Transcript cfca

Priprema natječajne dokumentacije
za specifične ugovore
(procedura za okvirne ugovore)
02. prosinca 2009.
1
Ciljevi
Edukacija djelatnika:
Jedinica za provedbu projekata
IPA provedbenih tijela
za pripremu i/ili kontrolu natječajne dokumentacije za
specifične ugovore.
2
Sadržaj
 Uvod – osnove okvirnih i specifičnih ugovora
 Priprema natječajne dokumentacije
Priprema specifičnog opisa poslova
(Pauza 10 min)
Priprema indikativnog proračuna
Priprema zahtjeva za pružanje usluga
Prateća dokumentacija
 Praktične vježbe
3
Pojmovi
 Okvirni ugovor (Framework Contract)
 Specifični ugovor (Specific Contract)
 Razdoblje pružanja usluge (Performance Period)
 Razdoblje provedbe ugovora (Implementation Period)
 Grupe usluga (Lots)
 Okvirni opis poslova (Global Terms of Reference)
 Specifični opis poslova (Specific Terms of Reference)
 Pripremna faza (Inception phase)
 Pripremni izvještaj (Inception report)
 Završni izvještaj (Final report)
 Izvještaj o napretku (Technical progress report)
4
Uvod
Karakteristike okvirnih ugovora:
 Ugovori sklopljeni između službi Europske Komisije
i (potencijalnih) pružatelja usluga
 Ugovori sklopljeni na razdoblje od 24 mjeseca
 Pružatelji usluga grupirani prema vrstama usluga
 Definiraju opće uvjete i okvirne opise poslova
 Definiraju visinu naknada za stručnjake (!)
 Omogućavaju transparentno i brzo ugovaranje
specifičnih ugovora
5
Uvod
Karakteristike specifičnih ugovora:
 Ugovori o pružanju usluga vrijednosti veće od
10.000 eura i manje od 200.000 eura
 Razdoblje provedbe ugovora ne prelazi 24 mjeseca
 Ukupan angažman pojedinog eksperta ne prelazi
260 radnih dana
 Omogućavaju najbržu mobilizaciju stručnjaka
(Procedura ugovaranja 2-3 mjeseca)
6
Uvod
Relevantni dokumenti:
 Practical Guide to Contract Procedures for EC
external actions (New PRAG)
 GUIDELINES Framework Contract Beneficiaries
2009-2011 (Version 1)
 General Conditions FWC BENEF 2009
 Global Terms of Reference FWC BENEF 2009
(EuropeAid/127054/C/multi, Sept 2009)
Framework Contract Beneficiaries 2009
7
Priprema Specifičnog opisa poslova
1. ‘BACKGROUND’
 Kronologija najvažnijih događaja i sporazuma u
procesu pridruživanja RH EU
 Status pregovora sa naglaskom na relevantno
poglavlje, mjerila te nalaze Izvješća o napretku
 Opis sektora sa naglaskom na strukturu i resurse
korisničke institucije, nalaze analiza i strateške
dokumente
 Opis relevantnih projektnih aktivnosti korisničke
institucije blisko povezanih s aktivnostima projekta
8
Priprema Specifičnog opisa poslova
1. ‘DESCRIPTION OF THE ASSIGNMENT’
 ‘Global objective’
 Dugoročan i strateški formuliran cilj koji ne može
u potpunosti biti ostvaren ovim projektom
 ‘Specific objective(s)’
 Ciljevi ovog projekta koji slijede iz rezultata
aktivnosti
 Ciljevi moraju biti prikazani u pasivu!
9
Priprema Specifičnog opisa poslova
 ‘Requested services, including suggested
methodology’
 Popis aktivnosti tijekom pripremne faze (!)
 Popis aktivnosti koje je pružatelj usluga dužan
izvršiti u sklopu projekta
 Aktivnosti se radi preglednosti numeriraju i
prikazuju prema redoslijedu izvršenja
 ‘Required outputs’
 Mjerljivi rezultati svake pojedine aktivnosti koji
služe kao indikatori tijekom praćenja provedbe
 Slijede prikaz aktivnosti i prikazani su u pasivu
10
Priprema Specifičnog opisa poslova
3. ‘EXPERTS PROFILES’
 ‘Number of requested experts per category and
number of working days per expert’
 Broj traženih stručnjaka po pojedinoj kategoriji:
 Mlađi stručnjaci = 3 godine radnog iskustva
 Stariji stručnjaci = 10 godina radnog iskustva
 Minimalan broj radnih dana pojedinog stručnjaka
 Minimalan postotak radnih dana koje stručnjak
mora provesti u zemlji korisnici projekta
11
Priprema Specifičnog opisa poslova
 ‘Profile required (education, experience,
references and category, as appropriate)’
 Mogućnost specificiranja zahtjeva za svakog
pojedinog stručnjaka
 Mogućnost specificiranja zahtjeva za tim
stručnjaka u cjelini (!)
 Zahtjevi moraju biti u skladu sa zahtjevima iz
okvirnog opisa posla
 Obavezni (absolutely required) i ostali zahtjevi
 Voditelj tima
12
Priprema Specifičnog opisa poslova
 ‘Profile required (education, experience,
references and category, as appropriate)’
 Zahtjevi moraju biti jednostavni, nedvosmisleni,
mjerljivi i dokazivi
 Zahtjevi moraju biti formulirani u skladu s načelom
jednakog pristupa
 Prilikom kreiranja zahtjeva potrebno je uzeti u
obzir raspoloživost traženih stručnjaka na tržištu
13
Priprema Specifičnog opisa poslova
Prilikom kreiranja zahtjeva ne koristiti:
 neodređene termine poput jednako, relevantno,
odgovarajuće, slično, dobro, dovoljno itd.
 restriktivne termine kao minimalno ili najmanje (!)
 kumulativne zahtjeve
 zahtjeve za razinu znanja (nego zahtjeve za radno
iskustvo kojim se isto znanje dokazuje)
 zahtjeve za komunikacijske, prezentacijske i
slične vještine (!)
14
Priprema Specifičnog opisa poslova
 Ključne kvalifikacije:
 Stupanj i područje formalnog obrazovanja
(Mogućnost specificiranja u zamjenu dodatnih
godina općenitog radnog iskustva)
 Vrsta traženog certifikata
 Ključne vještine:
 Izvrsnost u poznavanju engleskog jezika
 Poznavanje rada na računalu
15
Priprema Specifičnog opisa poslova
 Općenito radno iskustvo:
 Minimalni broj godina radnog iskustva u
određenom području (= minimalno radno iskustvo
za traženu kategoriju stručnjaka)
 Broj godina radnog iskustva u pružanju treninga
 Radno iskustvo na određenom broju EU projekata
Kriteriji dokazuju općeniti kapacitet stručnjaka i nisu
nužno usko vezani za projektne aktivnosti
16
Priprema Specifičnog opisa poslova
 Specifično radno iskustvo:
 Broj godina radnog iskustva u specifičnom
području
 Broj godina radnog iskustva u pružanju specifične
vrste treninga
 Radno iskustvo na određenom broju EU projekata
Kriteriji dokazuju kompetentnost stručnjaka u
specifičnom području usko povezanom sa projektom
17
Priprema Specifičnog opisa poslova
‘Working language(s)’
Radni jezik je uvijek jezik procedure (engleski)
Pojedine aktivnosti mogu zahtijevati poznavanje
hrvatskog jezika
Mogućnost angažmana prevoditelja u slučaju da
stručnjaci ne poznaju (traženi) lokalni jezik
18
Priprema Specifičnog opisa poslova
4. ‘LOCATION AND DURATION’:
‘Starting period’
Godina i mjesec očekivanog početka projekta
cca 2 mjeseca nakon roka za dostavu ponuda
‘Forseen finishing period or duration’
Broj mjeseci razdoblja provedbe ugovora:
Razdoblje pružanja usluga
Razdoblje završnog izvještavanja (cca 60 dana)
19
Priprema Specifičnog opisa poslova
‘Planning including the period for notification for
placement of the staff’
Članak 16.4 općih uvjeta
Prisutnost eksperata na pripremnom sastanku i/ili
tijekom pripremne faze
Mogućnost prisutnosti članova menadžmenta
tvrtke (Direktor projekta) na pripremnom i/ili
završnom sastanku
Tablica planirane dinamike projekta:
20
Priprema Specifičnog opisa poslova
‘Date/Duration’
‘Task’
‘Output’
Mjesec i godina početka
svake (grupe) aktivnosti
Broj radnih dana
predviđenih za pojedinu
(grupu) aktivnosti
Aktivnost
Rezultat
Izvještaji
Rezultat
‘Total number of working days’
Ukupan broj radnih dana za sve aktivnosti
(= ukupan minimalni broj radnih dana eksperata)
21
Priprema Specifičnog opisa poslova
‘Location(s) of assignment:
Lokacija glavnog projektnog ureda (adresa)
Lokacije pojedinih projektnih aktivnosti različite
od lokacije glavnog projektnog ureda
Oprema stručnjaka
22
Priprema Specifičnog opisa poslova
5. ‘REPORTING’:
‘Reporting content’
Popis izvještaja:
Pripremni izvještaj i Završni izvještaj
Tehnički izvještaj o napretku
Opis svakog pojedinog izvještaja:
Obavezan sadržaj i format
Maksimalan broj stranica i veličina slova
23
Priprema Specifičnog opisa poslova
‘Language’
Jezik izvještavanja je jezik procedure (engleski)
Mogućnost prevođenja (tehničkih) izvještaja
‘Submission/comments timing’
Rokovi za dostavu i odobrenje izvještaja
Lista institucija (detalji o primatelju)
‘Number of report(s) copies’
Količina i vrsta kopija (elektronske i tiskane)
Ukupno 10 tiskanih kopija uključeno u naknade
24
Priprema Specifičnog opisa poslova
6. ‘ADMINISTRATIVE INFORMATION’
‘Interviews if necessary indicating for which
experts/position’
Mogućnost telefonskog razgovora sa
stručnjacima tijekom postupka ocjenjivanja ponuda
Indikativan datum (i vrijeme) razgovora
Mjesta u timu stručnjaka za koja se najavljuje
mogućost razgovora
25
Priprema Specifičnog opisa poslova
‘Language of the specific contract’
Jezik ugovora je jezik procedure (engleski)
‘Other authorized items to foresee under
‘Reimbursable’
Lista dozvoljenih dodatnih troškova
Indikativna količina stavaka
Uputa ponuditeljima na koji način dodatne
troškove izračunati
NE navoditi jedinične cijene stavaka
26
Priprema Specifičnog opisa poslova
Dozvoljeni dodatni troškovi:
Dnevnice (naknada za smještaj) za stručnjake i/ili
članove menadžmenta tvrtke
Međunarodni putni troškovi za stručnjake i/ili
članove menadžmenta tvrtke
Lokalni (međugradski) putni troškovi stručnjaka
Troškovi treninga (ispis materijala, najam
prostora i opreme, simultano prevođenje, catering)
Troškovi studijskih putovanja (putni troškovi i
naknada za smještaj) za stručnjaka i polaznike
Troškovi ispisa izvještaja o napretku (!)
27
Priprema Specifičnog opisa poslova
‘For riders only : operational conditionality for
intermediary payment if foreseen as per article 7.2
b) of the Special conditions’
Članak 7.2 specijalnih uvjeta - Mogućnost
uvođenja među-plaćanja u slučaju produženja
razdoblja pružanja usluga za najmanje 6 mjeseci
‘Others’
Opis povezanosti projektnih aktivnosti sa
aktivnostima drugog (usporednog) projekta
28
Priprema Indikativnog proračuna
Predložak za financijsku ponudu (ne ispunjavati
dijelove vezane za CRIS/ponuditelja), mora sadržavati:
Broj i naziv odabrane grupe usluga
Lista SVIH projektnih troškova (naknade za
stručnjake i dodatni troškovi) prema detaljima i
količinama iz specifičnog opisa poslova
Indikativna količina stavaka (!)
Indikativne jedinične cijene svih stavaka (!)
NE grupirati troškove u skupine sa paušalnim iznosom!
29
Priprema Indikativnog proračuna
‘Experts fees’
Naknada za svaki radni dan proveden u
izvršavanju projektnih aktivnosti uključujući
mobilizaciju i demobilizaciju za misije pri korisniku
Minimalan broj radnih dana i kategorija stručnjaka
prema specifičnom opisu poslova
Iznos naknade = prosjek iznosa naknada
(odabranih tvrtki) za određenu kategoriju stručnjaka
NE uključuje naknade za Direktora projekta!
30
Priprema Indikativnog proračuna
‘Reimbursable costs’
Dodatne napomene:
Dnevnice (naknada za smještaj, per diem) za
stručnjake i/ili članove menadžmenta tvrtke
Svaki kalendarski dan proveden u misiji u zemlji
korisnici projekta (ili zemlji studijskog putovanja)
Location A – operativna baza projekta
Location B – aktivnosti na drugim lokacijama
Prema zadanoj visini dnevnica za Hrvatsku i/ili
(potencijalnu) zemlju studijskog putovanja
31
Priprema Indikativnog proračuna
Dnevnice (naknada za smještaj, daily allowance)
za osoblje korisničke institucije
Prema predviđenom broju noćenja tijekom
studijskog putovanja
Visina dnevnice nije zadana i ovisi o stvarnim
troškovima u (potencijalnoj) zemlji studijskog
putovanja
Ostali troškovi – NE uključuje naknade i dnevnice
pomoćnog osoblja, nabavu opreme, troškove ureda..
32
Priprema Zahtjeva za pružanje usluga
‘Operational initiating agent’
Naziv IPA provedbenog tijela
Ime i prezime + kontakti voditelja projekta
‘Beneficiary’
HR-Croatia + naziv korisničke institucije
‘Programme’
Naziv programa, npr. National Programme for
Croatia under the IPA – TAIB Component for 2008
33
Priprema Zahtjeva za pružanje usluga
‘Project or action title’
Naziv (komponente) projekta
‘Eligible nationalities’
All nationalities
‘Allocation/Budget line’
 Naziv glave proračuna, npr. National Programme
for Croatia under the IPA – TAIB Component 2008)
34
Priprema Zahtjeva za pružanje usluga
‘Maximum budget’
Maksimalni iznos ugovora = zaokruženi iznos
dobiven indikativnim proračunom, ne veći od
maksimalnog iznosa financiranja (Plan nabave)
‘Modality of payment’
Fee based
Mogućnost ugovaranja po principu fiksnog iznosa
samo u iznimnim (opravdanim) okolnostima i uz
odobrenje DEU
35
Priprema Zahtjeva za pružanje usluga
 ‘VAT’
 Svi projekti financirani sredstvima EU oslobođeni
su poreza i drugih davanja
 On the ground of the specific Council Regulations
governing the concerned EC external aid program,
VAT and any other local taxes and duties are
excluded from the Community financing, unless
stated otherwise in the Specific Terms of
Reference attached.
36
Priprema Zahtjeva za pružanje usluga
 ‘Number of requested experts per category’
 Broj stručnjaka u pojedinoj kategoriji u skladu sa
zahtjevima iz specifičnog opisa poslova
 ‘Indicative starting date of the project’
 Mjesec i godina predviđenog početka aktivnosti
prema dinamici iz specifičnog opisa poslova
 Preduvjeti, npr. stupanje na snagu Financijskog
sporazuma
37
Priprema Zahtjeva za pružanje usluga
‘Duration of the assignment’
Broj mjeseci razdoblja provedbe ugovora prema
specifičnom opisu poslova
‘Duration of the longest service’
Broj radnih dana stručnjaka sa najdužim
angažmanom na projektu
‘Deadline for submission of offers’
Ex-ante odobrenje DEU (2-3 tjedna)
14 dana za dostavu ponuda od slanja zahtjeva
38
Prateća dokumentacija
Suglasnost korisničke institucije sa zadnjom verzijom
specifičnog opisa poslova + prijevod na engleski jezik
Izjave o povjerljivosti i nepristranosti od svih osoba
uključenih u pripremu projektne dokumentacije
Izjava voditelja programa da su sve osobe potpisale
izjave povjerljivosti i nepristranosti
Statistika odabira tvrtki za predmetnu grupu usluga od
potpisivanja okvirnog ugovora (FWC BENEF 2009)
Cijene stručnjaka odabranih tvrtki i prosječne cijene
39
Praktične vježbe
Rješavanje praktičnih vježbi + Pitanja i odgovori
40
Kontakti
Hvala na pažnji!
Juraj Ivanković, Savjetnik
[email protected]
41