Transcript Last ned rapporten

VÅR DATO
VÅR REFERANSE
16.04.2012
2012/9962
DERES DATO
DERES REFERANSE
1 av 7
VÅR SAKSBEHANDLER
Winnie Borgund
SENTRALADMINISTRASJON
ORDFØRER VOLDENSV 1
1851 MYSEN
Tilsynsrapport og varsel om pålegg
Dette brevet er en rapport fra tilsynet hos SENTRALADMINISTRASJON den 07.02.2012.
Brevet er også et varsel om at vi vurderer å gi pålegg til virksomheten.
Hva må dere gjøre?
Les grundig gjennom rapporten fra tilsynet. Hvis dere mener at beskrivelsen ikke er korrekt, eller
har andre kommentarer, må vi få skriftlig tilbakemelding senest 10.05.2012. Dere vil deretter
motta et eget brev om den videre oppfølgingen.
Vennligst oppgi vårt referansenummer 2012/9962 hvis dere gir tilbakemelding. Ta kontakt med
saksbehandleren hvis noe er uklart.
Hensikten med tilsynet
Arbeidstilsynet kontrollerte at Eidsberg kommune (skoleeieren) og skolene har rutiner for å jobbe
systematisk og forebyggende med helse, miljø og sikkerhet. Vi er særlig opptatt av hvordan
skolen og kommunen arbeider for å forebygge dårlig inneklima. Mangelfullt vedlikehold og
dårlig inneklima kan skade helsen til både ansatte og elever og føre til helseproblemer eller
sykefravær, mens godt inneklima bidrar til god helse og bedre læring. Tilsynet hos dere var en
del av den nasjonale satsningen Inneklima i offentlige bygg, der vi samarbeider med helse- og
undervisningsmyndighetene.
Vi startet tilsynet med å presentere Arbeidstilsynet og satsingen Inneklima i offentlige bygg.
Deretter så vi på hvordan dere jobber for å forebygge et helseskadelig inneklima.
Vi så nærmere på følgende temaer:






HMS- arbeid knyttet til inneklima, blant annet kartlegging, risikovurdering,
handlingsplan og oppfølging
FDV-system (Forvaltning, drift og vedlikehold)
vedlikeholdsrutiner
rolleavklaring og medvirkning
samarbeidet med godkjent bedriftshelsetjeneste
godkjenning etter forskrift om miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv.
POSTADRESSE
E-POST
TELEFON
ORGANISASJONSNR
Postboks 4720 Sluppen
7468 Trondheim
Norge
[email protected]
815 48 222
974761211
INTERNETT
TELEFAKS
www.arbeidstilsynet.no
73 19 97 01
VÅR REFERANSE
2012/9962
Oppsummering av tilsynet
Til stede fra SENTRALADMINISTRASJON: Tom-Arne Tørfoss (rådmann), Sissel Gjerde Berg
(adm. avdeling), Solveig Evensen (hovedverneombud), Frede Christensen (bedriftshelsetjeneste),
Jan-Erik Buer (rektor), Christer Høyning (rektor), Hans Kr. Sandvik (miljørettet helsevern),
Borgny Navestad (hovedtillitsvalgt skole), Lasse Thorvaldsen (rektor), Hilde Brandsrud (miljøog teknikksjef), Anne-Jorunn Nilsen (hovedtillitsvalgt fagforbundet).
Til stede fra Arbeidstilsynet: Winnie Borgund (seniorinspektør) og Ole Kolsvik (inspektør)
Arbeidstilsynet gjennomførte i februar 2012 tilsyn hos Eidsberg kommune som skoleeier og
arbeidsgiver, og hos tre av kommunens skoler. Tilsynene ble gjennomført 07.02.2012 og
09.02.2012. Sluttmøte, der Arbeidstilsynet oppsummerte sine funn, ble holdt 14.02.2012.
Tilstede på sluttmøtet: Brynjar Rønning (etatsjef Kultur og oppvekst), Christer Høyning (rektor),
Hans Kr. Sandvik (miljørettet helsevern), Solveig Evensen (hovedverneombud), Borgny
Navestad (hovedtillitsvalgt skole), Frede Christensen (bedriftshelsetjenesten) og Anne Sivertsen
(hovedvernombud Eidsberg u.skole).
Kommunenes skoler er godkjent av Miljørettet helsevern i 1998, og det har siden vært 4-5
tilsynsrunder med skolene. Arbeidstilsynet oppfatter at skolene blir regelmessig vurdert og fulgt
opp av Miljørettet helsvern.
Skolene er tilknyttet Smaalenene bedriftshelsetjeneste, som er et interkommunalt selskap eid av
Askim og Eidsberg kommuner. Bedriftshelsetjenesten er godkjent.
Under tilsynet fikk Arbeidstilsynet opplyst at det ennå ikke var utarbeidet BHT-plan 2012 for
alle skolene, men dette var under arbeid. Videre ble det heller ikke fremlagt en overordnet plan
for hva bedriftshelsetjenesten skal bistå med i 2012.
Alle ledere og verneombud får tilbud om HMS opplæring og oppfriskning etter behov. Etter
tilsyn i skolene viste det seg at ikke alle ledere hadde gjennomført en slik opplæring. Dette kan
skyldes at kommunen ikke har en plan eller system som sørger for at dette blir gjennomført og
fulgt opp.
Kommunen har utarbeidet et internkontrollsystem (A, B og C- håndbok). Under tilsynet fikk
Arbeidstilsynet forelagt en rutine for kartlegging og risikovurdering av arbeidsmiljøfaktorer, med
angivelse av hvem som har ansvar for gjennomføring og hvem som skal/kan medvirke. Videre er
det utarbeidet skjemaer og rutiner for gjennomføring. Under tilsynene kom det frem at
kartlegging og rapportering om forhold som kan ha betydning for inneklima, foregår på ulike
måter. I tillegg til vernerunder ble det opplyst at bygg og eiendom kartlegger sammen med
vaktmester, og renholdsarbeidere melder fra til bygg og eiendom om forhold som de eventuelt
avdekker. Det benyttes vaktmesterbok eller e-post for å melde forhold til vaktmester.
Arbeidstilsynet fikk ikke innsikt i i hvilken grad disse meldingene ble fanget opp av
systematikken.
Under tilsynene kunne det ikke vises til at det var gjennomført en enhetlig systematisk
kartlegging og risikovurdering av inneklima og hvilke forhold som virker inn på inneklima i
skolene. På tilsyn i skolene ble det avdekket at vernerunder ikke var gjennomført i samsvar med
kommunens rutiner. Det var ikke utarbeidet handlingsplaner, med tiltak, frister og ansvar, basert
på en kartlegging/risikovurdering. Det synes heller ikke som systemet sikrer at det blir
2 av 7
VÅR REFERANSE
2012/9962
3 av 7
gjennomført eller at det gjøres en tilbakerapportering til kommunen som arbeidsgiver/skoleeier.
Vi mener kommunen må avklare hva som er årsaken til at overordnede rutiner ikke følges opp og
korrigere dette.
Av konkrete kartlegginger er radonnivået i skolene målt og det gjøres CO2-målinger i klasserom.
Kommunen opererer både med et papirbasert avvikssystem og et elektronisk. Arbeidstilsynet
fikk tilbakemelding om at systemet var lite kjent blant brukerne og ble følgelig lite benyttet.
Under tilsynene og befaring kom det frem forhold som har betydning for inneklima og som burde
vært fanget opp, vurdert og om nødvendig fulgt opp med tiltak eller handlingsplan. Som
eksempler nevnes kopimaskiner i arbeidsrom, manglende solavskjerming, ventilatorvifter på
skolekjøkken som ikke fungerer, taklekkasje, mangelfull luftskifte på kontorarbeidsplasser for
lærere.
Vedlikeholdsplan for hver enkelt skole mangler. Det er utarbeidet en samlet plan for planlagt
vedlikehold i en 4-års periode, Vedlikeholdsplan i kommunale bygg. Som det står i innledningen,
skal planen vise vedlikeholdsetterslepet og kostnader knyttet til dette. Risiko som en
forutsetning for prioriteringer, basert på systematisk kartlegging/riskovurdering målt mot
lovkrav, fremkommer derimot ikke i planen.
Arbeidstilsynet anser at kommunen har et internkontrollsystem med rutiner som har til hensikt å
ivareta arbeidsmiljøet. Intensjonene er gode, men det kan synes for Arbeidstilsynet at rutinene er
lite kjent blant de ansatte og mangler etterlevelse, samt at det har vært lite fokus på hvordan
kommunen følger rutinene opp i forhold til å sjekke ut om de fungerer som forutsatt, slik det
kreves i internkontrollsforskriften.
I denne tilsynsprosessen har det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig
inneklima vært et sentralt tema. Arbeidstilsynet har satt fokus på hvorvidt kommunen og skolene
arbeider systematisk med inneklima og vedlikehold av skolene.
Varsel om pålegg
Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven § 18-6 første
og sjette ledd. På bakgrunn av tilsynet 07.02.2012 vurderer vi å gi følgende pålegg:
Pålegg 1 Opplæring - arbeidstaker som er satt til å lede andre
Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre
arbeidstakere, får opplæring som skal bidra til å sikre at sikkerhet og helse blir ivaretatt under
planleggingen og utførelsen av arbeidsoppgaver innenfor arbeidsleders ansvarsområde.
Vilkår:
For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt:

Plan for gjennomføring av opplæring for arbeidsledere
Hjemmel: arbeidsmiljøloven §§ 3-2 første ledd bokstav b og 2-3 tredje ledd
Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 30.09.2012
VÅR REFERANSE
2012/9962
Begrunnelse:
Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre
arbeidstakere (arbeidsleder), har tilstrekkelig kunnskap til å ivareta arbeidsmiljøet innenfor
arbeidsleders ansvarsområde. Dette følger av arbeidsmiljøloven § 3-2 første ledd bokstav b, jf. §
2-3 tredje ledd.
Arbeidsleder har en selvstendig plikt til å ivareta hensynet til sikkerhet og helse under
planlegging og utførelse av arbeid som hører inn under arbeidsleders ansvarsområde. Plikten
gjelder i prinsippet alle ledere, uavhengig av hvor mange arbeidstakere de leder og hvilke
risikoforhold som ligger innenfor den enkelte leders ansvarsområde.
Arbeidsmiljøet er et lederansvar på alle nivåer.
Omfanget av kompetansetiltak for den enkelte arbeidsleder, må vurderes konkret på bakgrunn av
ansvarsområdet og risiko og den enkelte arbeidslederes bakgrunn og erfaring.
Under tilsyn i skolene ble det avdekket at det er mellomledere med personalansvar som ikke har
gjennomgått HMS opplæring.
Det foreligger brudd på arbeidsmiljøloven §§ 3-2 første ledd bokstav b og 2-3 tredje ledd.
Opplæringen er nødvendig for å sikre at ledere har kunnskap i systematisk helse-, miljø- og
sikkerhetsarbeid og om arbeidsmiljøloven. Ledere skal ha kunnskap om hvilke krav som gjelder,
hva som skal til for å få et godt arbeidsmiljø og hvordan det skal arbeides systematisk med helse, miljø- og sikkerhet i virksomheten.
Pålegg 2 Bedriftshelsetjeneste - plan for bistand
Arbeidsgiver skal sørge for at det utarbeides en plan for bedriftshelsetjenestens bistand til
virksomheten.
Vilkår:
For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt:

Kopi av planen for bedriftshelsetjenestens bistand til virksomheten/skolene
Hjemmel: forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning
av bedriftshelsetjeneste § 5 bokstav a
Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 30.09.2012
Begrunnelse:
Arbeidsgiver skal sørge for at det utarbeides planer for bedriftshelsetjenestens bistand til
virksomhetene/skolene. Dette følger av forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent
bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste § 5 bokstav a.
Bedriftshelsetjenestens oppgaver skal være en del av virksomhetens helse-, miljø- og
sikkerhetsarbeid. Planen skal utformes slik at den fører til konkrete handlinger for å forebygge
helseskader i virksomheten.
Det ble opplyst i tilsynet at det ikke var utarbeidet en plan for bedriftshelsetjenestens bistand til
virksomheten som omhandlet skolene.
Det foreligger brudd på forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om
godkjenning av bedriftshelsetjeneste § 5 bokstav a.
4 av 7
VÅR REFERANSE
2012/9962
5 av 7
Pålegg 3 Inneklima - kartlegging og risikovurdering - gjennomføring
Arbeidsgiver skal kartlegge forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av dårlig inneklima
og på den bakgrunn vurdere risiko. Verneombud/ansattes representant skal medvirke.
Vilkår:
For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt:



Kopi av kartlegging
Kopi av risikovurdering
Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket
Hjemmel: arbeidsmiljøloven §§ 4-4 første ledd og 3-1 første ledd og forskrift om systematisk
helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) § 5 andre ledd nr. 6
Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 30.09.2012
Begrunnelse:
Fysiske arbeidsmiljøfaktorer som bygnings- og utstyrsmessige forhold, inneklima, lysforhold,
støy, stråling o.l skal være fullt forsvarlig ut fra hensynet til arbeidstakernes helse, miljø,
sikkerhet og velferd. Lokaler skal være utformet og innredet slik at de enkelte arbeidsplasser får
tilfredstillende belysning, klima og luftkvalitet, og beskyttelse mot støy, vibrasjoner, stråling,
giftige eller helsefarlige stoffer, trekk m.v.
For å sikre at hensynet til arbeidstakernes helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt, skal
arbeidsgiver kartlegge forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av dårlig inneklima og
på den bakgrunn vurdere risiko. Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal medvirke i dette
arbeidet. Dette følger av forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler § 8 første ledd,
arbeidsmiljøloven §§ 4-4 første ledd, 3-1 første ledd og forskrift om systematisk helse-, miljø- og
sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) § 5 andre ledd nr. 6.
Arbeidsgiver kunne under tilsynet ikke dokumentere tilfredsstillende kartlegging og vurdering av
forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av dårlig inneklima.
Det foreligger brudd på arbeidsmiljøloven 4-4 første ledd og internkontrollforskriften § 5 andre
ledd nr. 6.
Etter det Arbeidstilsynet oppfatter er det ikke foretatt noen risikoanalyse med tanke på
langsiktige konsekvenser. Vi mener at det ikke er tilstrekkelig synliggjort hvilke konsekvenser
ulike forhold medfører, og om de dekkes av de vedlikeholdsplanene som foreligger. Det er heller
ikke gjort noen vurdering av om det er påkrevd med midlertidige tiltak mens man venter på
gjennomføring av planene.
Hensikten med pålegget er at kommunen som skoleeier og arbeidsgiver skal sikre at de fanger
opp alle forhold som kan virke inn på inneklima i skolene. En enhetlig kartlegging og
risikovurdering av inneklima skal sikre en jevn standard på skolene, og minimum er at lov og
forskrifter oppfylles og at negative helsepåvirkninger ikke kan aksepteres.
Det er viktig å ha god kunnskap om faktorer som kan virke inn på inneklima og om de
helsemessige konsekvensene av et såkalt dårlig inneklima. Dette betyr i mange sammenhenger at
man må innhente ekstern kompetanse i dette arbeidet. Det kan være nødvendig at kartlegginger
VÅR REFERANSE
2012/9962
gjennomføres ved hjelp av sakkyndig bistand eller bruk av bedriftshelsetjenesten.
Bedriftshelsetjenesten er ment å være en viktig bidragsyter i slike forhold, og skal bistå
arbeidsgiver der arbeidsgiver selv ikke innehar den nødvendige kompetansen.
Pålegg 4 Inneklima - tiltak og handlingsplan
Arbeidsgiver skal gjennomføre tiltak eller utarbeide en handlingsplan for å fjerne eller redusere
forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av dårlig inneklima. Verneombud/ansattes
representant skal medvirke.
Vilkår:
For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt:



Oversikt over gjennomførte tiltak og/eller
Handlingsplan med frist for gjennomføring av tiltak
Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket
Hjemmel: arbeidsmiljøloven §§ 4-4 første ledd og 3-1 første ledd og forskrift om systematisk
helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) § 5 andre ledd nr. 6
Dersom vi gir pålegg, vil vi sette fristen til: 30.09.2012
Begrunnelse:
Arbeidsgiver skal gjennomføre tiltak eller utarbeide en handlingsplan for å fjerne eller redusere
forhold som kan føre til helseproblemer på grunn av dårlig inneklima. Planlagte tiltak må fremgå
av en handlingsplan. Tiltakene må bygge på en gjennomført kartlegging og risikovurdering.
Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte.
Dette følger av arbeidsmiljøloven §§ 4-4 første ledd, 3-1 første ledd og forskrift om systematisk
helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) § 5 andre ledd nr. 6.
Arbeidsgiver kunne under tilsynet ikke dokumentere at det er gjennomført tiltak eller utarbeidet
en handlingsplan etter gjennomført kartlegging og risikovurdering.
Det foreligger brudd på arbeidsmiljøloven §§ 4-4 første ledd og internkontrollforskriften § 5
andre ledd nr. 6.
Pålegg om tiltak eller utarbeide handlingsplan, følger av påleggspunkt 3 om kartlegging og
risikovurdering. Arbeidstilsynet vurderer at tiltak som er gjennomført og planer som foreligger
ikke er basert på kartlegging og risikovurdering.
Har dere behov for mer informasjon?
Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på www.arbeidstilsynet.no,
eller dere kan kontakte oss på telefon 815 48 222. Dersom dere har spørsmål til saken deres, ber
vi dere kontakte saksbehandleren. Oppgi referansenummeret 2012/9962 hvis dere tar kontakt.
6 av 7
VÅR REFERANSE
2012/9962
Med hilsen
Arbeidstilsynet
Tone Rangøy Holte
tilsynsleder
(sign.)
Winnie Borgund
seniorinspektør
(sign.)
Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur.
Kopi til:
EIDSBERG KOMMUNE, Ordfører Voldens vei 1 1851 Mysen
Eidsberg kommune v/ etatsjef Brynjar Rønning
Eidsberg kommune adm. avdeling v/ Sissel Gjerde Berg
Eidsberg kommune v/ rådmann Tom-Arne Tørfoss
Eidsberg kommune v/ miljø- og teknikksjef Hilde Brandsrud
Eidsberg kommune v/hovedvernombud Solveig Evensen
Eidsberg kommune v/ hovedtillitsvalgt skole Borgny Navestad
Eidsberg kommune v/ hovedtillitsvalgt fagforbundet Anne-Jorunn Nilsen
Eidsberg kommune v/ordfører
Hærland skole v/ rektor Jan-Erik Buer, Sloraveien 24 1878 Hærland
Hærland skole v/verneombud Anne Lise T.Dahl
Trømborg skole v/ rektor Christer Høyning, Kildev. 6 1850 Mysen
Trømborg skole v/ verneombud Ola Skadsheim
Eidsberg u.skole v/ rektor Lasse Thorvaldsen, Hegginvn. 19 1850 Mysen
Eidsberg u.skole v/ hovedverneombud Anne Sivertsen
Miljørettet helsevern i Indre Østfold IKS, Postboks 173 1851 Mysen
Smaalenene Bedriftshelsetjeneste, Edwin Ruuds vei 4 1850 Mysen
Fylkesmannen i Østfold v/skoleansvarlig, [email protected]
Fylkesmannen i Østfold v/helseansvarlig, [email protected]
7 av 7