Transcript 應付帳款管理系統
TIPTOP GP 5.25 教育訓練 應付帳款管理系統 顧問：楊雅茹 1 課程大綱 應付帳款管理系統功能架構…………….5分鐘 應付帳款管理基本資料…………….…...10分鐘 應付帳款管理系統流程….……….……..60分鐘 A. 應付帳款立帳作業流程 B. 應付帳款付款流程 C. 外購信用狀作業流程 應付帳款管理系統-零用金管理….….10分鐘 應付帳款管理系統-其他功能………...10分鐘 A. 集團帳務管理 Q&A 2 應付帳款管理系統功能架構圖 3 應付帳款系統與其他系統關聯 採購系統 應收系統 應付系統 固定資產 票據資金系統 總帳 4 應付帳款管理系統功能架構圖 採購 收貨入庫 採購單 有請款憑證 進貨應付請款 暫估應付作業 成本分攤作業 倉退折讓 預付待抵 雜項請款 零用金管 理 付款作業 拋轉總帳傳票 月底重評 待抵帳款 預付請款 請款折讓 沖 無請款憑證 採購倉退 帳 外購流程 預購開狀流程 外購到貨流程 期末結帳 作業 5 應付帳款管理系統基本資料 6 應付帳款管理系統基本資料 參數設定 供應商主檔 應付帳款系統單據性質設定 付款方式維護 帳款類別 相關之異動作業會計科目設定 7 付款條件 支票 到期日:XXXX 收貨入庫 應付款日期 支票到期 應付款日基準: 票據到期日基準: (2)發票日 (3)帳款日 (5)發票日之次月初 (6)帳款日之次月初 (2)發票日 (3)帳款日 (5)發票日次月初 (6)帳款日次月初 (7)應付款日 (8)應付款日次月初 8 付款日期計算 釋例: 付款條件為月結30天 , 票據到期日為20天 應付款基準日:帳款日之次月初 票據到期基準日:應付款日 支票 到期日:XXXX 3/20 4/1 5/1 收貨入庫 應付款基準日應付款日 次月初 30天 5/21 支票到期日 20天 5/1 票據到期基準日 *若有結帳日,則應付款日順延至下期的結帳日 若有廠商票據到期日,則支票到期日順延至下期的廠商票據到期日 9 應付帳款立帳作業流程 10 進貨應付發票請款特色 付款日、票到期日的推算 可多張發票彙總一張請款單的處理 產生分錄 發票金額與驗收單貨款金額有差異的處理 直接付款(一階段付款) 11 進貨應付請款流程(國內採購) 收貨作業 (輸入發票資料) apmt110 驗收單發票修改 aapp120 進貨發票整批產生 aapp110 廠商進貨發票請款 (aapt110) 傳票拋轉 (aapp400) 發票金額>貨款, 自動產生請款折讓 折讓維護 (aapt220) 折讓單 12 應付帳款彙總產生 收料入庫單 倉退單 1.同一廠商 2.同一付款條件 3.同一幣別 應付憑單 4.同一稅率 5.異動期間 6.專案代號 依廠商或發票匯總 13 分錄底稿產生之程序 帳款類別維護(aapi203) 應付帳款單頭科目欄 應付帳款單身科目欄 分錄底稿產生(aapt110) 分錄底稿維護(aapt110) 14 差異處理 留置 作用:暫不付款 差異歸入採購價差 (發票<>貨款) 歸入折讓 (發票>貨款) 單頭金額分攤到單身金額 (發票>貨款) 作用:分攤至材料成本 15 雜項請款作業 使用時機：無對應前端驗收入庫資料 雜項請款對象： 雜項廠商不常交易之供應商 員工 申請差旅費、零用金等 雜項料件(MISC) ： 不存在料件基本資料之物品或費用項目 例如：文具、茶杯… 16 多帳期付款定義 ＊ 一筆應付帳款，多個付款期間按比率或自定義金額分批 付款。 ＊ 多帳期可以設定多個付款條件，多個應付款日與票據日， 可按比率拆分應付帳款，或者在立應付帳款時自定義金額 來拆分應付帳款。 17 作業流程 付款條件維護 作業 多帳期設置作業 倉退單 入庫單 進貨發票帳款 整批產生作業 雜項應付 維護作業 預付帳款 維護作業 進貨無發票帳款暫估 整批產生作業 應付帳款 維護作業 應付暫估 維護作業 退貨無發票帳款暫 估整批產生作業 退貨折讓整 批產生作業 倉退暫估維 護作業 請款折讓整 批產生作業 退貨折讓維 護作業 付帳單整批生成作業 付款沖帳作業 月底重評價 帳齡分析 資金預估作業 18 應付多帳期設定作業 付款多帳期設定作業apmi101 依據apmi100中付款條件為來源設定母子付款條件對應關係，分為 ‘依比率’或‘自定義’兩種設定方式。 如果選擇‘自定義’，則不需要設定付款比率，在立應付時再確立 具體金額。 19 應付帳款維護saapt110 1. ‘多帳期’維護介面，存放多帳期資料。 2. 依據多帳期設定作業，自動產生多帳期資料，計算子帳期的應付帳款日與票據到 期日，計算每一期應付金額。 3. 如母付款條件為‘依比率’，則依據比率計算每一期應付金額，如為‘自定義’ 或非多帳期則依據apa產生一筆apc資料，再在‘多帳期’介面中修改。 20 預付請款作業 預付款 採購單 (apmt540) 進貨請款 進貨應付立帳 (aapt110) 預付費用 Auto. 預付請款作業 (aapt150) 付款流程 (付訂金部份) Auto. 待抵預付 aapq230 自動沖預付 付款流程 (付尾款部份) 21 舉例：有一筆貨款10000元，廠商要求預付訂金2000元 預付款時的分錄(aapt150) 借：預付帳款 貸：應付帳款 2000 2000 進貨請款時的分錄 借：商品存貨 貸：應付帳款 預付帳款 10000 8000 2000 22 待抵帳款的來源 折讓 .倉退折讓 .請款折讓 .扣款折讓 預付 待抵應付帳款 溢付 23 折讓的類型 退貨折讓 退貨給廠商後所開立的退貨折讓單。 請款折讓 請款時發票金額與入庫金額不同， 所產生請款折讓。 (發 票>貨款) 扣款折讓 與發票無關的折讓.如幫廠商 QC 或商品特採…等，所產生 之扣款折讓。 24 折讓產生作業流程 倉庫退貨作業 Apmt110 應付請款作業 aapt110 退貨折讓整批產生 aapp111 請款折讓整批產生 aapp112 退貨折讓維護作業 aapt210 退貨折讓證明單列印 aapr220 25 暫估帳款(UNAP)處理方式 使用時機: 當月底結帳時材料已入庫,供應商未開發票. 為反映正確之損益,先立暫估帳款. 立暫估款(aapt160) 沖暫估款(aapt110) 借：原物料 貸：暫估應付款 借:暫估應付款 貸：應付帳款 26 成本分攤 使用時機: 採購行為發生的費用，譬如：保險費、運費、海關費…等，需分攤至 特定的採購單,以正確呈現採購成本. 分攤方式: (1) 若於系統中走外購流程，可於『外購到貨作業(aapt810)』執行分攤 (2) 若未走外購或有其於費用需攤入進貨成本者可透過『成本分攤作業 (aapt900)』執行成本分攤即可。 27 應付帳款~月底重評價 作業目的: 針對月底外幣應付帳款餘額,進行重新評價. 並進行匯兌損益之調整 方法一: 改變真實交易記錄之匯率 , 並於月底產生匯兌損益(已實現匯兌損益) 重評價參數 aaps100 月底重評價 匯率維護 改變交易匯率 月底重評價 分錄底稿 方法二:不改變真實交易記錄 , 僅就差異提出匯兌損益報表 , 並於總帳 進行應計分錄 , 並於次月初回轉調整項 (未實現匯兌損益) 每月賣出 匯率維護 應付帳款 月底重評價 aapr165 應計傳票 [本月損益] 轉回傳票 [次月回轉] 28 月底重評方式 認列未實現匯兌損益 列印月底重評報表 人工輸入應計傳票借: 未實現匯兌損益 貸: 應收 (或應收票據 或應付或應付票據或銀行存款) 次月做回轉傳票 認列已實現匯兌損益 產生匯差金額,回寫交易檔 (應收或應付或應收票據或應付票據或 銀行存款) 產生分錄與傳票借: 已實現匯兌損益 貸: 應收 (或應收票據 或應付或應付票據或銀行存款) 次月不回轉 29 月底重評流程-未實現匯兌損益 每月匯率維護作業 (aooi060) 銀行賣出匯率 應付帳款 重評價表 (aapr165) 銀行賣出匯率 短期融資 月底重評價表 (anmr770) 銀行買入匯率 外幣存款 月底重評價表 (anmr363) 銀行買入匯率 應收票據 月底重評價表 (anmr263) 銀行買入匯率 應收帳款 重評價表 (axrr380) 應計傳票輸入 (aglt130) 自動產生 期末結轉作業 (agp201) 一般傳票 維護作業 (aglt110) 30 月底重評流程-已實現匯兌損益 每月匯率維護作業 (aooi060) 月底重評價匯率 票據系統(六)參數月底重評價 (gnms105) 應付帳款系統參數 (aaps100) 應付帳款 月底重評價 (gapp600) 外幣存款 月底重評價 (gnmp600) 應付帳款 月底重評價查詢 (gapq600) 外幣存款 月底重評價查詢 (gnmq600) 應付票據 月底重評價 (gnmp620) 應收系統參數設定 (axrs010) 應收票據 月底重評價 (gnmp610) 應收/應付票據 月底重評價查詢 (gnmq610) 應收帳款 月底重評價 (gxrp600) 應收帳款 月底重評價查詢 (gxrq600) 月底重評價 傳票拋轉總帳 (axrp610) *匯兌損益科目在各模組預設會科作業設定 一般傳票 維護作業 (aglt110) 31 應付帳款付款作業流程 32 付款作業流程 付款單整批產生 aapp310 沖帳 待抵帳款 付款單維護作業 aapt330 付款單確認 aapp330 TT付款 自動回寫 銀行異動 支票付款 付款單票據修改 aapp330 票據作業流程 33 付款作業特色 付款模擬 整批自動付款 可代扣郵資/手續費 多種付款方式（現金、支票、電匯） 產生相關分錄 沖銷多筆應付帳款 結合票據系統----開立支票 34 付款時的分錄 以支票付款時: 借：應付帳款 貸：應付票據 1050 1050 以支票付款且扣郵資費20元時: 借：應付帳款 貸：應付票據 郵資費: 1050 1030 20 35 傳票拋轉/還原流程 應付立帳 付款 成本分攤 應付帳款傳票拋轉 (aapp400) 會計系統傳票維護 (Aglt110) 還原 應付帳款傳票還原 (aapp409) 36 應付帳款結帳作業流程 入退庫退扣未匹配明細表 aapr140 正確 N 調整或補入 請款資料 Y 單據未扣帳未確認檢查 aoou702 應付帳款與 總帳檢核表 aapr351 分錄底稿傳票 檢查報表 aapr360 正確 Y A N 應付帳款明細帳 aapr150 調整原交易 或傳票 37 A 子系統 統計更新作業 應付帳款科目 期報表 aglr200 應付帳款分類帳 aglr201 應付帳款與總帳檢核 科目幣別期報表 科目各期 查詢作業 aglq101/gglq101 明細分類帳作業 aglr906/gglr906 關帳作業 aapp500 38 外購信用狀作業流程 39 何謂信用狀? 信用狀（Letter of Credit，簡稱L/C） 信用狀是（開狀）銀行依照進口商的請求而開給出口商 （受益人）的文書，開狀銀行承諾在該文書上規定條件 下，代替進口商負責支付貸款的責任。 40 信用狀之特質： 信用狀是直接而且獨立的保證，開證銀行直接 對出口商負責，只要出口商照著信用狀規定將 貨物裝船交出，開證銀行一定付款 L/C是一種雙重保證，L/C是以銀行信用狀取代 買方信用不足，但未排除買方責任，故如開狀 銀行倒閉，買方就要依合約之規履行付款的保 證。 41 信用狀之功能： 對賣方而言： 獲得信用保證：信用狀是開證銀行以自己的信用 保證進口商一定付款給出口商的文件。 對買方而言： 融通便利：買方只需付部分保證金即可要求 銀行開立信用狀而不需全部付清貨款。 42 信用狀交易流程 3 詢客戶之請求與指示開出信用狀 12 寄送信用狀項下之單據,並請求補償 13 如期如數償付押匯款項 出口國 押匯銀行 4 轉 交 信 用 狀 10 備 齊 信 用 狀 規 定 文 件 押 匯 11 墊 付 押 匯 款 (出口國) 船公司 8.裝船出口 指定地點 16 交 還 17 (進口國) 船公司 卸貨 D/O 出 貨 約定採L/C付款方式 B/L (出口國) 海關 5 訂 6 艙 位 9 提 領 B/L 7 事辦 宜理 出 口 通 關 2 依 約 定 申 請 開 狀 1.認識與簽約 (出口商) 受益人 進口國 開狀銀行 換 取 19 提 貨 指定地點 14 進 口 贖 單 15 領 回 貨 運 單 據 20 結匯 清票 匯到 款期 (進口商) 申請人 18 辦 理 進 口 通 關 (進口國) 海關 43 信用狀開狀流程 採購單維護作業 aapt710 開狀申請維護作業 aapt720 開狀申請會計維護作業 票據系統開立支票 aapt711 付款確認 44 借 應付帳款 應付費用 325 10 貸 銀行存款 325 (開狀保證金) 銀行存款 10 (手續費) 45 外購信用狀到貨流程 提單維護作業 aapt800 採購收貨作業 apmt110 採購入庫作業 apmt720 到貨維護作業 aapt810 到單作業 aapt820 46 先到貨,後到單 作業 到貨 借: 材料 貸: 預付款 應付帳款 暫估應付帳款(相關進口費用) 到單 借: 應付帳款 貸: 短期借款 47 先到單,後到貨 作業 到單 借: 在途存貨 貸: 短期借款 到貨 借: 存貨 貸: 在途存貨 暫估應付帳款(相關進口費用) 預付款 48 費用預估 提單資料 作業維護 49 P/O 及 驗收單 50 費用分攤 材料成本 51 到單付款作業 直接付款作業流程 到單維護作業 (aapt820) 票據短期融資作業 52 應付帳款管理系統-零用金管理 可輸入員工編碼，資料來源為人事薪資系統別的員工 資料。 畫面無供應商編碼、簡稱、稅別、稅金科目等欄位。 畫面上可輸入還款金額（分原幣和本幣）、還款的銀 行、異動碼、成本中心等 零用金管理使用單據別: 16,借款,25,借款待抵,13,報銷/還款 相關作業 aapt151(借款申請), aapq231(借款待抵查詢), aapt121(報銷/還款), aapt331(零用金付款作業) 零用金作業流程 沖報銷款 員工借款 aapt151 員工報銷 aapt121 借款查詢 aapq231 待抵借款 aapq231 是否拋 轉總帳 Y 付款沖帳 aapt331 是否拋 轉總帳 Y 總帳傳票 aglt110 56 應付帳款管理系統-其他功能 應付退款功能 應付調帳功能 58 廠商退款作業 59 廠商應付帳款餘額調整單 輸入轉入廠商，確認後產生 轉入廠商的雜項應付帳款 確認後回寫雜項應 付帳款編號 此作業將原廠商的應付轉為另一個或多個廠商的應付 60 Q&A 61 62