Transcript บทที่ 8 การสร้างจดหมายเวียนและพิมพ์ซอง

MS WORD 2010
บทที่ 8 การสร ้างจดหมายเวียนและ
พิมพ ์ซองจดหมาย
บทที่ 9 การทางานร่วมกันของผู ใ้ ช้
ไฟล ์เอกสาร
MS WORD 2010
บทที่ 8 การสร ้างจดหมายเวียนและพิมพ ์ซอง
จ ด ห ม า ย เ วี ย น เ ป็ น จ ด ห ม า ย ที่ ม ี เ นื้ อ ค ว า ม
ิ ชวน แต่สง่ ให ้คน
เหมือนกันอาจจะเป็ นจดหมายเชญ
รั บ หลายคน โดยจะสร า้ งจดหมายแค่ ฉ บั บ เดีย ว
เท่านั น
้ แต่โปรแกรมนี้สามารถชว่ ยสร ้างตัวจดหมาย
ใ ห ้พ อ ดี กั บ จ า น ว น ค น ที่ ต ้อ ง ก า ร ไ ด ้ ช ่ ว ย
ประหยัดเวลา ไม่ต ้องพิมพ์จดหมายสง่ ให ้ผู ้รับทุกคน
MS WORD 2010
บทที่ 8 การสร ้างจดหมายเวียนและพิมพ ์ซอง
ขัน
้ ตอนที่ 1
ื่ ในการสร ้างจดหมายเวียน เราจะพิมพ์ข ้อมูล ชอ
ทีอ
่ ยู่ ของผู ้รับก่อน
1. เริม
่ ต ้นสร ้างงานใหม่ให ้แทรกตารางเข ้ามา โดย
คลิก ตาราง
MS WORD 2010
บทที่ 8 การสร ้างจดหมายเวียนและ
พิมพ ์ซอง
2. คลิก แทรกตาราง
่
้
3. ในกรอบข ้อความทีปรากฏขึ
นมา
ให ้พิมพ ์จานวน
คอลัมน์เท่ากับ 5 จานวนแถวเท่ากับ 5
(Numbers of Columus = 5, Numbers of
Rows = 5) แล ้วคลิกปุ่ ม ตกลง
้
4. จานวนแถวขึนอยู
่กบั จานวนของผู ้ร ับว่ามีกคน
ี่
เช่น ถ ้ามีผู ้ร ับ 10 คน ให ้พิมพ ์จานวนแถวเท่ากับ
11 (จานวนแถวต ้องมากกว่าผู ้ร ับ 1 คนเพราะ
แถวที่ 1 เป็ นหัวข ้อ)
MS WORD 2010
บทที่ 8 การสร ้างจดหมายเวียนและ
พิมพ ์ซอง
5. ป้ อนข ้อมูลลงไปในตารางตามตัวอย่าง
6. เมือ
่ ป้ อนเสร็จแล ้ว ให ้บันทึกไว ้โดยคลิกปุ่ ม
บันทึก รูปแผ่นดิสก์
MS WORD 2010
บทที่ 8 การสร ้างจดหมายเวียนและพิมพ ์ซอง
ื่ ไฟล์วา่ customer address ไฟล์นจ
ื่ ทีอ
7. ตัง้ ชอ
ี้ ะเก็บชอ
่ ยูผ
่ ู ้รับ
8. คลิก บันทึก
MS WORD 2010
บทที่ 8 การสร ้างจดหมายเวียนและพิมพ ์ซอง
หรืออีกหนึง่ วิธโี ดยการสร ้าง ข ้อมูลผู ้ติดต่อจากปุ่ มคาสงั่ Select
Recipients ( เลือกผู ้รับ )
่
พิมพ ์รายชือใหม่
่ มี
่ อยู ่
ใช้รายชือที
่ ดต่อ outlook
เลือกจากทีติ
MS WORD 2010
บทที่ 8 การสร ้างจดหมายเวียนและพิมพ ์ซอง
ขัน
้ ตอนที่ 2
้ นจดหมายเวียน
ขัน
้ ตอนการสร ้างตัวจดหมาย สาหรับใชเป็
1. สร ้างจดหมาย โดยคลิก แฟ้ ม>>สร ้าง
2. คลิกเลือก เอกสารเปล่า
3. คลิก สร ้าง
MS WORD 2010
บทที่ 8 การสร ้างจดหมายเวียนและพิมพ ์ซอง
4.แล ้วพิมพ์จดหมายลงไป
MS WORD 2010
บทที่ 8 การสร ้างจดหมายเวียนและพิมพ ์ซอง
ขัน
้ ตอนที่ 3
ื่ ลูกค ้าในตารางข ้อมูลในขัน
จะเป็ นการนารายชอ
้ ตอนที่ 1 มาใสใ่ นตัว
จดหมายทีไ่ ด ้พิมพ์ไว ้แล ้ว
1. คลิก การสง่ จดหมาย
2. คลิก เริม
่ จดหมายเวียน
3. คลิก จดหมาย
MS WORD 2010
บทที่ 8 การสร ้างจดหมายเวียนและพิมพ ์ซอง
4. คลิก เลือกผู ้รับ
้
ื่ ทีม
ื่ ผู ้รับไว ้แล ้ว
5. คลิก ใชรายช
อ
่ อ
ี ยู่ เราได ้พิมพ์ชอ
MS WORD 2010
บทที่ 8 การสร ้างจดหมายเวียนและพิมพ ์ซอง
ื่ ทีอ
6. คลิกเลือกไฟล์ customer address ทีไ่ ด ้พิมพ์ชอ
่ ยูผ
่ ู ้รับเก็บไว ้
7. คลิก เปิ ด
MS WORD 2010
บทที่ 8 การสร ้างจดหมายเวียนและพิมพ ์ซอง
8. คลิก หลังคาว่า “เรียนคุณ”
ื่ นามสกุล
9. คลิก แทรกเขตข ้อมูลผสาน แล ้วคลิก ชอ
ื่ _นามสกุล>> ต่อท ้าย เรียน คุณ
10. จะปรากฏ <\<><\<>ชอ
MS WORD 2010
บทที่ 8 การสร ้างจดหมายเวียนและพิมพ ์ซอง
11. คลิก แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ ดูผลงาน
ื่ ผู ้รับ เชน
่ เรียนคุณ นางวรร
12. ตาแหน่ง หลังคาว่า เรียนคุณ จะปรากฏชอ
ี า
ดี สม
13. คลิกเลือ
่ นดูข ้อมูลทีเ่ หลือได ้
14. คลิก แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ อีกครัง้ เพือ
่ ออกจากการดูผลงาน
MS WORD 2010
บทที่ 8 การสร ้างจดหมายเวียนและพิมพ ์ซอง
ิ้ และผสาน และ แก ้ไขแต่ละเอกสาร
15. คลิก เสร็จสน
16. คลิก ทัง้ หมด เลือกทุกคน แล ้วคลิกตกลง
MS WORD 2010
บทที่ 8 การสร ้างจดหมายเวียนและพิมพ ์ซอง
17. ย่อหน ้าจอไว ้ที่ 42%
ื่ ผู ้รับทัง้ หมดจากตัวอย่าง มี 4 คน
18. จะปรากฏจดหมายแยกตามรายชอ
19. จัดการบันทึกไฟล์เก็บไว ้ ไว ้พิมพ์ออกเครือ
่ งพิมพ์ในภายหลัง
MS WORD 2010
บทที่ 8 การสร ้างจดหมายเวียนและพิมพ ์ซอง
่ ดหมายเวียนทีไ่ ด ้สร ้างไว ้
เป็ นขัน
้ ตอนการพิมพ์ซองจดหมายเวียน เพือ
่ ใสจ
ในขัน
้ ตอนก่อนหน ้านี้
1. สร ้างงานใหม่ คลิกแท็ป การสง่ จดหมาย
2. คลิก เริม
่ จดหมายเวียน>>ซองจดหมาย
MS WORD 2010
บทที่ 8 การสร ้างจดหมายเวียนและพิมพ ์ซอง
ื ที่
3. จะปรากฏกรอบข ้อความขึน
้ มาให ้คลิกเลือกขนาดซอง แบบตัวหนังสอ
จะพิมพ์ลงบนซอง
4. คลิกแท็ป ตัวเลือกการพิมพ์
่ องจดหมายลงในเครือ
5. เลือก ลักษณะการพิมพ์ เพือ
่ เลือกการใสซ
่ งพิมพ์
6. เสร็จแล ้วคลิก ตกลง
MS WORD 2010
บทที่ 8 การสร ้างจดหมายเวียนและพิมพ ์ซอง
MS WORD 2010
บทที่ 8 การสร ้างจดหมายเวียนและพิมพ ์ซอง
7. คลิก เลือกผูร้ ับ
่ มี
่ อยู่
8. คลิก ใช ้รายชือที
่ ้พิมพ ์ชือที
่ อยู
่ ่
9. คลิกเลือกไฟล ์ Customer address ทีได
เก็บไว ้
10. คลิก เปิ ด
MS WORD 2010
บทที่ 8 การสร ้างจดหมายเวียนและพิมพ ์ซอง
MS WORD 2010
บทที่ 8 การสร ้างจดหมายเวียนและพิมพ ์ซอง
่ ้ส่ง
11. พิมพ ์ชือผู
่ าแหน่ งดังตัวอย่าง พิมพ ์ ส่ง แล ้วกด Enter ลงบรรทัดใหม่
12. คลิกทีต
13. คลิก แทรกเขตข ้อมูลผสาน
่
14. คลิกเลือก ชือ_นามสกุ
ล แล ้วกด Enter ลงบรรทัดใหม่
่
15. เพิมแต่
ละฟิ ลด ์ด ้วยวิธก
ี ารเดียวกัน แล ้วกด Enter ลงบรรทัดใหม่
่ ้
16. ผลงานทีได
17. คลิก แสดงตัวอย่างผลลัพธ ์ ดูผลงาน
MS WORD 2010
บทที่ 8 การสร ้างจดหมายเวียนและพิมพ ์ซอง
MS WORD 2010
บทที่ 8 การสร ้างจดหมายเวียนและพิมพ ์ซอง
MS WORD 2010
บทที่ 8 การสร ้างจดหมายเวียนและพิมพ ์ซอง
MS WORD 2010
บทที่ 9 การทางานร่วมกันของผู ใ้ ช้ไฟล ์เอกสาร
เราสามารถแทรกข ้อคิดเห็นของคาศัพท์หรือ
้
ข ้อความทีการแทรกข้
่ต ้องการได
้
โดยใช
แท็
บ ตรวจทาน\กลุ่ม
อคิดเห็น ใน Word 2007
การติดตาม ปุ่ มคาสั่งแสดงมาร์กอัป\ข ้อคิดเห็ น แล ้ว
จึง พิม พ์ ข อ้ คิด เห็ น ในพื้ น ที่ ด ้านล่ า ง และสามารถ
เรียกดูข ้อคิดเห็นได ้ จากการนาเคอร์เซอร์ไปวางไว ้ที่
คาศัพท์หรือข ้อความนั น
้ หากต ้องการลบหรือแก ้ไข ้อ
คิดเห็น ก็ให ้คลิกขวาเปิ ดเมนูลัดขึน
้ มาจัดการได ้เลย
MS WORD 2010
บทที่ 9 การทางานร่วมกันของผู ใ้ ช้ไฟล ์เอกสาร
การแทรกข้อคิดเห็น ( Comment )
่ ้องการ
1. ลากคลุมตาแหน่ งทีต
่ าสัง่ New Comment ในแท็บ Review กลุม
2. คลิกทีค
่ Comments
3. แล ้วพิมพ ์ข ้อความลงไป
MS WORD 2010
บทที่ 9 การทางานร่วมกันของผู ใ้ ช้ไฟล ์เอกสาร
การแก้ไขข้อคิดเห็น ( Edit Comment )
่
1. คลิดตรงทีจะแก
้ไข
หรือ
่
2.คลิกเมาส ์ขวาทีมารค
์อัพบอกตาแหน่ ง
MS WORD 2010
บทที่ 9 การทางานร่วมกันของผู ใ้ ช้ไฟล ์เอกสาร
การลบข้อคิดเห็น ( Delete Comment )
่ ้องการทีจะลบ
่
1. ลากคลุมตามตาแหน่ งทีต
2. คลิกคาสัง่ Delete ในแท็บ Review กลุม
่ Comments
3. เลือกรูปแบบการลบ
่ อกไว ้
3.1 Delete ลบเฉพาะทีเลื
้
่
3.2 Delete all Comments Shown คือ ลบข ้อคิดเห็นทังหมดที
แสดง
้
่ อยู่ใน
3.3 Delete all Comments in Document คือ ลบทังหมดที
มี
ไฟล ์เอกสาร
MS WORD 2010
บทที่ 9 การทางานร่วมกันของผู ใ้ ช้ไฟล ์เอกสาร
การซ่อนข้อคิดเห็น ( Show Markup )
่ บ Review
1. คลิกทีแท็
่ าสัง่ Show Markup กลุม
2. คลิกทีค
่ Comments
่
่ น Comments
3. คลิกที่
เพือยกเลิ
กแสดงมาร ์อัพเฉพาะทีเป็
MS WORD 2010
บทที่ 9 การทางานร่วมกันของผู ใ้ ช้ไฟล ์เอกสาร
่
การเปลียนแปลงการแก้
ไขเอกสาร ( Track Change )
่ อ้ งใช ้งานร่วมกันหลายคนนั้ น ควรจะตอ้ งมีก ารติดตาม
ไฟล ์เอกสารทีต
่
้ ถ
้ า้ หากว่าใครแก ้ไขจุดตรงไหนไป
ไฟล ์ตามการเปลียนแปลงแก
้ไขเอกสารทังนี
แลว้ บันทึกทับไฟล ์เดิมจะทาใหย้ ากต่อการตรวจสอบ จาเป็ นจึงตอ้ งใช ้คาสั่งนี ้
่ ้เราติดตามการเปลียนแปลงได
่
เพือให
้
MS WORD 2010
บทที่ 9 การทางานร่วมกันของผู ใ้ ช้ไฟล ์เอกสาร
่
การเปลียนแปลงการแก้
ไขเอกสาร ( Track Change )
่ บ Review
1. คลิกทีแท็
่ ดการใช ้คาสังนี
่ ้
2. คลิกคาสัง่ Track Changes ในกลุ่ม Tracking เพือเปิ
ก่อน
่
3. คลิกคาสัง่ Change Teacking Option เพือแก
้ไขรายละเอียดคุณสมบัติ
่
ของการติดตามการเปลียนแปลง
4. คลิกปุ่ ม OK
MS WORD 2010
บทที่ 9 การทางานร่วมกันของผู ใ้ ช้ไฟล ์เอกสาร
การเปิ ดหน้าต่างตรวจทาน( Reviewing Pane )
่ บ Review
1. คลิกทีแท็
2. คลิกคาสัง่ Reviewing pane กลุม
่ Tracking มีให ้เลือก 2 แบบ คือ
่ าสัง่ Reviewing pane Vertical ( หน้าต่างแบบแนวตัง้ )
2.1 ทีค
่ าสัง่ Reviewing pane Horizontal ( หน้าต่างแบบแนวนอน )
2.2 ทีค
MS WORD 2010
บทที่ 9 การทางานร่วมกันของผู ใ้ ช้ไฟล ์เอกสาร
่ กแก้ไข ( Accpt or Reject Change )
การยอมร ับหรือปฏิเสธข้อมู ลทีถู
่ บ Reviewing pane
1. คลิกขวาทีแท็
2. ถ ้ายอมร ับให ้เลือก Accept Deletion
3. ถ ้าปฏิเสธให ้เลือก Reject Deletion
้
*** หรือยอมร ับทังหมดให
้คลิกที่
ปุ่ ม Accept หรือ Reject แล ้วคลิก Accept All
MS WORD 2010
บทที่ 9 การทางานร่วมกันของผู ใ้ ช้ไฟล ์เอกสาร
การป้ องกันเอกสาร ( Password-Protection Documents )
1. คลิกแท็บ File ในหน้า Info
2. คลิก Protect Document
3. คลิก Encrypt with Password
MS WORD 2010
บทที่ 9 การทางานร่วมกันของผู ใ้ ช้ไฟล ์เอกสาร
การป้ องกันเอกสาร ( Password-Protection Documents )
้
4. เมือคลิกแล ้วจะขึนหน้
าต่างให ้ใส password แล ้วกด OK
5. จากนั้นจะให ้ยืนยัน Password อีกครง้ั
OK นะครับ
39
MS WORD 2010
บทที่ 11 การใช้งานเวิร ์คบุค
๊ ร่วมกัน
เวิร ์กบุก
๊
่ ้นใช ้งานโปรแกรม Excel โปรแกรมจะทาการเปิ ดเวิร ์กบุก
่ มต
เมือเริ
๊ ใหม่
่
เสมอ มีชอว่
ื่ า Book1 ซึงเราสามารถจะท
าการป้ อนขอ้ มูลต่าง ๆ
่ อของเวิ
่
่
ได ้ทันที ซึงชื
ร ์กบุก
๊ จะเปลียนได
้ก็ตอ
่
เมื่อมี ก ารบัน ทึก ข อ้ มู ล เฉพาะฉะนั้ นถ า้ จะเปรีย บเทีย บ เวิร ์กบุ ก
๊ ก็
่ ่ในกรอบ
เสมือนกับแฟ้ มข ้อมูลนั้นเอง ส่วนของเวิร ์กบุก
๊ คือส่วนทีอยู
ดังภาพต่อไปนี ้
MS WORD 2010
บทที่ 11 การใช้งานเวิร ์คบุค
๊ ร่วมกัน
เวิร ์กชีต
้ ในการท
่
ส่วนเวิร ์กชีต หมายถึงพืนที
างานซึง่
้
่
ประกอบด ้วยแถวในแนวตังและแนวนอน
ซึงในแต่
ละ
เวิร ์กบุก
๊ จะประกอบด ้วยชีตดังภาพ
MS WORD 2010
บทที่ 11 การใช้งานเวิร ์คบุค
๊ ร่วมกัน
1. การใช ้งานข ้อคิดเห็น
2. การป้ องกันเอกสาร
้ ดท ้าย
3. การกาหนดเอกสารขันสุ
4. การอนุ ญาตให ้ผูใ้ ช ้แก ้ไขได ้บางช่วง
5.การแชร ์เวิร ์คบุค
๊
6. การตรวจสอบเอกสาร
MS WORD 2010
บทที่ 11 การใช้งานเวิร ์คบุค
๊ ร่วมกัน
การใช้งานข้อคิดเห็น
่ ้องการแทรกข ้อคิดเห็น
1. คลิกเซลล ์ทีต
2. เลือกแท็บ Review
3. เลือกปุ่ ม New Comment
MS WORD 2010
บทที่ 11 การใช้งานเวิร ์คบุค
๊ ร่วมกัน
การใช้งานแก้ไขข้อคิดเห็น
่ ้องการแก ้ไขข ้อคิดเห็น
1. คลิกเซลล ์ทีต
2. เลือกแท็บ Review
3. เลือกปุ่ ม Edit Comment
MS WORD 2010
บทที่ 11 การใช้งานเวิร ์คบุค
๊ ร่วมกัน
การใช้งานลบข้อคิดเห็น
่ ้องการลบข ้อคิดเห็น
1. คลิกเซลล ์ทีต
2. เลือกแท็บ Review
3. เลือกปุ่ ม Delete
MS WORD 2010
บทที่ 11 การใช้งานเวิร ์คบุค
๊ ร่วมกัน
การป้ องกันเอกสาร ( Protection )
่ ดถึงการป้ องก ันเอกสารใน Microsoft Excel นัน
้
เมือพู
้
มีการป้ องก ันตังแต่
ระดับเซลล ์จนถึงระดับไฟล ์เอกสาร ซึง่
สามารถจัดแบ่งได้ตามนี ้
* การป้ องกันเวิร ์คชีท ( Protect Sheet )
* การป้ องก ันไฟล ์เอกสาร ( Protect File )
MS WORD 2010
บทที่ 11 การใช้งานเวิร ์คบุค
๊ ร่วมกัน
การป้ องกันเวิร ์คชีท ( Protect Sheet )
มี 2 วิธ ี
1. คลิกปุ่ ม Protect Sheet บนแท็บ Review
MS WORD 2010
บทที่ 11 การใช้งานเวิร ์คบุค
๊ ร่วมกัน
การป้ องกันเวิร ์คชีท ( Protect Sheet )
มี 2 วิธ ี
2. คลิกปุ่ ม Format บนแท็บ Home
MS WORD 2010
บทที่ 11 การใช้งานเวิร ์คบุค
๊ ร่วมกัน
การป้ องกันไฟล ์เอกสาร ( Protect File )
การป้ องก ันไฟล ์เอกสาร คือ การป้ องก ันไม่ให้ผูท
้ ไม่
ี่
่
อนุ ญาตเปิ ดหรือแก้ไขไฟล ์เอกสารไม่ได้ ซึงการป้
องก ัน
้ั
ไฟล ์มีขนตอนดั
งนี ้
มี 2 วิธ ี
1. คลิกที่ Protect Workbook ในแท็บ Review
MS WORD 2010
บทที่ 11 การใช้งานเวิร ์คบุค
๊ ร่วมกัน
การป้ องกันไฟล ์เอกสาร ( Protect File )
การป้ องก ันไฟล ์เอกสาร คือ การป้ องก ันไม่ให้ผูท
้ ไม่
ี่
่
อนุ ญาตเปิ ดหรือแก้ไขไฟล ์เอกสารไม่ได้ ซึงการป้
องก ัน
้ั
ไฟล ์มีขนตอนดั
งนี ้
2. คลิกแท็บ File เลือกคาสัง่ Save As  Tools  General
Option
MS WORD 2010
บทที่ 11 การใช้งานเวิร ์คบุค
๊ ร่วมกัน
้ ดท้าย ( Mask as Final )
การกาหนดเอกสารขันสุ
หลังจากทาการตรวจสอบเอกสาร ตรวจทาน หรือ
แก้ไขข้อมู ลเรียนร ้อยแล้ว เราสามารถกาหนดให้ไฟล ์นี ้
่ จสมบู รณ์พร ้อมใช้งาน ซึงสามารถเปิ
่
เป็ นไฟล ์ทีเสร็
ดอ่าน
้ อย่างเดียว โดยเครืองมื
่
่ ยวก
่
ไฟล ์นี ได้
อทีเกี
ับการพิมพ ์ การ
แก้ไข จะถูกปิ ดไป
MS WORD 2010
บทที่ 11 การใช้งานเวิร ์คบุค
๊ ร่วมกัน
การกาหนดคุณสมบัตใิ ห้กบ
ั สมุดงาน ( Workbook
Properties )
่
่ ดตัวเอกสาร เพือเป็
่ น
ไฟล ์เอกสารทัวๆไปจะมี
ขอ
้ มู ลทีติ
้ เช่น
ตัวบ่งบอกเอกลักษณ์ หรือข้อมู ล ของเอกสารนันๆ
่ ้างเอกสารชินนี
้ ขึ
้ นมา
้
่ ผ
โปรแกรมทีสร
ชือผู
้ ลิต คีย ์เวิร ์ด
สาหร ับการค้นหา เป็ นต้น เราสามารถใส่คุณสมบัตต
ิ ่างๆ
แท็บเมนู File  Info  Properties Show
Document Panel
MS WORD 2010
บทที่ 11 การใช้งานเวิร ์คบุค
๊ ร่วมกัน
่
การเชือโยง
( Hyperlink )
่
การเชือมโยงเอกสารหรื
อการทาให ้ไฟล ์เอกสารสามารถเปิ ดได ้
ถึงกันได ้ หรือเปิ ดไปยังไฟล ์หรือเปิ ดไปยังไฟล ์หรือเว็บไซด ์ต่างๆ
่
1. เลือกจุดเชือมโยง
่ อ Hyperlink  เมนู
2. คลิกแท็บ Insert เลือกปุ่ มเครืองมื
ด ้านซ ้ายเลือก Existing File or Web Page  เลือกไฟล ์ที่
ต ้องการ  OK