Transcript Användarhandbok Trio

Användarhandbok
Trio
hänvisningssystem
Uppdaterad 2012-09-11
Ansvar
Växeln i Orsa kommun har en funktion för att hantera inkommande samtal och
förmedla dessa på bästa sätt. Växelfunktionen kan också ta emot meddelanden
och vidarebefordra dem via e-post och SMS.
Växelfunktionen ska inte i första hand användas för ”internsamtal”, d v s
förfrågningar om vidarekoppling mellan kommunens anknytningar. Dessa
internsamtal ska hanteras av respektive användare genom att använda
automatiska telefonisten eller Trio Assistant.
Medarbetare ansvarar för att den egna anknytningen är rätt inställd. Varje
användare har skyldighet att hänvisa telefonen när man inte är anträffbar samt
att koppla ur meddelanden och hänvisningar vid återgång till normalt läge.
Anvisningar om hur detta hanteras finns att få hos växeln alternativt på
intranätet. Har man en röstbrevlåda knuten till sin anknytning, är man skyldig
att lyssna av denna.
Du som förutom medarbetare även är chef ska alltid meddela växeln om någon
slutar, byter tjänst, får andra arbetsuppgifter eller om en ny medarbetare
tillkommit. Detta för att växeln skall kunna koppla samtalen till rätt person eller
funktion.
2
Viktigt
5-siffriga interna anknytningar
Samtliga interna anknytningar blir 5-siffriga exempelvis blir 123 -> 52 123.
Röstbrevlåda i Trio
Alla kommer att få en röstbrevlåda, det innebär att nytt hälsningsmeddelande
måste läsas in.
Schemaläggningar
Befintliga schemaläggningar försvinner exempelvis för telefontider. Ni kommer
att kunna sköta detta själva på datorn genom Trio Assistant.
Byt lösenord
Det är obligatoriskt att byta sitt lösenord i Trio Assistant och röstbrevlådan.
Spärrade nummer
Alla anknytningar kommer att vara spärrade för utlandssamtal. Ni som tidigare
haft tillgång till detta måste höra av er till växel så öppnar vi upp.
Alla anknytningar kommer att vara spärrade för betalsamtal ex 0900 och
118……
Frågor och felanmälning
Frågor och felanmälningar gällande telefonin gör du till växeln på anknytning
99 (från fast anknytning) alternativt 996 (från mobil anknytning).
3
Ringa internt – internkatalog
I det nya telefonisystemet Trio finns en automatisk telefonisttjänst. Genom att
slå 99 (från fast anknytning) alternativt 996 (från mobil anknytning) kommer du
till den automatiska telefonisten. Med hjälp av den kan du ringa upp, få namnoch nummerupplysning, göra dina hänvisningar och hantera din röstbrevlåda.
Att nå automatisk telefonist
Från fast anknytning:
Från mobil anknytning:
Slå 99
Slå 996
Auto. telefonist: Vem vill du ringa?
Du: Anna Svensson
Auto. telefonist: Ringer Anna Svensson,
varsågod.
Ringa växeln
Ring 99 (från fast anknytning) alternativt 996 (från mobil anknytning) säg
”Växeln Orsa”. Säger du bara ”växeln” kommer du till någon av kommunernas
växel i Mora, Orsa eller Älvdalen.
Tänk på:
• Prata i normal takt, men gärna lite högre
• Du kan i alla lägen säga hjälp, för att få hjälptext uppläst
• Du kan när som helst avbryta den automatiska telefonisten genom att
söka den person/funktion du söker.
• Du kan kopplas till alla kommuner i hela Dalarna via den automatiska
telefonisten
Ringa externt nummer utan riktnummer
Exempelvis sjukvårdsupplysningen 1177 eller polisen 114 14 så ringer du
00 + telefonnumret (från fast anknytning) alternativt 995 + telefonnumret (från
mobil anknytning).
Internkatalog i Trio Assistant
Du hittar en genväg till Trio Assistant på ditt skrivbord. Logga in med ditt
kortnummer som både användarnamn och lösenord.
OBS! Byt lösenord snarast!
Här kan du hänvisa din telefon, söka telefonnummer och hantera din
röstbrevlåda. Mer information finns i användarhandboken Trio Web Assistant .
4
Hänvisning
Hänvisa din telefon så att inringande person nås av ett korrekt besked och ges
möjlighet att lämna ett meddelande eller att få komma till växeln.
Tala in din hänvisning:
Från fast anknytning:
Från mobil anknytning:
Slå 99
Slå 996
Auto. telefonist: Vem vill du ringa?
Du: Hänvisning
Auto. telefonist: Säg din hänvisning
Du: Lunch till klockan 13.00 (Orsak enligt
nedan).
Auto. telefonist: Lunch till klockan 13.00,
stämmer det?
Du: Ja
Auto. telefonist: Din hänvisning är sparad.
”Knappa” in hänvisning:
Från fast anknytning:
Från mobil anknytning:
Lyft luren och invänta Slå 990
ton
Slå in kod enligt nedan (knappa).
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Tala
Tillfälligt ute (default 20
minuter)
Lunch (default 60
minuter)
Gått för dagen
Tjänsteärende
Återkommer klockan
Tjänsteresa
Ledig
Sjuk
Återkommer den
Radera hänvisning
Knappa
*23*0#
*23*1#
*23*2#
*23*3*tim/min#
*23*4*tim/min#
*23*5*mån/dag#
*23*6*mån/dag#
*23*7#
*23*8*mån/dag#
#23#
5
Lägg in hänvisning via Outlook-kalendern
Du, som planerar din tid i kalendern i Outlook kan även hänvisa din telefon
direkt i Outlook-kalendern med hjälp av trebokstavskod för frånvaroorsaken
följt av ett kolon (:)
GFG:
LED:
SAM:
TJL:
TJÄ:
UTE:
ÅDA:
ÅKL:
Gått för dagen
Ledig
Sammanträde
Tjänstledig
Tjänsteärende
Tillfälligt ute
Åter datum
Åter klockan
I exemplet nedan har jag skrivit SAM: innan mötesinformationen. Då hänvisas
min telefon automatiskt den 19 september kl 11.30.
Du kan även lämna din telefon öppen även om du är på ett ärende. Då anger du
istället ett semikolon (;). Telefonisten kan då tala om var du är om du inte svarar
och därmed ge bättre service till kund.
Lägg in hänvisning via Trio Assistant
Du hittar en genväg till Trio Assistant på ditt skrivbord. Logga in med ditt
kortnummer som både användarnamn och lösenord.
OBS! Byt lösenord snarast!
Här kan du hänvisa din telefon, söka telefonnummer och hantera din
röstbrevlåda. Mer information finns i användarhandboken Trio Web Assistant .
6
Röstsvar / röstbrevlåda
Låt de som ringer nås av en personlig hälsningsfras, när du inte kan ta emot
samtal. Notera att du ska använda Trio:s röstsvar och inte mobilsvar 133.
Att ringa upp sitt röstsvar:
Från fast anknytning:
Slå 99 och säg röstbrevlåda
Från mobil anknytning:
Slå 996 och säg röstbrevlåda
Ring 023-860 01 (du kommer direkt till röstbrevlådan).
Fungerar från både fast och mobil anknytning.
Att använda röstbrevlådan första gången:
1. Ring upp röstbrevlådan från din egen anknytning.
2. Ange din personliga kod (ditt anknytningsnummer) och tryck #.
3. Tryck 2 för att komma till inställningsmenyn
4. Tala in en personlig hälsningsfras. Följ de talade instruktionerna.
5. Ändra din personliga kod (obligatoriskt) till egen vald kod (2-9 siffror).
Följ de talade instruktionerna.
Huvudmeny
1
2
0
*
Avlyssna meddelanden
Ändra inställningar
Hjälp (aktiverar hjälpen som läses upp)
Startar om Huvudmenyn
7
Fakta
Samtliga dalakommuner har samverkat kring upphandling av
nytt telefoniavtal och kommit fram till en gemensam
växellösning. Alla kommuner finns nu i en gemensam katalog
med femsiffriga kortnummer. Du behöver fr.o.m. nu inget
riktnummer för att ringa till någon annan dalakommun (OBS
Borlänge driftsätts den 15 oktober).
Den viktigaste hörnstenen när vi upphandlat har varit att hitta
former för att medborgare, kunder, medarbetare och andra
parter, lättare ska kunna nå den funktion eller person de söker
inom våra kommuner.
Tack vare den gemensamma upphandlingen har vi också fått
bättre priser och ett bredare tjänsteutbud.
8