Transcript Effektiviserad mediakoncern

PROCESSEFFEKTIVISERING I MEDIAKONCERN
SKAPADE STORA BESPARINGAR.
Effektivare fakturerings- och kundreskontraprocesser skapade stora besparingar i form av
minskade kredittider och förbättrat kassaflöde. Efter projektets genomförande kunde kapitalbindningen i kundfordringarna minskas med ca 25 %. Genom att processerna effektiviserades och samordnades blev en större organisationsförändring mot centralisering möjlig.
BAKGRUND
Under 2009 infördes ett nytt system för annonsbokning, fakturering och kundreskontra inom koncernen. Under implementeringen visade det sig att systemet hade stora
brister i form av rena felaktigheter och avsaknad av funktionalitet och rapporter,
något som ledde till stora avsteg från önskad
process. Varje implementeringsprojekt
drevs separat i koncernens olika bolag varför
olika krav ställdes till systemleverantören.
Följden blev att processerna för fakturering
och kundreskontra såg olika ut med ineffektivitet som följd.
PROJEKT
Uppdraget bestod i att utforma och införa en
koncerngemensam fakturerings- och kundreskontraprocess. Projektet syftade till att
effektivisera administrationen och skapa en
kvalitetssäkrad och tillförlitlig process.
KORNHAMNSTORG 61
111 27 STOCKHOLM
SWEDEN
[email protected]
ROSENLUNDSGATAN 3
411 20 GÖTEBORG
SWEDEN
[email protected]
WWW.PREERA.SE
WWW.THETRANSFORMATIONALLIANCE.COM
GENOMFÖRANDE
Tillsammans med representanter från koncernens olika delar kartlades dagens fakturerings- och kundreskontraprocesser, vilka
skiljde sig mellan koncernens bolag. Med utgångspunkt i dessa processkartläggningar
identifierades sedan samordnings- och effektiviseringsmöjligheter och behovet av
utvecklat systemstöd i flera delar av processen kartlades. För att stödja införandet av
den nya gemensamma processen ledde
Preera även arbetet att ta fram en handbok
som beskrev den nya processen samt hur arbetsmomenten utförs i det nya systemet.
I den första fasen identifierades ett antal
effektiviserings- och besparingsmöjligheter
vilka sedan togs vidare till en andra fas. De
processmässiga och organisatoriska förändringarna infördes och en ny koncern gemensam kreditpolicy togs fram för att effektivisera kundfakturaprocessen. Här utred-
des även effekter och konsekvenser av en
centralisering kontra en outsourcing av koncernens fakturering och kundreskontra.
RESULTAT OCH EFFEKT
Projektet medförde stora besparingar och
samordningsvinster för koncernen och en
positiv resultateffekt på mångmiljonbelopp.
Koncernen har nu en effektivare fakturerings- och kundreskontraprocess med tydligare gränsdragning mellan fakturering och
kundreskontra och den övriga organisationen. Genom att hanteringen effektiviserats
och samordnats kunde en större organisationsförändring mot centralisering påbörjas.
Processförbättringarna ledde tillsammans med en ökad samstämmighet i
kravställningen gentemot systemleverantören till effektivisering i form av minskade kredittider och en minskad kapitalbindning i kundfordringar med ca: 25 %.