighet
Om beställaren förpliktas att utge ersättning till tredje man på grund av entreprenören eller dennes
personals vållande, ska entreprenören ersätta beställaren härför.
Entreprenören och dennes personal svarar för att tillhandahållen area, gällande förvaringsutrymmen
för material, maskiner samt personalutrymmen handhas på avsett sätt.
Kostnader för åtgärdande av skada på grund av oaktsamhet eller vårdslöshet från entreprenörens
sida, svarar entreprenören för.
Entreprenören svarar för alla direkta skador och skäliga kostnader som beställaren har haft till följd
av försenad, utebliven eller ofullständigt utförd tjänst inom avtalat åtagande.
4.11.2
Försäkringar
Entreprenören ska teckna och vidmakthålla:



ansvarsförsäkring omfattande allmänt ansvar, produktansvar och omhändertagen egendom,
kombinerad företagsförsäkring för sin egendom och
nyckelförsäkring där entreprenören påtar sig kostnaden för låsbyte på grund av förlust av
utkvitterad nyckel.
Försäkringsperioden ska omfatta hela avtalsperioden oavsett om verksamhet bedrivs i lokalerna
eller ej.
Gällande försäkringsbevis ska om beställaren så önskar översändas till beställaren inför varje nytt
avtalsår.
4.12
Överlåtelse av avtal
Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan beställarens skriftliga medgivande.
20 (26)
4.13
Underleverantör
Entreprenören svarar för att underleverantörer som anlitas för att fullgöra uppdrag enligt denna
upphandling uppfyller samma krav som ställs på entreprenören, det vill säga, entreprenören ikläder
sig ansvaret för underleverantören enligt detta avtal.
Byte av underleverantör ska ske i samråd med beställaren.
Om underleverantörer anlitas i strid med sagda äger beställaren säga upp avtalet helt eller delvis
med omedelbar verkan.
4.14
Miljöhänsyn
Entreprenören ska målmedvetet verka för att verksamheten bedrivs på bästa miljövänliga sätt med
hänsyn till lokaler, utrustning, kemiskt tekniska produkter. Angivna uppgifter om vilka produkter
som används vid lokalvårdens genomförande ska gälla. Vid eventuella avsteg från dessa uppgifter
ska entreprenören underrätta beställaren i god tid före användning. Om problem eller skadegörelse
är orsakad av sådan oaktsamhet ska entreprenören återställa det skadade till ursprungligt skick eller
ersätta beställaren för kostnaderna uppkomna av sådana skador.
4.15
Myndighetskrav
Lokalvårdspersonalen ska anpassa sig till de arbetsmiljöföreskrifter som gäller i beställarens lokaler
och i övrigt följa lagar och förordningar tillämpliga för uppdragets utförande.
4.16
Prisnedsättning
Prisnedsättning kan förekomma i enlighet med den kvalitetsuppföljning som parterna kommit
överens om. Prisnedsättning är kopplad enbart till brister i kvalitet i enlighet med kvalitetsmålen.
Riksarkivet förbehåller sig rätten att genomföra oanmälda kontroller för att säkerställa att
leverantören genomför uppdraget enligt de uppgifter som har lämnats i anbudet. Om det under dessa
kontroller uppdagas brister i leveransen på något sätt kommer prisnedsättningen att åberopas.
4.17
Sekretess
Entreprenören ansvarar för att av honom anlitad personal inte yppar sådan uppgifter som personalen
fått kännedom om under arbetet i beställarens lokaler och som enligt offentlighets- och
sekretesslagen (2009:400) omfattas av sekretess i beställarens verksamhet.
4.18
Hävning
Part äger rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om den andra parten i väsentlig grad
åsidosätter sina åtaganden enligt avtalet och inte inom 30 dagar efter skriftlig uppmaning vidtar
rättelse.
Beställaren äger rätt att häva avtalet med en (1) månads varsel om entreprenören trots upprepad
reklamation ej utför godkänd städning eller om en avvikelserapport av väsentlig betydelse inte
åtgärdas till nästa driftsmöte.
21 (26)
Beställaren har rätt att häva avtalet om entreprenören försätts i konkurs, likvidation, inleder
förfarande enligt lagen om företagsrekonstruktion eller eljest befinns vara på sådant obestånd att
denne inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden.
Entreprenören är skyldig att svara för beställarens merkostnader för täckningsköp under en period
om tre (3) månader efter det att avtalet upphört att gälla, om avtalet hävs efter reklamation eller
hävning enligt ovan. Täckningsköp kan påbörjas under varselperioden om entreprenören inte förmår
uppfylla avtalsvillkoren. Täckningsköp ska ske med omsorg och till skäliga kostnader.
Entreprenören är likaså skyldig att ersätta beställaren för uppkomna upphandlingskostnader.
4.19
Force Majeure
Part befrias från sina åtaganden enligt detta avtal om fullgörandet därav förhindras på grund av
omständighet utanför hans kontroll som denne skäligen inte kunde räkna med vid avtalets tecknande
och vars följder inte skäligen kunde undvikas eller övervinnas. Såsom sådan omständighet ska anses
krig, krigsliknande tillstånd, avtalsenlig arbetskonflikt, eldsvåda och beslut av statsmakterna eller
myndighet.
Den part som avser att åberopa ovan beskriven omständighet ska omedelbart och skriftligen
underrätta motparten. Så snart den åberopade omständigheten upphört ska parten omedelbart
underrätta motparten samt omedelbart återuppta fullgörandet av avtalad prestation.
4.20
Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg till detta avtal kan endast göras genom skriftlig handling, undertecknad och
godkänd av båda parter.
4.21
Tvist
Tvist i anledning av ingånget avtal ska lösas genom förhandling mellan parterna, i annat fall av
svensk domstol med tillämpning av svensk rätt.
Bilagor:
Bilaga 1, Lokalvård Marieberg
Bilaga 2, Lokalvård Arninge
Bilaga 3, Pris blankett
Bilaga 4, Försäkran svart arbetskraft, Riksarkivet
Bilaga 5, Arbetsbeskrivning PM
Bilaga 6, Besöksrapport
Bilaga 7, Riksarkivet Arninge arkiv o kontor
Bilaga 7.1, Riksarkivet Marieberg arkiv
Bilaga 7.2, Riksarkivet Marieberg kontor
22 (26)
Checklista upphandling av lokalvård
Krav i FFU
Formalia:_
Anbudet ska vara inkommet till RA senast 2014-12-29
Anbudet ska vara giltig tom 2015-06-30, vilket
skriftligen ska bekräftas i anbudet.
Anbudet ska inkomma till RA i ett slutet paket/kuva.
Försändelsen ska vara märkt "RA 12-2014/09851"
Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare
för företaget
Anbudet ska innehålla uppgifter om adress till
företaget, namn på kontaktperson samt telefon och
e-post till kontaktpersonen
All dokumentation ska vara på svenska
Anbudsgivare ska besöka RA:s lokaler. Anbudsgivare
ska bifoga anbudet lista på personer som har besökt
RA:s lokaler samt datum och tid för besöket.
Anbudet ska vara indelat i flikar/register
Leverantörskvalificering
Juridisk ställning:
För att intresseanmälan skall kunna antas får
anbudsgivaren:
Ej vara försatt i konkurs eller likvidation, vara under
tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tills vidare
ha inställt sina betalningar eller vara underkastad
näringsförbud
Ej vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande
förfarande
Ej vara dömd för brott avseende yrkesutövningen
enligt laga kraftvunnen dom.
Ej har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövning
Ej ha underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende
skatter eller socialavgifter
Ej anlitar "svart arbetskraft". Ifylld Bilaga 4
Ekonomisk och finansiell ställning:
Anbudsgivaren skall ha en stabil ekonomisk bas.
Anbudsgivaren skall redovisa nyckeltal där kassalikviditeten
(se definition) uppgå till mer än 100% och soliditeten, (se
definition), är högre än 10%. Beräkningsgrund är de senaste
nyckeltal som har redovisats till PRV
I de fall lägre nyckeltal redovisats (ex. p.g.a. att företaget är
nystartat) ska anbudsgivare ändå anses uppfylla dessa
krav om anbudsgivaren lämnar en sådan förklaring att det
kan anses klarlagt att han innehar motsvarande stabilitet.
Teknisk förmåga och kapacitet
Referenser- anbudsgivaren ska uppge minst 2 referenskunder för vilka anbudsgivaren har fullgjort uppdrag
avseende publika lokaler av motsvarande karaktär, under
de senaste tre åren. Med publika lokaler menas museer,
bibliotek, sjukhus, skolor eller liknande. Referenserna ska
vara angivna med namn, telefonnummer och lämpligen
e-postadress.
Kvalitetsarbete- anbudsgivaren ska genom insända
handlingar kunna påvisa att företaget arbetar enligt ett
1.8
1.7.2
Svar i
flik
flik 1
1.7.4
1.7.4
1.7.4
flik 1
1.7.4
1.7.3
flik 1
3.1.2
1.7.5
2.1
2.1
2.1
2.1
2.1
2.1
2.2
2.2
2.3.1
23 (26)
kvalitetssäkringssystem. Ansvariga personer, processbeskrivning. Anbudsgivaren ska beskriva hur de följer upp
resultatet före, under och efter genomförda uppdrag.
Miljöarbete- Anbudsgivaren ska genom insända
handlingar kunna påvisa att företaget arbetar enligt ett
miljöledningssystem.
Beskrivning av företaget:
Anbudet ska innehålla en övergripande beskrivning över
det anbudsgivande företaget. Beskrivningen ska innehålla
följande:
1.organisation: antal anställda, geografisk spridning, historik
2. Ägandestruktur
3. Affärsidé
4. Marknadsposition
5. Personalpolicy
KRAVSPECIFIKATIONEN
Uppdragets omfattning
Det löpande arbete ska utföras 5 dagar/vecka (helgfri månfre) i huvudsak på dagtid kl. 06.15-16.30. I Marieberg ska städning utföras med 12 timmar per dag och i Arninge ska städning
utföras med 7 timmar per dag, raster borträknade. Visst arbete,
som golvvård kan utföras på andra tider efter överenskommelse
mellan uppdragsgivare och entreprenör i varje enskilt fall.
Lokalvård ska utföras så att störningar för verksamheten i
möjligaste mån minimeras.
Publika lokaler (d.v.s. lokaler där allmänheten har tillträde)
samt samtliga konferensrum ska städas före 08.15 i Marieberg
före 08.30 i Arninge eller i undantagsfall före första utnyttjandetillfället enligt aktuell lokalbokning eller öppet schema.
Uppdragets omfattning fönsterputs
Fönsterputsuppdraget ska omfatta putsning av alla fönster, för
Riksarkivets byggnader i Marieberg och Arninge en gång per år.
Samtliga hjälpmedel för arbetets utförande, såsom lyftare,
ställningar eller motsvarande ska leverantören stå för och det
skall ingå i priset.
Uppdragets omfattning byte av kökshanddukar/gardiner, option
Anbudsgivaren ska uppge pris per styck och frekvens, d.v.s. hur
ofta handdukarna byts ut. Priset på nertagning, uppsättning och kemtvätt av gardinerna ska ingå. Detta skall göras i bifogat prisformulär.
Förbrukningsartiklar m.m.
Inköp ska ske via statliga ramavtal av förbrukningsartiklar. D.v.s.
hygienartiklar och förbrukningsmaterial för lokalvårdens
genomförande. I de fall produkterna (avser ej maskiner, städutrustning etc. som anbudsgivaren kommer att äga) finns med i
något statligt ramavtal och med de villkor och priser som
specificeras i ramavtalet.
Anbudsgivaren ska ombesörja beställning och leverans
av dessa artiklar. Detta genom fullmakt från Riksarkivet.
Fakturering av dessa artiklar ska ske direkt av leverantören
till RA, utan några påslag eller andra avgifter av anbudsgivaren.
Samråd ska vid behov ske med ansvarig på RA vid större inköp
Anbudsgivaren ska lämna specificerade inköpslistor till RA varje
kvartal.
Orientering om personal- och förrådsutrymme
Städinventarier såsom städvagnar eller annan utrustning för att
kunna utföra uppdraget ska anskaffas på anbudsgivarens egen
2.3.2
2.3.3
2.3.4
3.2.2
flik 2
3.2.2
flik 2
3.2.2
flik 2
3.3.2
flik 3
3.4
flik 4
3.5
flik 5
3.5
3.5
flik 5
flik 5
3.5
flik 5
24 (26)
bekostnad.
Anbudsgivaren ska ansvara för utformning/skötsel av samtliga
lånade utrymmen.
Anbudsgivaren ska vid avtalsperiodens slut säkerställa att
motsvarande utrustning som fanns i personal- och förrådsutrymmen
vid avtalsperioden början finns att tillgå vid avtalsperiodens slut.
Krav på personal
a) All personal ska på ett enkelt sätt kunna identifieras, t.ex.
genom synlig företagsbricka och enhetlig klädsel. Ange hur
anbudsgivare avser lösa detta
b) Personalen ska på uppmaning kunna uppvisa giltig legitimation
eller motsvarande som bevisar att de är anställda av anbudsgivaren
och även i förekommande fall- dess underleverantör.
Ange hur detta avses lösas.
c) All personal ska tala, förstå och läsa instruktioner på svenska.
d) Anbudsgivarens organisation ska, så långt det är möjligt,
presentera sig för de som vistas i de aktuella lokalerna genom
exempelvis en tryckt folder eller en inplastad sida.
e) Personalen ska i avprickningsscheman notera tidpunkt för
städning och tidpunkt för nästa städning eller dylikt. Schemat
ska sitta på lämpligt ställe i anslutning till städområdet.
f) För att uppfylla funktions- och kvalitetskraven ska arbetet
utföras av personal som med engagemang kan ta initiativ och
arbeta självständigt och flexibelt, kan se och bedöma behov av olika
insatser samt som har servicekänsla och som känner ansvar för
lokalerna och arbetsmiljö.
g) Om städpersonal smutsar ner omgivande miljö som ligger utanför
uppdraget ska personalen utan extra kostnad rengöra den
omgivande miljön.
h) Anbudsgivaren ska se till att sopsäckar, förpackningar och dylikt
samlas på avsett område inom RA.
i) Personalen ska omgående till RA rapportera skador eller
förmodade skador som kan leda till större skador om de inte
åtgärdas.
j) Personalen ska vara uppmärksam på och omedelbart anmäla
till ansvarig om obehöriga kan antas finnas i lokalerna under låsta
perioder.
Krav på entreprenören
a) Entreprenören ska medverka på månadsvisa möte med RA:s
städansvarig då även tidrapport för städare ska inges.
b) Entreprenören ska göra kvalitetsuppföljning.
c) Inledningsvis ska entreprenören tillsammans med RA gå
igenom och bestämma hur den överenskomna kvalitetsnivån ska
kontrolleras.
d) Entreprenören ska regelbundet (minst 1 ggr/månad) hålla kontakt
med respektive avdelnings kontaktman.
e) Entreprenören ska regelbundet (minst 1 ggr/mån) lämna lista
till RA på sådant som måste åtgärdas.
f) Entreprenören ska ansvara för att städpersonal har erforderliga
passerkort och ID-handlingar.
g) Entreprenören ska om så önskas överlämna namnsatt
tjänstgöringslista.
h) Entreprenören ska se till att städanvisningar finns tillgängliga
för städpersonalen.
i) Entreprenören ska se till att alla nycklar och passerkort som
uppdragsgivaren tillhandahåller förvaras på ett betryggande sätt.
3.6
flik 6
3.6
flik 6
3.6
flik 6
3.7
flik 7
3.7
3.7
flik 7
flik 7
3.7
flik 7
3.7
flik 7
3.7
flik 7
3.7
flik 7
3.7
flik 7
3.7
flik 7
3.7
flik 7
3.8
3.8
flik 8
flik 8
3.8
flik 8
3.8
flik 8
3.8
flik 8
3.8
flik 8
3.8
flik 8
3.8
flik 8
3.8
flik 8
25 (26)
j) Vid tillfällig frånvaro ska inställelse av ny personal ske samma
dag om inte annat överenskommits med RA.
k) Uppgift hur stor del av avtalet som läggs ut på underleverantör
samt namn på denne/dessa ska bifogas.
l) Vid upprepade klagomål ska uppdragsgivaren kunna kräva
utbyte av personal.
m) Arbetsledning och platsansvarig ska vara försedd med mobiltelefon. RA:s telefoner får ej användas utan tillstånd.
Projektplan
En preliminär projektplan/kvalitetsplan för den del eller områden som
anbudsgivare avser lämna anbud på, ska bifogas anbudet. Planen
ska innehålla nedan uppräknade punkter. Anbudsgivaren
ska använda samma struktur i sitt anbud och besvara varje
fråga under sin egen rubrik (a-d).
Uppgifter om vilka produkter som kommer att användas vid
lokalvårdens genomförande ska bifogas anbudet.
a. BESKRIVNING UPPSTART AV UPPDRAGET (flik 9)
Projektplan/kvalitetsplan
Anbudsgivare ska beskriva hur uppstart av detta uppdrag kommer
att gå till för att säkerställa ett smidigt övertagande.
Anbudsgivare ska i sin beskrivning ta upp följande (nedanstående
satser ska vara tydligt besvarade och finnas som underrubriker till denna punkt).
En beskrivning av hela uppstartsperioden, från planeringen av
uppstartsperioden och övergång till "normal/avsedd" lokalvård
Max 3 p
En fast lokalvårdsgrupp bör sköta lokalvården.
Beskriv den grupp som kommer att sköta lokalvården på RA.
Max 3 p
Introduktion/introduktionsutbildning av tilltänk personal, både
lokalvårdare och arbetsledare.
Max 3 p
Extra resurser under uppstartsperioden.
Max 3 p
Kvalitetstänkande under uppstartsperioden.
Max 3 p
b. KVALITETSUPPFÖLJNING
Kvalitet och mätmetoder: Anbudsgivare ska ange hur denne
säkerställer att god kvalitet på lokalvården efterlevs under
avtalsperioden. Bifoga eventuella checklistor, standarder, enkäter
etc.
Max 5 p
Uppföljning av kvalitet: Anbudsgivaren ska ange hur anbudsgivaren
kommer att följa upp/hantera/rätta till ett mätresultat som visar på
avvikelse från kvalitetsmålen.
Max 5 p
c. RESURSPLAN
Beskriv hur anbudsgivaren säkerställer leveranssäkerhet vid
följande situationer:
semester, längre tids sjukdom (planerad frånvaro) etc.
Max 3 p
kortare sjukdom etc. (oplanerad frånvaro).
Max 3 p
Ange vilken utbildning/kännedom om uppdraget ersättningspersonalen har för att klara uppdraget.
Max 3 p
3.8
flik 8
3.8
flik 8
3.8
flik 8
3.8
flik 8
3.9.1
flik 9
3.9.1
flik 9
flik 9
flik 9
flik 9
26 (26)
d. MILJÖ OCH ALLERGI
Anbudsgivaren ska i anbud beskriva hur miljöhänsyn kommer
att tas vid genomförande av detta uppdrag.
Max 3 p
På RA arbetar personer som har olika former av allergier.
Anbudsgivaren ska ange hur denne avser att arbeta för att minimera
problemen för dessa personer samt vilka åtgärder som är möjliga
att genomföra.
Max 3 p
Anbudspris
Pris ska inkludera samtliga kostnader.
KOMMERSIELLA VILLKOR
Anbudsgivaren ska acceptera kommersiella villkor.
flik 9
3.10
flik 10
4
flik 11