Transcript cfca - SAFU

Izrada opisa poslova i
proračuna za okvirne
ugovore
Zagreb, 14. srpnja 2009.
[email protected]
Teme
• Što su okvirni ugovori?
• Izrada opisa poslova za okvirne
ugovore
• Izrada proračuna za okvirne ugovore
Što su okvirni ugovori?
•
•
•
•
•
Vrijednost ugovora < 200.000 EUR
Trajanje ugovora max. 24 mjeseca
Najkraći postupak dodjele ugovora
Pozivaju se 3 tvrtke (podijeljene po područjima,
tzv. lotovi, na Internet stranici EuropeAid-a
http://ec.europa.eu/europeaid/work/frameworkcontract/index_en.htm )
Trajanje postupka (priprema i provođenje
natječaja) = min. 3 mjeseca
Relevantni dokumenti
GUIDELINES Framework Contract Beneficiaries – 2005-2009
EuropeAid/119860/C/SV/multi, Version 7 – February 2009
GLOBAL TERMS OF REFERENCE OF THE FRAMEWORK
CONTRACT
http://ec.europa.eu/europeaid/work/frameworkcontract/index_en.htm
(lista lotova i njihov opis, lista tvrtki i njihovih kontakata, posebni
i opći uvjeti ugovora, cijene stručnjaka...)
18.7.2015.
PRAG
Izrada opisa poslova
1. (“Background”): relevantne informacije o
trenutnoj situaciji u sektoru
2.1 (“Global objective”): šire definiran opći cilj (cilj
koji ne može biti dosegnut projektom, no rezultati
projekta trebaju pridonositi njegovom dostizanju u
dugoročnom periodu); projekt može imati samo 1
opći cilj
2.2 (“Specific objective(s)”): konkretni ciljevi
projekta (ono što će se postići kada projekt završi);
može biti 1 ili više specifičnih ciljeva koji moraju
proizlaziti iz projektnih rezultata
Izrada opisa poslova
2.3 (“Requested services, including suggested
methodology“): aktivnosti koje se od konzultanta traže tijekom
trajanja projekta
2.4 (“Required outputs”): proizlaze kao direktna posljedica
aktivnosti (npr. ako se aktivnost odnosi na obuku određenog
broja djelatnika, output će biti educirani djelatnici); uvijek trebaju
biti izloženi u pasivnoj formi (npr. 10 osoba educirano)
3.1 (“Number of requested experts per category and
number of man-days per expert“): ukupan broj stručnjaka koji
se namjeravaju angažirati, zajedno s njihovim kategorijama i
brojem radnih dana alociranih po pojedinom stručnjaku;
potrebno definirati i postotak vremena koje stručnjak mora
provesti u RH (ne manje od 85%)
Izrada opisa poslova
3.2 (“Profile required (education, experience, references and
category as appropriate)”): potrebne vještine, kvalifikacije i
iskustvo za svakog od stručnjaka; voditi računa da traženo iskustvo
odgovara traženoj kategoriji stručnjaka (npr. kategorija I: minimalno
15 godina profesionalnog iskustva u relevantnom području,
kategorija II minimalno10 godina profesionalnog iskustva u
relevantnom području te kategorija III minimalno 5 godina
profesionalnog iskustva u relevantnom području); lokalni eksperti
ne smiju se eksplicite zahtijevati, no, ukoliko je stvarno
opravdano, može se navesti da će znanje hrvatskog jezika biti
ocijenjeno kao prednost (npr. ako stručnjak nužno treba poznavati
hrvatsko zakonodavstvo za uspješnu provedbu projekta)
Izrada opisa poslova
3.3 (“Working language(s)”): “English” (u pojedinim slučajevima
hrvatski može biti također tražen, ali tada mora biti osiguran
prijevod te predviđeni troškovi unutra “reimbursable costs” – u tom
slučaju na ovom mjestu treba jasno stajati da će prevođenje s
hrvatskog na engleski i vice versa također biti osigurano)
4.1 (“Starting period”): mjesec i datum kada se očekuje početak
projekta (npr. February 2009); ne stavljati konkretan datum!!
4.2 (“Foreseen finishing period or duration”): očekivano
trajanje projekta (broj mjeseci); ne zaboravite uključiti 4 mjeseca
za dostavu i komentare/odobrenje finalnog izvješća (2 mjeseca
za dostavu + 2 mjeseca za Contracting Authority da odobri
izvješće– regulirano općim uvjetima ugovora, General Conditions).
Izrada opisa poslova
4.3 (“Planning”): ovaj dio mora biti u tabelarnom prikazu s
“Date/Duration”
“Task”
Očekivano
trajanje Opis aktivnosti (iz
aktivnosti (broj radnih dijela 2.3 ovog ToRa)
dana) te period u
kojem će se odvijati.
Ne
zaboraviti
uključiti
dostavu
izvješća
“Input (or Output)”
Traženi inputi od
strane stručnjaka ili
outputi koji će proizaći
iz aktivnosti (iz dijela
2.4 ovog ToR-a)
“Ukupan broj radnih dana” (za sve stručnjak zajedno)
Izrada opisa poslova
4.4 (“Location(s) of assignment”): ime korisničke institucije i
lokacija gdje će stručnjaci obavljati posao; jasno navesti ukoliko je
potrebno da stručnjaci osiguraju informatičku opremu; ako su
predviđena lokalna putovanja (npr. u druge županije), to također
treba biti navedeno ovdje
5.1 (“Reporting”): izvješća koja stručnjak treba producirati tijekom
projekta; to su u okvirnom ugovoru obično inception report i final
report; u pojedinim slučajevima može se tražiti i progress report
(ako je potrebna značajnija supervizija nad provedbom)
Izrada opisa poslova
5.1 (“Reporting”): naznačiti kratak sadržaj svkog tipa izvješća: (prilog u
nastavku):
Inception report should include:
• aims and objectives of the assistance to be provided
• any changes agreed with the beneficiary institution
• a detailed description of the content of the project components
• a detailed work plan and time schedule for the project duration
• an overall plan for action for the whole project duration.
Progress report should include:
• comparison of achievements against planned activities and
overall progress against the initial timetable,
• review of problems encountered during the implementation of
project activities and the corrective measures taken during
reporting period,
• detailed work plan for the following project period
Izrada opisa poslova
5.1 (“Reporting”):
Final report should include:
•
complete overview of all the activities carried during the project,
•
progress achieved in relation to each of the activities,
•
summary of outputs,
•
identification of any major problems, which may have arisen
during the performance of the contract and solutions proposed,
•
assessment of the impact of the project measured against the
stated project objectives and the indicators of achievement,
•
lessons which can be drawn from the project,
•
recommendations for follow up steps under subsequent projects.
Na kraju ovog odjeljka treba navesti sljedeću rečenicu:
“The following words should be indicated on the cover or front page
of the final report: “Specific contract number (insert contract
number) of the Framework Contract Beneficiaries”
Izrada opisa poslova
5.2 (“Language”): “English” (sva izvješća moraju biti dostavljena
na engleskom; ako ih je potrebno prevesti na hrvatski, to treba
navesti ovdje i predvidjeti troškove pod reimbursables)
5.3 (“Submission/comments timing”): ovdje treba navesti
sljedeću rečenicu: “The Contracting Authority shall, within 45
days (60 days in case of the final report) of receipt notify the
Contractor of its decision concerning the documents or reports
received by it, giving reasons should it reject the reports or
documents, or request amendments.”; nadalje, navesti vrijeme
podnošenja svakog od izvješća (inception report between 2
and 4 weeks from the beginning of the project and final report
2 months after the end of the implementation period; progress
reports can be monthly or quarterly)
Izrada opisa poslova
5.3 (“Submission/comments timing”): navesti osobe i
institucije koje trebaju primiti izvješća i njihove kontakte
(adresa, e-mail):
• project manager from the Contracting Authority
• person in charge in the beneficiary institution (SPO)
• task manager from ECD
• task manager from CODEF
5.4 (“Number of report(s) copies”): navesti broj kopija
koji se mora dostaviti svakoj od navedenih institucija iz
5.3 – 2 kopije za SAFU, po jedna 1 za sve druge
Izrada opisa poslova
6.1 (“Other authorized items to foresee under
Reimbursable”):
• ne navoditi iznose već samo vrstu troškova koji se
mogu predvidjeti pod reimbursables (npr. per diems,
international and local travel, translation and interpretation
costs, etc.); uredski/potrošni materijal i
administrativno osoblje (office manager, etc.) ne može
biti financirano iz reimbursables, već samo iz plaća
stručnjaka
• za info o dnevnicama sljedeća rečenica treba biti
navedena u ovom dijelu “Per diems for missions in
Croatia according to current per diem rates as published
on EuropeAid web site:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_di
ems/index_en.htm
Izrada opisa poslova
6.2 (“Tax and VAT arrangements”): u ovom dijelu treba
navesti sljedeći tekst “All payments are exempted from
Tax and VAT according to the Article 13, Annex A of the
Framework Agreement between Commission of European
Community and Government of the Republic of Croatia.”
6.3 (“Interim payment(s) modalities, if any (only for a
rider)“) i
6.4 (“Others”): navesti “Not applicable”
Izrada proračuna
• Koristiti obrazaca za financijsku ponudu za okvirne ugovore a
ne obrazac za ugovore o uslugama; link:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/frameworkcontract/beneficiaries/documents/4_2_1_financial_offer_all_lots_en.d
oc
• Plaće stručnjaka – kalkulirati na temelju prosječnog
maksimuma 3 odabrane FWC kompanije (ne kalkulirati pod
pretpostavkom da će jedan ili više stručnjaka biti domaći
stručnjaci)
• per diems za sve stručnjake moraju biti uključene u indikativni
proračun na temelju trenutnih iznosa za RH objavljenih na
EuropeAid web stranici; per diems se kalkuliraju na temelju
kalendarskih dana provedenih u RH, a ne radnih dana, tako i
vikendi moraju biti uključeni u broj per diema (formula: No of
total working days*7/5)
Izrada proračuna
• unit price za međunarodna putovanja treba biti u okviru
prosjeka cijene za ekonomsku klasu avionske karte (500
– 700€); potrebno uračunati troškove međunarodnih
putovanja za sve stručnjake
• unit price za lokalna putovanja– cca 70€
• Reimbursables : prijevodi, printanje i kopiranje, troškovi
vezani uz održavanje treninga itd. (moguće prikazati kao
lump sum)
HVALA NA
PAŽNJI!
PITANJA?